企業(yè)檔案管理規(guī)范化中遇到的問題與解決思路

甘永娟

鄂爾多斯市轉(zhuǎn)龍灣煤炭有限公司 內(nèi)蒙古鄂爾多斯 017000

1 做好新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的重要意義

檔案管理作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，企業(yè)檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，是一種基礎(chǔ)性信息資源，這對(duì)企業(yè)發(fā)展有著非比尋常的意義，對(duì)企業(yè)管理等各方面也有著非常重要的作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)，檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)化管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不影響企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的作用。

2 企業(yè)檔案規(guī)范化管理存在的主要問題

2.1 企業(yè)檔案缺失，檔案室設(shè)施落后

這是當(dāng)前企業(yè)檔案管理最現(xiàn)實(shí)和最嚴(yán)峻的問題。當(dāng)前，我國(guó)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)云存儲(chǔ)檔案已是大勢(shì)所趨，但是在某些企業(yè)中，企業(yè)檔案設(shè)施、檔案管理還非常落后。主要原因，首先是企業(yè)單位不重視檔案和檔案規(guī)范化管理，沒有投入必要的人力、物力、財(cái)力開展檔案規(guī)范化建設(shè)。其次是檔案產(chǎn)生部門不重視，歸檔存儲(chǔ)不及時(shí)、不全面、比較隨意，導(dǎo)致檔案本身缺失。再次是檔案管理部門不重視，存儲(chǔ)不力，導(dǎo)致檔案在利用過(guò)程中破損丟失[1]。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

隨著社會(huì)發(fā)展需要的不斷增加，對(duì)檔案管理的要求越來(lái)越高，但基層檔案工作因無(wú)專職人員、人員變化快，業(yè)務(wù)不熟練，使得檔案管理成為的一道難題。多數(shù)檔案管理人員無(wú)專業(yè)知識(shí)，也沒有經(jīng)過(guò)專門的培訓(xùn)，再加上人員流動(dòng)頻繁，很多交接工作不到位，這樣對(duì)于檔案的收集、整理和歸類都是十分不利的。

2.3 企業(yè)檔案管理忽視信息技術(shù)的價(jià)值，信息化發(fā)展進(jìn)程緩慢

目前，信息化成為企業(yè)檔案管理的趨勢(shì)，是完善檔案管理工作、提高檔案管理規(guī)范化水平的關(guān)鍵。但是，很多企業(yè)仍以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主要模式，檔案處理效率不高，無(wú)法滿足企業(yè)對(duì)檔案的實(shí)際要求，不利于企業(yè)檔案管理水平的全面提升。在計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理的融合中，計(jì)算機(jī)憑借其強(qiáng)大的信息處理能力，在檔案管理工作中凸顯優(yōu)勢(shì)，打破了傳統(tǒng)檔案管理模式的制約，它以先進(jìn)科技手段為依托，有效改善了檔案管理效果，增強(qiáng)了檔案質(zhì)量，為企業(yè)檔案發(fā)展增添了動(dòng)力與活力[2]。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)建議

3.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)企業(yè)檔案管理意識(shí)

為了尋求可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)管理者要切實(shí)提升對(duì)檔案管理的重視度，以規(guī)范化為方向，明確規(guī)范化對(duì)檔案管理的價(jià)值所在，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性基本原則，有效應(yīng)對(duì)檔案管理實(shí)踐中的問題。同時(shí)，對(duì)檔案管理職責(zé)進(jìn)行明確，保證分工合理，加強(qiáng)流程管理，避免檔案混亂。檔案管理者要遵循企業(yè)檔案管理制度，掌握管理?xiàng)l款，強(qiáng)化對(duì)各類檔案的認(rèn)真整理與歸檔，在根本上實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理目標(biāo)。

3.2 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)

要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的學(xué)習(xí)，包括如下方面：一是創(chuàng)造機(jī)會(huì)為檔案人員的學(xué)習(xí)提供方便，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、外出考察、會(huì)議代訓(xùn)、印發(fā)學(xué)習(xí)手冊(cè)等。二是采用集中學(xué)習(xí)和自我學(xué)習(xí)的方式，利用上級(jí)主管部門業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育知識(shí)更新培訓(xùn)等機(jī)會(huì)，努力做到全面系統(tǒng)持之以恒地學(xué)習(xí)，把繼續(xù)教育學(xué)習(xí)與檔案工作實(shí)際緊密結(jié)合起來(lái)，進(jìn)一步更新檔案專業(yè)知識(shí)，不斷提高理論水平、政策功底和知識(shí)素養(yǎng)，做到在意識(shí)上提高，學(xué)習(xí)上帶頭，工作中創(chuàng)新，處處體現(xiàn)檔案工作者終身學(xué)習(xí)的理論，為做好企業(yè)檔案管理工作打下扎實(shí)基礎(chǔ)。

3.3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化管理

各類企業(yè)單位要將檔案管理和信息化相結(jié)合，加快數(shù)字化、云存儲(chǔ)、云計(jì)算等信息平臺(tái)建設(shè)，構(gòu)建云端的電子檔案和數(shù)據(jù)，逐步建成網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。信息化建設(shè)平臺(tái)要集中檔案業(yè)務(wù)管理、信息發(fā)布等管理功能，強(qiáng)化電子的檔案的真實(shí)性、完整性、安全性，提高檔案管理的利用率。各類企業(yè)單位還要加快檔案管理的信息共享，消除數(shù)據(jù)煙囪和信息孤島，強(qiáng)化各部門之間、上下游企業(yè)之間的資源共享，必要時(shí)可供其他單位和社會(huì)人員檢索查詢。

3.4 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

各類企業(yè)要根據(jù)企業(yè)發(fā)展實(shí)際需要，從歷史記錄、事業(yè)發(fā)展、科研需求、文化建設(shè)、市場(chǎng)開拓等多方面出發(fā)，加大規(guī)范化檔案室館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，配齊復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、檔案柜、檔案架、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，加強(qiáng)檔案室防火、防盜、防潮等預(yù)防工作，給檔案管理人員、檔案利用人員創(chuàng)造良好、完善的硬件工作環(huán)境條件。同時(shí)，企業(yè)單位要完善檔案管理軟件程序，加快檔案信息檔案管理和檢索平臺(tái)建設(shè)，以數(shù)字檔案資源為核心進(jìn)行規(guī)范化管理[3]。

3.5 完善企業(yè)檔案管理制度

要從歸檔收集、查詢利用、存儲(chǔ)整理等各個(gè)管理環(huán)節(jié)上完善制度。收集階段，要保障檔案資料的完整性，防止缺失，應(yīng)收盡收；借閱查詢階段，要確保借閱秩序，嚴(yán)格登記錄入，防止檔案丟失；存儲(chǔ)整理階段要確保資料整理的科學(xué)性和規(guī)范性。檔案管理部門要規(guī)范檔案管理流程，嚴(yán)格落實(shí)管理制度，確保權(quán)責(zé)清晰，同時(shí)要制定必要的懲戒措施，提高管理制度的執(zhí)行力，根本上實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。

總之，新時(shí)期，檔案管理工作深受企業(yè)重視，與企業(yè)發(fā)展關(guān)系緊密，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)健康發(fā)展的重要保障。為此，檔案規(guī)范化管理事關(guān)企業(yè)前途，要正視發(fā)展中的不足，明確誘因，以信息技術(shù)為依托，積極構(gòu)建科學(xué)高效的管理制度，增強(qiáng)人員管理能力，全面規(guī)范檔案管理行為，推動(dòng)企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。