機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化工作研究

龐雅丹

摘 要：隨著社會(huì)對(duì)檔案需求的不斷增加，檔案管理工作已經(jīng)從簡(jiǎn)單保管轉(zhuǎn)變?yōu)椴捎酶鞣N新技術(shù)、新方法來(lái)開(kāi)發(fā)和利用檔案資源的信息。將檔案管理工作做好，必須根據(jù)我國(guó)檔案管理的現(xiàn)階段情況，研究?jī)?yōu)秀檔案管理工作成果，不停適應(yīng)新形勢(shì)并借鑒優(yōu)秀成果完善當(dāng)前檔案管理工作。目前，檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范;檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位;軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差;并且數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)。因此，有必要加強(qiáng)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化和檔案管理人員的素質(zhì)。只有保持推陳出新、科學(xué)規(guī)范的管理檔案，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面，使檔案管理的工作走上法制化、規(guī)范化和科學(xué)化的道路。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;措施

通過(guò)檔案信息化建設(shè)，可以將日常工作中形成的資料與數(shù)據(jù)收集起來(lái)，建立一個(gè)完善的信息查詢系統(tǒng)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是我國(guó)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中極其重要的部分，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)現(xiàn)代化管理有著重大提升作用，所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要從實(shí)際出發(fā)，建立完善的檔案信息化建設(shè)體系，提升檔案管理工作的效率。

1 檔案管理工作的意義

檔案是人類社會(huì)進(jìn)行各種理論及實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是最初的原生信息。檔案工作深入于人類日常社會(huì)生活，伴隨社會(huì)文明水平的提升，逐漸體現(xiàn)至社會(huì)生活的方方面面，表現(xiàn)出相當(dāng)重要的作用。所以，加速推動(dòng)檔案管理信息化、規(guī)范化、法制化和科學(xué)化發(fā)展，連續(xù)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，檔案管理當(dāng)務(wù)之急必須不斷增加工作力度。目前，檔案工作已成為企業(yè)不可或缺的部分。從一個(gè)角度講，它既可較高的提升工作品質(zhì)及效率，又有利于保證原始資料的真實(shí)性。從另一個(gè)角度講，檔案管理逐步規(guī)范，是檢驗(yàn)一個(gè)企業(yè)的管理能力的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作的好與不好，直接體現(xiàn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是不是能將整體運(yùn)營(yíng)情況和及時(shí)調(diào)整運(yùn)營(yíng)政策。因此，加強(qiáng)管理的理念，就是要加強(qiáng)研究新出現(xiàn)的檔案管理方法，如實(shí)地反映出企業(yè)的整個(gè)運(yùn)營(yíng)成果及發(fā)展情況，關(guān)于提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，不斷促進(jìn)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，具有深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。在信息化迅速發(fā)展下，人們對(duì)辦公室檔案工作的管理意識(shí)逐漸淡薄，忽略其在社會(huì)發(fā)展里的現(xiàn)實(shí)作用及長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略意義。隨著人們逐漸進(jìn)入信息社會(huì)后，檔案對(duì)于人們了解客觀及主觀世界，對(duì)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展、傳承文明及科技創(chuàng)新，具有無(wú)可代替的作用。所以，檔案工作迅速融入信息社會(huì)，加快信息檔案建設(shè)仍是檔案部門和檔案工作者當(dāng)務(wù)之急的重要任務(wù)。檔案信息化、規(guī)范化、法制化及科學(xué)化是檔案工作邁向現(xiàn)代化建設(shè)的必經(jīng)之路，是逐步將檔案工作與未來(lái)檔案工作結(jié)合起來(lái)的重要舉措。

2 信息化技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)

2.1 工作效率提升

檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而系統(tǒng)的工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位，從單位成立之初就形成了檔案。隨著時(shí)間的推移和單位的發(fā)展，檔案資料的內(nèi)容越來(lái)越豐富，種類越來(lái)越多樣化，檔案管理工作越來(lái)越繁重，檔案人員的工作壓力越來(lái)越大，導(dǎo)致工作效率越來(lái)越低。因此，有必要對(duì)檔案館進(jìn)行信息化管理，利用信息技術(shù)不僅可以滿足檔案資料收集的需要，而且可以提供檔案的智能檢索空間，簡(jiǎn)化檔案管理的操作流程，優(yōu)化檔案存儲(chǔ)的工作模式，提高檔案管理的工作質(zhì)量，提高檔案管理人員的工作效率，實(shí)現(xiàn)管理時(shí)間的科學(xué)規(guī)劃。

2.2 提高檔案保存的穩(wěn)定性

紙質(zhì)文件不利于存儲(chǔ)，首先，易受自然環(huán)境的影響，造成文件中數(shù)據(jù)的損壞，無(wú)法長(zhǎng)期保存。其次，手工綁定的文件容易造成數(shù)據(jù)的丟失和損壞。電子檔案可以長(zhǎng)期保存，不受自然環(huán)境的影響。同時(shí)，電子檔案還可以通過(guò)辦公設(shè)備進(jìn)行備份，使檔案能夠保持一定的穩(wěn)定性，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的快速發(fā)展提供了有力保障。

3 信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施

3.1 加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)程度和重視力度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展與建設(shè)與檔案信息有著密切的聯(lián)系，檔案記錄著個(gè)人或機(jī)構(gòu)的各種信息，包括學(xué)習(xí)成績(jī)、人事變動(dòng)、工作情況、獎(jiǎng)懲情況等內(nèi)容，檔案的完整性與準(zhǔn)確性關(guān)系到個(gè)人和機(jī)構(gòu)前途問(wèn)題。檔案信息化建設(shè)又是一項(xiàng)需要多個(gè)部門共同配合的工作，需要相關(guān)部門的大力協(xié)助，需要單位資金的大力支持。因此，一定要加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)作用，充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的使命感和責(zé)任感。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要從思想上對(duì)檔案信息化建設(shè)給予重視，這是做好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的決策層要不斷轉(zhuǎn)變?cè)械呐f觀念，充分了解信息時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性，使檔案信息化建設(shè)發(fā)展符合時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，不斷重視檔案信息化建設(shè)。其次，要增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的思想意識(shí)，明確檔案信息化建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)，認(rèn)真制定并實(shí)施機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃。不斷加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的重視力度。

3.2 建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)

在檔案管理模式轉(zhuǎn)變過(guò)程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)據(jù)庫(kù)劃分為不同模塊的子數(shù)據(jù)庫(kù)，合理劃分檔案數(shù)據(jù)資源的使用權(quán)限，加強(qiáng)檔案的分級(jí)管理，提高數(shù)據(jù)的安全性。檔案管理者應(yīng)科學(xué)管理檔案，對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行分類，并分發(fā)到相應(yīng)的子數(shù)據(jù)庫(kù)中。工作人員根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行檢索，有效縮短了資料檢索時(shí)間，為檔案信息的應(yīng)用提供了便利條件。

3.3 創(chuàng)新發(fā)展，推進(jìn)檔案工作信息化

按照“總體規(guī)劃，分類實(shí)施，重點(diǎn)推廣，狠抓應(yīng)用”的工作思路，建立檔案管理工作長(zhǎng)效機(jī)制，加大檔案信息化建設(shè)力度，提高檔案管理的各項(xiàng)保障條件。在全系統(tǒng)內(nèi)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、以檔案信息資源建設(shè)為核心、以加強(qiáng)電子文件管理為重點(diǎn)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息利用、檔案資源數(shù)字化及檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息工作法制化等，建立完善的信息數(shù)據(jù)備份和容災(zāi)機(jī)制，保障操作安全、接入安全和應(yīng)用服務(wù)安全，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案向數(shù)字檔案管理的轉(zhuǎn)變。完成全系統(tǒng)目錄電子化、全文數(shù)字化、實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)用同步，使計(jì)算機(jī)查詢與借閱、檔案利用效率得到進(jìn)一步提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為檔案規(guī)范化和信息化建設(shè)工作的良好發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.4 加強(qiáng)工作單位文件管理員的技術(shù)培訓(xùn)

工作單位文件管理員職業(yè)教育和培訓(xùn)相對(duì)較少，學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)積累一般。文獻(xiàn)管理人員雖然接受了專業(yè)教育，但隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和工作實(shí)際需要的變化，知識(shí)也需要及時(shí)改變，否則，在文檔管理信息化的進(jìn)程中，業(yè)務(wù)將受到阻礙。在這種情況下，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)職能和綜合素質(zhì)培訓(xùn)，特別是要確保計(jì)算機(jī)的應(yīng)用、信息技術(shù)知識(shí)的普及和培訓(xùn)，文件管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)職能能夠滿足崗位的實(shí)質(zhì)性需求，為事業(yè)單位文件管理信息化建設(shè)提供重要人才。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，轉(zhuǎn)換思想觀念，跟上不斷進(jìn)步的時(shí)代步伐，優(yōu)化管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，不斷探索新的解決問(wèn)題的方法與對(duì)策。還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)能力，不斷學(xué)習(xí)新的現(xiàn)代化信息知識(shí)，掌握更多的現(xiàn)代化信息技術(shù)，才能有效提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的水平。

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