淺談質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

殷曉明

遼寧省新民市食品質(zhì)量檢驗(yàn)所 遼寧新民 110300

實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核簡(jiǎn)稱內(nèi)審，它能動(dòng)態(tài)顯示質(zhì)量體系的運(yùn)行狀況，是實(shí)驗(yàn)室自我審核、自我評(píng)價(jià)、自我約束、自我完善的一種系統(tǒng)性的活動(dòng)。而隨著《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求》（RB/T 214-2017）的實(shí)施，實(shí)驗(yàn)室都認(rèn)識(shí)到了質(zhì)量管理體系的重要性，精心策劃并實(shí)施內(nèi)審，試圖發(fā)現(xiàn)質(zhì)量管理體系中存在的問(wèn)題，采取糾正和預(yù)防措施，以期達(dá)到提高和改進(jìn)質(zhì)量體系運(yùn)行質(zhì)量的目的。但是，在實(shí)施內(nèi)審過(guò)程中，一些實(shí)驗(yàn)室不能將對(duì)通用要求的認(rèn)識(shí)、內(nèi)審實(shí)施的方式方法與自身的實(shí)際情況結(jié)合起來(lái)，難以真正深入的開(kāi)展下去，有效性較差，所以往往存在這樣或者那樣的問(wèn)題，達(dá)不到內(nèi)審的預(yù)期效果[1-2]。

1 內(nèi)審存在的問(wèn)題

1.1 策劃不恰當(dāng)

許多實(shí)驗(yàn)室只滿足于一年開(kāi)展一次集中式全面內(nèi)審，包括所有部門(mén)及所有條款，卻沒(méi)有考慮RB/T 214-2017中關(guān)于內(nèi)審的要求，導(dǎo)致內(nèi)審工作流于形式。

1.2 準(zhǔn)備不充分

在檢查前沒(méi)有充分了解通用要求、體系文件中的具體規(guī)定；上次內(nèi)審的問(wèn)題及采取措施的跟蹤執(zhí)行情況等，致使審核工作開(kāi)展起來(lái)沒(méi)有針對(duì)性。

1.3 審核不到位

一是內(nèi)審檢查表的內(nèi)容不能結(jié)合本單位的實(shí)際，可操作性差；二是審核記錄中存在問(wèn)題較多。如：內(nèi)檢查表中有的審核內(nèi)容沒(méi)有相應(yīng)的審核證據(jù)支撐，無(wú)法證明對(duì)該項(xiàng)內(nèi)容實(shí)施了審核；有的審核記錄僅為“符合”或“不符合”，沒(méi)有體現(xiàn)出內(nèi)審活動(dòng)的實(shí)施及相應(yīng)的審核證據(jù)，不能支持審核結(jié)論[3]。

1.4 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及整改力度不夠

一是內(nèi)審不夠深入。每次內(nèi)審僅發(fā)現(xiàn)1-2個(gè)諸如文件、記錄或標(biāo)識(shí)等管理方面的問(wèn)題，很少涉及體系管理和改進(jìn)方面的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題；二是不符合項(xiàng)僅停留在就事論事的糾正上，未認(rèn)真查找根本原因；三是只對(duì)不符合項(xiàng)的糾正進(jìn)行驗(yàn)證，未對(duì)糾正措施的實(shí)施效果進(jìn)行驗(yàn)證；四是有的內(nèi)審報(bào)告中未對(duì)體系的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真審核，深入剖析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，也未提出預(yù)防和改進(jìn)的建議。

2 應(yīng)對(duì)措施

根據(jù)通用要求和實(shí)驗(yàn)室內(nèi)審的實(shí)踐，對(duì)實(shí)驗(yàn)室內(nèi)審的有效性提出以下幾點(diǎn)粗淺的建議。

2.1 提高對(duì)內(nèi)審的認(rèn)識(shí)

一是切實(shí)做好通用要求的宣貫，使實(shí)驗(yàn)室全體人員充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)審對(duì)實(shí)驗(yàn)室管理體系持續(xù)和改進(jìn)的重要推動(dòng)作用，真正把內(nèi)審作為實(shí)驗(yàn)室的自身需要，充分利用好內(nèi)審這一重要管理手段。二是實(shí)驗(yàn)室的管理層不僅要在思想上重視，更要從行動(dòng)上給予支持。各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要理解并主動(dòng)配合內(nèi)審，對(duì)內(nèi)審查出的問(wèn)題要認(rèn)真整改。三是實(shí)驗(yàn)室的最高管理者應(yīng)參加首次和末次會(huì)議，以便了解體系運(yùn)行情況，尤其是存在的問(wèn)題，向各部門(mén)提出糾正措施要求[4]。

2.2 重視內(nèi)審的策劃

（1）要考慮到想要審核的過(guò)程、重要性以及以往審核的結(jié)果，對(duì)審核方案進(jìn)行策劃，規(guī)定內(nèi)審的范圍及頻次。

（2）要突出內(nèi)審重點(diǎn)，把各部門(mén)的主要職能作為必查內(nèi)容，使內(nèi)審達(dá)到預(yù)期效果并爭(zhēng)取有一定的深度。內(nèi)審的日程安排宜寬不宜緊，以保證內(nèi)審計(jì)劃的實(shí)施，且在計(jì)劃安排的時(shí)間內(nèi)能查完。

2.3 做好充分的準(zhǔn)備

審核前應(yīng)先收集必要的資料，比如：通用要求；體系文件的要求；管理中的重點(diǎn)和難點(diǎn)；被審核部門(mén)中哪些部門(mén)曾發(fā)生過(guò)哪些管理問(wèn)題；此次內(nèi)審的計(jì)劃等。

2.4 認(rèn)真做好現(xiàn)場(chǎng)審核

（1）按照內(nèi)審計(jì)劃及檢查表的安排進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核，抓住重點(diǎn)，一查到底。審核記錄應(yīng)反映審核的全過(guò)程，符合的證據(jù)可稍微簡(jiǎn)略，不符合的細(xì)節(jié)一定要清楚、可追溯，并支持審核結(jié)論。

（2）對(duì)內(nèi)審方案的實(shí)施及內(nèi)審的效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，研究改進(jìn)和提高內(nèi)審的有效性措施，并將內(nèi)審結(jié)果形成內(nèi)審報(bào)告作為管理評(píng)審的重要輸入。

2.5 加大整改力度

（1）對(duì)內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)的典型性的、重復(fù)發(fā)生的及影響嚴(yán)重的問(wèn)題，應(yīng)以書(shū)面不符合報(bào)告形式提出，以引起管理層及責(zé)任部門(mén)的重視，限期整改，防止其再度發(fā)生。

（2）指導(dǎo)責(zé)任部門(mén)針對(duì)問(wèn)題，認(rèn)真分析原因，采取有效的糾正措施，并對(duì)措施的實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。

（3）鼓勵(lì)各部門(mén)自查自究，自我改進(jìn)，變被動(dòng)為主動(dòng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)內(nèi)審重在改進(jìn)的目的。

2.6 加強(qiáng)內(nèi)審員隊(duì)伍的建設(shè)

（1）選派一定數(shù)量的技術(shù)或管理骨干組成內(nèi)審員隊(duì)伍，并保持其相對(duì)穩(wěn)定性，同時(shí)，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)募?lì)手段，鼓勵(lì)內(nèi)審員盡職盡責(zé)，發(fā)揮其作用。

（2）為內(nèi)審員提供適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，可以充分利用外審的機(jī)會(huì)，還可以聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的外審員參加或指導(dǎo)內(nèi)審，多學(xué)習(xí)審核方法和技巧，彌補(bǔ)內(nèi)審員實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)的不足，從而提高內(nèi)審員的素質(zhì)。

（3）加強(qiáng)對(duì)內(nèi)審員經(jīng)綜合能力的考核，不定期組織內(nèi)審員研討和交流，以加深對(duì)通用要求的理解，提高內(nèi)審能力。

3 結(jié)語(yǔ)

質(zhì)量體系內(nèi)審是整個(gè)體系運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，也是體系保持和改進(jìn)的重要管理手段，要提高內(nèi)審的有效性，實(shí)驗(yàn)室必須以標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量體系文件為依據(jù)，結(jié)合自身的實(shí)際，扎扎實(shí)實(shí)地做好內(nèi)審，并不斷反思存在的問(wèn)題，分析原因，采取措施，不斷改進(jìn)，才能對(duì)質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)起到推動(dòng)作用。