尹全斌
(尚志市史志檔案館,黑龍江 尚志 150600)
以往在開展檔案管理工作時,主要應(yīng)用的是人工操作方式,這種手工檢索方法已經(jīng)不再適用于當(dāng)前的發(fā)展形式,需要應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段和方式對檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)理念,改進(jìn)管理方式,創(chuàng)新服務(wù)手段,對檔案管理模式進(jìn)行深入研究和分析,加強(qiáng)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè),以此提升檔案管理水平,為檔案管理工作的有序開展提供保障,提高整體的服務(wù)質(zhì)量。
首先,可以根據(jù)檔案館發(fā)展期間的實際情況,建立完善檔案信息平臺,為用戶提供網(wǎng)上服務(wù),讓人們可以在網(wǎng)絡(luò)平臺上根據(jù)自己的需求進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的檢索,操作簡單,為用戶提供便利。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平在不斷提升的過程中,檔案館可以設(shè)計和創(chuàng)建自己的網(wǎng)頁,在網(wǎng)頁上為用戶提供不同檔案資料內(nèi)容??梢詫n案資料的目錄在網(wǎng)頁上展現(xiàn)出來,方便用戶進(jìn)行檔案資料查詢。還可以將活動內(nèi)容突出展示,提高宣傳效果,讓檔案館在發(fā)展期間可以為用戶提供高效、便捷的服務(wù)。網(wǎng)上服務(wù)是目前社會中的主要形式,是檔案館未來發(fā)展中的必然趨勢,建立完善的檔案信息網(wǎng)站,不但方便對檔案資料的管理,也可以為用戶提供更加便捷的服務(wù),對檔案管理服務(wù)水平的提升有著積極影響。
其次,可以創(chuàng)建電子檔案數(shù)據(jù)管理中心,將檔案館與各部門相連接,實現(xiàn)檔案信息的共享應(yīng)用,通過電子檔案數(shù)據(jù)管理中心,可以對各部門的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合與應(yīng)用,為用戶提供在線查詢的服務(wù),將各部門中的信息資源整合到一起,并實現(xiàn)高效運用,可以讓用戶享受到快速查詢的優(yōu)質(zhì)服務(wù),查詢內(nèi)容更加廣泛,應(yīng)用效率也會顯著提升。
最后,對傳統(tǒng)的檔案查閱方式進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)。信息技術(shù)的應(yīng)用改變?yōu)榱巳藗児ぷ鞣绞胶蜕瞽h(huán)境,在信息化的影響下,對各方面的需求也發(fā)生了變化。在當(dāng)前的發(fā)展環(huán)境中,人們對信息的準(zhǔn)確性和時效性要求比較高,希望可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺快速獲取所需要的數(shù)據(jù)。那么在開展檔案管理工作的過程中,需要創(chuàng)新服務(wù)方式,將現(xiàn)代化技術(shù)手段應(yīng)用到檔案管理工作中,以此替代傳統(tǒng)的服務(wù)方式。檔案館工作人員可以建立完善的檔案資源庫,通過多種途徑為人們提供檔案服務(wù),讓利用者與檔案館利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊,進(jìn)行信息交流,回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢,提供查詢和資信服務(wù)。
信息服務(wù)的主體由為企業(yè)事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù),檔案部門在日常工作中既要面對一切活動中可能出現(xiàn)以權(quán)謀私的個人或組織,又要為特殊的檔案利用者提供特定的服務(wù),因而服務(wù)對象的多樣化成為檔案管理者彼此的共識。信息化社會里,人們對信息的有著不同的需求,人們在生產(chǎn)生活中也越來越離不開信息服務(wù),對檔案、文件、圖書等檢索資料的綜合需求成為發(fā)展的必然。
創(chuàng)建信息服務(wù)實體行業(yè),積極發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。信息化的社會資源是需要不斷開發(fā)利用的。在檔案館這個信息聚集中心,信息社會的檔案人員也應(yīng)當(dāng)成為信息財富的擁有者和提供者,通過信息技術(shù)的不斷交流為社會大眾群體提供廣泛的檔案信息服務(wù),堅持走信息化現(xiàn)代化的道路,創(chuàng)建以搜集、加工、儲存等多功能于一體的檔案工作實體,綜合全面的處信息的采集和開發(fā),并在這個過程中對服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識加以強(qiáng)化,主動出擊經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場,引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和經(jīng)驗,整體調(diào)整并優(yōu)化服務(wù),多角度開發(fā)信息,實現(xiàn)信息資源共享。
加強(qiáng)橫向聯(lián)合,實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展,人類的知識和信息總量在急劇增長,面對浩瀚繁雜的情報,任何一個文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面,建立一個完整的社會信息系統(tǒng),實行一體化管理,充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄,實行資源共享,正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。
建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排,聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻(xiàn)部門相互分享各自的資源,使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄,形成,實現(xiàn)資源共享,使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力,實現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ),提高館藏資源利用率,避免不必要的重復(fù)和浪費,因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾,并有利于各級各類檔案館、圖書館館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展,更好地滿足社會多方面的需要。
進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新中的基礎(chǔ)地位,把檔案收好、管好、用好。用是根本,管是手段,收是基礎(chǔ)。因此,立館之基在于檔案資源建設(shè),檔案服務(wù)之基更在于檔案資源建設(shè)。正因為檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新工作中具有基礎(chǔ)性的地位,也就決定了要進(jìn)一步深化檔案資源建設(shè)抓源頭的監(jiān)管理念,聚焦重大活動、重大事件、重要會議、重點建設(shè)項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的監(jiān)管工作,為歷史站好崗,為今天服好務(wù),為明天積累好精神財富。
檔案服務(wù)創(chuàng)新需要創(chuàng)建一支由強(qiáng)有力的素質(zhì)過硬的人才組成的隊伍來進(jìn)行保障。檔案部門歷來的弱勢體現(xiàn)在人才的弱勢。強(qiáng)化人才隊伍,內(nèi)憂外患的形勢要求檔案管理人員要有強(qiáng)烈的斗志,接受新理念新思想,適應(yīng)環(huán)境的變化,勇于開拓和創(chuàng)新,善于發(fā)現(xiàn)檔案服務(wù)的創(chuàng)新之路,堅決不能得過且過。通常情況下逆境能夠崛起強(qiáng)大的人才,也能崛起一支服務(wù)創(chuàng)新的隊伍,促進(jìn)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。因此,培養(yǎng)并引進(jìn)高層次高質(zhì)量的檔案服務(wù)創(chuàng)新人才是當(dāng)前的首要任務(wù)。
結(jié)語:時代的發(fā)展賦予我們深刻的認(rèn)識,新形勢下檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)需要全體檔案管理人員彼此協(xié)作共同進(jìn)步,信息化的社會要求檔案管理的人員配置、專業(yè)設(shè)備和技術(shù)以及綜合素質(zhì)都要達(dá)到高層次水準(zhǔn),才能更好的促進(jìn)檔案管理工作的有序發(fā)展。