新時(shí)代水利工程檔案管理模式創(chuàng)新研究

摘 要：水利工程對區(qū)域生態(tài)環(huán)境的穩(wěn)定起著非常重要的作用。做好水利工程檔案管理工作，可以為后期的質(zhì)量評價(jià)和維護(hù)管理提供有效保障。因此，有必要對水利工程檔案管理有一個全面的了解，以確保相關(guān)工作的有效開展。

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案管理;創(chuàng)新

水利工程檔案，即參與水利工程項(xiàng)目的工作人員以及項(xiàng)目本身的工作總結(jié)或歸納，在一定程度上可以反映建設(shè)者的工作成果，并且檔案管理可以讓后來人借鑒優(yōu)秀案例。規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)地管理水利工程檔案，規(guī)范整理和科學(xué)歸檔水利工程建設(shè)過程中形成的文本、圖像、音頻等形式的信息，并確保其真實(shí)性，將這些信息建立檔案管理，以防丟失。

1 改變水利工程檔案管理模式的必要性

1）實(shí)現(xiàn)水利工程智能化和現(xiàn)代化必要需求。從2018年水利部明確提出智能水利建設(shè)是推進(jìn)水利現(xiàn)代化的重點(diǎn)和突破口，是各級各類要素信息和數(shù)據(jù)的集中存儲和管理，是及時(shí)收集、處理和分析的重點(diǎn)和突破口。并對改變水利工程檔案的保管方式，提高水利工程檔案的利用率提出了更高的要求[1]。就山東省為例，為了提高山東省社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度，水利部門全面推廣智能化、科學(xué)化管理，建立信息為主體的檔案管理，借助先進(jìn)裝備來武裝水利行業(yè)。這就要求改變水利工程檔案管理的方式，提高檔案信息共享的效率，為水利的科學(xué)決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。

2）實(shí)現(xiàn)檔案管理工作自身發(fā)展的客觀需求。檔案管理是各項(xiàng)工作進(jìn)行過程中的重要基礎(chǔ)工作，檔案可以作為今后工作的參考。用戶可以借助信息技術(shù)手段快速、準(zhǔn)確地檢索信息，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式存在著查詢不方便、人工成本高、易出錯、使用不方便、不可共享等缺點(diǎn)。在新的形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)被淘汰。隨著水利的不斷開發(fā)，檔案的種類、數(shù)量和形式不斷增加，對檔案的收集、整理、分類、歸檔、保存和利用提出了新的挑戰(zhàn)。以往的檔案管理方法不能適應(yīng)管理海量的資源和信息。迫切需要對歸檔范圍、藏書形式等進(jìn)行相應(yīng)的變更，建立綜合的檔案資源體系和公開的文件利用模式。為此，要努力實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的現(xiàn)代化，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代和新的發(fā)展理念[2]。

2 水利工程檔案管理存在的問題

1）檔案管理混亂。雖然在水利工程中我國一直有建立檔案管理，但許多水利工程項(xiàng)目在管理中出現(xiàn)混亂，由于項(xiàng)目過大，涉及到的部門較多，而每個部門的管理體制有所差異，導(dǎo)致在整個項(xiàng)目檔案建設(shè)中難度增加，并且有些部門的管理存在失誤、管理人員技術(shù)參差不齊，使得最后檔案管理混亂。

2）缺乏機(jī)構(gòu)檔案管理。雖然目前許多水利工程單位在工程建設(shè)中都會建立工程檔案，但由于人員管理力量的缺乏和方法的相對落后，加上工作人員相應(yīng)的工作能力的缺乏，使得水利工程的管理十分困難，檔案管理工作要跟上現(xiàn)代發(fā)展的步伐，應(yīng)有相應(yīng)的管理和承包制度[3]。因此，在檔案建設(shè)中不能主動采用信息化管理模式，這使得在具體的檔案管理工作中難以引起重視。

3 改變水利工程檔案管理模式的途徑

1）改進(jìn)“工作作風(fēng)”，樹立現(xiàn)代檔案管理新理念。作為檔案管理工作者，需要更新管理方式，符合現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式。首先應(yīng)加強(qiáng)對現(xiàn)代化技術(shù)管理手段的培訓(xùn)，讓管理人員學(xué)會操作信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)平臺。各級水利部門，特別是水利工程檔案管理部門，要更加重視水利工程檔案管理工作，摒棄過去檔案工作瑣碎的錯誤觀念，規(guī)劃檔案工作。檔案管理處于為今后水利事業(yè)發(fā)展服務(wù)的高度，并將其納入各單位的整體工作。檔案工作者要增強(qiáng)責(zé)任心和使命感，以新思想、新視角發(fā)展水利檔案，在收集、整理、分類、編目、歸檔等過程中加強(qiáng)研究和探討，創(chuàng)新工作思路和方法。為了找到更有效、更方便的檔案管理手段和模式，管理人員需不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，完善檔案管理方式[4]。

2）實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。要實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，必須加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，構(gòu)建適用于整個水利系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一管理軟件，利用大數(shù)據(jù)共享的特征，將信息資源整合，提高水利檔案的實(shí)際利用效率。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的影響下，檔案管理可以引進(jìn)信息技術(shù)手段提高工作效率，并且降低人力、物力成本。在共享經(jīng)濟(jì)的背景下，檔案工作可以更好的收集數(shù)據(jù)，并整合各部門的資源，從根本上保障檔案資料的真實(shí)性。與此同時(shí)，利用信息化技術(shù)平臺加強(qiáng)各部門的溝通交流，當(dāng)檔案管理過程中出現(xiàn)失誤可以及時(shí)溝通并處理，不再受地域和時(shí)間的影響，并且利用信息共享特征，可以讓更多水利工程工作人員學(xué)習(xí)項(xiàng)目實(shí)施中表現(xiàn)好的地方。

3）紙質(zhì)檔案與電子檔案并重發(fā)展、互補(bǔ)。與紙質(zhì)檔案相比，電子水利工程檔案具有存儲方便、利用率高、共享性強(qiáng)、經(jīng)濟(jì)環(huán)保等優(yōu)點(diǎn)，但也存在易受病毒攻擊、易修改、易安裝等缺點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)本身的不完善容易導(dǎo)致終端電子檔案信息的不準(zhǔn)確和不完整，這就決定了在水利工程檔案管理中，電子檔案和紙質(zhì)檔案必須放在同一個庫中。紙質(zhì)水利工程檔案大多是單獨(dú)保存的，非常珍貴，具有電子檔案所不具備的原始記錄性質(zhì)。法律憑證的功能不受質(zhì)疑，紙質(zhì)檔案降低了造假現(xiàn)象出現(xiàn)，因此，并不能讓電子檔案完全替代紙質(zhì)檔案，而應(yīng)該共同發(fā)展，取長補(bǔ)短。

4）貫徹執(zhí)行檔案法規(guī)，健全檔案管理制度和機(jī)制。我們針對檔案法規(guī)，應(yīng)制定統(tǒng)一戰(zhàn)線，各分級部門需依據(jù)檔案管理建設(shè)部門為總體思路，明確分工，加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，團(tuán)隊(duì)合作，共同建全檔案管理機(jī)制，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。重點(diǎn)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、法制化建設(shè)，不斷完善相關(guān)法律法規(guī)，落實(shí)水利部門制定的檔案管理法規(guī)。水利建設(shè)項(xiàng)目所需的物資、保管時(shí)間表等，水利部門應(yīng)當(dāng)在同一重要崗位上進(jìn)行操作指導(dǎo)和監(jiān)督，提高水工程檔案管理人員履行職責(zé)的能力。

5）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?。檔案必須完整、真實(shí)、規(guī)范、及時(shí)，字跡清楚，圖紙整齊，裝訂整齊，簽名手續(xù)齊全。水利工程檔案工作人員不僅應(yīng)當(dāng)具備豐富的檔案管理知識，而且應(yīng)當(dāng)熟悉水利事業(yè)，了解水利工程的基本情況。檔案管理人員要了解水利工程的具體程序和工作程序，了解各階段的工作安排，熟練掌握已經(jīng)建檔的資料，掌握各階段各類資料的內(nèi)容和數(shù)量。檔案管理員要重視日常學(xué)習(xí)，注意檔案管理知識學(xué)習(xí)與水利工程專業(yè)技術(shù)學(xué)習(xí)同步。檔案管理單位應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)管理技術(shù)，提高整個檔案管理部門的綜合水平。

6）完善檔案管理硬件設(shè)備。規(guī)范檔案管理，制定管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案室配備防蟲、防鼠用品，設(shè)置防曬、防潮、防火標(biāo)志。此外，檔案室必須配備良好的通風(fēng)和溫濕度控制設(shè)備，并且保持檔案室正常通風(fēng)。定期檢查檔案室溫濕度指標(biāo)是否符合規(guī)范要求。檔案管理員定期對各種管理硬件設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，密切關(guān)注溫度、濕度等環(huán)境指標(biāo)的變化，發(fā)現(xiàn)設(shè)備的異常運(yùn)行和故障，并與設(shè)備制造廠聯(lián)系。應(yīng)及時(shí)處理，確保檔案保存完好，不受環(huán)境因素的腐蝕和破壞。

4 結(jié)論

綜上所述，我國水利工程屬于大型施工項(xiàng)目，在整個項(xiàng)目實(shí)施過程中，需要確保它的正常進(jìn)行，并由水利工程檔案管理部門收集項(xiàng)目實(shí)施中的相關(guān)數(shù)據(jù)，確保工程質(zhì)量。在水利工程檔案管理過程中，必須在高度專業(yè)化的基礎(chǔ)上，不斷提高水利工程檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]駱濤.水利工程建設(shè)管理模式創(chuàng)新與政府職能轉(zhuǎn)變[J].水利建設(shè)與管理，2018，v.38;No.298（5）：7-10.

[2]王輝.基層水利檔案信息資源的整合與管理創(chuàng)新[J].河北水利，2018，No.279（5）：23.

[3]鄭曉萌.關(guān)于水利工程檔案管理工作的相關(guān)問題探討[J].卷宗，2017（13）.

[4]楊振娟.論述水利工程管理體制模式的研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2017（11）：198-198.

作者簡介

梁艷麗（1972-），回族，河南洛陽市人，大學(xué)本科，中級館員，河南省陸渾水庫管理局，研究方向：檔案管理。