電算化會計檔案利用服務價值

摘 要：為了有效提升電算化會計檔案利用服務價值，就要應用科學發(fā)展觀充分解讀電算化會計檔案發(fā)展趨勢，由表及里，由內而外，解讀電算化會計檔案利用服務價值所存在的問題，并加以分析和解讀，從數(shù)據(jù)安全、服務機制等方面提出意見，以促進電算化會計檔案利用服務價值研究。

關鍵詞：電算化會計檔案;利用服務價值;研究

從2012年到2019年，電子檔案從管理試點到電子檔案《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》，從無紙化歸檔到電子簽名、電子印章檔案的法律效率，一路走來，歷盡艱辛，電算化會計檔案管理趨向于法律化、專業(yè)化和流程化。但是，在電算化會計檔案利用上存在一系列的問題，這些問題主要集中在服務機制不夠完善、檔案安全問題、檔案管理人才缺失等方面，需要從實際出發(fā)，完善服務機制，培養(yǎng)檔案管理人才，構建檔案安全機制，才能提升電算化檔案利用服務價值，保證投資決策的可行性。

1 電算化會計檔案利用趨勢

為了更好地促進企業(yè)信息化發(fā)展和進步，節(jié)省經(jīng)營管理成本，適應電子信息可信交易環(huán)境，國家檔案局和國家有關主管部門立足于實踐，大力推廣電子檔案管理，近些年來開展了一系列規(guī)劃，出臺了相關法律規(guī)范。2018年開展了第二批電子檔案管理試點，探究三維電子文件、電子證照等歸檔問題。2019年4月30日，國務院公布了《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》，明確電子印章、電子簽名、電子檔案、電子證照的法律效力，為電算化會計檔案提供法律依據(jù)。電算化會計檔案是上個世紀80-90年底的產(chǎn)物，隨著電腦普及，應用在企業(yè)運營管理中，但是局限在于打印紙紙質文件為主，應用技術工具主要是計算機、業(yè)務系統(tǒng)、會計電算化，檔案是以少量電子檔案、大部分紙質檔案的形式存在。2000年-2019年，隨著REP系統(tǒng)推廣、無紙化辦公、流程自動化的盛行，電子檔案大量生成，檔案管理也成為重點工作。該階段主要依賴于檔案管理系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、集成REP等技術，檔案以電子檔案為主。隨著云技術、互聯(lián)網(wǎng)+、人工智能等新技術應用和推廣，紙質檔案將有可能退出歷史舞臺，由云技術、互聯(lián)網(wǎng)+等技術為檔案管理、利用提供服務。

2 電算化會計檔案利用服務價值問題

2.1 電算化會計檔案利用服務機制有待完善

電算化會計檔案利用服務機制，需要硬件過關、人才齊全、服務得當，但是在實踐中，這些條件都難于有效滿足。第一，硬件問題。部分經(jīng)營主體為了節(jié)省成本，會計檔案所需設施設備不齊全或者設施設備檔次偏低，嚴重影響電算化會計檔案利用效率和質量。第二，服務方式不當。檔案利用服務方式不受領導重視，導致利用價值被掩蓋，主要還是傳統(tǒng)查閱、利用等方式存在一定局限性，需要從互聯(lián)網(wǎng)角度加以突破。第三，服務意識不強。電算化會計檔案的管理人員只偏向于管理，弱化了會計檔案的利用價值。部分檔案管理人員不具有服務意識，對檔案需求者置之不理。

2.2 電算化會計檔案安全問題

電算化會計檔案安全問題，來自于數(shù)據(jù)內容和數(shù)據(jù)載體兩個方面。一方面，數(shù)據(jù)內容的安全性問題，表現(xiàn)在以下幾點上：1）不法分子的攻擊。檔案數(shù)據(jù)內容在存儲、利用的過程中，容易受到不法分子進行數(shù)據(jù)攻擊，對原始數(shù)據(jù)進行盜取、篡改、變造，使得會計信息面臨失真問題。2）軟件編程運算問題。電算化會計檔案數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)檔案相比，最大劣勢就是電算化會計檔案要面臨著軟件編程混亂問題，電算化軟件運作的過程中，由于內部數(shù)據(jù)儲存增多、數(shù)據(jù)運算空間縮小，在新型電算化會計檔案錄入的過程中，容易出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰、運算錯誤等問題，容易導致電算化會計檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)損壞、遺失等問題。3）忽視備份的作用。在應用軟件升級的過程中，檔案管理人員忽視的情況下，容易忘記數(shù)據(jù)備份，導致數(shù)據(jù)遺失，而影響相關業(yè)務工作的開展[1]。同時，在數(shù)據(jù)拷貝的時候，容易攜帶電腦病毒，若是不加注意會導致數(shù)據(jù)損壞。

另一方面，數(shù)據(jù)載體安全問題，表現(xiàn)在以下幾點上：1）磁介質的人為損壞。電算化會計檔案是以數(shù)據(jù)載體作為儲存的，諸如光盤、內存卡等磁介質，該種磁介質容易受到丟失、碾壓、摔碎等侵害，而產(chǎn)生數(shù)據(jù)安全問題。2）磁介質的非人為損壞。在火災、氣候等自然環(huán)境變化的情況下，也會損壞磁介質中的數(shù)據(jù)，不利于電算化會計檔案服務應用。

3 電算化會計檔案利用服務價值對策

3.1 完善電算化會計檔案利用服務機制

檔案的利用對于各項投資決策具有重要作用，用好檔案是企業(yè)管理、事業(yè)單位管理的關鍵所在。當時，在檔案工作中還存在一系列問題，需要檔案管理人員亟需解決。如何利用檔案和發(fā)揮檔案優(yōu)勢，服務于各項工作，提升檔案利用效率是檔案管理的重點所在。

首先，要做好檔案管理工作。檔案利用的前提就是檔案的管理，管理得當可以提升利用效率。管理人員要做好檔案整理、收集、保管等工作，便于在利用時隨時可查。檔案管理在于分門別類，在于環(huán)境干燥整潔，在于調取技術的熟練，在于管理設施的齊全。要做好檔案管理工作，就要從設備、人才、方式上進行入手，以此保證電算化會計檔案管理效果。其次，轉變服務方式?；ヂ?lián)網(wǎng)時代，將檔案利用網(wǎng)絡化是順應時代需求的重要體現(xiàn)。檔案管理人員要做好檔案網(wǎng)絡服務工作，拓展檔案查詢檢索范圍，更新檔案工作服務方式，保證電算化會計檔案利用的靈活性和可行性。同時為了提升電算化會計檔案服務質量，要重視硬軟件設施設備的更新和購置，以此有效地保證電算化會計檔案服務質量。最后，樹立良好的服務意識。要充分利用檔案，靠的是檔案管理工作者。檔案管理人員樹立良好的服務意識，想利用者所想，急利用者所急，將服務意識滲透到檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)中，保證檔案管理質量和效果。為了有效地提升檔案管理服務質量，有必要從實際出發(fā)，積極開展檔案利用需求調查，擴大檔案開放力度，簡化檔案借閱手續(xù)和流程，方便利用者進行利用。

3.2 加強電算化會計檔案安全建設

從數(shù)據(jù)內容安全來看，要保證數(shù)據(jù)安全，可以采用以下方式進行：第一種，建立訪問權限。建立訪問權限，是信息認證技術的有效應用，就是將電算化會計檔案的相關硬軟件設置訪問權限，沒有訪問權限就不能進行數(shù)據(jù)訪問，既維護數(shù)據(jù)的安全，也保證訪問平臺的安全，保證電算化會計檔案的安全和有效。第二種，采用信息加密技術。信息加密技術是應用RSA算法、CCEP算法對數(shù)據(jù)進行加密，保證數(shù)據(jù)安全完整的一項技術。在電算化會計檔案管理工作中，為了避免數(shù)據(jù)損害，可采用信息加密技術或者應用加密軟件，保證數(shù)據(jù)安全完整，避免不法分子進行網(wǎng)絡入侵[2]。第三種，重視病毒查殺。電算化會計檔案數(shù)據(jù)拷貝或者數(shù)據(jù)下載過程中都很容易受到電腦病毒入侵，為了避免病毒對電算化會計檔案影響，就要重視病毒查殺。購買金山毒霸、360病毒、騰訊管家等軟件，定期進行病毒查殺，保證檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。

4 結語

要挖掘電算化會計檔案利用服務價值，就要充分認識電算化會計檔案發(fā)展方向，明確電算化會計檔案所存在的服務機制不完善、數(shù)據(jù)安全等問題，不談人才缺失、制度不全等，是因為服務機制是電算化會計檔案利用的前提，數(shù)據(jù)安全是電算化會計檔案存在的現(xiàn)實條件，所以重視兩者方面，才能保證電算化會計檔案利用服務價值。

參考文獻

[1]鐘洪磊.會計電算化背景下做好會計檔案管理工作的分析[J].知識經(jīng)濟，2018，479（21）：105-106.

[2]付玉霞.電算化會計檔案利用探究[J].人力資源管理，2017（6）：337-338.

作者簡介

葉芳（1973-），女，漢，江西省九江市人，本科，館員，潯陽區(qū)財政局。