新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新

摘要：檔案整理工作的有效進(jìn)行是事業(yè)單位日常工作信息整合的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。近年來電子信息的普及很大程度上代替了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。但在目前的實(shí)際工作中，依然存在著許多辦公室檔案管理低效能、傳統(tǒng)模式的情況。針對此類現(xiàn)象，本文具體總結(jié)了當(dāng)前的問題，并從三個(gè)方面提出了創(chuàng)新管理的建議。一方面，完善電子信息檔案整理系統(tǒng)。另一方面，不斷提高檔案整理意識。第三，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

【關(guān)鍵詞】 檔案管理 ?創(chuàng)新 ?事業(yè)單位

引言

檔案整理是事業(yè)單位一項(xiàng)至關(guān)重要的工作環(huán)節(jié)。近年來電子化、數(shù)字技術(shù)成為普遍趨勢，傳統(tǒng)模式的檔案整理方式帶來的問題日益明顯。就目前的實(shí)際情況分析，辦公室的檔案整理分散性、傳統(tǒng)性、低能效等特征。更關(guān)鍵的是，存在一些有效管理、良好機(jī)制的缺位。從事業(yè)單位和專業(yè)職員兩個(gè)主體視角進(jìn)行分析，對于檔案電子化程度低、整理形式化等問題都有待解決。建立健全電子信息檔案整理系統(tǒng)，不斷提高檔案整理意識，培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)是創(chuàng)新辦公室檔案管理不能忽視的三個(gè)方面。

1. 探究目前事業(yè)單位辦公室檔案整理的主要問題

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位工作中，檔案整理多以書面文字、統(tǒng)籌管理等方式完成。目前，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及、電子文檔的便捷、工作人員的青年化的潮流下，傳統(tǒng)檔案整理的問題逐漸暴露出來。為了及時(shí)有效地處理檔案，事業(yè)單位相關(guān)人員需要正視此類問題。

首先，檔案的電子化程度不高，實(shí)用性較低。雖然數(shù)字技術(shù)日益大眾化，但是在具體的事業(yè)單位中依然存在整理紙質(zhì)材料檔案的現(xiàn)象。更為嚴(yán)重的問題是，一些電子檔案僅是形式化的虛設(shè)，失去了檔案的真實(shí)性與實(shí)用性。這種行為已經(jīng)違背了事業(yè)單位進(jìn)行檔案整理的初衷。事業(yè)單位增加了人力物力，但卻沒有實(shí)際作用。在電子化信息的過程中，很重要的是及時(shí)處理更新。這些不僅僅需要專業(yè)的技術(shù)人員，更重要的是事業(yè)單位系統(tǒng)的檔案整理統(tǒng)籌。

其次，事業(yè)單位中具有專業(yè)數(shù)字化電腦操作技能的職員數(shù)量有限。并且具有電子檔案整理經(jīng)驗(yàn)的職員更是少之又少。這種情況進(jìn)一步增加了辦公室檔案管理的難度。與此同時(shí)，在事業(yè)單位內(nèi)部缺少相應(yīng)完整正規(guī)的檔案整理培訓(xùn)環(huán)節(jié)。辦公室的職能劃分有很大的模糊性。部分檔案管理人員只能重復(fù)傳統(tǒng)的檔案整理模式，沒有創(chuàng)新的環(huán)境、制度支持和鼓勵(lì)。目前來看，辦公室的檔案工作具有分散性、傳統(tǒng)性、低能效等特征。

最關(guān)鍵的問題是，在事業(yè)單位體制內(nèi)并沒有建立比較完善的電子化檔案管理體制。這造成了專業(yè)人才數(shù)量少，檔案管理意識不高、積極性有限等現(xiàn)象【1】。此類問題會影響到事業(yè)單位的工作效率以及正常的工作環(huán)節(jié)進(jìn)度。整體上看目前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，亟需進(jìn)行創(chuàng)新改革。因此必須意識到管理部門存在職能劃分不明確、專業(yè)人才缺失等的問題。

2. 創(chuàng)新檔案整理的具體建議措施

2.1 完善電子信息檔案系統(tǒng)

首先，應(yīng)當(dāng)確立高效、優(yōu)化的電子化檔案管理原則，明確管理人員的的具體工作方式。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)更具辦公性質(zhì)具體設(shè)計(jì)合適的電子化檔案的工作流程。這有利于提高檔案整理人員的工作效率，減少不必要的繁復(fù)流程與額外任務(wù)。對于管理人員的個(gè)人違規(guī)操作，相關(guān)部分也能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)處理。與此同時(shí)，應(yīng)該建立鼓勵(lì)政策。檔案管理工作是一個(gè)長期的任務(wù)，需要辦公室人員的配合。專職人員在日常工作經(jīng)驗(yàn)中總結(jié)并提出改進(jìn)工作方法的建議，是創(chuàng)新檔案管理的有效途徑。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在制度上，給予工作人員合理寬松的工作空間【2】。

其次，應(yīng)當(dāng)重視電子信息的有效性、便捷性。事業(yè)單位應(yīng)該迎合目前電子化信息、數(shù)字技術(shù)廣泛應(yīng)用的趨勢，積極發(fā)揮數(shù)字化檔案的使用作用，整合紙質(zhì)檔案，節(jié)約資源。這需要從根本上對檔案工作進(jìn)行技術(shù)與模式創(chuàng)新。辦公室要結(jié)合實(shí)際需求和情況，利用電子表格對信息進(jìn)行收集、應(yīng)用電子軟件對有效信息進(jìn)行篩選與統(tǒng)計(jì)、通過數(shù)字技術(shù)將信息進(jìn)行多部門間共享。這樣的創(chuàng)新方式，一方面提高對信息檔案的有效利用率，另一方面確保電子化信息的準(zhǔn)確、透明與公開。

2.2 提高檔案整理意識

檔案整理工作對于事業(yè)單位來說，是其他工作活動的基本保障。檔案可以記錄辦公室的日常工作流程與進(jìn)度，為日后的總結(jié)與反思提供數(shù)據(jù)。因此，無論是檔案管理專員還是辦公室的其他工作人員，都應(yīng)當(dāng)重新思考檔案整理的重要性。樹立電子化檔案信息的整理思維。這需要事業(yè)單位進(jìn)行專業(yè)層面的培訓(xùn)與倡導(dǎo)【3】。重視檔案整理工作是完善電子信息檔案系統(tǒng)以及培養(yǎng)檔案管理人員的基礎(chǔ)。提高檔案意識之后，才能夠根據(jù)辦公室工作情況明確電子檔案的整理流程。并且在實(shí)際工作中，根據(jù)不足、失誤等情況進(jìn)行有效的改進(jìn)。除此之外，檔案服務(wù)意識更為關(guān)鍵。這有利于增強(qiáng)檔案的實(shí)用性和有效性。對于創(chuàng)新工作模式以及檔案整理人才培養(yǎng)具有關(guān)鍵意義。在不斷重視、思考檔案工作的重要性后，事業(yè)單位的檔案整合才能夠越來越合理。

2.3 培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著檔案整理的電子化、數(shù)字化工作不斷完善，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案整理人員的綜合素質(zhì)。即，是否能夠在具體的工作中數(shù)字技術(shù)的掌握能力以及學(xué)習(xí)工作能力。是否能夠通過不斷的學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)識到目前檔案工作中存在的問題。是否提出相應(yīng)的創(chuàng)新方式。是否具有這些問題都關(guān)系到檔案整理工作的成果，所以對于處于具體工作中的管理人員的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和考察需要重視。因此需要事業(yè)單位進(jìn)行合理、高效、專業(yè)的職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德素質(zhì)教育。一方面，整體上對工作人員進(jìn)行實(shí)時(shí)的專業(yè)知識培訓(xùn)。開展數(shù)字化技術(shù)學(xué)習(xí)交流班，實(shí)操性質(zhì)的工作實(shí)習(xí)等等。另一方面，事業(yè)單位應(yīng)該強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識、創(chuàng)新意識、職業(yè)道德素質(zhì)。

結(jié)論：檔案整理是事業(yè)單位辦公室工作順利開展的重要環(huán)節(jié)。在近年來不斷更新的數(shù)字技術(shù)、電子化工作方式的社會環(huán)境下，事業(yè)單位的檔案工作依然存在著大量的管理缺位和失職的問題。為解決這些現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)確立高效、優(yōu)化的電子化檔案信息整合模式，樹立積極的檔案工作觀念以及明確管理責(zé)任主體的具體工作職責(zé)。建立健全檔案整理的人才培訓(xùn)和鼓勵(lì)創(chuàng)新機(jī)制。提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。這樣才能使得及時(shí)更新、方便快捷的檔案，助力于事業(yè)單位的日常工作。

【參考文獻(xiàn)】

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[3]譚艷艷.辦公室檔案管理創(chuàng)新的途徑分析[J].企業(yè)改革與管理，2017（08）：203.

作者簡介：關(guān)媛瑞，性別：女，山西省太原市，1983年出生，學(xué)歷：大學(xué)本科。

職稱：中國輻射防護(hù)研究院， 副研究館員，研究方向：檔案管理