淺析ISO9001:2015標準新術(shù)語“成文信息”在實踐中的理解與應(yīng)用

廖禮進，安博

（1.中國長江三峽建設(shè)管理公司，成都610042；2.中國水產(chǎn)科學研究院，河北 秦皇島066100）

1 引言

2016年12 月，我國發(fā)布了GB/T 19001—2016/ISO9001：2015[2]標準(以下簡稱“新版標準”)替代GB/T 19001—2008/ISO9001：2005標準(以下簡稱“舊版標準”)。新版標準有更強的靈活性和兼容性，可以與其他管理系統(tǒng)標準和規(guī)范兼容，更加適用于各類型、各行業(yè)的組織（如工程建設(shè)、監(jiān)理、農(nóng)業(yè)、漁業(yè)、科技服務(wù)、商業(yè)、制造業(yè)等），并能為其帶來極大的經(jīng)濟效益。

本文結(jié)合“新版標準”中“成文信息”的要求和具體內(nèi)容，梳理了組織管理中“成文信息”的確定、獲取路徑及相關(guān)信息的科學存貯方式，進一步提升組織質(zhì)量管理工作的務(wù)實性和靈活性。

2 “成文信息”的含義和目的

“成文信息”由管理體系的高層結(jié)構(gòu)和通用術(shù)語引入。信息可以用于溝通消息、提供經(jīng)策劃已實施的活動證據(jù)，或進行知識分享。組織“成文信息”的主要目的：①信息溝通：作為信息傳遞和溝通的工具。②合格的證據(jù)：經(jīng)策劃已實施的活動證據(jù)。③知識分享：傳播和保存組織經(jīng)驗。ISO9001 要求是一個形成文件的質(zhì)量管理體系，而不是強調(diào)建立一個“文件體系”。

3 “成文信息”在實際工作中的應(yīng)用

3.1 明確“成文信息”的要求和具體內(nèi)容

關(guān)于要保持的形成文件的信息(程序)的內(nèi)容，新版標準中強制性規(guī)定較少。在新版標準中最顯著的變化之一是取消了大量強制性文件的要求，合并了文件和記錄，弱化了以往所采用的“質(zhì)量手冊”“程序文件”“支持性文件”等體系文件的編制要求，刪除了特定的要求（如質(zhì)量手冊、管理者代表等），全部用新術(shù)語——“成文信息”來代替。全文未出現(xiàn)“記錄”這一術(shù)語，全部用“成文信息”或者“活動證據(jù)”來代替“文件”和“記錄”。這是否意味著組織在質(zhì)量管理工作中，不再需要文件化程序、記錄和其他質(zhì)量管理體系文件了呢？組織又如何確定質(zhì)量管理體系的“成文信息”呢？

實際上，雖然新版標準對組織編制成文的質(zhì)量手冊未提出具體要求，但是，一個有一定規(guī)模的組織，通常需要相應(yīng)的成文信息，作為質(zhì)量管理體系的綱領(lǐng)性文件。新版標準要求每個組織必須保持形成文件的信息內(nèi)容主要分為三類：

①頂層設(shè)計文件。指組織為建立質(zhì)量管理體系而需要保持的成文信息。包括：質(zhì)量管理體系的范圍（4.3）、質(zhì)量方針（5）、質(zhì)量目標（6.2）及按照7.5 條款要求所需的成文信息[1]。

②基本層面文件。指組織運行、進行溝通需要保持的成文信息。包括：組織結(jié)構(gòu)圖、進度、流程圖或相關(guān)過程說明文件、程序、工作指令、規(guī)范、內(nèi)部溝通文件、計劃、質(zhì)量手冊、戰(zhàn)略規(guī)劃及表格等內(nèi)容。對現(xiàn)行使用的文件，都應(yīng)按照7.5 條款的要求控制。

③記錄。指組織為提供結(jié)果證據(jù)而需保留的成文信息。包括：證明過程按照策劃要求實施的成文信息（4.4）、人員能力證據(jù)，受組織控制，并影響質(zhì)量管理體系的績效和有效性（7.2）、當存在可追溯性要求時，獨特標識證據(jù)（8.5.2）、有關(guān)不合格的描述、采取措施、讓步、識別處置不合格的授權(quán)記錄（8.7）、審核方案的實施證據(jù)以及審核結(jié)果的記錄和評審證據(jù)（9.2.2、9.3.3）、不合格的性質(zhì)和采取的措施記錄及糾正措施的結(jié)果（10.2.2）等內(nèi)容。組織可自行規(guī)定證明其過程、產(chǎn)品和服務(wù)、質(zhì)量管理體系符合要求所需記錄[3]。當實際存在時這些記錄都應(yīng)按照7.5的要求進行控制。

3.2 “成文信息”創(chuàng)建與存貯

新版標準7.5.1“總則”解釋了組織的質(zhì)量管理文件體系應(yīng)包括的成文信息。文件的存在形式是簡還是繁、需要細化到什么程度，可根據(jù)組織自身特點、下設(shè)機構(gòu)的規(guī)模、合規(guī)性、產(chǎn)品和服務(wù)的類型、信息化程度、人員的能力等情況進行確定。

文件管理過程包括：起草、標識、審批、分發(fā)、檢索、共享、訪問、保密、下載、修訂、存儲、保護、作廢、留檔等流程。新版標準允許組織選擇適應(yīng)的方式來文件化其質(zhì)量管理體系。在實際運用中，可以根據(jù)自身運行與控制實施需求，來決定形成文件信息的內(nèi)容和數(shù)量。組織在創(chuàng)建和存貯成文信息時，還應(yīng)確保文件標題、日期、作者、編號等標識清晰明確，形式（如語言、軟件版本、圖表）和載體（如紙質(zhì)版本、電子版本）可靠并利于追溯。

3.3 “成文信息”控制和運用

在文件和記錄控制方面，舊版標準強調(diào)每個過程一定要提供實施記錄，并留下痕跡。這一要求優(yōu)點是：能夠讓我們的思想方法和工作步驟更加條理化、系統(tǒng)化、圖像化和科學化。缺點是：舊版標準經(jīng)過長時間的運用，也使我們的管理理念被固化，處處強調(diào)實物痕跡（如紙質(zhì)的簽字、文件、臺賬等），盲目追求精細化管理提升，各級管理工作被無限細化，各種記錄信息大量繁衍。信息時代科技發(fā)展日新月異，信息的存貯媒介也越來越豐富，而我們關(guān)于文件化信息各種存貯媒介的管理運用，還相對薄弱。

組織應(yīng)提高對“成文信息”控制的認識，加強“成文信息”的符合性，根據(jù)組織實際工作流程制定好文件和記錄內(nèi)容及其之間的關(guān)系，避免“二層皮”現(xiàn)象；化繁為簡，將復雜的問題簡單化，記錄盡可能實現(xiàn)勾選、模塊化，控制管理質(zhì)量，以達到提升質(zhì)量管理效率的最終目的。

在實際運用中，應(yīng)確定需要保持和保留的成文信息、儲存時間、所用載體。新版標準的要求，文件可以通過各種形式或類型的媒介進行存貯，如紙張、磁盤、光盤或其他電子媒體、影像資料、標準樣品等形式。賦予了組織更多的彈性和靈活性。在滿足標準的管理要求的基礎(chǔ)上，應(yīng)“化繁為簡”，對各類型的文件信息進行梳理，提倡無紙化辦公，避免過度留痕，歸并重復信息，保持適宜性和充分性，從而提升工作效率，真正使管理質(zhì)量呈“PDCA”螺旋式上升。

組織質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系按照新版標準編制“成文信息”，其形式、多少和詳略程度可參照“成文信息”控制清單（見表1）進行合理刪減，既滿足標準要求，又符合工作實際，供各類組織參考使用。

表1 “成文信息”控制清單如表

4 結(jié)語

本文根據(jù)新版標準的要求，初步梳理了組織“成文信息”的確定、獲取路徑、相關(guān)信息的科學存貯方式及控制和運用，即滿足標準要求，又符合工作實際，進一步提升了組織質(zhì)量管理工作的務(wù)實性和靈活性。希望能夠為各類組織的管理提升提供參考。