文·張厲瑋 宋志敏

隨著社會信息化的迅速發(fā)展，各種信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。檔案是國家重要信息資源，建立數(shù)字化檔案資源體系是檔案工作適應(yīng)時代發(fā)展要求、滿足各領(lǐng)域廣泛需求的有力體現(xiàn)。2005年國家檔案局發(fā)布了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31—2005），2015年山東省檔案局以魯檔辦〔2015〕25號文件下發(fā)了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》，2017年國家檔案局再次發(fā)布了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31—2017），同時地方檔案行政管理部門也制定有相關(guān)規(guī)定，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作都有詳細(xì)指導(dǎo)。全國檔案數(shù)字化加工工作越來越規(guī)范。但是在對數(shù)字化加工成果檢查驗收中卻總能發(fā)現(xiàn)一些問題，造成不能順利移交的情況，現(xiàn)結(jié)合本人實際工作就檔案數(shù)字化加工有關(guān)問題談一些粗淺的看法。

一、檔案數(shù)字化加工質(zhì)量問題及影響

我們在檢查檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)時，發(fā)現(xiàn)存在的問題主要在細(xì)節(jié)方面。具體的問題主要有：漏頁、漏件、錯頁、倒頁、順序顛倒、格式不對、圖像不清、目錄與全文數(shù)量不一致或內(nèi)容不對應(yīng)，檢索工具填寫不正確、存儲介質(zhì)不符合要求等。這些問題看起來并不大，也很簡單，卻是不合要求的，這些問題在許多單位移交不同年度紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本檢查時經(jīng)常被發(fā)現(xiàn)。

檔案數(shù)字化加工質(zhì)量問題帶來的影響，一是需要重新制作或修改，其結(jié)果勢必造成人力、物力的大量浪費；二是工作不但沒有進(jìn)展反而拖延了工作進(jìn)度，降低了工作效率；三是重新制作的過程比初期制作的過程更加費時費力，讓很多檔案工作者產(chǎn)生了畏難發(fā)愁情緒。

二、如何高效做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描工作

紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要是指采用掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工，要求一頁一頁、一件一件、一個年度一個年度進(jìn)行有序化加工，這里把紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作分為掃描加工前、掃描加工中、掃描加工后三個階段，分階段談?wù)劰ぷ髦械慕?jīng)驗體會。

（一）掃描加工前階段

這一階段是數(shù)字化工作開展前的準(zhǔn)備階段，是該項工作的起步階段也是關(guān)鍵階段，本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎(chǔ)。準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度完善等。

1.紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備。首先要避免急燥情緒。許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責(zé)任感，希望盡早把工作完成，這樣的思想是好的但不能盲目推進(jìn)，在紙質(zhì)檔案沒有準(zhǔn)備好之前最好不要進(jìn)入下一階段，必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進(jìn)行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描，那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。其次做好紙質(zhì)檔案整理工作。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、件按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確填寫、全年檔案完成編目并準(zhǔn)確無誤等工作，確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準(zhǔn)確、規(guī)范，同時要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物，修整頁面，修補褪變、破損檔案等工作，才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

2.基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場所，數(shù)字化加工場所應(yīng)空間充足，布局合理，有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計算機、掃描儀、刻錄機及存儲介質(zhì)（如磁帶、磁盤、光盤等），有條件的單位可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機等，數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

3.人員的準(zhǔn)備。檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報反映此項工作的程序和需求，做好工作計劃，確定工作形式（自主加工或業(yè)務(wù)外包），制定實施方案，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，工作人員要求責(zé)任心強，細(xì)心細(xì)致，能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

4.管理制度的完善?？茖W(xué)、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實體等，要做好這項工作，應(yīng)從這幾個方面制定相應(yīng)的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等，并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案的安全和工作的有機銜接。

（二）掃描加工中階段

這一階段是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進(jìn)入實質(zhì)性操作階段，是實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關(guān)鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法，充分掌握合格圖像的標(biāo)準(zhǔn)要求。

1.掌握標(biāo)準(zhǔn)要求。做好工作標(biāo)準(zhǔn)先行，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)下進(jìn)行。既不要為了節(jié)省存儲空間降低標(biāo)準(zhǔn)，也不要不顧實際需要一味地提高標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描，圖像按檔案排列順序依次掃描，每一件每一頁紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對應(yīng)，每一件檔案圖像首頁應(yīng)含有歸檔章，各頁有正確的頁碼標(biāo)識，每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習(xí)慣，圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

2.掌握操作方法。在未實現(xiàn)完全電子化辦公情況下，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務(wù)是相當(dāng)繁重的，要做好此項工作，操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術(shù)方法。

掃描操作：掃描儀與計算機連接，安裝驅(qū)動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)呙鑳x操作方法及掃描儀參數(shù)的設(shè)置熟練掌握和使用。掃描動作說起來并不復(fù)雜，就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強調(diào)不要急于掃描，在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進(jìn)行判斷和設(shè)置，其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中的“9檔案掃描”及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》的“8檔案掃描”中的要求。其中，掃描方式主要指對掃描儀的選擇，目前市場上有手持式掃描儀、平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、高拍式掃描儀、大幅面掃描儀、零邊距掃描儀、膠片掃描儀等，根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇；掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》9.3.1中推薦全部采用彩色模式掃描，而色彩往往又與圖像存儲格式關(guān)聯(lián)，彩色圖像通常存儲的格式為JPG，若存儲為TIFF格式占用空間相對會大；掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi，要實現(xiàn)OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎(chǔ)上再進(jìn)行亮度和對比度的微調(diào)。根據(jù)一段時間的實踐，掃描時一般采用300dpi分辨率、彩色模式的JPG單頁圖像存儲格式。

圖像處理操作：規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌，但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響，可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問題，出現(xiàn)這些情況就需要進(jìn)行圖像處理操作，一般需要采用專門的圖像處理軟件來實現(xiàn)，目前大多采用PS軟件，也有開發(fā)商開發(fā)出了非常實用的圖像處理軟件，能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

（三）掃描加工后階段

一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作，每項工作依次銜接完成。

1.圖像檢查。數(shù)字化加工的成果好不好，在數(shù)字檔案利用過程中會得到檢驗，但是作為加工工作來說，不能等到利用時發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改，就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題，這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求然后才能參與檢查，其次檢查人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，在可能的情況下實現(xiàn)100%的檢查，不能低于10%，對抽檢到的內(nèi)容要達(dá)到100%的合格率，一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須進(jìn)行修改，該處理的處理，該重掃的重掃，該補掃的補掃，并要進(jìn)一步擴大檢查范圍，再檢查完善。

2.數(shù)據(jù)對接檢查。目前，利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù)，因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應(yīng)，也是檢查的重要內(nèi)容，檢查率應(yīng)為100%，如果發(fā)現(xiàn)問題，必須重新修改完善。

3.數(shù)據(jù)存儲。在前兩步驟沒有問題的前提下，就可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行脫機存儲，目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質(zhì)，存儲的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說明文件等，其存儲結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計模板來建立，而相關(guān)文件說明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等，建立起完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。

4.數(shù)據(jù)移交。這是掃描加工工作完成前的最后一項內(nèi)容，將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定，移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù)，此驗收由檔案管理部門來驗收，驗收合格則進(jìn)行下一步——辦理交接手續(xù)，如果驗收不合格，那么說明前期的工作還存在問題，需要重新改正后再進(jìn)行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認(rèn)后，標(biāo)明此次工作即圓滿完成。

檔案數(shù)字化工作是當(dāng)前及今后一段時間檔案工作的重要內(nèi)容之一，這一工作說起來容易做起來則需要很大的細(xì)心和耐心，但只要掌握具體規(guī)范，并在工作中積極總結(jié)經(jīng)驗，都能夠把這項工作很好地完成。