電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系及發(fā)展趨勢(shì)分析

薛冬

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和民眾生活水平的不斷提高，電子信息技術(shù)已經(jīng)日漸融入到人們的日常生產(chǎn)生活中，尤其是電子存儲(chǔ)器應(yīng)用和普及，使得辦公文件生產(chǎn)和存儲(chǔ)以及管理等變得愈加方便，因?yàn)殡娮訖n案快捷便利性特點(diǎn)突出，現(xiàn)已成為全球檔案管理的核心手段，在以后科技不斷發(fā)展過(guò)程中，電子檔案必然會(huì)得到更加深度的應(yīng)用。盡管說(shuō)電子檔案普及度日漸拓寬，但不能將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案徹底丟棄，它的不可替代性猶存，因此在未來(lái)檔案管理中，我們需要將二者順勢(shì)融合起來(lái)，之后在此基礎(chǔ)上一同為檔案管理工作貢獻(xiàn)力量。

關(guān)鍵詞：電子檔案;紙質(zhì)檔案;關(guān)系;發(fā)展趨勢(shì);分析

電子信息技術(shù)如火如荼的發(fā)展著，使得人們生產(chǎn)生活的各個(gè)方面出現(xiàn)了天翻地覆的變化，民眾樂(lè)于使用電子信息技術(shù)。現(xiàn)在檔案管理工作也進(jìn)入到了電子檔案時(shí)代，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案依舊有其存在價(jià)值，所以說(shuō)各個(gè)地區(qū)范圍內(nèi)的檔案管理單位中，均出現(xiàn)了電子檔案、紙質(zhì)檔案共用的情況。城建檔案館中，電子檔案在生產(chǎn)和歸檔以及管理工作中，具有著很大優(yōu)勢(shì)，但是紙質(zhì)檔案的不可替代性尤為突出，因此需要將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行共同保存，身為檔案管理人員，應(yīng)該科學(xué)借助這二者的優(yōu)勢(shì)，循序漸進(jìn)的強(qiáng)化檔案管理力度，提升工作效率和水平。

1 電子檔案的優(yōu)勢(shì)所在

首先是存儲(chǔ)載體多樣性特點(diǎn)突出，并且其信息密度性相對(duì)較高。應(yīng)該了解到，電子檔案是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子信息技術(shù)之上而慢慢發(fā)展起來(lái)的，使用計(jì)算機(jī)程序在存儲(chǔ)器上進(jìn)行內(nèi)容保存，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)內(nèi)容不僅包括傳統(tǒng)數(shù)據(jù)信息內(nèi)容和圖片信息內(nèi)容，還可保存很多聲色影像資料等，這些是紙質(zhì)檔案不能做到的。電子檔案存儲(chǔ)載體選擇上擁有著多樣化特點(diǎn)，磁性和光學(xué)以及磁光最為常見(jiàn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，存儲(chǔ)載體存儲(chǔ)量與日俱增，一個(gè)小硬盤(pán)就可以承載之前幾百平方米的紙質(zhì)檔案資料，有效的節(jié)約了原有檔案存儲(chǔ)空間。

其次是檔案信息重復(fù)利用性高，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享。須知，電子檔案最為顯著的優(yōu)勢(shì)便是可以反復(fù)使用，實(shí)現(xiàn)真正意義上的便捷式資源信息共享，借助互聯(lián)網(wǎng)渠道和存儲(chǔ)器技術(shù)，會(huì)讓電子存儲(chǔ)檔案隨時(shí)予以修改和使用，加之互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還可以為電子檔案?jìng)鬏敼ぷ魈峁┫鄳?yīng)便利條件。另外，檔案使用階段內(nèi)，紙質(zhì)檔案的便利性很低，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的載體就是傳統(tǒng)紙張，頻繁使用之后，紙張會(huì)變舊和受損，使得一些檔案數(shù)據(jù)丟失，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)模糊不清的現(xiàn)象。若是對(duì)重要紙質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)印的話(huà)，那么便會(huì)造成檔案使用成本的冗余增加。電子檔案以計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為主要載體，電子檔案存儲(chǔ)和使用以及共享方面的優(yōu)勢(shì)很大。

最后是電子檔案信息利用效率很高且條件便利。老舊式紙質(zhì)檔案使用過(guò)程中，因?yàn)榭臻g的限制，僅可在限定時(shí)間和地點(diǎn)內(nèi)進(jìn)行檔案查閱以及檔案使用，文件借取和文件使用等方面均遭受極大限制。電子檔案與前者不同，其在存儲(chǔ)媒介方面和傳輸媒介方面均具備著先天優(yōu)勢(shì)，存儲(chǔ)載體易攜帶且存儲(chǔ)空間大，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)便可實(shí)現(xiàn)電子檔案的遠(yuǎn)距離傳輸，不僅如此，還可通過(guò)密碼設(shè)置操作等來(lái)保障檔案信息安全。

2 電子檔案和紙質(zhì)檔案二者之間的聯(lián)系

雖然說(shuō)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行對(duì)比，其優(yōu)勢(shì)明顯，但這兩者都是檔案，對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案予以深度分析，就可以從中探索出紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的聯(lián)系。電子檔案的不斷發(fā)展，其實(shí)并不代表紙質(zhì)檔案就此退出歷史舞臺(tái)，它們之間的關(guān)聯(lián)性也是十分緊密的。老舊式紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期發(fā)展，所形成的理論以及方法等，在某些程度上對(duì)電子檔案也同樣適用。國(guó)際上普遍認(rèn)為，機(jī)讀檔案的出現(xiàn)不代表要更改檔案學(xué)基本原則，檔案管理的一般方法是適用于機(jī)讀檔案的。傳統(tǒng)形式上的檔案學(xué)理論原則，以“檔案就是歷史記錄”為主，同樣的，其也適用于電子檔案。

首先，從檔案管理原則角度和方法、技術(shù)角度等方面進(jìn)行分析可看出，國(guó)內(nèi)檔案工作基礎(chǔ)性原則，對(duì)于電子檔案管理而言，同樣也具備指導(dǎo)效能，紙質(zhì)檔案管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)原則，應(yīng)用在電子檔案管理中，也會(huì)使其具備一定活力和生命力。紙質(zhì)檔案工作原則中，其中最為重要的一點(diǎn)便是保障檔案整體完整性和安全性。電子檔案管理工作進(jìn)行過(guò)程中，同樣也要遵循上述原則，電子文件檔案業(yè)務(wù)方法以及技術(shù)等，并不是對(duì)當(dāng)前檔案業(yè)務(wù)中的環(huán)節(jié)、手段等全面否定，而是秉承繼承和創(chuàng)新的辯證模式來(lái)不斷開(kāi)拓創(chuàng)新。需要注意的是，電子文件和紙質(zhì)文件特性方面存在很大不同，但共性也是有目共睹的，徹底剔除現(xiàn)有業(yè)務(wù)要素和方法要素以及技術(shù)要素而“標(biāo)新立異”的，必然不會(huì)取得好的結(jié)果。

其次，從檔案歸檔范圍確定角度和檔案內(nèi)容鑒定角度來(lái)分析，不難發(fā)現(xiàn)的是，電子檔案歸檔范圍，需要和紙質(zhì)檔案一樣，都需根據(jù)國(guó)家檔案局的相關(guān)規(guī)定行事。因?yàn)殡娮游募厥庑蕴攸c(diǎn)存在，拋除擁有考查利用價(jià)值的電子文件類(lèi)型，與之相關(guān)的紙質(zhì)文件類(lèi)型要一同與之歸檔。和電子文件相關(guān)的紙質(zhì)文件，主要涵蓋了兩類(lèi)主要內(nèi)容：第一點(diǎn)是產(chǎn)生電子文件過(guò)程中所應(yīng)用的計(jì)算機(jī)硬件說(shuō)明文件，最為常見(jiàn)的就是使用說(shuō)明書(shū)和操作手冊(cè)等;第二點(diǎn)是在電子文件形成階段內(nèi)所存在的紙質(zhì)文件類(lèi)型，以系統(tǒng)設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)和技術(shù)鑒定材料最為典型。上述文件和電子文件之間的關(guān)系十分緊密。電子檔案內(nèi)容鑒定方面，所應(yīng)用的基本原則和操作標(biāo)準(zhǔn)以及解決辦法等基本和紙質(zhì)檔案保持一致，電子文件內(nèi)容鑒定階段，會(huì)從紙質(zhì)文件鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)以及手段中進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)借鑒，比如說(shuō)文件重要性分析和研究的思路，檔案保管期限表中內(nèi)含的不同類(lèi)型文件保管期限等等。電子文件鑒定結(jié)果，也具備著去留抉擇特點(diǎn)，還有就是對(duì)保留文件的具體保管期限進(jìn)行恒定。紙質(zhì)文件鑒定過(guò)程中，將基本鑒定思維、基本鑒定原則順勢(shì)轉(zhuǎn)化為明確、具體的保管期限表，這種操作模式在電子文件鑒定中顯得十分關(guān)鍵和重要，這樣一來(lái)，便可給相關(guān)工作人員提供工作依據(jù)和保障。紙質(zhì)文件保管期限，相對(duì)比內(nèi)容方面的電子文件鑒定操作，參考價(jià)值很高，但此時(shí)因?yàn)殡娮游募碛兄芏嘈绿攸c(diǎn)、新元素，很多文件價(jià)值會(huì)隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展而不斷發(fā)生變化，所以我們不能單一化的進(jìn)行之前保管期限表模擬。當(dāng)務(wù)之急就是在積累經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，針對(duì)現(xiàn)有電子文件進(jìn)行科學(xué)、專(zhuān)用的保管期限表制定，旨在更好更優(yōu)的滿(mǎn)足文件內(nèi)容、信息技術(shù)等對(duì)檔案保管期限的雙向訴求。

最后是從檔案保管工作角度進(jìn)行分析，無(wú)論何種文件類(lèi)型的保管，最終都是為人所用?；谏鲜鏊裕娮游募碗娮訖n案保護(hù)思想，首當(dāng)其沖的便是要考慮怎樣長(zhǎng)期保存這類(lèi)文件和檔案且使其安全使用。眾所周知，電子文件載體十分脆弱且壽命有限，若想長(zhǎng)期保存就要將電子文件的信息保存在微縮片或者紙張之上。當(dāng)前諸多檔案館針對(duì)現(xiàn)在電子文件的相關(guān)技術(shù)環(huán)節(jié)、方法、措施不成熟的現(xiàn)象，對(duì)于這些檔案都會(huì)留存一份紙質(zhì)檔案，以備后患。與此同時(shí)，電子檔案隨著信息技術(shù)產(chǎn)生而出現(xiàn)，發(fā)展時(shí)間很短，電子檔案保管技術(shù)有待提升，不完善之處比比皆是。紙質(zhì)檔案保管經(jīng)驗(yàn)經(jīng)過(guò)多年歷史沉淀較為豐富，之后在此基礎(chǔ)上形成了正規(guī)化管理結(jié)構(gòu)體系，保管技術(shù)十分嫻熟。電子檔案保管技術(shù)若想穩(wěn)定發(fā)展和應(yīng)用，就需要憑借紙質(zhì)檔案保管工作經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)作為支撐。

3 電子檔案的劣勢(shì)以及與紙質(zhì)檔案的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)分析

由于電子檔案和紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系尤為密切，所以不能拋棄任何一方，一定要實(shí)現(xiàn)兩者共同繁榮和共同發(fā)展。通過(guò)對(duì)比，我們看出電子檔案的優(yōu)異性的確高出紙質(zhì)檔案很多，但它的局限性也是有目共睹的。

3.1 電子檔案的原始性和真實(shí)性得不到保證

傳統(tǒng)文件原始性標(biāo)準(zhǔn)和真實(shí)性標(biāo)準(zhǔn)確定，主要分為兩個(gè)方面：首先是借助內(nèi)容和之前載體結(jié)合起來(lái)加以確認(rèn);其次是借助文件固定結(jié)構(gòu)以及基本格式來(lái)加以確認(rèn)?？v觀電子文件，上述意義便不復(fù)存在，電子文件內(nèi)容和電子文件載體結(jié)合形式上的變化屢見(jiàn)不鮮，在拷貝之后，復(fù)制件和原件二者保持一致。計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)更新速度很快，所以勢(shì)必會(huì)將之前的文件在嶄新的軟件中進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，旨在維持其可讀性特質(zhì)。如此操作，原件概念定義十分吃力。從電子文件物質(zhì)結(jié)構(gòu)角度加以分析，它并不是“清晰可見(jiàn)”的，一般情況下也不會(huì)被用戶(hù)一方完全掌握。電子文件物質(zhì)結(jié)構(gòu)和傳統(tǒng)文件物質(zhì)結(jié)構(gòu)有別，文件原始性和真實(shí)性標(biāo)準(zhǔn)遭受撼動(dòng)，從效能彰顯層面來(lái)說(shuō)，電子文件亟待進(jìn)行正規(guī)化、常態(tài)化的邏輯結(jié)構(gòu)構(gòu)建。

3.2 電子檔案證據(jù)性不能得到有效維護(hù)

各個(gè)國(guó)家和地區(qū)普遍青睞于傳統(tǒng)信息處理方法和技術(shù)操作下所產(chǎn)生的文件類(lèi)型，以書(shū)寫(xiě)和打印以及復(fù)制為主，但是新技術(shù)的出現(xiàn)以及復(fù)制文件的出現(xiàn)，如果要成為真正證據(jù)的話(huà)，必須要進(jìn)行更為深度的審查，由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)限制，電子檔案的證據(jù)性必然不足。較為正確的做法是，雙套制模式執(zhí)行尤為必要，也就是說(shuō)，我們要在保持電子文件的同時(shí)，需要將電子文件轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的紙質(zhì)文件。

3.3 電子檔案對(duì)文件形成過(guò)程不能有力體現(xiàn)

紙質(zhì)文件，因?yàn)槠鋬?nèi)容和載體相互結(jié)合，關(guān)于文件制作過(guò)程和形成過(guò)程，借助保存載體的手段便可對(duì)分類(lèi)進(jìn)行反應(yīng)，但是電子文件制作過(guò)程不固定，除非是同一文件使用不同文件名稱(chēng)標(biāo)明，反之就代表電子文件制作階段原有痕跡被剔除了。此類(lèi)過(guò)程被消滅便永久無(wú)法修復(fù)和還原。所以說(shuō)，重要的思想和觀點(diǎn)以及政策等，它們形成過(guò)程在紙質(zhì)文件狀態(tài)下可以輕松反映出來(lái)，但是在電子文件下卻恰恰相反。

3.4 虛擬文件保管度低，造成文件內(nèi)容不能常規(guī)反映

電子文件虛擬性質(zhì)存在，主要是因?yàn)楹铣晌募壿嫳磉_(dá)式所決定，再者就是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)單元所決定，最為常見(jiàn)的便是數(shù)據(jù)庫(kù)文件，一般情況下都是調(diào)動(dòng)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)單元，之后在此基礎(chǔ)上以邏輯組合的形式加以匯總。需要注意的是，數(shù)據(jù)文件，其擁有動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，對(duì)相關(guān)變值、增值業(yè)務(wù)中的文件，保存問(wèn)題肯定是要及時(shí)作出處理和解決的。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電子檔案和紙質(zhì)檔案二者共同發(fā)展、協(xié)作共生，這是未來(lái)我國(guó)檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)和走向，因此我們要從實(shí)際角度出發(fā)，科學(xué)利用二者優(yōu)點(diǎn)，篩選出最優(yōu)、最好的管理模式，不斷提升檔案管理效率和質(zhì)量，推動(dòng)檔案工作發(fā)展進(jìn)程。

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