企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的實(shí)踐與思考

程宏

【摘 要】企業(yè)檔案室為檔案管理的一個(gè)重要保證。但是，因?yàn)楦鱾€(gè)方面的因素，企業(yè)檔案室建設(shè)水平以及程度各不相同，發(fā)展不夠平衡。怎樣推動(dòng)企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)，本文分析了企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性，并且研究了數(shù)字檔案室的功能，最后分析了企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)過程中存在問題和對(duì)策，力求進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案室持續(xù)健康的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案室;建設(shè);問題;對(duì)策

企業(yè)檔案室建設(shè)為規(guī)范企業(yè)檔案工作重要的構(gòu)成部分。因此，強(qiáng)化基層檔案室建設(shè)對(duì)提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量和企業(yè)工作規(guī)范化有著重要的作用。但是，多數(shù)企業(yè)檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀還不理想，其中主要因素不僅含有企業(yè)制度方面內(nèi)部問題，還存在檔案管理人員外在的因素[1]。因此，本文分析了企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性，并且研究了數(shù)字檔案室的功能，最后分析了企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)過程中存在問題和對(duì)策，力求進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案室持續(xù)健康的發(fā)展。

一、企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性

企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求。隨著我國(guó)社會(huì)不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)建設(shè)得到了比較大的成就。企業(yè)面貌也出現(xiàn)了比較大的變化。一些地區(qū)的企業(yè)在過程當(dāng)中，積累了比較多的價(jià)值資料。隨著企業(yè)發(fā)展速度越來越快，資料積累不斷增多，進(jìn)而加快了發(fā)展速度。怎么保存這些價(jià)值比較高的資料也是放到多數(shù)企業(yè)所面對(duì)的重要問題[2]。除此之外，隨著人民生活質(zhì)量越來越高，人們對(duì)檔案的信息利用服務(wù)需求也在信息需求不斷增多。所以，我們需要在企業(yè)構(gòu)建數(shù)字檔案室，也就是保存經(jīng)濟(jì)建設(shè)過程當(dāng)中寶貴的資料，同時(shí)也能夠給信息的查詢帶來強(qiáng)有力的參考和保障。

二、企業(yè)數(shù)字檔案室的基本功能分析

2.1網(wǎng)上檔案的信息數(shù)字化的存儲(chǔ)功能

數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)給用戶帶來了綜合性的檔案信息數(shù)字化存儲(chǔ)功能。檔案利用多種渠道來得到企業(yè)資金的支持，更新計(jì)算機(jī)以及數(shù)字化的處理設(shè)備，對(duì)分布在檔案室當(dāng)中的上萬紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合和管理，重新優(yōu)化和調(diào)整到庫(kù)房當(dāng)中[3]。首先，構(gòu)建規(guī)模比較大的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提升各種檔案數(shù)據(jù)錄入量以及原文原件數(shù)字化的存儲(chǔ)量。其次，通過數(shù)碼技術(shù)將歸檔證書、牌匾以及獎(jiǎng)狀等實(shí)物檔案變?yōu)閳D像信息。在網(wǎng)絡(luò)的大力支持之下給用戶帶來更加真實(shí)、全面以及快速的服務(wù)，更好的實(shí)現(xiàn)信息的上網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源的共享。這為檔案數(shù)字化建設(shè)基本的重要功能。

2.2網(wǎng)上文檔的一體化管理功能

企業(yè)數(shù)字化檔案室能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案室和各有關(guān)科室在網(wǎng)上進(jìn)行各類檔案的業(yè)務(wù)工作。例如：檔案室和企業(yè)的文書室檔案的一體化管理，其能夠直接在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中進(jìn)行接收，對(duì)其各部門所下達(dá)的電子文件進(jìn)行處理[4]。歸檔企業(yè)網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中移交需要的歸檔文件，并且按照文字的字號(hào)、發(fā)文單位以及時(shí)間等自動(dòng)的生成檔案的卷宗。這降低了傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)當(dāng)中比較復(fù)雜的手工勞動(dòng)以及人工檢索和查詢時(shí)間，進(jìn)而大大增加了檔案工程效率以及質(zhì)量。

2.3網(wǎng)上遠(yuǎn)程的傳輸和查閱功能

通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以更好的解決檔案室在遠(yuǎn)端的查閱。在傳輸過程當(dāng)中存在許多不便，進(jìn)而提升了數(shù)字檔案室的服務(wù)質(zhì)量以及管理檔次。例如：公司管理部門提出要檔案室在三天當(dāng)中提出企業(yè)最近三年的名牌產(chǎn)品獲獎(jiǎng)證書和獲省部級(jí)以上先進(jìn)集體榮譽(yù)稱號(hào)等情況。當(dāng)采用人工的方法逐項(xiàng)進(jìn)行登記和查閱的時(shí)候，不但增加了工作量，還在這個(gè)期限當(dāng)中不能夠?qū)崿F(xiàn)。但是，檔案人員通過數(shù)字化檔案室僅僅需要在半天時(shí)間當(dāng)中，就能夠從數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中提取全部記錄，并且利用網(wǎng)絡(luò)傳輸給需求方。這樣不但速度比較快，并且信息比較詳細(xì)，同時(shí)還可以提前來對(duì)任務(wù)進(jìn)行完成。除此之外，還能夠給下步任務(wù)節(jié)省比較多的時(shí)間，進(jìn)而得到企業(yè)管理人員的一致好評(píng)。

2.4網(wǎng)上檔案的業(yè)務(wù)宣傳功能

通過企業(yè)數(shù)字檔案室，能夠在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)當(dāng)中進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)宣傳工作。例如：在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中介紹檔案室工作職能、庫(kù)存狀況、宣傳檔案政策和法規(guī)和機(jī)構(gòu)設(shè)置等，發(fā)布能夠上網(wǎng)的檔案信息以及編研成果等，進(jìn)而帶來網(wǎng)上檔案信息查詢和其他的業(yè)務(wù)服務(wù)，盡可能的發(fā)揮出數(shù)字化檔案的價(jià)值以及效益作用。

三、企業(yè)數(shù)字檔案建設(shè)的有效途徑

3.1存量的檔案數(shù)字化

數(shù)字檔案室建設(shè)的基本要求就需要利用現(xiàn)代技術(shù)以及設(shè)備來對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來進(jìn)行信息化處理，并且讓其變?yōu)橛行У墓芾頇n案全過程。利用網(wǎng)絡(luò)來更好的實(shí)現(xiàn)共享利用數(shù)字化檔案。所以，對(duì)存量檔案來進(jìn)行數(shù)字化為數(shù)字檔案室建設(shè)的首要步驟。存量檔案的數(shù)字化主要是利用對(duì)音像檔案、紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)載體來進(jìn)行數(shù)字化的加工，通過掃描儀等設(shè)備來生成紙質(zhì)的檔案數(shù)字圖像，接著應(yīng)用OCR等識(shí)別技術(shù)來形成一個(gè)雙層的PDF格式數(shù)字副本。對(duì)微縮的膠片、錄音、錄像以及照片等檔案進(jìn)行數(shù)字化。首先要對(duì)檔案進(jìn)行壓縮，通過統(tǒng)一的數(shù)字形式來管理，并且按照國(guó)家的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，構(gòu)建數(shù)字檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)、專題數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)前，企業(yè)要構(gòu)建工程檔案當(dāng)中的圖紙、文字報(bào)告的一些數(shù)字化加工工作，進(jìn)而給數(shù)字化檔案室構(gòu)建打下牢固的基礎(chǔ)。

3.2增量檔案電子化

增量檔案電子化就是在辦公系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)中直接形成電子文件，在實(shí)現(xiàn)前端控制和全程管理的基礎(chǔ)上，將檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)有效對(duì)接，并按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，使電子文件滿足真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性的“四性”要求。增量檔案電子化目前還有很多技術(shù)難點(diǎn)及銜接問題。技術(shù)難點(diǎn)如文件格式自動(dòng)裝換、元數(shù)據(jù)等信息自動(dòng)捕獲等。銜接問題主要是如何實(shí)現(xiàn)有效的前端控制，如何實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效對(duì)接。企業(yè)需要采用定制開發(fā)檔案辦公系統(tǒng)的方式，使檔案辦公系統(tǒng)與公司辦公系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)有效連接，實(shí)現(xiàn)電子文件的收集、歸檔、利用一體化。

四、企業(yè)建立數(shù)字化檔案室存在的問題及對(duì)策

4.1重視程度不高

目前部分企業(yè)對(duì)于建設(shè)數(shù)字檔案室存在重視程度不高的問題。其一，單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，認(rèn)為建設(shè)數(shù)字檔案室意義不大、實(shí)用性不強(qiáng);其二，檔案管理工作者自身不重視，由于部分企業(yè)的檔案管理工作者年紀(jì)較大，工作觀念墨守成規(guī)，不愿學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)，對(duì)建設(shè)數(shù)字檔案室積極性不高。要做好數(shù)字化檔案室建設(shè)就必須讓領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，使其真正了解該項(xiàng)工作，提高認(rèn)識(shí)，并納入企業(yè)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃中，從人力、物力、財(cái)力上保證此項(xiàng)工作的順利開展。

4.2建設(shè)數(shù)字化檔案室需要配備有一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍

檔案管理人員除具有檔案專業(yè)及相關(guān)管理知識(shí)外，還要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能滿足數(shù)字化檔案室建設(shè)的需求，做好供需分析，實(shí)現(xiàn)具體功能。要積極引進(jìn)適合的檔案管理人才，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)骨干有針對(duì)性的培訓(xùn)和繼續(xù)教育。

五、結(jié)束語

總之，數(shù)字化檔案室建設(shè)不能僅憑檔案管理人員的一己之力，一時(shí)之功，要緊密圍繞組織建設(shè)、設(shè)施建設(shè)、系統(tǒng)建設(shè)、檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)、人才建設(shè)開展實(shí)施工作。

【參考文獻(xiàn)】

[1]羅亞琦.民營(yíng)企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案室勢(shì)在必行[J].浙江檔案，2017（08）.

[2]梁紹紅.如何建設(shè)基層數(shù)字檔案室建設(shè)[J].浙江檔案，2019（06）.

[3]楊智勇，何宏甲.集成式數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)的構(gòu)建[J].檔案與建設(shè)，2018（09）.

[4]王鳳敏，蔣海琴.數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)踐與思考[J].中國(guó)檔案，2018（01）.