文書檔案管理鐘的問題與強(qiáng)化措施分析

顏冰

湖南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局四一四隊(duì) 湖南益陽 413000

文書檔案包含由商業(yè)活動(dòng)、組織和政府的工作組成的文件，財(cái)務(wù)和質(zhì)量安全信息處理中的重要會(huì)議文件，年度業(yè)務(wù)審計(jì)報(bào)告以及由業(yè)務(wù)產(chǎn)生的活動(dòng)文件等。在大型企業(yè)中，文書檔案中包含的合同、標(biāo)書、建設(shè)許可證等內(nèi)容具有重要的商業(yè)價(jià)值，是直接關(guān)系到企業(yè)安全和發(fā)展的重要內(nèi)容。因此，妥善管理企業(yè)的文件和檔案，對(duì)于增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展至關(guān)重要。

1 當(dāng)前文書檔案管理存的問題

1.1 文書檔案管理缺乏足夠的重視

從文書檔案管理現(xiàn)狀來看，當(dāng)下仍有一些二級(jí)經(jīng)濟(jì)實(shí)體領(lǐng)導(dǎo)者沒有充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性，認(rèn)為文書檔案管理可有可無，從而致使實(shí)際文書檔案管理工作開展較為隨意，在這一落后的思想觀念的影響下，部分部門不愿配合工作，導(dǎo)致文書檔案的收集和歸檔工作面臨著較多的困難。另外，檔案收集、歸檔缺乏有效的規(guī)范，存在著檔案格式雜亂、命名不規(guī)范、內(nèi)容不完整，歸檔率偏低等問題，文書檔案的收集、歸檔工作整體效率和質(zhì)量不高[1]。

1.2 文書檔案利用率不高

當(dāng)下在實(shí)際進(jìn)行文書檔案管理過程中，仍然受傳統(tǒng)檔案保護(hù)的思想影響，導(dǎo)致實(shí)際文書檔案利用率低下，難以實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效共享。在實(shí)際進(jìn)行文書檔案管理過程中，很多管理人員將工作重點(diǎn)放在如何進(jìn)行文書檔案的保護(hù)、歸檔，忽略了文書檔案資料的具體開發(fā)利用。再加上當(dāng)下很多單位文書檔案管理信息化建設(shè)不足，仍需要依靠人力進(jìn)行查閱，無法進(jìn)行“一鍵檢索”，從而在一定程度上限制了文書檔案管理的應(yīng)用，不利于文書檔案作用價(jià)值發(fā)揮。

1.3 兼職檔案員的素質(zhì)有待提高

由于我國當(dāng)前的很多事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不足，造成很多事業(yè)單位的文書檔案管理工作人員不符合相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)，很多在崗人員完全不具備文書檔案管理工作所需要的專業(yè)素質(zhì)，在開展工作的過程中態(tài)度不端正，造成文書檔案管理工作的開展受到較大的影響。伴隨著我國經(jīng)濟(jì)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，文書檔案管理在逐漸轉(zhuǎn)變自身的工作模式和工作目的，其通過增強(qiáng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)，拓展文書檔案自身的價(jià)值，不斷提高文書檔案管理工作的重要性。而對(duì)于工作人員，對(duì)其工作素養(yǎng)以及專業(yè)技能的標(biāo)準(zhǔn)也在逐漸提高，以便更好地應(yīng)對(duì)未來各種可能出現(xiàn)的挑戰(zhàn)。

2 文書檔案管理工作的創(chuàng)新性對(duì)策

2.1 完善管理制度

在實(shí)踐中，要綜合文書檔案管理的主要內(nèi)容和要求，完善管理制度，強(qiáng)化管理，及時(shí)處理在文書檔案工作中存在的問題。通過信息資料分類管理、借閱管理等方式提升管理質(zhì)量[2]。對(duì)檔案信息進(jìn)行分類管理，重視借閱等級(jí)分析，根據(jù)規(guī)范有效開展文書檔案管理工作。同時(shí)，提升保密意識(shí)，對(duì)于一些對(duì)于有著保密要求的檔案信息資料，要根據(jù)規(guī)范要求合理開展。對(duì)于具有保密性的檔案信息設(shè)置權(quán)限，進(jìn)行嚴(yán)格管理，在根本上提升工作質(zhì)量。在檔案室中要根據(jù)規(guī)范安裝監(jiān)控設(shè)備，通過智能化、信息化等方式進(jìn)行監(jiān)督，預(yù)防安全隱患，進(jìn)而為文書檔案工作開展提供保障[3]。

2.2 加快信息化管理平臺(tái)建設(shè)

在當(dāng)前，文書檔案管理工作的發(fā)展需要從信息化體系的建設(shè)著手，打造更加適合我國事業(yè)單位發(fā)展的信息化管理平臺(tái)，并對(duì)文書檔案管理方式方法不斷進(jìn)行完善和創(chuàng)新。第一，建立完善的信息化文書檔案管理平臺(tái)，并根據(jù)不同的事業(yè)單位需要建立對(duì)應(yīng)的加工系統(tǒng)，使收集的文書檔案內(nèi)容更加符合事業(yè)單位的發(fā)展需求。第二，建立文書檔案管理信息存管系統(tǒng)，對(duì)收集和整理完成的文書檔案內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)性的存儲(chǔ)。第三，文書檔案內(nèi)容對(duì)我國的事業(yè)單位安全發(fā)展具有重要意義，同時(shí)也是影響事業(yè)單位發(fā)展的重要因素，因此需要加強(qiáng)對(duì)文書檔案資料的安全性管理，建立對(duì)應(yīng)的信息安全系統(tǒng)。文書檔案管理過程中的加工需要結(jié)合實(shí)際情況開展，不斷對(duì)加工系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化處理[4]。

2.3 創(chuàng)新人才培養(yǎng)手段

由于文書檔案的專業(yè)性強(qiáng)，所需管理人員的素質(zhì)相對(duì)較高，因此，企業(yè)必須不斷開發(fā)和加強(qiáng)人事管理檔案的培訓(xùn)。首先，該培訓(xùn)對(duì)于文書檔案管理非常重要。企業(yè)必須在內(nèi)部為專職管理人員提供足夠的預(yù)算，并深刻理解自上而下的存檔功能的重要性，并推動(dòng)文書檔案管理的發(fā)展。其次，應(yīng)利用制度和政策吸引檔案管理的優(yōu)秀人才，重點(diǎn)是對(duì)備份人員的培訓(xùn)和團(tuán)隊(duì)管理的不斷加強(qiáng)，尤其是要建立檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，使不同年齡的文書檔案管理人員增強(qiáng)解決實(shí)際問題的能力。最后，應(yīng)加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)和交流，繼續(xù)進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，打開管理者的視野，更新知識(shí)體系，全面地理解理論。通過內(nèi)部和外部交流進(jìn)行文書檔案管理，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)和實(shí)踐技能，以提高經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)能力，并進(jìn)行持續(xù)學(xué)習(xí)[5]。

3 結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理工作的發(fā)展，對(duì)我國的現(xiàn)代化事業(yè)單位發(fā)展具有非常重要的意義，因此，事業(yè)單位需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，充分利用自身所擁有的資源，不斷對(duì)文書檔案管理工作模式、工作方法等進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，提升事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量，同時(shí)充分發(fā)揮文書檔案自身的價(jià)值，創(chuàng)造更多的效益，這樣才能夠更好地保證我國事業(yè)單位文書檔案管理工作的科學(xué)合理發(fā)展，推動(dòng)我國事業(yè)單位健康穩(wěn)定前進(jìn)。