電子檔案管理研究與分析

摘 要：該課題針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式進(jìn)行研究，以此幫助企業(yè)對(duì)于電子檔案管理，可以良好的對(duì)檔案文化資源進(jìn)行控制，同時(shí)充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，精益求精對(duì)于操作過(guò)程，與此同時(shí)管理人員的工作能力需要不斷增強(qiáng)，達(dá)到促進(jìn)電子檔案管理的目的。

關(guān)鍵詞：電子;檔案管理;大數(shù)據(jù)

當(dāng)今世界是一個(gè)電子信息發(fā)達(dá)的時(shí)代，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，這給檔案管理帶來(lái)了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。

1 電子檔案的特點(diǎn)

1）電子檔案的微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用微機(jī)按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，文檔也不易形成存積?？梢?，微機(jī)管理省時(shí)省力，給工作人員節(jié)省了充足的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。

2）電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動(dòng)強(qiáng)度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時(shí)，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。

3）電子檔案的微機(jī)管理有效地提高了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗作為保障。電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái)，從而把時(shí)間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來(lái)，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

4）檔案管理的電子化更利于文檔的保密。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)代，查閱檔案時(shí)通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點(diǎn)能簡(jiǎn)單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而保證了文件的保密性。

2 大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理問題分析

1）電子檔案管理軟件不一致。目前，電子檔案管理工作有了飛速的發(fā)展，各地區(qū)的部門幾乎都建立了較為完備的電子檔案管理架構(gòu)。但是，這些部門機(jī)構(gòu)中使用的電子檔案管理軟件系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)型號(hào)并非是一致的，這種現(xiàn)象會(huì)使得電子政務(wù)體系以及辦公自動(dòng)化體系不能夠得到很好地管理，實(shí)現(xiàn)正常的工作效率，當(dāng)前的電子檔案信息不能夠跨區(qū)域、跨機(jī)構(gòu)地實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)地共享，這對(duì)于電子檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃工作是非常不利的，影響了電子檔案管理工作的繼續(xù)發(fā)展進(jìn)步。所以，在開展檔案管理相關(guān)工作的時(shí)候，需要對(duì)相關(guān)檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、管理等多個(gè)方面加以規(guī)范，要擁有一個(gè)比較統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

2）電子檔案管理保密性較弱。大數(shù)據(jù)背景下采用的電子檔案管理方式，將原有實(shí)質(zhì)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)化為了“無(wú)紙化”的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中。雖說(shuō)很多機(jī)關(guān)單位的網(wǎng)絡(luò)都進(jìn)行加密而且裝載了防火墻和一些防病毒的軟件，并擁有比較先進(jìn)的設(shè)備，然而因?yàn)樵趹?yīng)用的過(guò)程中不重視對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)以及升級(jí)，導(dǎo)致相關(guān)高科技產(chǎn)品的投入資金出現(xiàn)了浪費(fèi)的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致出現(xiàn)安全隱患。

3）電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)比較低。雖說(shuō)受到大數(shù)據(jù)的發(fā)展影響，擁有電子檔案管理等內(nèi)部網(wǎng)站，不過(guò)到現(xiàn)在還缺少一套完善的工作標(biāo)準(zhǔn)。所以每個(gè)區(qū)域的檔案管理內(nèi)部網(wǎng)站都有著一定的區(qū)別，不能使用同一標(biāo)準(zhǔn)對(duì)相關(guān)管理體系開展比較規(guī)范化的處理工作，這使得相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)不符合要求，從而降低了檔案管理工作的積極性和效率，不能很好地發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)。另外，一些高級(jí)的管理者會(huì)更加重視市場(chǎng)的拓展，從而忽視了內(nèi)部的檔案管理工作，標(biāo)準(zhǔn)不合理，進(jìn)而使得檔案管理水平進(jìn)一步下降。

4）電子檔案管理人員素質(zhì)不高。相比于傳統(tǒng)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，要求每個(gè)工作人員熟練掌握計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù)，且能獨(dú)立應(yīng)對(duì)相關(guān)信息技術(shù)問題。由于檔案管理對(duì)年輕人缺乏吸引力，因此大部分檔案管理人員年齡比較大，他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平比較低，工作素養(yǎng)有所缺失，且接受新事物的能力較弱，因此大部分的檔案管理人員并不能勝任目前的電子管理工作。

3 大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化電子檔案管理的對(duì)策

1）加快檔案信息化建設(shè)步伐。電子化建設(shè)就是電子檔案管理工作正常運(yùn)行的主要依據(jù)，需要提高對(duì)信息化的完善程度，電子檔案才能真正發(fā)揮出大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，達(dá)到檔案資源效率最大化。制作完善整理檔案信息資源的渠道方式、使用“云計(jì)算”及一些技術(shù)、可視化分析、語(yǔ)義分析這類的數(shù)據(jù)分析方式來(lái)對(duì)檔案資源信息進(jìn)行合理的整理，希望能夠較好的使用大數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)勢(shì)來(lái)推動(dòng)檔案信息資源的整理。所以，有關(guān)部門應(yīng)該合理有效利用好自身的特點(diǎn)，把握住較好的機(jī)會(huì)，最大程度的改變自身的不足，更好地面對(duì)社會(huì)各方面所帶來(lái)的挑戰(zhàn)，制作出適合大數(shù)據(jù)時(shí)代的資源整理方式，以達(dá)到為使用者提供更好地服務(wù)，發(fā)揮出檔案信息資源整體的優(yōu)勢(shì)。

2）加強(qiáng)電子檔案管理安全系統(tǒng)。第一，要增強(qiáng)訪問安全性的提高。訪問控制對(duì)于檔案信息資源的分享和對(duì)信息資源的安全保障具有重要意義。經(jīng)常使用的訪問控制方式一般是設(shè)置文字權(quán)限、身份認(rèn)證、控制網(wǎng)絡(luò)設(shè)備權(quán)以及口令加密等一些方法。第二，應(yīng)該要增強(qiáng)建設(shè)訪問的安全性。達(dá)到電子檔案信息資源在可控制的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享和保護(hù)檔案信息資源合理訪問的科學(xué)方法是訪問控制。如此一來(lái)不僅能夠做到保護(hù)用戶的隱私，還能夠較好的保護(hù)檔案平臺(tái)和檔案信息資源整合共享的訪問安全性是檔案館網(wǎng)絡(luò)的保護(hù)是主要內(nèi)容，具有極其重要的意義。

3）提高電子檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代，大數(shù)據(jù)的分析方法是非常必要的。其中，可視化是最基礎(chǔ)、最不可缺少的方法，當(dāng)你查詢檔案的時(shí)候，可視化的優(yōu)點(diǎn)就會(huì)展現(xiàn)出來(lái)，比如它可以更直觀的展示數(shù)據(jù)，更加快速的獲取用戶需要的數(shù)據(jù)。我們可以采用下面幾種方法深入到大量的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)部，挖掘價(jià)值。比如，集群、分割、孤立點(diǎn)分析等算法。語(yǔ)義引擎能從多樣的“文檔”中智能提取信息。所以，大數(shù)據(jù)分析工具去分析、處理和挖掘數(shù)據(jù)中蘊(yùn)含的價(jià)值對(duì)檔案館來(lái)說(shuō)是非常必要的。

4）加大檔案管理人員培養(yǎng)力度。做好電子檔案管理工作并不容易，要求管理人員進(jìn)行多元化的管理，從檔案管理的基本知識(shí)以及信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等方面的新知識(shí)培訓(xùn)，可以組織一些培訓(xùn)和考核，特別是針對(duì)檔案管理人員，使得管理人員不僅可以有專業(yè)的管理技能，還可以熟悉使用數(shù)字化的檔案設(shè)備，從而塑造一些專業(yè)能力強(qiáng)大，綜合能力強(qiáng)的管理人才，可以促進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代管理工作的順利進(jìn)行。

4 結(jié)論

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在檔案管理工作中的普及，傳統(tǒng)檔案管理工作逐漸被摒棄，電子檔案逐漸得到了應(yīng)用。因此，企業(yè)必須要完善檔案管理體系，提高電子檔案的真實(shí)性，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，使企業(yè)檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展要求。

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作者簡(jiǎn)介

羊琦（1987-），女，漢族，云南建水，本科。