陳飛.昭陽區(qū)人民政府扶貧開發(fā)辦公室.云南昭通.657000

1 引言

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，辦公自動化成為目前辦公管理的一個主要趨勢，其中以檔案管理工作為典型代表。進(jìn)行檔案信息化建設(shè)是新時期檔案管理工作重要內(nèi)容，也是一個巨大創(chuàng)新，他不僅有利于提高單位的辦事效率，也有利于為檔案使用提供良好的檔案管理服務(wù)。

2 新形勢下檔案管理工作創(chuàng)新化發(fā)展的必要性

2.1 創(chuàng)新是進(jìn)行檔案管理工作的必要需求

檔案事業(yè)隨著社會的發(fā)展而進(jìn)步，主要表現(xiàn)為類型越來越多、信息量越來越大，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存儲方式難以承受巨大的壓力需要電子檔案來緩解，所以必須要改變和創(chuàng)新電子檔案存儲空間，特別是這幾年信息技術(shù)的發(fā)展，云計算的優(yōu)勢顯現(xiàn)出來，其成本低、效率高、存儲量大，有效的解決了檔案事業(yè)發(fā)展中遇到的諸多問題。

2.2 創(chuàng)新為建設(shè)數(shù)字檔案館提供條件

對單位的檔案進(jìn)行電子化管理有利于提高對信息資源的使用效率，基于云技術(shù)的智能共享能夠提高利用效率，這也是進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的一個重要創(chuàng)新，促使服務(wù)質(zhì)量越來越高。

2.3 創(chuàng)新能夠提高檔案管理的質(zhì)量

隨著社會的快速發(fā)展，檔案信息服務(wù)受到人們廣泛關(guān)注，為了能夠滿足不同人對檔案的信息需求，我們需要創(chuàng)新檔案服務(wù)內(nèi)容和提高服務(wù)質(zhì)量，這是傳統(tǒng)的檔案管理手段所不能及的，只有通過創(chuàng)新才能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標(biāo)。

3 新形勢下檔案管理工作存在的問題分析

3.1 經(jīng)費嚴(yán)重不足制約檔案管理電子化

想要將檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮庸芾?，就必須要采購一系列的硬件軟件設(shè)備，花費大量的經(jīng)費，但是目前實際情況是相關(guān)單位給與檔案管理的經(jīng)費并沒有那么多，是影響檔案電子化管理實現(xiàn)的直接瓶頸。

3.2 檔案自動化工作沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有待規(guī)范

我國當(dāng)前的信息技術(shù)還不能建立一個數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式和檔案信息系統(tǒng)的層次不一，行業(yè)性質(zhì)相同但是不同單位之間的檔案管理軟件開發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)不一，層次不一，電子檔案管理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，計算機(jī)使用規(guī)格也大相徑庭，開發(fā)的軟件不通用，導(dǎo)致某單位向另一檔案管理借調(diào)某份檔案進(jìn)行查閱的時候無法打開該種格式的檔案。

3.3 管理制度落后

現(xiàn)行的檔案管理制度和檔案分類方法及著錄標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的技術(shù)要求，主要原因在于信息技術(shù)的發(fā)展為檔案組織管理工作提出了更高要求，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)是過去以紙質(zhì)管理的形式制定的，不符合檔案的電子化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)制定沒有考慮信息技術(shù)存在的獨有特點和未來發(fā)展趨勢，有很多的檔案管理還停留在光盤里、磁盤里，云存儲和數(shù)據(jù)庫技術(shù)只在小范圍單位中得到了實現(xiàn)，嚴(yán)重影響了檔案電子化實現(xiàn)。

3.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

改變檔案管理模式，從紙質(zhì)到電子化是具有革命性的改變，因此要求檔案管理人員具備一定的電子信息技術(shù)知識，有很多的檔案管理者已經(jīng)習(xí)慣了過去的檔案管理模式，對于電子化管理接觸較少、也沒有有關(guān)的經(jīng)驗，大多是要從頭學(xué)起，這也是制約檔案管理電子化實現(xiàn)的一個障礙，即便引進(jìn)了有關(guān)的管理設(shè)備，也會造成一定的資源浪費。

4 新形勢下檔案管理工作如何實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展

4.1 完善檔案管理制度，做到管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案的管理工作要遵循《檔案法》開展，管理部門也要以此為中心根據(jù)自身工作實際情況來完善所在部門檔案管理制度，實行領(lǐng)導(dǎo)集中式的現(xiàn)代化管理，在檔案管理中融入一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以提高檔案管理的便利性，提高管理效率，要為不同項目的檔案建立建檔標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)建管理保密制度，在實際工作中將檔案的保密工作寫入到保密條例里，同時也要建立具體的檔案查閱、借閱制度，制定出相應(yīng)的借閱期限，將檔案管理和管理人員績效掛鉤，督促其認(rèn)真負(fù)責(zé)。

4.2 做好檔案的查詢使用工作

要利用計算機(jī)來建立數(shù)字的檔案查詢系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)查詢實現(xiàn)檔案的數(shù)據(jù)共享和網(wǎng)絡(luò)傳輸，進(jìn)而實現(xiàn)檔案電子化管理。電子化的最終目的是利用計算機(jī)提供方便的檔案信息服務(wù)，規(guī)范性是進(jìn)行電子化管理的重要原則，要求對電子檔案要采取各方同意協(xié)商后的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，盡量使用國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)減少存儲格式和軟件平臺不同需要進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換而造成的檔案損壞等事件。

4.4 選擇合適的檔案管理軟件

檔案信息資源開發(fā)利用和信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障是要應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，該工作涉及的工作面比較寬，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，應(yīng)用系統(tǒng)的好壞直接影響檔案管理效益，所以檔案管理系統(tǒng)軟件選擇很重要。選擇過程中要從產(chǎn)品原型出發(fā)，要建立在檔案管理工作的創(chuàng)新思想上，充分利用計算機(jī)通訊技術(shù)、工作流技術(shù)與數(shù)據(jù)庫等新技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理一體化，使文件的形成和流轉(zhuǎn)實現(xiàn)電子化，進(jìn)而減少對于紙質(zhì)檔案的歸納整理，選擇原型產(chǎn)品優(yōu)點在于管理軟件的用戶界面要友好、操作簡便，數(shù)據(jù)庫要可靠安全（這是最重要的）。系統(tǒng)功能的實現(xiàn)能夠通過IE瀏覽器實現(xiàn)，系統(tǒng)維護(hù)集中在服務(wù)器端，可以實現(xiàn)從文件生成、歸檔、利用，直到銷毀檔案的檔案生命全周期管理，能夠滿足各級的檔案管理需求，讓單位的電子自動化管理再上一層樓。

5 結(jié)語

目前從事檔案管理工作的人員以女性和老齡化職工為主，隨著檔案管理工作的重要性愈加凸顯，做好檔案管理創(chuàng)新工作具有重要意義，本文主要討論了新形勢之下如何進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，特別是如何引入信息化管理技術(shù)，希望能夠被相關(guān)人員所重視，共同為促進(jìn)檔案管理事業(yè)進(jìn)步做出貢獻(xiàn)。