王思才 易 露 王 嬌
(西南醫(yī)科大學(xué)附屬中醫(yī)醫(yī)院 四川瀘州 646000)
對于臨床科室辦公用品而言,自身具有價值高、數(shù)量大的特點(diǎn),在使用過程中很容易浪費(fèi),而且無法有效的控制其成本。那么針對這種情況,就應(yīng)該積極開展臨床科室辦公用品量化管理,采取合理的方法,來為其建立量化管理體系,這樣能夠很好的提升這些辦公用具的使用效率。
在醫(yī)院中各個科室的辦公用品,在管理上也是由各個科室來進(jìn)行管理,比如信息科負(fù)責(zé)計算機(jī)這類辦公用品,一般情況下這種辦公用品具有很高的價值,其管理也較為嚴(yán)格,所以在研究過程中并不考慮這一內(nèi)容[1]。而是從一些并不注意的辦公用具上進(jìn)行分析,比如,醫(yī)院采購中心主要是購買相應(yīng)用戶,是管理單位,而病案室則是對醫(yī)療表格的發(fā)放進(jìn)行管理,財務(wù)科則是對辦公用戶,比如信紙、信封等等進(jìn)行管理,每一個管理部門的具體管理范圍和責(zé)任并沒有有效區(qū)分,存在著交叉管理的情況。
通過對醫(yī)院庫存分析能夠了解到,不同的倉庫中存在著相同的物品,這樣就導(dǎo)致所需要投入的成本增多[2]。此外,倉庫中的物品種類也非常多,遠(yuǎn)遠(yuǎn)的超出科室辦公的實際需求,比如手電筒、各型號電池等等,類型較多,很多臨床科室在這其中都有領(lǐng)取記錄,這些本屬于生活用品,卻是作為辦公用品存在于科室中。
在需要使用辦公用品過程中,需要由科室自己填寫申請表,然后由管理人員審核簽字后,在到倉庫中領(lǐng)取相應(yīng)辦公用品。每一個倉庫會在月初將自己上個月的庫存流動情況上繳,然后由相關(guān)部門來分析成本,對于沒有納入到常規(guī)倉庫中的特殊辦公用品,會有科室提交申請表,然后審核通過后進(jìn)行購買[3]。在這其中,不僅存在著常規(guī)和特殊用品所耗費(fèi)的成本,對于其數(shù)量、使用詳情都沒有嚴(yán)格的管理方案,也沒有規(guī)定是由哪一個部門來進(jìn)行管理,使得無法獲取理想的管理效果。
為了能夠更好的提升臨床科室辦公用品的管理水平,減少成本支出,那么就應(yīng)該明確辦公用品的具體數(shù)量和種類,以此來由物資供應(yīng)中心進(jìn)行管理。與此同時,還應(yīng)該明確辦公用品的具體情況,對于一些并不需要的生活用品應(yīng)該取消供應(yīng)和使用。對于一些特殊的辦公用品,要在需要的時候,由物資供應(yīng)中心來進(jìn)行購買。此外,還應(yīng)該在這其中取消審批,由科室的主任親自負(fù)責(zé),對于不在常規(guī)目錄內(nèi)的辦公用品,應(yīng)該有物資供應(yīng)中心的管理人員負(fù)責(zé)[4]。醫(yī)務(wù)部也應(yīng)該定期對辦公用品的具體使用情況來進(jìn)行核查,對于其中使用較多的辦公用品進(jìn)行記錄,對于存在違規(guī)使用的要及時的進(jìn)行處罰,以此來約束辦公用品的使用。
因為臨床科室辦公用品,主要是為患者所服務(wù),那么具體使用情況應(yīng)該有所規(guī)律。比如,會受到門診量、住院費(fèi)用等等因素所影響[5]。因此,在管理過程中,就應(yīng)該根據(jù)這些因素來對辦公用品使用情況進(jìn)行分析,通過對其分析來更好的進(jìn)行管理,有效的提升臨床科室辦公用品量化管理水平,減少醫(yī)院的成本投入。
為了能夠更好的明確臨床科室辦公用品管理的具體內(nèi)容,那么就應(yīng)該對各科室上一年度的辦公用品消耗情況進(jìn)行分析,對比今年的辦公用品消耗情況??梢栽谶@其中分為兩類,第一就是實際超出預(yù)期用量的科室,要計算出后續(xù)使用的情況,然后以此為標(biāo)準(zhǔn)來制定量化管理方案[6]。第二,就是實際消耗小于預(yù)期用量的科室,就直接以消耗程度來作為量化管理標(biāo)準(zhǔn),并且每一年都是采取這種方法,這樣能夠為臨床科室辦公用具使用提供一個預(yù)期量,這樣在管理時也能夠有具體的標(biāo)準(zhǔn)來積極落實。
根據(jù)每一年科室的辦公用品消耗量,來明確需要進(jìn)行監(jiān)管的重點(diǎn)科室。比如,如果醫(yī)院在今年有15個科室其實際辦公用品消耗量超出預(yù)期,那么就應(yīng)該將這15個科室納入到重點(diǎn)監(jiān)管中,并且分析這15個科室辦公用量的使用記錄,明確一些價格較高、貴重的辦公用品去除。職能部門和科室應(yīng)該共同了解在使用辦公用品中所存在的問題,積極的提出相應(yīng)整改建議[7]。與此同時,還應(yīng)該根據(jù)具體的量化標(biāo)準(zhǔn),來讓物資供應(yīng)中心能夠明確每一個科室在一個季度中能夠領(lǐng)取辦公用品的具體數(shù)量,一旦在這其中超出規(guī)定數(shù)量,就應(yīng)該及時通知,讓科室能夠積極的控制其成本,在日常工作中合理使用辦公用品,發(fā)揮辦公用品的作用。醫(yī)院在這其中還可以建立獎懲制度,對于一些隨意浪費(fèi)、挪用的科室要給予懲罰。
在以往采購辦公用品時,都是由采購中心根據(jù)自身的經(jīng)驗來決定數(shù)量,這樣就容易增加庫存,或者是不滿足實際需求。那么在量化管理后,醫(yī)院對其倉庫的責(zé)任落實到實處,就能夠很好的避免倉庫辦公用品的堆積。采購中心在這其中會根據(jù)辦公用品需求和使用標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行具體采購,減少盲目性,更好的提升采購的針對性,有效的控制其成本。
通過量化管理,臨床科室能夠很好的了解自身是否存在浪費(fèi)行為,以此來讓科室能夠更更加科學(xué)合理的使用辦公用品,形成節(jié)約的工作環(huán)境,辦公用品浪費(fèi)問題在這種情況下有明顯的減少。這樣不僅能夠很好的滿足臨床科室對辦公用品的實際使用需求,而且辦公用品的消耗量還能夠有所減少,科室會很好的控制辦公用品的消耗速度,減少成本支出,更好的發(fā)揮臨床科室辦公用品的作用。各科室在這其中的節(jié)約效果較好,為醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展提供幫助。
醫(yī)院通過量化管理的方法,能夠更好的提升臨床科室對辦公用品使用的科學(xué)合理性。在采購上能夠更加認(rèn)真,采購人員能夠明確自身的責(zé)任,而且因為醫(yī)院在采取量化管理后取消交叉管理的部門,優(yōu)化供應(yīng)采購工作,這樣就能夠更好的提升辦公用品管理水平。醫(yī)院還會定期對辦公用品的數(shù)量、庫存等等進(jìn)行了解,一旦在這其中發(fā)現(xiàn)問題,就會及時的找到相應(yīng)負(fù)責(zé)人,這樣就能夠避免出現(xiàn)代領(lǐng)、冒領(lǐng)等問題的發(fā)生。在使用上,因為科室的數(shù)量多,如果只依靠管理部門來對其進(jìn)行管理,不能夠取得理想的管理效果。因此,醫(yī)院在這種情況下,就根據(jù)臨床科室辦公用品的具體使用情況,來采取量化管理的方法,橫向?qū)Ρ瓤剖?,提高科室對成本的控制能力,也能夠充分的體現(xiàn)出人性化管理的理念。
總而言之,隨著當(dāng)前醫(yī)院規(guī)模的不斷增大,對其成本控制也就成為當(dāng)前的重點(diǎn)。從醫(yī)院目前的管理工作上來看,對于耗材的使用更加重視,并且其管理工作方法已經(jīng)逐漸成熟。但是,對于辦公用品的管理依然還沒有形成完整的管理體系,因此就應(yīng)該積極開展量化管理,建立科學(xué)合理的管理體系,有效的實現(xiàn)辦公用品的科學(xué)化管理,減少成本投入的同時,又能夠有效的提升其工作效率。