淺析大數(shù)據(jù)時代的數(shù)字化人事檔案管理

文·李彬

在大數(shù)據(jù)時代背景下，對信息管理的要求越來越高，而人事檔案管理作為一種信息管理形式，面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。數(shù)字化人事檔案管理，是隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理的新檔案管理形態(tài)，按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描等技術(shù)手段將人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成數(shù)字圖像和數(shù)字文本，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、統(tǒng)計、查借閱等日常工作的數(shù)字化，并可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，使人事檔案管理數(shù)字化，提高服務(wù)效率和精確率，是新時代廣大檔案管理工作者亟須實踐和研究的一項課題。

一、數(shù)字化人事檔案管理的新優(yōu)勢

（一）安全集中

人事檔案具有長久性，需要永遠(yuǎn)保存，紙質(zhì)文件由于頻繁的借用而被損壞甚至丟失。采用數(shù)字化檔案管理方式，不僅可以減少紙質(zhì)檔案的翻閱次數(shù)，延長其使用壽命，還可以進行原檔案的備份、共享，保證了檔案的利用安全，提升了檔案的利用率。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理的有形庫房存儲，數(shù)字化檔案管理具有集約性，其存儲介質(zhì)從紙張等轉(zhuǎn)變?yōu)楣獗P、硬盤等新型載體，體積小、容量大，可以有效地節(jié)省存儲空間。

（二）節(jié)約高效

數(shù)字檔案管理將傳統(tǒng)的文件信息對象轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，節(jié)省存儲成本，節(jié)省空間，便于快速訪問，實現(xiàn)“無紙化辦公”。在檔案查閱、提取及增添等方面，傳統(tǒng)紙質(zhì)干部人事檔案管理模式，一直處于一種封閉的狀態(tài)，一切程序都需要手工操作，較為繁瑣。數(shù)字化檔案管理具有突出優(yōu)勢，實現(xiàn)了從手工檢索到電腦檢索的轉(zhuǎn)變，檔案管理人員僅需要根據(jù)系統(tǒng)操作提示，即可快捷、有效、準(zhǔn)確地完成工作，提高了辦公效率。

（三）實時更新

傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理從信息收集、加工整理到入庫存檔，往往需要多人協(xié)作完成，操作過程中所經(jīng)過的環(huán)節(jié)較多，有時會造成信息過時，影響檔案材料使用的實效性。而數(shù)字化人事檔案管理可以避免這個問題，及時信息更新，從而保證檔案材料使用的準(zhǔn)確性。

（四）管理規(guī)范

數(shù)字文件管理是將傳統(tǒng)的文件信息對象以紙張作為載體轉(zhuǎn)換為機器可讀文件進行存儲，有效地杜絕了在查閱檔案過程中可能發(fā)生的抽取、撤換、涂改等現(xiàn)象，既提高了檔案管理的規(guī)范性，又保障了檔案的真實性。同時，數(shù)字化干部檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，為檔案管理由靜態(tài)管理轉(zhuǎn)化為動態(tài)管理提供了必要條件。

二、數(shù)字化人事檔案管理的新需求

（一）人事檔案信息處理需要數(shù)字化

人事檔案信息處理是管理工作的重要環(huán)節(jié)，大數(shù)據(jù)分析所處理的信息都是存儲于計算機內(nèi)部的數(shù)字信息，通過利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，能夠提高人事檔案信息管理數(shù)字化的質(zhì)量。人事檔案管理在大數(shù)據(jù)時代背景下，將原有的檔案信息進行數(shù)字化、建立數(shù)據(jù)庫，使數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的管理代替人工管理，人事檔案信息管理人員對個人檔案信息賬號進行檢索，就能夠快速調(diào)取個人檔案資料的全部內(nèi)容，全面分析個人的發(fā)展。從而提高人事檔案信息管理的整體質(zhì)量，節(jié)約人事檔案信息管理的費用和時間。

（二）人事檔案信息結(jié)構(gòu)需要科學(xué)化

數(shù)據(jù)化檔案信息不單單是指記錄在檔案文件當(dāng)中的信息，而是一個系統(tǒng)化的信息庫，它不僅需要計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等多種現(xiàn)代化技術(shù)的支持，還應(yīng)該結(jié)合單位自身的實際發(fā)展水平進行分析，有效制定科學(xué)的管理方式。檔案信息的存儲結(jié)構(gòu)一定要科學(xué)，可以采用專業(yè)的數(shù)據(jù)庫類存儲檔案信息，并根據(jù)人事檔案信息自身的特點來采用樹狀結(jié)構(gòu)、鏈狀結(jié)構(gòu)等不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式來對檔案信息進行存儲，以便于在進行大數(shù)據(jù)分析時能夠快速地實現(xiàn)對有用信息的查找和分析。

（三）人事檔案信息管理人才需要專業(yè)化

在大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)字檔案信息需要由專業(yè)的檔案管理人才進行管理。專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)需要專業(yè)的人才進行開發(fā)和維護，才能保證檔案錄入提取的安全性和準(zhǔn)確性。專業(yè)化的人事檔案信息管理人才，不僅要能夠熟練地運用檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)n案管理系統(tǒng)的運作原理有較為深刻的理解，而且要對所需要管理的檔案信息有專業(yè)級別的認(rèn)知，能夠根據(jù)實際情況來對信息進行解構(gòu)整理，能夠?qū)⑿畔⑼暾乇４嬖跈n案管理系統(tǒng)中。

三、數(shù)字化人事檔案管理的新矛盾

一方面，現(xiàn)有數(shù)字化人事檔案管理技術(shù)設(shè)備尚不完善，不能滿足數(shù)字化人事檔案管理的實際需求。很多關(guān)鍵技術(shù)難題未能有效突破，制約了檔案管理人員的數(shù)字化檔案管理工作，有可能降低人事檔案管理的效能，甚至使人事檔案信息面臨泄密和篡改的風(fēng)險。同時，檔案管理軟件嚴(yán)重缺乏，系統(tǒng)程序版本低，加之許多設(shè)備存在老化或過時的現(xiàn)象，軟件的搜索功能和兼容性也比較差，都影響推進檔案數(shù)字化的速度和效率。

另一方面，檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)亟待提升。檔案信息化的實現(xiàn)，需要以檔案信息化專業(yè)技術(shù)人員為保障。檔案信息化工作的先進技術(shù)水平和專業(yè)技術(shù)人員較高的知識素養(yǎng)，是確保檔案信息化工作順利開展的關(guān)鍵。而實際工作中，檔案部門普遍缺乏現(xiàn)代化高技術(shù)人才，檔案、信息處理復(fù)合型人才匱乏的現(xiàn)象尤為突出。另外，檔案管理員工作流動性相對較大，也制約了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。

四、數(shù)字化人事檔案管理的新策略

（一）完善人事檔案信息管理系統(tǒng)的功能設(shè)計

在大數(shù)據(jù)時代背景下，不僅要確保電子檔案的完整，而且要降低檔案存檔時故障的發(fā)生率。檔案管理工作可以緊隨檔案現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，開發(fā)和利用檔案數(shù)據(jù)的云存儲。同時，在對檔案數(shù)據(jù)進行云存儲的過程中，積極開發(fā)各項功能完善的檔案信息管理系統(tǒng)來提高檔案管理質(zhì)量。隨著數(shù)據(jù)云存儲的發(fā)展，檔案管理的信息化水平將也會隨之提高，對數(shù)據(jù)的處理能力會得以有效加強，從而更好適應(yīng)人事檔案管理需求。

（二）提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

相關(guān)部門要重視提高檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)，對檔案管理人員進行定期培訓(xùn)，安排專業(yè)人員開展“人事檔案基礎(chǔ)知識培訓(xùn)”等活動，力求將理論知識與實際工作結(jié)合起來，確保能夠有效提升工作人員的專業(yè)技能。積極創(chuàng)新培訓(xùn)形式，拓展培訓(xùn)平臺，立足崗位鍛煉成才。采取討論分析等方式激發(fā)工作人員的工作興趣，增強自身責(zé)任感，進而推動檔案管理創(chuàng)新工作順利開展。建議采用考核激勵機制，對于工作完成質(zhì)量高、工作態(tài)度積極負(fù)責(zé)的員工，要進行表揚和獎勵；對于工作完成質(zhì)量低、工作態(tài)度消極的員工，要進行批評和教育，進而不斷提升檔案管理創(chuàng)新工作人員的綜合素質(zhì)。

（三）提高人事檔案管理的服務(wù)水平

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理部門要充分考慮利用者的需求。要對利用者的查詢行為進行細(xì)致化的數(shù)據(jù)分析，并針對分析的數(shù)據(jù)結(jié)果來優(yōu)化檔案管理服務(wù)，逐步提升用戶對檔案管理的滿意程度。檔案管理機構(gòu)也可以酌情建立專門的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，讓利用者通過注冊登錄的方式，能夠進入到檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺中，查詢自己所需要的檔案信息，從而提高電子檔案信息的利用率。同時，在確保安全的前提下，檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺可以多開放一些權(quán)限，方便查檔利用，提升檔案管理的服務(wù)水平。

（四）保證人事檔案資料信息的真實性

在日常工作中，人事檔案管理人員必須要認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，避免因疏忽大意而造成檔案資料和檔案信息的錯誤。檔案管理工作人員在傳送檔案信息時，要提前做好備份，并定期對檔案信息資料進行核對，從而保證檔案信息的真實性。在購買或定制系統(tǒng)軟件時，須選擇安全系數(shù)高、防御功能強的安全保護軟件，從而降低網(wǎng)絡(luò)被攻擊或者中病毒的可能性，提高檔案信息真實性、安全性的保障水平。完善數(shù)字化人事檔案管理制度，嚴(yán)格工作紀(jì)律，增強保密意識，注重提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，干部人事數(shù)字檔案在利用、轉(zhuǎn)遞和保密等方面要嚴(yán)格按照紙質(zhì)檔案相關(guān)要求管理。

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理數(shù)字化是大勢所趨，是人事檔案的管理、存儲及利用方式的革新。數(shù)字化人事檔案管理不僅有新優(yōu)勢、新需求，還面臨新矛盾。只有不斷完善人事檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范數(shù)字化檔案管理工作的流程，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高檔案管理服務(wù)水平，才能使人事檔案管理工作真正實現(xiàn)數(shù)字化、自動化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。