鄧淑鋒.巴東縣城市管理綜合執(zhí)法大隊.湖北恩施.444300

一、引言

檔案管理工作是對單位原始數(shù)據(jù)、材料的收集、整理、編寫、存儲和查閱的一項基本工作，是對管理機制的完善以及各項管理資源進行配置和優(yōu)化的主要參考依據(jù)和手段，因此它具有一定的保障和推動作用。檔案工作的信息化建設可以更好的保證檔案資源的完整性和真實性，并以其便捷性不斷的延伸用戶的發(fā)展空間，拓展其發(fā)展方向。但長期以來，事業(yè)單位本身的行業(yè)屬性決定了它在市場發(fā)展中的穩(wěn)定性，同樣也讓檔案管理工作處于相對穩(wěn)固的狀態(tài)，正因為如此，在面對市場經(jīng)濟沖擊和單位改革的環(huán)境下，檔案管理工作不論是在機制上還是內(nèi)容上都無法及時、有效的做出對應的變革，同樣管理人員固有的管理思想也制約著他們無法積極的去學習、轉變和創(chuàng)新，因此檔案管理信息化建設過程中仍然有很多問題存在。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的重要性

1、利于單位提高經(jīng)濟效益。對于執(zhí)法部門，他們所涉及的工作范圍、領域較大，各類瑣事較多，涉及的人員、事件等基本的信息資料也隨著增多，若仍然沿用傳統(tǒng)的管理模式，不僅會導致信息資料的遺漏，也會增加管理人員的工作強度，這都不利于單位、用戶的和諧發(fā)展。因此檔案信息化管理讓檔案信息的管理和儲存更加有序、規(guī)范，不僅能夠有效的縮減檔案的占地空間，節(jié)省了資源，減輕了工作壓力和單位的經(jīng)營負擔，同時也減少了檔案管理的失誤發(fā)生率。整體上對于單位的經(jīng)濟效益起到了推動和保障作用。

2、利于提高檔案的利用率。檔案信息化管理有效的銜接起了單位管理活動中的各個環(huán)節(jié)、各個部門，實現(xiàn)了信息資源的整體性和共享性，確保信息的完整、真實和豐富性，辦公人員只要在按照單位或用戶的需求、結合基本信息進行線上操作，就會快速的查詢到所需檔案，省時、省力，也提高了工作效率和檔案的利用率，由此更好的服務單位、服務群眾、服務社會。

三、事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題

1、單位重視力度不足。檔案管理工作并沒有得到過高的重視。該工作普遍被認為是一類對資料進行整理、歸納和存儲的文職類工作，不具有很多科技含量，也就造成了財力、人力和物力上的匱乏。另外，事業(yè)單位的領導層將該工作定位于檔案部門的職責范疇內(nèi)，沒有意識到信息化建設是需要單位各個部門、各個職員相互間的支持和配合的，因此從整體上看，信息化管理工作的開展沒有一個良好、有利的環(huán)境和氛圍。

2、隊伍綜合能力不高。首先在現(xiàn)有的管理隊伍中，年齡差距較大，很多資深的管理人員基本都年紀偏大，對新事物、新技術的學習、接受和使用程度并不高，而是更喜歡按照自己的習慣來工作，而青年群體則相反，思想前衛(wèi)、樂于挖掘、鉆研新技術，對信息技術的依賴大，因此兩者之間的這種差距會導致意見不統(tǒng)一、凝聚力差等情況，造成管理工作的失衡；即使單位引進了最先進的現(xiàn)代化設備，卻沒有專業(yè)人員去操作，設備也得不到有效的利用，檔案管理的信息化建設依舊無法正常運行。

四、新時期優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化管理的有效模式

1、加強重視程度。單位要加強對該項工作的重視，有一個正確而全面的認識，在財力、物力和人力上給予絕對的支持。同時設置專門的管理機構，將該項工作納入到單位發(fā)展的戰(zhàn)略中，在進行人員培訓和部門會議時著重強調(diào)該項工作的重要性，讓職工樹立起檔案信息化管理意識，另外單位還要從外部進行調(diào)整，學習和借鑒其他國內(nèi)外相關單位的經(jīng)驗，內(nèi)外結合，實現(xiàn)單位檔案信息化工作的安全性管理。

2、提高網(wǎng)絡資源利用率。通過合理利用網(wǎng)絡平臺，建立信息開放服務中心，對資源信息開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的安全共享。不僅要以各類媒體終端為載體，創(chuàng)造全方位的服務工作，也要及時監(jiān)管網(wǎng)絡環(huán)境的健康性，避免不利信息的傳播，和本單位信息的被盜外流現(xiàn)象，加大資源信息的安全性；另外，從全局出發(fā)，結合競爭和服務并存意識，出具一定的工作制度和文件，以規(guī)范服務行為和思想，將服務模式納入到績效考核中，以便綜合評價，從而為服務人員提供了一定的激勵和約束。再次，單位可以根據(jù)用戶需求、自身發(fā)展需求來自行研發(fā)、向社會團體、研究院等購買相對應的軟件，構建用戶多元、界面優(yōu)質及功能完善的管理體統(tǒng)，以此滿足信息化建設的需求，并定期對使用中的各種軟硬件設施進行維護、更新和升級，以此增加檔案系統(tǒng)的安全性和系統(tǒng)保障。不僅可以針對用戶的實際需要快捷的查詢所需信息，也利于單位的遠程掌控和服務。

3、加強管理隊伍建設。加大對檔案工作的支持力，加強對從業(yè)人員的培訓，擴大員工的對外交流和學習平臺，轉變從業(yè)人員的思想。另外對人員的培訓也要從不同角度來進行。定期進行專業(yè)的知識和技能的培訓，以適應更新速度較快的科學技術，提高從業(yè)人員對分析、判斷、實踐和應急能力。同時培養(yǎng)一批科技人員，設置安全保密系統(tǒng)，嚴格監(jiān)管計算機發(fā)布的內(nèi)容，從而能夠有效的避免計算機被入侵的現(xiàn)象，確保信息資源的安全性，從整體上提升檔案隊伍的管理水平。

五、結語

檔案信息化管理工作的開展不僅是事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展內(nèi)在需求，也是時代對事業(yè)單位提出的新的要求。因此單位要加大重視力度，強化人員培養(yǎng)，豐富工作內(nèi)容和形式，同時要在具體的管理中積極研發(fā)、引進先進的技術及軟件，全面的為信息化建設提供良好的環(huán)境。