加強采購過程控制的策略

文/孔祥會，中國石化管道儲運有限公司

企業(yè)采購過程控制管理指的是企業(yè)針對物資采購過程制訂的控制計劃與管理措施，目的是為了使企業(yè)物資供應穩(wěn)定運行。采購主管在采購工作中承擔著主要責任，需要加強采購的過程控制，保證企業(yè)內部物資供應活動的順利開展。企業(yè)采購過程控制從需求產生開始到滿足需求為止的全流程過程控制的管理過程。再有，物資采購還聯系著企業(yè)生產、銷售、財務等各項工作，涉及范圍廣、影響區(qū)域大，要想防止企業(yè)生產出現間斷現象，就要高度重視物資采購工作。

1 明確物資采購過程控制的標準

物資采購過程控制要達到：保障采購的物資質量滿足技術要求、進度滿足交貨期要求，物流可控，資金安全等。為了保證正確衡量物資采購過程控制工作，必須要制訂合理的考核標準，筆者認為物資采購工作包括下面這些內容：

1.1 投入少質量高。這是衡量物資采購工作是否成功的重要標志，企業(yè)物資部門首先要深入開展市場調查活動，對比不同材料的價格與質量，保證采購物資價格最低、質量最好。但產品質量高必然意味著價格也高，要意識到物資采購并不追求最高質量，要考慮所購物資的實用性與適應性，要認真依據產品的技術要求與技術標準采購，防止購進質量低下產品。

1.2 物資與需求相契合。物資采購需要投入一定成本，其在產品成本中占有較高比重，有人認為企業(yè)要想獲得較高利潤，第一，加快產品生產速度；第二，減少原料成本；第三，減少運輸費用。所以在物資采購過程中，要全面考慮進料地點、運輸方式、采購方法、采購數量等各種因素，在全面分析、認真調查的基礎上選擇最為合理的購置策略。

1.3 資金投入少。此方面主要包括下面這些內容：第一，爭取采購物資最少，但要保證生產的持續(xù)進行；第二，縮短物資采購時間，加快資金流動速度；第三，物資采購交貨時間與企業(yè)生產用料時間越接近越好，出現采購過早或采購過晚均會影響企業(yè)生產。

1.4 科學確定物資的使用價值。不能一時頭腦發(fā)熱而采購大量緊急物資，但又不能發(fā)揮其作用，閑置時間過長，占用了大量資金。

2 建立完善的物資采購的監(jiān)督檢查制度

物資管理要制訂完善的制度，逐步形成合理的、科學的物資采購控制體系，保證物資采購工作處于嚴密的監(jiān)督之下，防止物資采購出現不合理行為。主要包括集中采購制度與采購監(jiān)督制度。

2.1 筆者在實際工作中發(fā)現，分散采購極易出現貪污腐敗行為，通過實行集中采購可以有效防止各種不良行為的發(fā)生。集中采購具有規(guī)模優(yōu)勢，有利于減少成本投入。同時可以有效減少采購環(huán)節(jié)，保證物資運輸的順利進行，收到較好的經濟效益。在建立完善的物資采購控制制度時，還需充分借助外部監(jiān)督，鼓勵其他組織、部門對物資采購工作進行嚴格監(jiān)督。

2.2 物資采購監(jiān)督的落實首先要考慮采購決策及時公開的問題，著力推行有限授權制度與決策信息公開制度，采購人員必須對本職工作負責，不得出現越權行為，這也是防止采購人員貪污受賄的主要方法。如實行采購合同會簽制度，明確指定采購人員調整價格與調價的時間與場合，并需要得到有關部門的審批等。在推行此項制度后可以防止采購人員出現用權不當的行為，保障企業(yè)財產不受損失。

2.3 采購人員要實行輪崗制度，這種做法可以定時輪換采購人員，杜絕了其與項目部管理人員聯合欺騙的問題，同時也可以防止采購人員與材料供應商內外勾結，將項目管理人員、采購人員、供應商實現了定時隔離，有利于減少成本投入。

2.4 監(jiān)督物資采購工作，只依靠管理部門的力量明顯不足，還需借助不同部門與人員的作用，創(chuàng)建全民監(jiān)督的形勢，保證企業(yè)經濟利益?？梢越柚斍靶畔⒕W絡技術，及時公開物資采購信息，采購價格、采購數量、供應商等內容均需定時公開，鼓勵企業(yè)人員與外部群眾對其監(jiān)督。

3 保證企業(yè)物資采購環(huán)節(jié)的合理性

物資采購部門要對供應商進行深入分析，自不同供應商中選擇最為合適的供應商加強合作。

3.1 物資采購工作可以實行招標的方法，利用開展招投標活動，企業(yè)將大量供應商集中在一起，鼓勵供應商開展良性競爭，自大量參與者中選擇最為合理的供應商，保證投入資金最少而得到的物資最多。再有，利用招投標做法還可以保證物資采購過程中公開透明，實現公平公正公開，促使企業(yè)物資采購工作妥善運行。

3.2 在物資采購過程中，供應商與企業(yè)是相互支持、共同受益的關系，只有雙方加強合作才能創(chuàng)造更高的效益。在選擇供應商時，要全面考慮產品質量、產品價格與供貨時間、企業(yè)資質等，并創(chuàng)建供應商檔案，隨時關注供應商的生產運營，與實力強大、講究誠信的供應商長期合作。

4 嚴格管理資金支出，防止物資采購資金出現弄虛作假行為

在資金結算前，不同科室工作人員要深入研究每個月的收料單位，嚴格審核其收料價格，然后全面分析不同單位的預算情況，在認真核對預算數量后再開展核銷活動，并且在完成結轉后及時簽字。在辦理料款過程中，不再應用個人掛支單的做法，實行集中付款的方式，企業(yè)需要支出的資金可以在一天內全部完成支付，防止業(yè)務人員出現暗箱操作行為，使整個資金流動過程處于公開透明的環(huán)境中進行，有利于相關人員的監(jiān)督管理，保證了付款活動的順利開展，杜絕了付款過程中的貪污受賄行為。

總之，企業(yè)物資采購在企業(yè)生產經營中占有重要地位，物資采購供應在企業(yè)生產過程中具有核心性作用，要想保證管理活動的順利開展離不開各個部門的大力支持，要求企業(yè)內部不同部門相互幫助、相互溝通、合理操作，保證采購工作嚴格遵循有關規(guī)定妥善運行，使企業(yè)物資采購與生產經營密切結合，在企業(yè)生產、減少成本中發(fā)揮應有的作用，幫助企業(yè)創(chuàng)造更高的經濟效益。