屈立凡 來(lái)賓市委市政府督查和績(jī)效管理辦公室 廣西來(lái)賓 546100

1 引言

檔案管理工作是很多單位的重點(diǎn)管理工作之一，對(duì)于其他工作的開(kāi)展有十分重要的意義。對(duì)于黨政機(jī)關(guān)也是如此，檔案管理工作對(duì)于黨政機(jī)關(guān)工作的順利開(kāi)展有較大的輔助意義。在2018年，十三屆人大批準(zhǔn)了國(guó)務(wù)院關(guān)于機(jī)構(gòu)改革的方案，這意味著我國(guó)的行政機(jī)構(gòu)面臨“大部制”改革，給檔案管理工作提出了難題。如何做好機(jī)構(gòu)改革期間的檔案管理工作，成為檔案管理部門(mén)需要思考和解決的關(guān)鍵問(wèn)題。

2 改革過(guò)程中做好檔案管理工作的重要性

本次機(jī)構(gòu)改革基本涉及到全國(guó)范圍內(nèi)的所有機(jī)關(guān)事業(yè)單位，以及許多大型的國(guó)有企業(yè)。這其中撤并建的很多機(jī)構(gòu)是進(jìn)行改革的關(guān)鍵，專業(yè)性和保密性要求都較高，在改革要求下，單位需要進(jìn)行職能重組，政企分開(kāi)等一系列工作，在這個(gè)過(guò)程中，如何準(zhǔn)確講檔案分類(lèi)、篩選和移交等，對(duì)于檔案管理工作十分重要。檔案管理工作的有序和高效開(kāi)展，關(guān)系到歷史憑證查詢、工作績(jī)效考察等問(wèn)題，可以推動(dòng)單位的良好發(fā)展，反之則可能導(dǎo)致無(wú)法查明數(shù)據(jù)和工作進(jìn)展，無(wú)法持續(xù)開(kāi)展工作等問(wèn)題。

3 改革期間檔案管理工作存在問(wèn)題分析

3.1 檔案的收集整理問(wèn)題

檔案管理工作的開(kāi)展是依據(jù)《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》進(jìn)行的。但在機(jī)構(gòu)改革過(guò)程中，單位產(chǎn)生的文件材料相比過(guò)去要多，而且十分復(fù)雜，很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，特別是對(duì)于撤并機(jī)構(gòu)的檔案管理來(lái)說(shuō)。機(jī)構(gòu)改革一般會(huì)帶來(lái)人員結(jié)構(gòu)的調(diào)整，而這會(huì)影響檔案管理人員的構(gòu)成，進(jìn)而影響檔案管理工作的開(kāi)展。單位中兼職進(jìn)行檔案管理的人員較多，影響了檔案工作的連續(xù)性，而且這些人員本身素質(zhì)不高，專業(yè)性不強(qiáng)，會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)檔案資料收集不到位，整理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范等問(wèn)題，有個(gè)別甚至將應(yīng)當(dāng)留檔的檔案資料私自存留，不歸檔。

3.2 檔案的交接問(wèn)題

檔案資料存在交接不規(guī)范、交接不詳細(xì)，沒(méi)有準(zhǔn)備交接單，或者沒(méi)有落實(shí)具體的責(zé)任人、交接人、監(jiān)督人等，清單記錄不詳細(xì)，核對(duì)不及時(shí)等，沒(méi)有嚴(yán)格按照法律法規(guī)中關(guān)于撤并或合并單位檔案交接的規(guī)定進(jìn)行交接。對(duì)那些撤并特別是那些職責(zé)被拆分的單位，檔案交接問(wèn)題尤為明顯，比如物價(jià)局撤掉了，其職能被分成三份分出去，以前的檔案處置就成問(wèn)題，老單位不在了，接收單位又不熟悉老單位的業(yè)務(wù)，難以順利進(jìn)行交接，導(dǎo)致檔案資料的實(shí)物、影像圖片等出現(xiàn)損壞甚至丟失等，影響檔案工作的開(kāi)展。

3.3 檔案的安全問(wèn)題

目前來(lái)說(shuō)，單位進(jìn)行檔案管理基本實(shí)現(xiàn)信息化，而信息化管理模式下大部分檔案資料都實(shí)現(xiàn)電子化，帶來(lái)一定的網(wǎng)絡(luò)不安全問(wèn)題。在改革過(guò)程中，檔案管理人員缺乏保密意識(shí)，對(duì)于檔案管理不嚴(yán)格，出現(xiàn)損毀、丟失、發(fā)潮、信息泄露等；沒(méi)有按照規(guī)定進(jìn)行安全防護(hù)，不能有效設(shè)置防火墻等，難以保證電子檔案信息的安全性；不能定期優(yōu)化信息管理系統(tǒng)，導(dǎo)致系統(tǒng)存在漏洞，容易被攻擊出現(xiàn)安全問(wèn)題。

3.4 檔案人員結(jié)構(gòu)問(wèn)題

檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較復(fù)雜，對(duì)于工作人員的專業(yè)性和能力有較高的要求。但實(shí)際上，單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有管理人員的素質(zhì)水平不高，大都沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，因此工作效率較低，也容易出現(xiàn)失誤，對(duì)于檔案管理的準(zhǔn)確性和真實(shí)性有很大影響。單位不重視檔案管理工作的開(kāi)展，因此不注意培養(yǎng)專業(yè)的管理人員。檔案管理人員的信息化素養(yǎng)不高，不能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件等，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的信息化操作。

4 加強(qiáng)機(jī)構(gòu)改革期間檔案管理與處置工作

4.1 健全完善檔案管理制度

單位要從實(shí)際出發(fā)，按照現(xiàn)代檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》，提升檔案管理的安全性、完整性和時(shí)效性。尤其是要按照機(jī)構(gòu)改革的要求，對(duì)撤并和合并機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行規(guī)定，詳細(xì)說(shuō)明交接工作的進(jìn)行。單位需要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)信息化管理，建立適用于本單位的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)線上線下綜合管理。在信息化管理模式下，單位將所有檔案資料都進(jìn)行電子備份，這樣可以避免紙質(zhì)資料出現(xiàn)的丟失損毀等問(wèn)題，而且電子資料的交接和轉(zhuǎn)移比較便捷；同時(shí)建立有效的電子查詢途徑，方便用戶查詢相應(yīng)的檔案信息。

4.2 制定科學(xué)檔案管理方案

在機(jī)構(gòu)改革過(guò)程中，對(duì)于撤并建機(jī)構(gòu)的檔案管理，需要結(jié)合本單位實(shí)際，建立科學(xué)的檔案處置方案。單位需要制定符合本單位實(shí)際的檔案管理方案以及具體的實(shí)施細(xì)則，將管理的步驟、流程、方法等進(jìn)行具體落實(shí)，并實(shí)施崗位責(zé)任制，將責(zé)任明確到個(gè)人。在這里，單位需要建立檔案處置小組，明確各自的權(quán)責(zé)關(guān)系和業(yè)務(wù)范圍；掌握檔案處置的原則和標(biāo)準(zhǔn)；根據(jù)機(jī)構(gòu)改革方式的不同，對(duì)檔案資料進(jìn)行區(qū)分，明確歸屬方向和具體的處置方法；新成立的機(jī)構(gòu)、部門(mén)要明確對(duì)檔案管理的要求。

4.3 強(qiáng)化檔案管理責(zé)任追究

在機(jī)構(gòu)改革過(guò)程中，要強(qiáng)化檔案管理工作的責(zé)任追究。首先要積極與檔案管理部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系和協(xié)作，讓其履行相應(yīng)的職責(zé)，發(fā)揮檔案管理監(jiān)督、管理和指導(dǎo)的職能，對(duì)改革期間出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行追責(zé)。其次，成立檔案處置監(jiān)管小組，對(duì)檔案處置的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，安排階段性檢查目標(biāo)，規(guī)定好時(shí)間節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量要求，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要求單位限期整改，如果再次檢查扔不達(dá)標(biāo)就需要追究責(zé)任。最后在進(jìn)行檔案處置過(guò)程中，要做好詳細(xì)的記錄，整理好編目，并制定好手冊(cè)，按照規(guī)定要求經(jīng)辦人簽字，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題就找這個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人。

4.4 推進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，樹(shù)立檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任心，從思想上入手，打造全新的開(kāi)放式管理模式，樹(shù)立檔案管理信息化理念，加大對(duì)信息化建設(shè)的投入力度，營(yíng)造檔案管理的建設(shè)氛圍。同時(shí)還要抓好檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，改變傳統(tǒng)的思想觀念，創(chuàng)新管理模式，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和方法，應(yīng)用先進(jìn)的軟件，構(gòu)建信息化檔案管理模式。還要注意提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，強(qiáng)化信息化操作能力。

5 結(jié)語(yǔ)

機(jī)構(gòu)改革期間，對(duì)于新單位來(lái)說(shuō)，怎么優(yōu)化檔案管理機(jī)制，保證檔案的完整、安全、延續(xù)以及后期處置工作成為單位檔案管理工作的關(guān)鍵。