事業(yè)單位中電子信息檔案管理的運(yùn)用及風(fēng)險控制

黎玉玲

摘 要：檔案管理朝著電子信息發(fā)展是事業(yè)單位開展管理工作的必然趨勢，采用電子化管理的方式能夠不斷提升檔案管理工作的效率，減少傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足之處，但是在電子信息檔案應(yīng)用過程中隨著帶來諸多方面的風(fēng)險，做好風(fēng)險控制工作，對于提升檔案管理的質(zhì)量具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;電子信息;風(fēng)險控制

基于電子信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)在各種類型的企事業(yè)單位中得以廣泛的應(yīng)用，為相關(guān)部門工作效率的提升奠定了良好的基礎(chǔ)，但是在實(shí)際應(yīng)用過程中，由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等方面存在的安全隱患，給檔案管理工作也帶來了一定的風(fēng)險，在實(shí)際操作過程中深入認(rèn)識并解決這些風(fēng)險，是做好檔案管理的基本保障。本文就事業(yè)單位開展信息檔案管理電子信息化工作開展流程中應(yīng)用方面和風(fēng)險控制要素出發(fā)，對其中存在的問題進(jìn)行淺顯分析，以便提升事業(yè)單位檔案管理工作的水平。

1 電子信息檔案在事業(yè)單位中的運(yùn)用

1）在信息存儲方面的應(yīng)用。在事業(yè)單位應(yīng)用電子信息化管理方案時，可以將原來的紙質(zhì)檔案信息通過批量方式傳輸?shù)接?jì)算機(jī)硬盤或者網(wǎng)絡(luò)存儲系統(tǒng)中，并且在可以采用異地存儲、同步更新的方式做好信息備份工作，減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中對異常環(huán)境抵抗力度不足的情形，避免由于紙質(zhì)檔案損害給各項(xiàng)工作開展所帶來的麻煩，在強(qiáng)化檔案管理重要性的同時，不僅提升檔案管理工作的水平。

2）提高信息傳輸?shù)陌踩?。在紙質(zhì)檔案進(jìn)行傳輸?shù)倪^程中，需要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)方面的操作，并且需要經(jīng)過不同單位的多個流程，不僅造成傳輸效率低下，在傳輸過程中容易出現(xiàn)資料破損或丟失的情況，還無法確保檔案信息的準(zhǔn)確性，在各個環(huán)節(jié)中都有可能出現(xiàn)人為修改信息的情況。在出現(xiàn)這種情形時，極難發(fā)現(xiàn)檔案信息管理中出現(xiàn)的難題，也難以對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行追責(zé)和處理[1]。在采用電子信息化管理的情況下，能夠盡最大限度的減少檔案信息流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)，直接采用點(diǎn)對點(diǎn)的方式進(jìn)行信息傳輸，確保信息傳遞的安全。同時對于檔案管理過程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失或者人為修改的情形，能夠通過一定的技術(shù)手段將數(shù)據(jù)恢復(fù)至原本的狀態(tài)，并且同步確認(rèn)出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，減少人為因素對檔案信息傳遞造成的影響。

3）提升信息共享的力度。在采用電子信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的情形下，能夠?qū)n案信息進(jìn)行云管理和云共享，在基于不同操作權(quán)限的技術(shù)要求下，對各個相關(guān)的事業(yè)單位主體開放檔案管理的信息內(nèi)容，減少由于檔案內(nèi)容的重復(fù)輸入等造成的檔案管理效率低下等方面的問題。同時，在提升信息共享力度的同時，還能夠?qū)n案信息及時準(zhǔn)確的傳遞至對應(yīng)的社會群體中，最大程度上實(shí)現(xiàn)對信息資源的有效利用，確保信息的公開性，能夠樹立政府管理部門的良好形象，促進(jìn)管理型政府向服務(wù)型政府轉(zhuǎn)變。

4）提升辦公效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的方式，由于是采取手寫方式進(jìn)行信息輸入，在操作過程中容易出現(xiàn)輸入錯誤、遺漏等方面的問題，甚至在字跡輸入不工整的情形下，也會對辦公效率造成較大的影響。同時紙質(zhì)檔案管理的模式在查閱過程中對于管理人員的技能要求較高，要求管理人員能夠熟知檔案編排和管理的規(guī)律性要求，這些方面的問題都能夠通過電子信息化技術(shù)設(shè)備和方式進(jìn)行合理的規(guī)避，不僅減少了檔案管理工作中出現(xiàn)遺漏等方面的問題，還能夠提升整體運(yùn)算效率。

5）提升管理工作的科學(xué)性。將檔案管理進(jìn)行電子信息化處理，能夠利用電子信息管理軟件對檔案內(nèi)容進(jìn)行高效的篩選、對比和分析工作，尤其是在開展人事檔案管理中，在人員考核、評比、晉升、降職等不同類型的管理工作開展過程中[2]，能夠清晰的對相關(guān)的信息進(jìn)行調(diào)取和分析，從而更加深入的明確個人檔案中相關(guān)的限制條件，確保管理工作的公平性和科學(xué)性，為提升檔案管理工作的質(zhì)量做出貢獻(xiàn)。

2 電子信息檔案管理的風(fēng)險控制

1）提升工作人員的技能水平。在檔案管理電子信息化的轉(zhuǎn)變過程中，整體操作流程的完成還是基于人工操作來進(jìn)行的，由于工作人員技能水平的影響，在進(jìn)行信息輸入的過程中不可避免的會出現(xiàn)相應(yīng)的輸入錯誤或者遺漏之處，從而給后期管理工作帶來較大的不便。做好這方面的工作，首先要對工作人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，確保在工作開展過程中能夠嚴(yán)格按照規(guī)范要求進(jìn)行操作，減少由于操作不熟練造成的安全隱患。同時要不斷加強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識，在工作中要強(qiáng)化細(xì)節(jié)意識，減少細(xì)節(jié)誤差給管理工作帶來的影響。在管理工作開展過程中，還要注意建立科學(xué)的培訓(xùn)機(jī)制，及時根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行的需要提升工作人員的技能水平。

2）確立科學(xué)的保密管理方案。檔案管理工作中不可避免的要涉及保密環(huán)節(jié)工作的開展，電子信息技術(shù)下的檔案保密管理與傳統(tǒng)檔案管理模式存在根本性的差異，因此在檔案管理中必須制定出科學(xué)的保密管理方案，對不同級別的管理人員要設(shè)定不同的管理權(quán)限，對信息的瀏覽、復(fù)制和修改權(quán)限要嚴(yán)格進(jìn)行區(qū)分，在必要的情形下，還要設(shè)定兩人管理的權(quán)限制度，積極導(dǎo)入硬件權(quán)限管理的制度，加大對保密信息的管理要求，避免在檔案管理工作中由于保密方案設(shè)置不合理造成的信息遺漏風(fēng)險。保密管理方案的制定，是建立在對應(yīng)的控制措施基礎(chǔ)之上的，要根據(jù)檔案管理的需要制定出對應(yīng)的處理方案，對管理過程中出現(xiàn)的問題要能夠加大處理力度，減少由于管理水平不到位造成的風(fēng)險隱患。

3）減少網(wǎng)絡(luò)安全隱患。網(wǎng)絡(luò)安全隱患是檔案管理電子信息化中存在的最大問題，也是目前檔案管理工作中風(fēng)險控制最為薄弱的環(huán)節(jié)。做好網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險的控制，需要從內(nèi)部核心管理和外部輔助管理兩個方面入手。所謂內(nèi)部核心管理就是從內(nèi)部計(jì)算機(jī)硬件和軟件兩方面提升系統(tǒng)運(yùn)行的水平，尤其是在防病毒軟件系統(tǒng)的建設(shè)上，要加大重視程度和投入力度，減少由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行帶來的安全隱患[3]。而在外部輔助管理措施上，則應(yīng)當(dāng)將防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)病毒侵襲和系統(tǒng)運(yùn)行安全控制交由專業(yè)的第三方管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行服務(wù)，以此提升整體風(fēng)險控制水平。在網(wǎng)絡(luò)安全隱患控制方面，需要強(qiáng)化管理部門的重視程度，尤其是在技術(shù)控制方面，要加大對新型技術(shù)的引進(jìn)和利用力度，盡量避免由于技術(shù)應(yīng)用水平不足帶來的安全隱患。

4）提升物理安全水平。提升物理安全水平，降低檔案管理信息化帶來的風(fēng)險，需要從幾個方面入手：一是要制定科學(xué)的硬件設(shè)施維護(hù)制度，要求工作人員能夠定期對硬件設(shè)施和工作環(huán)境進(jìn)行處理，減少潮濕環(huán)境和其他因素對計(jì)算機(jī)硬件帶來的破壞作用。二是要做好信息的備份工作，減少由于管理水平和管理制度不夠完善帶來的信息丟失風(fēng)險。三是要強(qiáng)化設(shè)備的更新管理，由于電子硬件的運(yùn)行生命是有限的，在系統(tǒng)長期運(yùn)行過程中會產(chǎn)生一定的損壞作用，因此必須建立相應(yīng)的管理制度，及時對運(yùn)行時長達(dá)到限度的設(shè)備進(jìn)行更換，避免由于設(shè)備故障造成的數(shù)據(jù)丟失等方面的風(fēng)險。

3 結(jié)束語

對于事業(yè)單位而言，由于其在開展檔案管理工作時的特殊性，對于電子信息化工作的風(fēng)險控制工作具有更加特殊的要求，因此在開展這方面的工作時，要強(qiáng)化風(fēng)險防范意識，通過工作人員技能水平提升，保密方案的科學(xué)制定，避免網(wǎng)絡(luò)安全隱患和物理安全的隱患，不斷提升系統(tǒng)的風(fēng)險控制能力，為信息檔案管理水平的不斷提升而做出貢獻(xiàn)，為提升事業(yè)單位工作水平做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]孫青.探究電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險控制的措施[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2018（31）：195-196.

[2]王群麗.電子信息時代檔案管理的風(fēng)險控制方法探討[J].現(xiàn)代營銷（下旬刊），2016（06）：93.

[3]邢文.談?wù)勛龊秒娮訖n案信息的風(fēng)險與安全管理[J].科技與企業(yè)，2014（11）：70.