職業(yè)院校檔案管理工作應(yīng)并重管理與服務(wù)

趙書鎮(zhèn)

（煙臺(tái)第一職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校，山東 煙臺(tái) 264001）

隨著信息時(shí)代的到來，我們的日常生活的方方面面都可以用相關(guān)“數(shù)據(jù)”來進(jìn)行量化，“數(shù)據(jù)”已經(jīng)像空氣一般，滲透在我們的周圍，與我們的生活密不可分。信息傳播的速度之快，信息來源的渠道之多是大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的巨大變化。各行各業(yè)積極應(yīng)對(duì)這一大環(huán)境變化帶來的影響，各類檔案管理部門也順應(yīng)時(shí)代的潮流，及時(shí)根據(jù)時(shí)代的風(fēng)向標(biāo)來調(diào)整檔案管理工作，職業(yè)院校便是如此。信息時(shí)代給職業(yè)院校檔案管理工作帶來了更多、更復(fù)雜的內(nèi)容，因此，就要對(duì)其中的管理與服務(wù)工作給予更多的關(guān)注度。

一、職業(yè)院校檔案管理工作的特點(diǎn)

(一)工作量大

每年新生入學(xué)，老生畢業(yè)，使得職業(yè)院校的檔案管理工作變得復(fù)雜，再加上一些檔案數(shù)據(jù)的變動(dòng)，學(xué)生學(xué)籍情況的變動(dòng)使得檔案管理工作變得更加困難。因此，就要對(duì)這些大量的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的端麗，如果管理不當(dāng)，就會(huì)造成信息的不準(zhǔn)確、遺失等等情況的發(fā)生。與此同時(shí)，學(xué)生需要各個(gè)方面綜合素質(zhì)的發(fā)展，因此，學(xué)生錄入教務(wù)系統(tǒng)的信息就會(huì)變得更多，這也在一定程度上造成了職業(yè)院校檔案管理工作量大的特點(diǎn)。

（二）檔案管理的信息化程度不是很高

運(yùn)用電子檔案將會(huì)在很大程度上降低工作的難度和復(fù)雜度，但是，實(shí)際情況卻是，大部分職業(yè)院校仍以紙質(zhì)的方式來進(jìn)行檔案管理工作，電子檔案在實(shí)際的操作過程中，用處不大，只是進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的信息檢索功能，并沒有充分發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)[1]。

（三）檔案管理操作不夠標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理工作因人而異，不同的職業(yè)院校有著不同的制度規(guī)定，因此，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要采用不同的方式。新大數(shù)據(jù)時(shí)代的帶來，使得檔案管理系統(tǒng)的操作并不規(guī)范，職業(yè)院校要根據(jù)實(shí)際的發(fā)展情況進(jìn)行改變，使得檔案管理的系統(tǒng)適應(yīng)自身的發(fā)展，制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案操作規(guī)定。

（四）傳統(tǒng)的管理模式影響較大

職業(yè)院校的檔案管理是一項(xiàng)十分龐大的工作，它涉及多個(gè)部門以及全體學(xué)生的數(shù)據(jù)信息，而且?guī)熒藬?shù)眾多，因此，檔案管理部門的職責(zé)的交接點(diǎn)也就越多，傳統(tǒng)的管理模式使得檔案管理工作難以正常開展。也因此出現(xiàn)檔案遺失、散漏的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)檔案信息出現(xiàn)相互矛盾的現(xiàn)象。

二、職業(yè)院校檔案管理工作應(yīng)并重管理與服務(wù)

（一）提高全校師生的檔案管理意識(shí)

檔案管理工作不僅僅是檔案管理部門以及職專領(lǐng)導(dǎo)部門的責(zé)任，它處理信息數(shù)據(jù)，更是整個(gè)學(xué)校應(yīng)當(dāng)極為重視的。職業(yè)院校的檔案管理部門以及宣傳部門要進(jìn)行大力宣傳，通過新的宣傳方式，讓全校師生更好的了解檔案管理工作的重要性，提高了老師和學(xué)生的檔案管理意識(shí)，讓他們了解到檔案以及檔案管理工作的價(jià)值所在。

（二）職業(yè)院校要設(shè)置專門的檔案管理服務(wù)崗位

新時(shí)代中，對(duì)檔案管理工作又給予了更專業(yè)、更好的要求，因此，在職專的檔案管理工作中要設(shè)置專門的職責(zé)崗位，配備專業(yè)的工作人員。不僅需要檔案管理工作人員具有專業(yè)的技術(shù)水平，還要有抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代的趨勢(shì)的能力，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，規(guī)范檔案管理和服務(wù)的工作，提高檔案管理和服務(wù)工作的效率[2]。

（三）建立健全檔案管理、服務(wù)機(jī)制

職業(yè)院校要制定一套科學(xué)的管理制度對(duì)檔案進(jìn)行合理地管理。檔案管理的一系列步驟要嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行，以防檔案的散落、丟失。與此同時(shí)，要做好檔案的服務(wù)體系建設(shè)，健全網(wǎng)上管理服務(wù)系統(tǒng)，便于師生有組織地借閱檔案，要明確檔案保存和借閱的流程方式，完善相關(guān)程序，將檔案管理、服務(wù)機(jī)制落實(shí)到實(shí)處。

（四）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)能力

信息時(shí)代中，為適應(yīng)新的要求，檔案管理工作人員，不僅要有專業(yè)的信息處理能力、案管理能力，與此同時(shí)，也要有熟練運(yùn)用新媒體進(jìn)行檔案管理的能力。不斷對(duì)檔案管理服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，提高自身的文化修養(yǎng)，掌握現(xiàn)代化的信息化技術(shù)，從而為全校師生提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。所以，這就需要檔案管理人員不斷提高自身的檔案管理和服務(wù)能力。

（五）加強(qiáng)職專檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在信息技術(shù)高速發(fā)展的新形勢(shì)下，職業(yè)院校要加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程。職專要為檔案管理、服務(wù)工作提供先進(jìn)的信息化管理設(shè)備，為職業(yè)院校的檔案管理工作進(jìn)行“硬件”上的保障，切實(shí)提高檔案信息檢索的效率和水平，更好的為學(xué)校、老師、學(xué)生服務(wù)。

（六）加快數(shù)字化檔案管理、服務(wù)工作的進(jìn)程

在信息化高速發(fā)展的今天，職業(yè)院?？梢越柚?jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、多媒體信息技術(shù)來將檔案管理和服務(wù)工作進(jìn)行數(shù)字化方向的轉(zhuǎn)型。但這并不意味著要拋棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，要將兩種方式有機(jī)結(jié)合起來，進(jìn)行雙重保障。完善檔案管理的服務(wù)機(jī)制，建立相關(guān)檔案管理平臺(tái)，促進(jìn)檔案的更好的管理。

結(jié)語：

綜上所述，在當(dāng)今信息化、數(shù)字化的時(shí)代中，進(jìn)行檔案管理工作有著重要的意義與價(jià)值。以處理數(shù)據(jù)信息為主要工作的檔案管理工作也要順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，不斷為適應(yīng)社會(huì)而對(duì)其工作制度和方式方法進(jìn)行創(chuàng)新。職業(yè)院校的檔案管理工作是對(duì)師生信息的記錄和保存，信息涵蓋面十分廣，因此，要做好檔案管理工作。