新檔案法下水利工程檔案信息化管理發(fā)展探討

李玲霞

（海河水利委員會水利信息網(wǎng)絡(luò)中心，天津 300170）

2020 年6 月20 日，習(xí)近平主席簽署了第四十七號主席令，修訂通過了《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱新《檔案法》），并予以公布。新《檔案法》新增了“檔案信息化”的章節(jié)，使水利工程檔案信息化管理有了明確的法律依據(jù)。

1 新《檔案法》對水利工程檔案信息化管理的要求

水利工程在建設(shè)過程中產(chǎn)生大量的水利工程檔案。檔案類型多種多樣，有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也有新興的電子檔案，尤其是出現(xiàn)了開發(fā)系統(tǒng)相關(guān)的檔案。這使水利工程檔案信息化管理呈現(xiàn)出許多新的特性，并且面臨許多新的問題和挑戰(zhàn)，檔案工作從傳統(tǒng)載體管理向數(shù)字管理升級，水利工程檔案管理也面臨著向信息化轉(zhuǎn)型的趨勢。

1.1 水利工程信息化檔案管理的特性

（1）針對性。新《檔案法》修訂前，對信息化檔案界定范圍不一致、管理標準不統(tǒng)一。新《檔案法》明確了檔案信息化的定義，提出：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。確認了電子檔案的檔案屬性，又為水利工程信息化檔案的歸檔預(yù)留下廣闊的發(fā)展空間。從而使水利工程信息化檔案真正成為完整意義上的檔案，與紙質(zhì)檔案具有同等的效用。

（2）一致性。長期以來，由于載體形式和管理手段的局限，信息化檔案歸檔和管理一直參照紙質(zhì)檔案管理模式，無法針對信息化檔案的特點高效管理，僅能基本滿足檔案歸檔合格。因此，盡管確立水利工程信息化檔案歸檔的真實性及價值正面臨一系列嚴峻挑戰(zhàn)，但必須努力使水利工程信息化檔案歸檔達到統(tǒng)一的優(yōu)質(zhì)標準。

（3）先進性。隨著辦公自動化程度的不斷提高，許多水利工程信息化建設(shè)部門甚至業(yè)務(wù)管理部門開發(fā)利用信息化檔案的需求逐漸增加，水利工程信息化檔案歸檔與管理變得意義重大。水利工程信息化檔案的有效存儲，也為檔案利用人員提供了方便。基礎(chǔ)設(shè)施條件的改善也為檔案管理人員更新知識、技能提供了條件，可以更好地將對紙質(zhì)檔案的管理經(jīng)驗利用先進的信息化手段進一步拓展到對水利工程信息化檔案的管理中來。

（4）完整性。水利工程紙質(zhì)檔案及信息化檔案的歸檔和管理必須有統(tǒng)一的標準，必須做到有法可依。有具備了完善的管理制度，有了制定水利工程信息化檔案管理制度的指導(dǎo)原則，這類檔案的管理才能夠有法可依，才能夠充分發(fā)揮這類管理的社會經(jīng)濟價值。

1.2 水利工程檔案信息化管理應(yīng)具備的條件

水利工程檔案信息化管理可以歸結(jié)為4 個必要條件：必須以受眾群體為服務(wù)對象，必須有檔案管理及業(yè)務(wù)人員共同介入，必須進行技術(shù)鑒定，必須有符合實際的管理制度。

1.3 新《檔案法》對促進水利工程信息化檔案管理發(fā)展的意義

（1）界定了檔案的定義。新《檔案法》明確：本法所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。新《檔案法》對檔案的定義能夠完全包含水利工程實施中實際產(chǎn)生的檔案類型。

（2）明確了檔案的服務(wù)對象。新《檔案法》明確：為了加強檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)，進一步明確了檔案的服務(wù)對象。

（3）保障了檔案管理的資金。信息化檔案的發(fā)展變化以及檔案管理信息化的需求都需要足夠的資金支持。新《檔案法》中第三條新增：“各級人民政府應(yīng)當加強檔案工作，把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費列入政府預(yù)算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟和社會發(fā)展水平相適應(yīng)?！边M一步保障了檔案管理的資金。

（4）明確了檔案密級的管理。信息化發(fā)展給檔案歸檔和管理帶來了新的挑戰(zhàn)。新《檔案法》規(guī)定：“涉及國家秘密的檔案的管理和利用，密級的變更和解密，應(yīng)當依照有關(guān)保守國家秘密的法律、行政法規(guī)規(guī)定辦理。”進一步明確了水利信息化檔案密級的管理。

（5）明確了對檔案信息化建設(shè)的總體要求。新《檔案法》進一步明確了將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，使水利檔案信息化建設(shè)有了法律保障。新法要求應(yīng)當加強檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用，推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化等。并對檔案館在檔案信息化中的職責做了明確要求，推行建設(shè)數(shù)字檔案館并推進檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。

新《檔案法》作為我國檔案管理的基本法律，是水利工程檔案信息化管理的重要指南。

2 當前水利工程檔案信息化管理面臨的問題

2.1 水利工程檔案管理缺乏完善的信息化系統(tǒng)

“在水利工程檔案信息化管理的過程中，有很多的專業(yè)性計算機軟件，包括電子信息、水資源、水質(zhì)監(jiān)測等管理系統(tǒng)。這些項目目前很難同步進行，無法得到統(tǒng)一化，現(xiàn)階段也還沒有統(tǒng)一完善的水利工程檔案信息化管理系統(tǒng)，無法對各級水利工程檔案進行系統(tǒng)化的管理?！备黝愜浖虺绦蚓幋a、開發(fā)環(huán)境等不一，在實現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)交互、資源整合和互聯(lián)互通方面存在難度，水利工程檔案信息化管理水平有待提升。

2.2 水利工程檔案信息化管理制度建設(shè)較弱

根據(jù)檔案法有關(guān)規(guī)定：按照國家規(guī)定應(yīng)當形成檔案的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當建立檔案工作責任制，依法健全檔案管理制度。水利工程檔案管理應(yīng)制定有效的規(guī)章制度，使以往輕電子檔案、重紙質(zhì)檔案的狀況得到有效改善。通過嚴格的制度來推動水利工程檔案的信息化建設(shè)，根據(jù)信息化建設(shè)的要求，檔案資料需要電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，并將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，2 種檔案需要同時歸檔。

3 完善水利工程檔案信息化管理的設(shè)想和建議

3.1 增強信息化建設(shè)意識

各單位可以舉辦檔案法規(guī)宣傳活動及水利工程檔案信息化管理講座等，構(gòu)建水利工程檔案信息化管理的工作環(huán)境，強化檔案管理工作者的信息化意識與檔案管理意識。水利工程建設(shè)之初，建設(shè)單位應(yīng)加強組織領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，高度重視水利工程檔案信息化管理工作并列入建設(shè)管理議事日程，將檔案信息化管理工作納入?yún)⒔ǜ鲉挝患皻w檔責任人的崗位職責，落實責任制，為水利工程檔案信息化管理奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.2 有效提升檔案管理工作者的知識技能水平

新形勢要求水利檔案工作者思想意識和工作能力要不斷提升。檔案工作者應(yīng)該把檔案信息化作為一項重要的業(yè)務(wù)來開展，水利工程信息化檔案的收、管、存、用與水利業(yè)務(wù)是融為一體的，要求每一個檔案工作人員有信息化意識。同時還要求檔案工作人員與時俱進，學(xué)習(xí)水利工程信息技術(shù)方面的知識，把水利工程技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)相結(jié)合，培養(yǎng)綜合業(yè)務(wù)能力，提升業(yè)務(wù)技能。

3.3 保障檔案管理的資金

水利工程檔案信息化管理工作非常重要，相關(guān)單位應(yīng)將檔案信息化列入項目計劃并將檔案經(jīng)費列入預(yù)算，保障水利工程檔案信息化管理工作的開展。

3.4 建立電子檔案管理信息系統(tǒng)

水利工程檔案信息化將成為未來檔案工作的趨勢，這就要求檔案機構(gòu)有能力接收電子檔案進館，有能力在保管過程中保障電子檔案的憑證性和安全性。因此需要借助于信息化技術(shù)手段建立數(shù)字檔案館或可信的電子檔案管理信息系統(tǒng)。

3.5 做好檔案鑒定及編研工作

新時期，跨部門跨機構(gòu)成為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)的新常態(tài)。在現(xiàn)有的信息化技術(shù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)環(huán)境下，要做好水利工程檔案鑒定和檔案編研等業(yè)務(wù)工作，必須對檔案的所有資源進行權(quán)限和訪問控制的精細化劃分和控制，同時對一些敏感的檔案中能夠?qū)ν忾_放的內(nèi)容，通過編研的手段形成編研成果，更好地為社會提供服務(wù)。

3.6 加強水利工程檔案信息化工作

根據(jù)檔案法規(guī)定，各級檔案管理機構(gòu)應(yīng)當積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接?；谛乱?guī)定，水利工程檔案管理工作的前端控制和在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)成為一種新的工作。要求把檔案信息化納入水利信息化規(guī)劃中，實現(xiàn)前端業(yè)務(wù)部門的信息化系統(tǒng)和檔案信息化系統(tǒng)在線集成和相互銜接。通過對前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)中文件收集和歸檔模塊進行監(jiān)督管理和控制，做到水利工程電子檔案的接收，進館有序。前端控制和在線工作能力的提升是今后工作培訓(xùn)的重點。

4 結(jié)語

我國的檔案法自頒布以來對加強檔案管理，有效保護和利用檔案，促進檔案事業(yè)發(fā)展起到了巨大的推動作用，2020 年出臺的新檔案法新增了檔案信息化部分，使水利工程檔案信息化管理有了明確的法律依據(jù)。

筆者通過描述水利工程檔案信息化管理的特性、條件，分析了新時期水利工程檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及特點，提出完善水利工程檔案信息化管理的設(shè)想和建議，以期為做好水利工程檔案信息化管理提供參考。