陳驥 福建省漳州市薌城區(qū)人力資源和社會(huì)保障局

通過局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)，運(yùn)用各種媒體形式、管理及傳輸信息，可以優(yōu)化傳統(tǒng)辦公形式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，這樣不僅能提高辦公室管理效率，而且可以優(yōu)化整體辦公環(huán)境。對(duì)行政機(jī)關(guān)單位而言，為了提高政府服務(wù)管理能力，必須要及時(shí)、全面掌控信息，并在實(shí)踐工作中充分利用信息。因此，在新時(shí)代背景下，面對(duì)越來越高的辦公需求，行政機(jī)關(guān)單位在探索辦公室管理工作的同時(shí)，還要合理運(yùn)用辦公室自動(dòng)化進(jìn)行創(chuàng)新，只有這樣才能更好更快地提高政府服務(wù)工作效率。下面對(duì)辦公自動(dòng)化在辦公室管理中的創(chuàng)新工作進(jìn)行研究。

一、辦公行政事務(wù)的性質(zhì)

什么是行政辦公事務(wù)?沒有人單獨(dú)下過定義，也沒有人對(duì)行政辦公事務(wù)的內(nèi)容作出過規(guī)定。也許有人會(huì)說：行政辦公事務(wù)，就是文秘工作以及收發(fā)文件之類的勤雜工作，行政辦公人員的工作場所，就是“辦公室”。但我們知道，隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，這種理解已經(jīng)離現(xiàn)實(shí)社會(huì)越來越遠(yuǎn)，尤其信息技術(shù)的發(fā)展及信息時(shí)代的到來，行政辦公事務(wù)的性質(zhì)發(fā)生了根本性變化，行政事務(wù)辦公室也成了信息管理機(jī)構(gòu)或部門。一個(gè)單位是一個(gè)整體，整體內(nèi)部又有不同工作性質(zhì)，不同工作性質(zhì)決定了有一個(gè)部門從中進(jìn)行協(xié)調(diào)，使之整個(gè)系統(tǒng)能科學(xué)規(guī)范運(yùn)行，這就是當(dāng)前行政辦公事務(wù)的工作性質(zhì)。信息技術(shù)的發(fā)展，以及計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代通訊手段的應(yīng)用，強(qiáng)化了行政事務(wù)辦公室的信息管理能力與性質(zhì)，使行政機(jī)關(guān)單位內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門，更加依賴辦公室人員，更加依賴行政辦公事務(wù)的有效性；相應(yīng)的，行政辦公事務(wù)的任何失誤或低效，都可能招來非議與抱怨。有效地對(duì)事務(wù)性信息進(jìn)行管理，是行政事務(wù)辦公室最基礎(chǔ)也是最核心的工作與職責(zé)。

二、淺談新時(shí)期行政辦公事務(wù)管理改進(jìn)的重要意義

（一）不斷強(qiáng)化自身能力，高效處理事務(wù)

新時(shí)期的行政機(jī)關(guān)單位行政事務(wù)管理人員，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思維，靈活應(yīng)對(duì)繁雜的工作，不能呆板固執(zhí)己見，要有敢于創(chuàng)新的精神，從而不斷加強(qiáng)自我的專業(yè)能力。這就要求行政事務(wù)管理人員對(duì)管理工作中所應(yīng)承擔(dān)的各種職責(zé)、工作的具體流程方法等方面都做到了熟于心，要熟練分析工作內(nèi)容的輕重緩急，這樣才能在做事的時(shí)候不會(huì)毫無頭緒，無法展開工作。同時(shí)還要提高自身的工作協(xié)調(diào)能力，努力和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、部門同事做好所涉及工作任務(wù)的銜接與溝通。在每天工作時(shí)，要給自己制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，并用心去完善自己的工作，認(rèn)真做好工作報(bào)告總結(jié)，總結(jié)積累工作中出現(xiàn)的問題，從而提高自身工作效率。

（二）制定完善的管理制度

定崗定責(zé)制度是提高辦公室管理工作質(zhì)量與效率的前提。由于辦公室管理部門是行政機(jī)關(guān)單位工作的運(yùn)轉(zhuǎn)中心，所以，只有將各項(xiàng)工作緊密聯(lián)系起來，才能推動(dòng)整體工作的進(jìn)展。可見，在開展辦公室管理工作的過程中，行政機(jī)關(guān)單位必須認(rèn)清辦公室管理工作的規(guī)律，不斷借鑒現(xiàn)代化管理方法，根據(jù)辦公室設(shè)置要求，制定定崗定責(zé)制度，讓辦公室員工根據(jù)相關(guān)制度開展工作。要想實(shí)現(xiàn)各部門的工作目標(biāo)，并做好連接辦公室內(nèi)外的紐帶工作，行政機(jī)關(guān)單位還必須制定完善的管理制度，為保證辦公室各項(xiàng)工作有章可循提供有效依據(jù)，這樣辦公室員工才能各司其職、團(tuán)結(jié)共事，提高辦公室管理工作的質(zhì)量與效率。

（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高員工綜合素養(yǎng)

現(xiàn)階段，雖然辦公自動(dòng)化這一理念已經(jīng)融入各行各業(yè)管理中，但從本質(zhì)上講，大部分工作人員依舊將其看作處理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的主要依據(jù)，并沒有從多角度入手研究辦公自動(dòng)化。由于辦公自動(dòng)化中涉及社會(huì)學(xué)、系統(tǒng)工程及行為科學(xué)等學(xué)科，所以在現(xiàn)代化行政機(jī)關(guān)單位辦公室管理中創(chuàng)新應(yīng)用是發(fā)展的必然選擇。此時(shí)，要想實(shí)現(xiàn)高效辦公管理，在應(yīng)用辦公自動(dòng)化的同時(shí)，還要提高辦公人員的綜合素養(yǎng)。如果沒有按照全新辦公要求嚴(yán)格要求員工素質(zhì)與技能，將無法適應(yīng)現(xiàn)代化行政機(jī)關(guān)單位的發(fā)展步伐。尤其是在新時(shí)代背景下，隨著無紙化辦公理念的提出，OA 系統(tǒng)的全面落實(shí)，現(xiàn)代化行政機(jī)關(guān)單位對(duì)辦公人員提出了更高的要求。雖然部分行政機(jī)關(guān)單位已經(jīng)進(jìn)入無紙化辦公，不管是文件收發(fā)還是傳遞都運(yùn)用計(jì)算機(jī)操控，但因?yàn)闆]有優(yōu)質(zhì)的工作素養(yǎng)和專業(yè)技能，致使辦公室工作出現(xiàn)了大量問題。因此，在未來建設(shè)發(fā)展中，現(xiàn)代化行政機(jī)關(guān)單位在應(yīng)用辦公自動(dòng)化的同時(shí)，要從兩點(diǎn)入手，一方面，突破員工傳統(tǒng)工作思維，向他們傳遞全新技術(shù)內(nèi)容，并提高他們的信息素養(yǎng)，以此在明確辦公自動(dòng)化應(yīng)用價(jià)值的基礎(chǔ)上，在實(shí)際工作中熟練應(yīng)用；另一方面，定期組織員工參加辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，在他們奠定扎實(shí)基礎(chǔ)知識(shí)的同時(shí)，引導(dǎo)他們理解和應(yīng)用相關(guān)法律規(guī)定，以此為實(shí)現(xiàn)真正意義上的辦公自動(dòng)化提供基礎(chǔ)保障。

（四）創(chuàng)新管理方式

創(chuàng)新管理方式也是優(yōu)化與完善現(xiàn)代行政機(jī)關(guān)單位辦公室管理工作的具體對(duì)策。如今，為構(gòu)建服務(wù)型政府，更好地提高行政機(jī)關(guān)單位服務(wù)管理能力，就必須不斷創(chuàng)新管理方式。一方面，現(xiàn)代行政機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代潮流，積極借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，從而轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)的管理觀念。另一方面，現(xiàn)代行政機(jī)關(guān)單位還應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需求，不斷創(chuàng)新原有的管理方式，使改革的管理方式能夠切實(shí)落到具體的辦公室管理工作中去。

（五）確保行政事務(wù)管理定位的精準(zhǔn)性

在行政機(jī)關(guān)單位行政事務(wù)管理工作中，會(huì)出現(xiàn)對(duì)相關(guān)工作沒有全局的把握，從而出現(xiàn)定位不準(zhǔn)確的問題，導(dǎo)致行政管理人員的工作內(nèi)容雜亂無章，對(duì)自身的職責(zé)沒有清晰的概念，辦公效率低下，這就影響了行政管理工作的順利開展，難以滿足當(dāng)下社會(huì)對(duì)行政事務(wù)管理工作的要求。所以行政管理人員要時(shí)刻謹(jǐn)記自身的工作責(zé)任，轉(zhuǎn)變?cè)舅尚负筒凰歼M(jìn)取的工作態(tài)度，建立全面的思想體系，充分做好自己工作的基礎(chǔ)部分，認(rèn)真分析工作中每個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的相關(guān)問題，基于實(shí)際情況出發(fā)，進(jìn)行精準(zhǔn)定位。

三、辦公室辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)

通過了解行政機(jī)關(guān)單位傳統(tǒng)管理模式可知，工作人員之間的聯(lián)系主要涉及溝通、控制及協(xié)調(diào)，而部門之間的關(guān)系主要依靠人力或傳統(tǒng)傳輸工具，這樣不僅會(huì)影響整體工作效率，而且會(huì)在業(yè)務(wù)管理中出現(xiàn)大量由人為因素引起的安全問題。因此，從提出辦公自動(dòng)化理念開始，各行各業(yè)就已認(rèn)識(shí)到這一內(nèi)容的重要性。通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)交流和處理各類文件信息，促使員工從煩瑣、單調(diào)且重復(fù)的工作中解脫出來，并讓部門內(nèi)容形成一個(gè)龐大的辦公室，既能共享部門資源，又可以明確部門員工的職責(zé)。因此，針對(duì)現(xiàn)代化行政機(jī)關(guān)單位發(fā)展需求，持續(xù)推廣辦公自動(dòng)化必須要從以下幾點(diǎn)入手：第一，幫助工作人員形成良好的工作習(xí)慣，并提升其工作素養(yǎng)；第二，規(guī)范工作流程，強(qiáng)化內(nèi)部溝通，并提高整體管理水平；第三，推廣無紙化辦公理念，在減少資源消耗的同時(shí)，控制行政機(jī)關(guān)單位管理成本支出；第四，在普及辦公自動(dòng)化計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的同時(shí)，逐漸向著先進(jìn)化和數(shù)字化的方向革新，如開展視頻會(huì)議、電話會(huì)議等；第五，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)安全管理工作的關(guān)注度，尤其是對(duì)傳遞與發(fā)布信息而言，現(xiàn)代化行政機(jī)關(guān)單位管理人員要構(gòu)建完善的安全系統(tǒng)。

四、結(jié)語

通過概述辦公室管理工作的基本內(nèi)涵，分別從辦公室管理工作的職責(zé)和辦公室管理工作的作用兩方面入手，明確辦公室管理工作在現(xiàn)代行政機(jī)關(guān)單位發(fā)展中的重要性。同時(shí)找到現(xiàn)代行政機(jī)關(guān)單位辦公室管理工作存在的問題，如缺少先進(jìn)的管理理念、缺乏完善的管理制度等。并提出優(yōu)化與完善現(xiàn)代辦公室管理工作的具體對(duì)策，如制定完善的管理制度、融入現(xiàn)代化管理理念、創(chuàng)新管理方式、堅(jiān)持以人文本、優(yōu)化管理環(huán)境、提高辦公室員工素質(zhì)。這樣才能有效提高辦公室管理工作的有效性，從而提高行政機(jī)關(guān)單位工作效率和政府服務(wù)水平。