淺談檔案管理中的電子檔案管理

劉龍

內(nèi)蒙古準(zhǔn)格爾旗婦幼保健院 內(nèi)蒙古鄂爾多斯 010300

隨著我國經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，科技不斷的進(jìn)步，信息化已經(jīng)越來越明顯，那么對(duì)于檔案管理這一方面來說，電子檔案的出現(xiàn)也是必然的，它的出現(xiàn)能夠讓檔案管理更加的規(guī)范化，對(duì)管理的內(nèi)容能夠更加的精準(zhǔn)化，同時(shí)在管理效率這一方面也得到了大大的提升，相比于以往的紙質(zhì)檔案管理來說，它有著不可忽視的優(yōu)勢(shì)存在，但是由于發(fā)展的還不夠完善，電子檔案管理在一些方面還存在不足之處有待我們的解決。

1 電子檔案的基本要求

1.1 完整性

電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機(jī)構(gòu)不同，制言語主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同：由于專業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識(shí)、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來文件、審批文件、評(píng)審驗(yàn)收文件，經(jīng)常處于滾動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)整理歸檔，可能會(huì)使信息資料失散，造成檔案不完整。特別是電子管理部門立體交叉，工作人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，管理形式多樣，也會(huì)導(dǎo)致電子檔案的不完整，針對(duì)以上情況，我們必須提高認(rèn)識(shí)，端正態(tài)度，采取有效措施，確保電子檔案的完整性[1]。

1.2 原始性

電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實(shí)變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲(chǔ)存的過程中，它既是原始的，又是復(fù)制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時(shí)必須保證電子檔案的原始性。

1.3 真實(shí)性

電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會(huì)留下痕跡，所以在電子檔案建立、檢查過程中必須保證其真實(shí)性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率會(huì)高于傳統(tǒng)檔案。

1.4 安全性

電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會(huì)直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題，吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

2 電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。電子檔案在檔案查詢信息查詢及檔案的提取方面節(jié)省了大量的人力物力，提高了管理檔案的效率。檔案用戶可以更快地獲取檔案中的要點(diǎn)和重要信息，為檔案用戶提供全方位、多角度的信息服務(wù)。同時(shí)，電子檔案管理的使用減輕了檔案歸檔、檢索和查閱的困難，檔案管理者依靠檔案管理系統(tǒng)就能實(shí)時(shí)了解檔案信息，提高了檔案管理的效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅繁瑣、復(fù)雜，而且在發(fā)生火災(zāi)等不可抗力的情況下，存在丟失檔案的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案通過信息網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，通過建立高效、完整的檔案管理系統(tǒng)，使歸檔過程方便快捷，通過不同的網(wǎng)絡(luò)媒體存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，有效防止數(shù)據(jù)在不可抗力的情況下丟失的情況。它保證了檔案的完整性和永久性。在查閱機(jī)密文件電子檔案時(shí)，需要提供相應(yīng)證明手續(xù)，能夠有效防止重要信息外泄，保障機(jī)密文件等一些特殊文件的安全。

3 電子檔案管理的對(duì)策

3.1 確保電子檔案的信息網(wǎng)絡(luò)安全

為確保電子文件的安全性，避免電子檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)、查閱過程中出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象，涉密等重要的電子文件應(yīng)重點(diǎn)進(jìn)行標(biāo)注并進(jìn)行嚴(yán)格的審批程序[2]。在收集電子文件的過程中，應(yīng)確保傳輸電子檔案的信息網(wǎng)絡(luò)的安全性，通過相對(duì)安全的單位局域網(wǎng)進(jìn)行傳輸、整理，防止一些重要文件存在泄露、滅失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案設(shè)備維護(hù)人員，負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)及設(shè)備的日常維護(hù)工作，及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)、確保檔案從傳輸?shù)絻?chǔ)存整個(gè)過程的連續(xù)性、完整性。保障電子檔案安全完整儲(chǔ)存的同時(shí)，建立健全電子檔案管理制度。

3.2 培養(yǎng)電子檔案管理技術(shù)人才

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷滲透到檔案管理的日常管理工作中，電子檔案歸檔過程工作任務(wù)重，對(duì)電子歸檔系統(tǒng)不熟悉等現(xiàn)象制約了電子檔案管理的開展。電子檔案管理人才的缺乏已經(jīng)成為影響電子檔案管理工作進(jìn)程發(fā)展的一個(gè)重要因素。檔案管理人才的匱乏導(dǎo)致了電子檔案管理止步不前，培養(yǎng)掌握先進(jìn)信息技術(shù)的檔案管理人員，是電子檔案管理穩(wěn)步發(fā)展發(fā)展的關(guān)鍵。因此，檔案管理部門應(yīng)挑選符合條件的人員。對(duì)他們進(jìn)行專項(xiàng)技術(shù)培訓(xùn)，熟系掌握電子檔案管理系統(tǒng)，熟練電子檔案操作流程。同時(shí)，轉(zhuǎn)變思想也是電子檔案管理工作正確開展的關(guān)鍵。可以通過開展有關(guān)電子檔案宣講會(huì)，幫助一些不能及時(shí)轉(zhuǎn)變管理思路的管理人員正確認(rèn)識(shí)電子檔案管理的重要性。設(shè)立切實(shí)有效的電子檔案管理制度，并要求管理人員嚴(yán)格遵循，管理制度的有關(guān)規(guī)定科學(xué)合理的使用管理設(shè)備進(jìn)行點(diǎn)在檔案的管理，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的管理，對(duì)于一些故意或重大過失毀損電子檔案，致使電子檔案毀損、滅失的行為，給予相應(yīng)的處罰。逐漸規(guī)范電子檔案的管理[3]。

4 結(jié)語

電子檔案的出現(xiàn)是肯定以及必然的，因?yàn)殡S著科技的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能再適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的需要，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，并且在將來還會(huì)發(fā)揮出不可估量的作用，所以對(duì)電子檔案進(jìn)行更加規(guī)范的管理是迫切需要的，讓其能夠揚(yáng)長(zhǎng)避短是當(dāng)下我們所需要解決的問題。本文通過四方面的闡述，希望工作人員能對(duì)電子檔案管理工作提高重視，盡快完善、改進(jìn)電子檔案管理中存在的問題，制定相應(yīng)的法律、法規(guī)，讓電子檔案這種形式能更好的服務(wù)于大眾。