基于精益思維的保密管理制度體系優(yōu)化方法

劉文釗 田雅潔 西安機(jī)電信息技術(shù)研究所 710065

0 引言

隨著我國(guó)綜合國(guó)力的日益增強(qiáng)和國(guó)際地位的顯著提高，我國(guó)已成為各種竊密活動(dòng)的重點(diǎn)目標(biāo)，尤其是軍工行業(yè)作為國(guó)家戰(zhàn)略性產(chǎn)業(yè)，肩負(fù)著國(guó)家國(guó)防武器裝備的開(kāi)發(fā)、研制和生產(chǎn)以及參與國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)的雙重歷史使命，也必然成為國(guó)家核心秘密的產(chǎn)生來(lái)源和集散地【1】。

隨著武器裝備科研生產(chǎn)單位保密資格審查認(rèn)證制度的深入實(shí)施，目前各軍工企業(yè)也逐步樹(shù)立起了較強(qiáng)的保密意識(shí)，形成了各自的保密管理制度體系【2】，但該體系在各單位的運(yùn)行不同程度存在著效率不高、把控不嚴(yán)的問(wèn)題，針對(duì)當(dāng)前國(guó)有軍工研究所保密管理制度體系相對(duì)粗放、信息化程度不高、執(zhí)行力不強(qiáng)等問(wèn)題，本文提出了基于精益思維的保密管理制度體系優(yōu)化方法。

1 基于精益思維的保密管理制度體系優(yōu)化方法

精益求精是精益管理的核心，也正是精益思維的直接體現(xiàn)。精益管理的目的是消除一切不必要的程序與浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)最大的管理效率，用最少的時(shí)間跟精力來(lái)完成更細(xì)致的工作【3】。精益管理是一種現(xiàn)代化的工作思路，它作為一種提升和變革的工具，對(duì)于任何管理工作都是適用的，保密工作是細(xì)致的、多元化的、多角度、全方位的，把精益思想融入保密管理工作，不僅促進(jìn)了保密工作與現(xiàn)代化管理工具的有效結(jié)合，同時(shí)也契合保密工作“嚴(yán)謹(jǐn)、可控”的內(nèi)在要求。

1.1 運(yùn)用WBS理念實(shí)施保密管理制度流程優(yōu)化

工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure，簡(jiǎn)稱WBS），是以可交付成果為導(dǎo)向?qū)?xiàng)目要素進(jìn)行的分組，歸納定義了項(xiàng)目的整個(gè)工作范圍，每下降一層代表對(duì)項(xiàng)目工作的更詳細(xì)定義，被廣泛的應(yīng)用于項(xiàng)目開(kāi)發(fā)領(lǐng)域。在實(shí)施保密制度與流程優(yōu)化工作中，運(yùn)用WBS理念按照工作的歸口管理部門以及業(yè)務(wù)涉及部門進(jìn)行層層分解，落實(shí)責(zé)任人，并廣泛征求“客戶”意見(jiàn)，使用ECRS等精益工具，實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有保密制度流程的深入分析，最大限度的簡(jiǎn)化流程，提高工作效率。

1.1.1 將全體職工視為“客戶”，廣泛收集數(shù)據(jù)

制度是指大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，流程是指事物進(jìn)行過(guò)程中的次序或順序的布置和安排，二者皆是面向員工，并規(guī)定了員工的工作內(nèi)容以及如何實(shí)現(xiàn)工作內(nèi)容。實(shí)施制度流程優(yōu)化工作，將全體職工視為“客戶”，因?yàn)橹贫群土鞒痰淖罱K使用者是全體職工——“客戶”，制度與流程的優(yōu)劣是由“客戶”來(lái)評(píng)判的，制度和流程應(yīng)最大限度地滿足“客戶”的需求，簡(jiǎn)化“客戶”的工作時(shí)間。通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、咨詢和座談等方式廣泛征求“客戶”需求與意見(jiàn)，分類匯總，實(shí)現(xiàn)“客戶需求”拉動(dòng)保密管理改善，為開(kāi)展相關(guān)制度流程的優(yōu)化工作奠定基礎(chǔ)。

1.1.2 運(yùn)用WBS理念實(shí)施保密管理制度流程優(yōu)化

運(yùn)用WBS理念，按照保密業(yè)務(wù)歸口管理部門將制度流程優(yōu)化工作進(jìn)行一級(jí)分解，按照業(yè)務(wù)管理責(zé)任進(jìn)行二級(jí)分解，并將具體任務(wù)落實(shí)到責(zé)任人，結(jié)合各部門的實(shí)際業(yè)務(wù)要求，以“客戶”使用的簡(jiǎn)單化高效化為出發(fā)點(diǎn)，運(yùn)用ECRS分析原則（取消、合并、調(diào)整順序、簡(jiǎn)化）進(jìn)行深入分析研究，去劣存優(yōu)，合并相似環(huán)節(jié)，合理調(diào)整順序，簡(jiǎn)化制度與流程。

針對(duì)基層工作人員提出的保密制度較多，條款復(fù)雜，執(zhí)行起來(lái)無(wú)從下手等問(wèn)題，經(jīng)過(guò)調(diào)研和探討，結(jié)合實(shí)際工作，將各項(xiàng)管理制度條款進(jìn)行詮釋，編制《保密管理工作流程手冊(cè)》。該手冊(cè)以框圖的形式，簡(jiǎn)明扼要、一目了然地闡述了各項(xiàng)保密管理工作應(yīng)啟動(dòng)的程序，具有較強(qiáng)的可操作性。

1.2 對(duì)保密管理流程實(shí)現(xiàn)信息化運(yùn)行

在創(chuàng)建保密管理流程的基礎(chǔ)上,保密日常管理工作以此為框架,根據(jù)流程的每個(gè)節(jié)點(diǎn)，尤其是關(guān)鍵點(diǎn)，不斷細(xì)化并規(guī)范管理工作程序,從人防、物防、技防等方面，全面搭建以保密管理流程為核心的保密管理平臺(tái)。在實(shí)現(xiàn)全面搭建以保密管理流程為核心的保密管理平臺(tái)的基礎(chǔ)上，改變傳統(tǒng)的“以制度管人，以流程管事”的保密管理手段，通過(guò)管理手段和信息化手段的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)職能型管控向流程型管控模式的轉(zhuǎn)變，在完善保密管理制度的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)涉密人員管理、涉密載體管理、定密管理、保密要害部門部位管理、涉密信息設(shè)備管理、涉密活動(dòng)管理、監(jiān)督檢查管理等七個(gè)業(yè)務(wù)模塊的保密管理流程的信息化運(yùn)行。

2 結(jié)論

本文提出了基于精益思維的保密管理制度體系優(yōu)化方法，通過(guò)將精益思維融入保密管理，引入將全體職工視為“客戶”的概念，應(yīng)用WBS理念及ECRS分析原則，對(duì)保密管理制度體系進(jìn)行優(yōu)化，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行信息化建設(shè)。通過(guò)組織實(shí)施，實(shí)現(xiàn)精簡(jiǎn)保密規(guī)章制度25%，制度流程化率83%，并最終完成了44項(xiàng)保密業(yè)務(wù)流程的上線運(yùn)行，不僅加速了單位無(wú)紙化辦公的實(shí)施進(jìn)程，減少員工因辦理業(yè)務(wù)“跑腿審簽”的次數(shù)，也規(guī)范了各級(jí)干部日常工作流程，同時(shí)更對(duì)保密工作起到重要支撐作用，實(shí)現(xiàn)了各部門保密業(yè)務(wù)管理的高效安全運(yùn)行，推進(jìn)了保密管理行為規(guī)范化進(jìn)程和手段科學(xué)化進(jìn)程。