淺議機(jī)關(guān)檔案管理工作的變化

盧艷麗

在政府機(jī)關(guān)改革發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理工作也發(fā)生了巨大變化，工作重視度不斷提升，而且對(duì)檔案管理方式和方法進(jìn)行了創(chuàng)新。總結(jié)機(jī)關(guān)檔案管理工作變化及相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，可以促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理水平的進(jìn)一步提升，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的高效利用。

一、機(jī)關(guān)檔案管理理念的變化

檔案管理工作是政府機(jī)關(guān)的一項(xiàng)基本管理工作，但是由于以往缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，導(dǎo)致重要的檔案信息資料容易出現(xiàn)丟失、損壞的現(xiàn)象，對(duì)其他管理工作的開(kāi)展產(chǎn)生負(fù)面影響。近年來(lái)，通過(guò)學(xué)習(xí)習(xí)近平總書(shū)記對(duì)檔案工作的重要指示，對(duì)改變政府機(jī)關(guān)傳統(tǒng)的檔案管理工作有了新的認(rèn)識(shí)。檔案資料不僅是對(duì)政府機(jī)關(guān)運(yùn)行情況、干部人事變化情況等的記錄，更是評(píng)價(jià)政府機(jī)關(guān)工作成效的重要依據(jù)。在習(xí)近平總書(shū)記對(duì)檔案工作重要指示指導(dǎo)下，各地政府機(jī)關(guān)紛紛召開(kāi)相關(guān)主題會(huì)議學(xué)習(xí)活動(dòng)，強(qiáng)化檔案管理理念，推動(dòng)政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的改進(jìn)與創(chuàng)新。在此影響下，政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的軟硬件設(shè)施配套水平不斷提升，引進(jìn)了專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，并充分利用信息化工具開(kāi)展日常管理工作。這些方面的變化都能夠體現(xiàn)出檔案管理工作重視度的提升。

二、機(jī)關(guān)檔案管理制度的變化

政府機(jī)關(guān)檔案管理工作主要以《中華人民共和國(guó)檔案法》為依據(jù)，結(jié)合各單位的實(shí)際情況，制定內(nèi)部檔案管理制度，規(guī)范化開(kāi)展檔案管理工作。檔案管理工作改革的重點(diǎn)是加強(qiáng)檔案資料的保護(hù)與利用，在制度中明確歸檔范圍和保管期限，依據(jù)檔案管理制度開(kāi)展檔案利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。為了推進(jìn)政府機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理，各地政府機(jī)關(guān)已經(jīng)建立了較為詳盡的檔案管理辦法，包括《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《歸檔文件裝訂規(guī)范》《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》等。同時(shí)建立了機(jī)關(guān)檔案分級(jí)管理體制，對(duì)檔案管理組織及人員配備作出了具體要求。在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中，通過(guò)建立配套的監(jiān)督檢查辦法，明確檔案管理工作流程，保證檔案管理工作的系統(tǒng)化開(kāi)展。這對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的改進(jìn)具有重要的推動(dòng)作用。許多政府機(jī)關(guān)檔案具有較高的信息利用價(jià)值，只有對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一歸檔管理，才能保證檔案利用效率。特別是對(duì)于一些涉密檔案，必須通過(guò)規(guī)范檔案管理過(guò)程，才能保證檔案利用的安全性。在現(xiàn)階段的管理工作中，需要根據(jù)實(shí)際工作情況，對(duì)檔案管理內(nèi)容作出進(jìn)一步細(xì)化。同時(shí)建立配套的績(jī)效考核制度及獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)人員工作的主動(dòng)性，消除檔案管理工作的隨意性。

三、機(jī)關(guān)檔案管理方式的變化

在政府機(jī)關(guān)檔案管理方式的變化方面，最突出的改變是檔案資料分類(lèi)管理的實(shí)施。在以往的管理工作中，許多檔案管理人員不明確檔案分類(lèi)歸檔標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有掌握分類(lèi)管理方法，導(dǎo)致檔案的歸檔和保管不夠規(guī)范，也會(huì)對(duì)其信息利用效率產(chǎn)生影響。在此方面，《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《歸檔文件整理規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)檔案分類(lèi)管理作出了具體要求?？梢园凑瘴募傩?，將政府機(jī)關(guān)檔案分為三大類(lèi)。第一類(lèi)是黨群類(lèi)檔案，包括黨群工作資料、宣傳教育資料、表彰和處罰記錄和群團(tuán)活動(dòng)記錄等。第二類(lèi)是綜合類(lèi)檔案，包括行政會(huì)議記錄、規(guī)劃方案、計(jì)劃總結(jié)和政策法規(guī)檔案等。第三類(lèi)是職能類(lèi)檔案，包括國(guó)土資源檔案、農(nóng)林水利檔案、工業(yè)交通檔案和城鄉(xiāng)建設(shè)檔案等。這些不同類(lèi)別的政府機(jī)關(guān)檔案分別產(chǎn)生于不同的政府機(jī)關(guān)部門(mén)，需要對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一歸檔管理，按照上述類(lèi)別的劃分方式，合理進(jìn)行檔案歸檔、保存和利用。通過(guò)采取上述管理措施，能夠有效提升檔案管理效率，明確劃分檔案管理責(zé)任，避免在檔案的收集和歸檔過(guò)程中，出現(xiàn)檔案資料丟失等問(wèn)題。此外，在檔案資料利用過(guò)程中，也可以進(jìn)行分類(lèi)查找，提高檢索效率，充分發(fā)揮各類(lèi)檔案對(duì)于政府機(jī)關(guān)運(yùn)行的指導(dǎo)作用。

四、政府機(jī)關(guān)檔案管理技術(shù)的變化

政府機(jī)關(guān)檔案管理技術(shù)的改變主要體現(xiàn)在數(shù)字化檔案管理工作方面。目前我國(guó)政府機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)取得了重要成果，在《國(guó)家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》的總體指導(dǎo)下，各地政府機(jī)關(guān)紛紛推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)工作。檔案管理數(shù)字化建設(shè)要結(jié)合地方實(shí)際情況，建立數(shù)字檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，目前已經(jīng)基本完成了數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換工作，能夠依靠先進(jìn)的信息技術(shù)手段，開(kāi)展檔案日常管理，這是提高政府機(jī)關(guān)檔案管理工作效率的基本路徑。在現(xiàn)階段的改革發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)積極引進(jìn)云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和人工智能等技術(shù)成果，為提升檔案管理工作水平提供技術(shù)支持。同時(shí)也需要依靠信息化技術(shù)，開(kāi)展檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，通過(guò)打造微信公眾號(hào)等平臺(tái)，宣傳檔案管理政策，進(jìn)行實(shí)際業(yè)務(wù)操作指導(dǎo)，提高機(jī)關(guān)檔案管理的工作水平。最后，檔案管理工作應(yīng)依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高檔案信息利用效率，提高檔案資料共享程度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)政府機(jī)關(guān)在實(shí)際工作中存在的問(wèn)題，并采用歷史分析法和比較分析法，找到有效的改進(jìn)對(duì)策。

綜上所述，政府機(jī)關(guān)檔案管理工作已經(jīng)在多個(gè)方面作出了優(yōu)化和改進(jìn)。在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，應(yīng)繼續(xù)完善檔案管理制度，構(gòu)建科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，并依靠工作方法創(chuàng)新和管理技術(shù)創(chuàng)新，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理工作邁向一個(gè)新的臺(tái)階。

（作者單位：平山縣人民政府辦公室）