縣級機構改革中檔案全宗號編制之我見

文·陳正凱 蔣秀蘭

縣級機構改革中，檔案的管理與處置是國有資產管理與處置工作的重要組成部分。目前，縣級機構改革已經基本完成，多數單位出現了組建、撤銷、合并、更名、調整等情況，檔案的處置工作正在有序推進。作為館藏檔案的最基本管理單位——全宗，則面臨著保留、終止還是重新給定的問題，全宗號也就面臨著沿用、封存還是重新編排的實際問題。針對不同實際情況，就檔案全宗號的編排，談一點粗淺看法，歡迎大家斧正。

一、明確全宗及全宗號的概念和作用

（一）全宗的概念及作用

全宗是指一個獨立機關、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機整體。它的基本涵義有三點，即檔案全宗是一個有機整體，是在一定的歷史活動中形成的，是以一定的社會單位為基礎而構成的。全宗是一個國家機構、社會組織、個人形成的具有有機聯系的文件整體，是縣檔案館檔案的第一層分類及管理單位。一個全宗內的檔案作為一個有機整體，是在社會活動中自然形成的，真實地反映了該機關、團體、企事業(yè)單位和人物在各個時期的各種活動，及其整個歷史過程的全貌，彼此間存在著不可分割的聯系，按全宗整理檔案，符合檔案的形成規(guī)律和特點，便于維護全宗單位檔案的齊全性和完整性，確保檔案的安全和規(guī)范管理，方便檔案查閱利用。比如，中共魚臺縣委員會全宗，是縣委領導以及縣委辦公室各科室歷年來在工作、社會活動中所直接形成的具有保存價值的文字、圖表、照片、錄音、錄像、實物、電子檔案等，彼此之間都存在著不可分割的聯系，同屬于一個全宗。

（二）全宗號的概念及作用

全宗號是唯一的檔案管理機構代碼，是縣檔案館給已進館或準備進館立檔單位分配的代號。立檔單位應具備三個條件，即獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文；設有會計單位或經濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃；設有管理人事的機構或人員并有一定的人事任免權。立檔單位的主要標志是它們在工作上、組織上和財務上是否具有一定的獨立性。一般具備上述條件的機構就是立檔單位，它所形成的檔案即構成全宗。當一個立檔單位向縣檔案館移交檔案后或準備移交檔案時，縣檔案館根據相關規(guī)則給予該單位唯一的一個標識代碼，檔案專業(yè)術語叫做全宗號。此后該單位不論哪一種類別的檔案都是這一全宗號。以中共魚臺縣委員會全宗為例，魚臺縣檔案館給予其全宗號為A001，以后凡是中共魚臺縣委員會及其下屬機構形成的所有門類檔案，其全宗號都用A001標識。沒有移交過檔案或不準備移交檔案的單位沒有全宗號。如魚臺縣人民武裝部，因工作需要、性質特殊，其檔案沒有向魚臺縣檔案館移交，故魚臺縣檔案館就不需給予它全宗號。全宗號一般用代字（拉丁字母或漢字等）標識門類，用阿拉伯數字標識門類中全宗順序。再如，中共魚臺縣委員會全宗號為A001，其中A代表建國后檔案（建國前檔案門類用B標識，因為魚臺縣建縣時間較晚，后又與江蘇豐縣、山東金鄉(xiāng)縣分分合合，所以目前縣檔案館館藏中沒有建國前檔案材料），001代表全宗順序號為第1號。全宗號的作用主要是縣檔案館用于區(qū)分各立檔單位，也便于日常管理、檢索查詢。

二、全宗號編制應遵循的基本原則

（一）唯一性原則

全宗號作為全宗之間相互區(qū)別的數字代號，必須具有唯一性。不管是館（室）內的唯一性，還是行業(yè)的唯一性，它是規(guī)范管理檔案全宗的基本要求。一個縣檔案館給一個立檔單位的全宗號指代單一。不同全宗應賦予不同代碼，一個代碼只表示一個全宗。

（二）合理性原則

全宗號結構必須與館藏檔案的整理分類體系相適應，同時還必須符合國家有關法律法規(guī)的相關規(guī)定。

（三）穩(wěn)定性原則，也叫持續(xù)性原則

全宗號是用來區(qū)別不同檔案全宗的唯一代號，為了確保所管全宗的規(guī)范有序，必須保證所給定的檔案全宗代號穩(wěn)定、持續(xù)，全宗號一經確定，一般不應隨意改變，否則會造成館藏不同全宗檔案雜亂無章、無法查詢等。

（四）擴充性原則

全宗號必須留有適當的遞增容量，以便適應不斷擴充全宗的需要。如魚臺縣目前已經進館或準備進館全宗約200個，很長時間內不會超過三位數，故全宗順序號設為三位數，以保證滿足將來增容需要。

（五）簡單性原則

全宗號力求簡單明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存儲空間，提高處理效率。

三、機構改革中檔案全宗號如何編排

由于縣級機構改革中機關事業(yè)單位或重新組建、或撤銷建制、或優(yōu)化職能、或調整體制、或合并機構等不同情況的存在，改革前縣檔案館已經給定各單位的全宗號，就面臨著或繼續(xù)使用，或封口管理，或重新給定的問題。

（一）新組建機構自成立之日起形成的檔案，由各部門單位新設檔案全宗，縣檔案館新給定全宗號。如魚臺縣退役軍人事務局、魚臺縣醫(yī)療保障局，由縣檔案館分別給定新全宗號為A151、A152。

（二）不再保留、納入重新組建機構、撤銷建制的部門單位，自變動之日起，其檔案全宗終止，該檔案全宗號實行封口管理，檔案整體移交新組建機構代管。如魚臺縣林業(yè)局撤銷納入新組建的魚臺縣自然資源和規(guī)劃局，原魚臺縣林業(yè)局全宗終止，縣檔案館給定的原全宗號A030號封存，檔案整體移交魚臺縣自然資源和規(guī)劃局代管，條件成熟后，其長久保存價值的檔案移交縣檔案館保存。

（三）保留原機構名稱、優(yōu)化職能或部分職責發(fā)生變化的，沿用原全宗，其全宗號不變。如魚臺縣發(fā)展和改革局、魚臺縣水利局、魚臺縣教育和體育局、魚臺縣工業(yè)和信息化局、魚臺縣住房和城鄉(xiāng)建設局、魚臺縣交通運輸局、魚臺縣供銷合作社聯合社等單位，雖然這些單位職能有所優(yōu)化，部分職責發(fā)生改變，因為其名稱沒有改變，所以其全宗號繼續(xù)沿用。

（四）更名、調整領導管理體制的機構，繼續(xù)沿用原檔案全宗，其全宗號不變。如魚臺縣政務服務中心更名為魚臺縣行政審批服務局、魚臺縣委黨史研究室更名為魚臺縣委黨史研究中心、魚臺縣檔案局更名為魚臺縣檔案館、魚臺縣房地產管理局更名為魚臺縣住房保障服務中心、魚臺縣農業(yè)局更名為魚臺縣農業(yè)農村局等單位，更名后這些單位基本職能沒有發(fā)生根本改變，只是單位名稱變更、業(yè)務范圍變化、隸屬關系改變、內設機構調整、工作地點變動等，其檔案均不構成新全宗，故其全宗號仍然可繼續(xù)沿用。但應在全宗卷介紹里予以說明。

（五）兩個或兩個以上機構合并成一個新機構的，合并后其檔案自新單位成立之日起形成一個新的全宗，合并前各單位的檔案各自為一個全宗。原則上原機構全宗終止，全宗號封口管理。如果撤銷合并是以某個原有單位為主體（核心），其他單位相關職能并入這個主體（核心）單位的，為便于檔案的管理，照顧到單位檔案人員工作的延續(xù)性和檔案管理軟件注冊的連貫性，合并后其形成的檔案歸該主體（核心）單位的全宗管理，不另立新全宗，該主體機構全宗號保留，作為新機構的全宗號。其他被撤銷合并單位撤銷合并前的檔案各自為一個全宗，其全宗號封口管理。如魚臺縣自然資源和規(guī)劃局，是由原魚臺縣國土局、魚臺縣規(guī)劃局、魚臺縣林業(yè)局整合而成，以原魚臺縣國土局為主體，建議保留原國土局全宗，沿用原國土局全宗號A033，同步封存魚臺縣規(guī)劃局全宗號A140、魚臺縣林業(yè)局全宗號A030。再如魚臺縣市場監(jiān)督管理局，是由原魚臺縣工商局、魚臺縣質量監(jiān)督局、魚臺縣食品藥品監(jiān)督局整合而成，建議保留原魚臺縣工商局的全宗，沿用原魚臺縣工商局全宗號A044，同步封存原魚臺縣質量監(jiān)督局全宗號A024、原魚臺縣食品藥品監(jiān)督局的全宗號A017。

（六）新成立的派出機構，不是立檔單位，故其形成的檔案材料不構成獨立全宗，檔案館也不給予其全宗號。如魚臺縣監(jiān)察委員會派出的各個監(jiān)察室。