文·岳愛(ài)芹

《國(guó)務(wù)院關(guān)于促進(jìn)慈善事業(yè)健康發(fā)展的指導(dǎo)意見(jiàn)》國(guó)發(fā)〔2014〕61號(hào)）指出“慈善事業(yè)是中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)的重要組成部分，其宗旨是發(fā)揚(yáng)人道主義精神，弘揚(yáng)中華民族優(yōu)良傳統(tǒng)，動(dòng)員社會(huì)力量，籌募慈善資金，幫助弱勢(shì)群體，發(fā)展慈善事業(yè)，促進(jìn)社會(huì)文明”。近年來(lái)，隨著慈善事業(yè)的不斷發(fā)展，慈善組織積累了大量的有價(jià)值的檔案，在弘揚(yáng)慈善文化、踐行社會(huì)主義核心價(jià)值觀、探尋慈善事業(yè)發(fā)展規(guī)律、指導(dǎo)慈善事業(yè)可持續(xù)發(fā)展等方面起到了積極作用。

一、慈善檔案的概況及特點(diǎn)

慈善檔案是慈善組織在各種慈善活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的原始記錄。慈善檔案按門(mén)類(lèi)一般分為文書(shū)檔案、聲像檔案、電子檔案、業(yè)務(wù)檔案和會(huì)計(jì)檔案。其中，文書(shū)檔案包括慈善組織在運(yùn)行過(guò)程中形成的綜合性的、與慈善有關(guān)的各類(lèi)文字材料；聲像檔案是慈善組織在運(yùn)行過(guò)程中形成的照片、錄音、錄像文件；電子檔案是慈善組織在運(yùn)行過(guò)程中形成的各種電子文件等；業(yè)務(wù)檔案一般包括慈善組織在籌募資金、項(xiàng)目救助、慈善志愿者等社會(huì)救助活動(dòng)中所產(chǎn)生的材料等；會(huì)計(jì)檔案包括慈善組織在運(yùn)行過(guò)程中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。其主要特點(diǎn)有：

（一）廣泛性。慈善組織面向社會(huì)開(kāi)展慈善活動(dòng)，檔案內(nèi)容豐富，包括救災(zāi)、扶貧、慈善援助、交流與合作等，涉及教育、醫(yī)療、文化、體育等多個(gè)領(lǐng)域，具有范圍廣、種類(lèi)多的特點(diǎn)。

（二）連續(xù)性、完整性。“慈善檔案承載著憑證和信息的價(jià)值，具有連續(xù)性、完整性的特點(diǎn)”。例如慈善救助項(xiàng)目，按照項(xiàng)目的實(shí)施情況可以跨年度收集整理，一般應(yīng)有立項(xiàng)報(bào)告、合作協(xié)議、救助計(jì)劃、完成情況及項(xiàng)目評(píng)估等。針對(duì)重大救助項(xiàng)目需要開(kāi)展事前評(píng)估，重點(diǎn)論證立項(xiàng)的必要性、目標(biāo)的合理性、實(shí)施方案的可行性及籌資的合規(guī)性等，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施全周期跟蹤并建立動(dòng)態(tài)評(píng)估和調(diào)整機(jī)制，作為預(yù)算安排的重要參考。一個(gè)慈善救助項(xiàng)目從考察評(píng)估到實(shí)施過(guò)程，形成一系列完整的檔案資料。通過(guò)這些檔案可以詳細(xì)了解各種慈善救助項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，為慈善事業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和參考。

（三）多樣性。慈善檔案的載體一般以紙質(zhì)檔案為主，隨著慈善事業(yè)的發(fā)展，檔案的種類(lèi)不斷增多，其載體形式日益多樣。目前，慈善檔案主要有紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、書(shū)畫(huà)檔案等種類(lèi)。不同載體的檔案需要不同的保管條件，這對(duì)慈善檔案的整理、保護(hù)、復(fù)制和利用帶來(lái)新的挑戰(zhàn)，對(duì)技術(shù)設(shè)備和人員素質(zhì)提出了新的更高要求。

二、慈善檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和全球化步伐的加快，慈善事業(yè)出現(xiàn)了一些新的變化和發(fā)展趨勢(shì)，它的影響和作用受到越來(lái)越多的關(guān)注。尤其是我國(guó)《慈善法》的頒布實(shí)施，使慈善行為得到規(guī)范和鼓勵(lì)，慈善事業(yè)的快速發(fā)展給慈善檔案的監(jiān)管和規(guī)范管理帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)。目前的慈善檔案管理無(wú)論從硬件設(shè)施建設(shè)還是人才隊(duì)伍培養(yǎng)等方面都遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代發(fā)展的需要，其面臨的問(wèn)題主要表現(xiàn)在：

（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)，制度建設(shè)不完善。慈善檔案不僅是慈善組織的財(cái)富，更是社會(huì)的財(cái)富。但長(zhǎng)期以來(lái)，由于檔案工作未能受到足夠重視，一些部門(mén)對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，工作人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，同時(shí)缺乏科學(xué)的管理制度，導(dǎo)致了各部門(mén)各自為政以及檔案資料存放分散的現(xiàn)象。各部門(mén)文檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、不規(guī)范，也給檔案管理工作帶來(lái)了很大困難，影響了檔案的利用效率。慈善檔案管理工作“從物質(zhì)基礎(chǔ)到制度建設(shè)，從人員素質(zhì)到信息化水平，都處于一種不完善的狀態(tài)”。[1]

（二）基礎(chǔ)設(shè)施落后，經(jīng)費(fèi)投入不足。由于慈善組織的公益性特點(diǎn)，社會(huì)對(duì)慈善事業(yè)關(guān)注度非常高，檔案信息的查詢(xún)利用率比較高，比如對(duì)慈善組織的各項(xiàng)審計(jì)、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件等都離不開(kāi)檔案部門(mén)提供相關(guān)依據(jù)。由于慈善組織對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入不足，檔案信息化水平不高，導(dǎo)致檔案工作主要依靠傳統(tǒng)的人工管理方式，不僅浪費(fèi)大量的人力物力，而且占用大量的時(shí)間空間，導(dǎo)致慈善檔案的查找利用效率低，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸、交換和資源共享，影響檔案工作的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，阻礙了檔案作用的有效發(fā)揮。隨著慈善事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量也在日益增多，僅靠傳統(tǒng)的管理模式已滿(mǎn)足不了社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的需求，迫切需要引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)，滿(mǎn)足慈善事業(yè)的發(fā)展需要。

（三）信息披露不充分，開(kāi)放渠道不暢通。慈善組織有廣泛的社會(huì)參與度和影響力，慈善捐贈(zèng)資金的有效管理和使用也一直是社會(huì)關(guān)注度較高、評(píng)論較多的話(huà)題?！巴蠖鄶?shù)非營(yíng)利組織一樣，慈善組織面臨的最大問(wèn)題就是誠(chéng)信問(wèn)題，這一問(wèn)題越來(lái)越被學(xué)者們關(guān)注?！盵2]近年來(lái)，針對(duì)慈善事業(yè)的一些負(fù)面新聞事件，嚴(yán)重削弱了公眾的熱情，使慈善組織陷入了信任危機(jī)。雖然“郭美美事件”和“詐捐門(mén)事件”只是一些個(gè)案，但也反映出部分慈善組織缺乏信息公開(kāi)機(jī)制和公眾監(jiān)督渠道的問(wèn)題。不能及時(shí)披露慈善資金的用途，不能及時(shí)讓公眾了解事實(shí)的真相，信息不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題把慈善組織推上了風(fēng)口浪尖。如何及時(shí)披露慈善信息，使信息更加公開(kāi)透明，提高慈善組織的社會(huì)公信力，不斷激發(fā)公眾參與的積極性，是擺在慈善組織面前的問(wèn)題，也是檔案工作者的職責(zé)。

三、對(duì)加強(qiáng)慈善檔案管理的建議

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善制度建設(shè)。一是要提高管理人員的檔案意識(shí)，解放思想，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，讓檔案管理工作與新時(shí)代慈善事業(yè)和社會(huì)發(fā)展需要相適應(yīng)，切實(shí)改變檔案工作“重保管、輕服務(wù)”的觀念，把為社會(huì)服務(wù)作為重中之重。二是積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視與支持，同時(shí)對(duì)檔案工作加強(qiáng)督導(dǎo)；協(xié)調(diào)各工作環(huán)節(jié)，使各環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系，每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案都能應(yīng)收盡收；對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)全面收集，實(shí)現(xiàn)檔案集中管理和有效利用。三是根據(jù)慈善檔案工作實(shí)際，不斷完善檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。劃定歸檔范圍，制定科學(xué)合理的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，明確各類(lèi)檔案的保管期限，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，在保證檔案管理系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)，確保檔案的連續(xù)性和完整性。

（二）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。信息化建設(shè)對(duì)檔案管理的整體優(yōu)化有著廣泛的影響，是目前解決歸檔信息資源管理、利用的最好方法。要從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)等方面入手，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，將原有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案，并建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的工作效率。信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而系統(tǒng)的工程，需要統(tǒng)一規(guī)劃，長(zhǎng)期建設(shè)，分步實(shí)施。將管理模式從原來(lái)檔案實(shí)體保管和利用向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)轉(zhuǎn)變，通過(guò)網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、手機(jī) APP等新媒體傳播方式，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，快速有效地利用慈善檔案。

（三）加強(qiáng)檔案信息披露，提高慈善組織的公信力?！靶畔⑴妒谴壬平M織問(wèn)責(zé)制的基礎(chǔ)，也是建立信譽(yù)的重要組織部分。從法理上講，慈善組織有義務(wù)履行信息披露?！盵3]民政部根據(jù)《慈善法》制定了《慈善組織信息公開(kāi)辦法》，對(duì)慈善組織信息公開(kāi)作出統(tǒng)一規(guī)定，即“慈善組織和其他社會(huì)力量開(kāi)展慈善活動(dòng)，必須充分尊重捐贈(zèng)者的意愿，并按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)充分披露慈善資金的募集、管理和使用情況”。慈善組織要充分利用檔案信息客觀、真實(shí)、可靠的特點(diǎn)，切實(shí)履行信息公開(kāi)責(zé)任，接受社會(huì)監(jiān)督和輿論監(jiān)督，回應(yīng)公眾關(guān)注。公開(kāi)透明，破除謠言，保護(hù)捐贈(zèng)者、志愿者和受益人的合法權(quán)益，維護(hù)公眾的知情權(quán)，促進(jìn)慈善事業(yè)的健康發(fā)展。

慈善檔案見(jiàn)證了慈善事業(yè)的發(fā)展，記錄了一代又一代慈善人為之不懈努力的歷程，蘊(yùn)藏著巨大的精神財(cái)富和文化價(jià)值。如何充分發(fā)揮慈善檔案信息資源的價(jià)值，使其在得到保護(hù)的同時(shí)得到開(kāi)發(fā)和利用，是慈善檔案管理的目標(biāo)。檔案管理員必須跟上時(shí)代的步伐，認(rèn)識(shí)到肩負(fù)的社會(huì)責(zé)任，改變思維方式，開(kāi)拓創(chuàng)新，不斷提高檔案信息管理水平，滿(mǎn)足社會(huì)需求，促進(jìn)慈善事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。