大數(shù)據(jù)視野下高校檔案信息服務(wù)模式研究

摘 要：在大數(shù)據(jù)背景下，檔案部門(mén)須不斷創(chuàng)新服務(wù)模式、優(yōu)化檔案服務(wù)。本文在概述了什么是大數(shù)據(jù)檔案、大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下檔案服務(wù)的新特點(diǎn)以及對(duì)高校檔案工作意義的基礎(chǔ)上，分析了大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下檔案工作的新挑戰(zhàn)，探索出大數(shù)據(jù)背景下，檔案館的O2O服務(wù)模式和“一站式”服務(wù)模式，為當(dāng)前高校檔案服務(wù)工作提供指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案工作;服務(wù)模式;

基金項(xiàng)目：本文為2018—2019年黑龍江省檔案局檔案科技項(xiàng)目計(jì)劃“大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下高校數(shù)字檔案信息服務(wù)研究”（項(xiàng)目編號(hào)：HDK2018—23）的階段性研究成果之一。

隨著國(guó)家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃的推進(jìn)，檔案工作也在發(fā)生著巨大的變化：檔案工作領(lǐng)域更加廣泛，內(nèi)容更加豐富，需求更加多樣化，地位和作用也越來(lái)越重要?；诖耍鎸?duì)機(jī)遇，高校檔案館也在大數(shù)據(jù)的背景下，以電子化、數(shù)字化為前提，利用互聯(lián)網(wǎng)共享、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)手段，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，使檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)深度結(jié)合，更好的為學(xué)校建設(shè)服務(wù)。

1 大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵

1.1 什么是大數(shù)據(jù)

對(duì)于大數(shù)據(jù)（big bata）國(guó)際數(shù)據(jù)公司給出這樣的定義：通過(guò)高速捕捉、發(fā)現(xiàn)或分析，從大量數(shù)據(jù)中獲取價(jià)值的一種新型技術(shù)架構(gòu)。其特點(diǎn)可以概括為4v，一是體量大（Volume），是指大數(shù)據(jù)巨大的數(shù)據(jù)量與數(shù)據(jù)完整性，是人們無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)搜集到并能夠理解的數(shù)據(jù);二是種類(lèi)多（Variety），這就意味著數(shù)據(jù)類(lèi)型多、數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和傳播方式多，要在海量、種類(lèi)繁多的數(shù)據(jù)間發(fā)現(xiàn)其內(nèi)在關(guān)聯(lián);三是速度快（Velocity），可以理解為大數(shù)據(jù)的時(shí)效性，大數(shù)據(jù)背景下，信息的流傳速度增快，信息的時(shí)效性的特點(diǎn)更加明顯;四是價(jià)值密度低（Value），這就強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的質(zhì)，是指數(shù)據(jù)的精確性和價(jià)值性，隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，信息海量，但價(jià)值密度較低。

1.2 大數(shù)據(jù)對(duì)高校檔案工作的意義

高校檔案工作是學(xué)校的重要組成部分，對(duì)學(xué)校的發(fā)展建設(shè)起著舉足輕重的作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代加速了高校檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，為高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化提供了更有利的支持，有效的解決了傳統(tǒng)檔案工作所不能解決的問(wèn)題，為高校檔案工作的服務(wù)模式創(chuàng)新提供新的可能性。

檔案信息資源的增加，為高校教育科研工作提供了信息資源的支持，也對(duì)高校檔案管理工作提出了更高的要求，如何提高檔案的管理水平和利用效率，成為高校檔案信息服務(wù)需要解決的關(guān)鍵問(wèn)題。

2 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案工作的新挑戰(zhàn)

2.1 檔案數(shù)據(jù)信息量巨大，收集難

目前，高校檔案管理系統(tǒng)采用單一服務(wù)器系統(tǒng)架構(gòu)形式，雖然能夠滿(mǎn)足數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)和備份，但無(wú)法及時(shí)、全面收集海量數(shù)據(jù)信息，可能導(dǎo)致高校檔案收集不齊全，分類(lèi)不系統(tǒng)。

2.2 檔案數(shù)據(jù)呈多源異構(gòu)，管理難

高校檔案數(shù)據(jù)資源來(lái)源廣泛，每一類(lèi)檔案中又產(chǎn)生很多不同載體類(lèi)型的數(shù)據(jù)信息。如表格、文檔、音頻、視頻、網(wǎng)頁(yè)等數(shù)據(jù)信息，在高校數(shù)據(jù)信息中約占85%以上。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，各種紙質(zhì)信息都會(huì)逐步朝著數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換。其中，半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)要遠(yuǎn)超結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。立足結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的傳統(tǒng)高校檔案管理模式難以滿(mǎn)足大數(shù)據(jù)時(shí)代異構(gòu)化數(shù)據(jù)占大多數(shù)的管理需求。

2.3 檔案數(shù)據(jù)需求多樣化，應(yīng)用難

大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案用戶(hù)更加多元化，除了傳統(tǒng)檔案服務(wù)中的師生和行政管理等高校內(nèi)部人員外，社會(huì)上一些潛在用戶(hù)（如學(xué)者、研究人員）等都會(huì)成為服務(wù)對(duì)象。由于高校檔案載體多樣化，因此用戶(hù)的檔案利用需求不再局限于紙質(zhì)檔案，越來(lái)越多的用戶(hù)選擇電子檔案查詢(xún)和利用。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案利用的多元化、多樣化、個(gè)性化和時(shí)效性，對(duì)檔案服務(wù)模式提出了更高要求，迫切需要轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，提升服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。

3 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案服務(wù)模式創(chuàng)新

3.1 高校檔案館O2O服務(wù)的可行性

O2O服務(wù)模式，主要是指線(xiàn)上的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)與線(xiàn)下的實(shí)體服務(wù)相結(jié)合，共同完成服務(wù)過(guò)程的一種特殊電子商務(wù)模式。在O2O服務(wù)模式過(guò)程中，檔案用戶(hù)可在互聯(lián)網(wǎng)上自行查找、篩選信息，并進(jìn)行在線(xiàn)決策，然后再到線(xiàn)下接受服務(wù)，用戶(hù)決策前的服務(wù)在線(xiàn)上進(jìn)行，決策后的服務(wù)過(guò)程在線(xiàn)下完成。雖然很多檔案部門(mén)都進(jìn)行不同程度的線(xiàn)上服務(wù)，但是由于檔案部門(mén)更加重視線(xiàn)下的服務(wù)工作，因此很多線(xiàn)上服務(wù)和線(xiàn)下服務(wù)并不盡如人意，但高校檔案館可以借鑒O2O的服務(wù)模式，改變既有的服務(wù)工作并使檔案服務(wù)工作盡快提升。

O2O服務(wù)過(guò)程中分為線(xiàn)上和線(xiàn)下兩部分，二者缺一不可。在網(wǎng)絡(luò)化檔案服務(wù)過(guò)程中也分為線(xiàn)上部分和線(xiàn)下部分，隨著檔案部門(mén)信息化服務(wù)的加強(qiáng)，高校檔案館也根據(jù)自身的發(fā)展要求，建立了檔案門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，并依托檔案門(mén)戶(hù)網(wǎng)站進(jìn)行線(xiàn)上服務(wù)，擴(kuò)大了檔案服務(wù)范圍，也取得了一定的成果。但是由于檔案具有的原始記錄性和唯一性的特征，使高校檔案服務(wù)中有很大一部分必須要在線(xiàn)下進(jìn)行。這種“上軌制”的服務(wù)模式與O2O模式高度一致，因此檔案服務(wù)適用于O2O模式。

3.2 高校檔案館O2O服務(wù)的基本模式

檔案服務(wù)的O2O模式就是以互聯(lián)網(wǎng)或移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)為檔案服務(wù)的前端，使線(xiàn)上的虛擬檔案服務(wù)與線(xiàn)下的實(shí)體檔案服務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，共同完成整個(gè)檔案服務(wù)過(guò)程。檔案O2O服務(wù)模式與以往的檔案服務(wù)模式的主要區(qū)別在于，線(xiàn)上服務(wù)和線(xiàn)下服務(wù)互為依靠、互為支撐，二者是服務(wù)過(guò)程中必不可少的一部分，共同完成檔案服務(wù)。

檔案O2O服務(wù)模式包括以下步驟：檔案用戶(hù)利用檔案門(mén)戶(hù)網(wǎng)站提出線(xiàn)上服務(wù)需求，并在線(xiàn)上提交查檔申請(qǐng)→檔案工作人員接受檔案用戶(hù)申請(qǐng)，開(kāi)啟相應(yīng)檔案工作流程，向相應(yīng)工作人員傳遞用戶(hù)需求→檔案工作人員根據(jù)用戶(hù)需求查找檔案信息→用戶(hù)與檔案工作人員進(jìn)行面對(duì)面的交付→檔案線(xiàn)下服務(wù)工作完成。例如，黑龍江中醫(yī)藥大學(xué)檔案館可在線(xiàn)預(yù)約查詢(xún)學(xué)生成績(jī)單，用戶(hù)可通過(guò)黑龍江中醫(yī)藥大學(xué)檔案館門(mén)戶(hù)網(wǎng)站進(jìn)入檔案查詢(xún)界面提出查詢(xún)成績(jī)單申請(qǐng)，檔案館工作人員接收查檔申請(qǐng)后立即把用戶(hù)的需求轉(zhuǎn)發(fā)給相應(yīng)館員，檔案館工作人員調(diào)檔查詢(xún)，加蓋檔案館公章后與用戶(hù)進(jìn)行當(dāng)面交互，完成檔案查詢(xún)工作，使線(xiàn)上、線(xiàn)下有機(jī)結(jié)合，高效聯(lián)動(dòng)，充分實(shí)現(xiàn)檔案O2O服務(wù)模式。

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作者簡(jiǎn)介

倪佳（1985-），女，黑龍江省海倫市人，黑龍江中醫(yī)藥大學(xué)檔案館，碩士，研究方向，檔案管理。