新時代事業(yè)單位檔案的管理模式分析

周齊 吉林省梨樹縣殯葬管理所

綜觀目前事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理方法和檔案管理內(nèi)容均存在重大延遲，需要提高事業(yè)單位檔案管理的效率和水平，這在一定程度上影響了新時代的業(yè)務(wù)發(fā)展，單位改革發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，明確提出了事業(yè)單位檔案管理改革的目標(biāo)，有效滿足了時代發(fā)展趨勢和現(xiàn)行事業(yè)單位改革發(fā)展的要求，促進(jìn)了事業(yè)單位創(chuàng)新管理?？焖偻瓿蓛?yōu)化并充分整合公共機(jī)構(gòu)檔案管理資源，提高公共機(jī)構(gòu)檔案管理的效率。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理的重要性

它有助于提高設(shè)備的經(jīng)濟(jì)性。在執(zhí)法方面，工作范圍相對較廣，存在許多小問題，相關(guān)人員和事件等基本信息來源也在增加。繼續(xù)使用傳統(tǒng)的管理模式，不僅造成信息和數(shù)據(jù)的丟失，而且由于疏忽而增加了工作強(qiáng)度，不利于單位和用戶的和諧發(fā)展。因此，檔案信息管理使檔案信息的管理和存儲更加有條理和規(guī)范，有效地減少了檔案占用的空間，節(jié)省了資源，減少了工作量，總體而言，它在促進(jìn)和確保該部門的經(jīng)濟(jì)利益方面發(fā)揮了作用，文件信息管理有效地關(guān)聯(lián)單位管理活動的所有環(huán)節(jié)和部門，實現(xiàn)了信息資源的完整性和共享性，確保了信息可靠性和豐富性。辦公室工作人員根據(jù)部門或用戶的需要和基本信息進(jìn)行在線操作，可以快速找到所需文件，節(jié)省時間和精力。

二、信息化管理存在的問題

我國事業(yè)單位管理工作始終忽視了事業(yè)單位的檔案管理工作，整體檔案管理制度和機(jī)制不健全，一方面檔案和數(shù)據(jù)的有效管理不足，系統(tǒng)參考降低了當(dāng)前公共機(jī)構(gòu)檔案管理的質(zhì)量和服務(wù)效率。另一方面，檔案管理部門的人員評價機(jī)制還不完善，在記錄管理人員的評估過程中，與記錄管理沒有有效關(guān)系，由于檔案管理人員的薪酬和處罰機(jī)制不完善，檔案管理人員的積極性大大降低，分配記錄和管理公共機(jī)構(gòu)的內(nèi)部職能以及行使權(quán)力和責(zé)任是不利的。一些公共機(jī)構(gòu)在文件管理人員的素質(zhì)方面存在問題，并且缺乏將其工作定義為僅文件輸入和文件存儲的專業(yè)信息技能，對文件管理缺乏深入的了解，并且在管理文件時無法掌握信息。由于管理方式，檔案管理技術(shù)的相對缺乏，這些問題不利于檔案管理信息的應(yīng)用和未來的發(fā)展。當(dāng)前，在公共事業(yè)單位的信息檔案管理中，有必要使用相應(yīng)的軟硬件設(shè)備作為支持，一些公共事業(yè)單位仍然處于許多情況下，在一定程度上影響著信息檔案的管理基礎(chǔ)，難以準(zhǔn)確地實施檔案信息管理。

三、新時期優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化管理的有效模式

各單位必須加強(qiáng)這項工作的重要性，并在對財務(wù)，物質(zhì)和人力資源有準(zhǔn)確而全面的了解的情況下提供絕對支持。同時，成立了專門的管理組織，將這項工作整合到部門的發(fā)展戰(zhàn)略中，在員工培訓(xùn)和部門會議上強(qiáng)調(diào)了這一重要性，使員工可以建立對文件信息管理的認(rèn)識。對外協(xié)調(diào)，借鑒國內(nèi)外相關(guān)部門的經(jīng)驗，將內(nèi)外部結(jié)合起來，實現(xiàn)部門檔案信息業(yè)務(wù)的安全管理，提高網(wǎng)絡(luò)資源利用率。通過合理利用網(wǎng)絡(luò)平臺，建立信息開放服務(wù)中心，開發(fā)和利用資源信息，安全共享信息資源。除了使用各種媒體終端作為載體提供所有服務(wù)外，還必須及時監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的健康狀況，防止不良信息的傳播，從本機(jī)泄漏的信息，并加強(qiáng)資源信息的安全性。此外，從整體背景出發(fā)，結(jié)合競爭意識和服務(wù)共存性，發(fā)布特定的工作系統(tǒng)和文檔以標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)行為和構(gòu)想，并將服務(wù)模型納入績效評估以進(jìn)行綜合評估，從而為服務(wù)人員提供明確的激勵和限制。第三，該部門根據(jù)用戶需求和自身發(fā)展需求進(jìn)行研發(fā)，并通過向社會團(tuán)體，研究機(jī)構(gòu)等購買軟件，通過構(gòu)建具有各種用戶，高質(zhì)量界面和完整功能的管理系統(tǒng)來滿足信息建設(shè)的需求，此外，我們會定期維護(hù)，更新和升級所使用的各種硬件和軟件功能，以增強(qiáng)文件系統(tǒng)的安全性和系統(tǒng)保護(hù)，不僅可以根據(jù)用戶的實際需求快速查詢必要的信息，還可以方便地進(jìn)行設(shè)備的遠(yuǎn)程控制和維修。加強(qiáng)管理團(tuán)隊建設(shè)加強(qiáng)對歸檔工作的支持，加強(qiáng)員工培訓(xùn)，擴(kuò)大員工的外部溝通和學(xué)習(xí)平臺，并改變員工的觀念。此外，應(yīng)從不同角度進(jìn)行員工培訓(xùn)。定期進(jìn)行專業(yè)知識和技能培訓(xùn)，以適應(yīng)迅速更新的科學(xué)技術(shù)，并提高從業(yè)人員分析，判斷，練習(xí)和應(yīng)對緊急情況的能力。同時，將對一批科技人員進(jìn)行教育，建立安全體系，嚴(yán)格監(jiān)督計算機(jī)披露的內(nèi)容，以有效防止計算機(jī)入侵，確保信息資源的安全性，提高整個檔案團(tuán)隊的管理水平。

應(yīng)用信息技術(shù)來提高服務(wù)意識，在當(dāng)前的公共機(jī)構(gòu)檔案管理工作中，應(yīng)向信息時代基層機(jī)構(gòu)的發(fā)展提出新的檔案資源使用要求，徹底轉(zhuǎn)變被動管理理念，在信息技術(shù)的幫助下主動開展被動管理服，。應(yīng)該將其切換為服務(wù)。檔案信息推送服務(wù)進(jìn)一步增強(qiáng)了檔案管理人員的主動意識，使檔案管理人員能夠主動理解和分析各個部分的工作，進(jìn)而優(yōu)化文件資源。同時，建立了相關(guān)的檔案查詢平臺，通過對檔案資源查詢和借出的嚴(yán)格管理，促進(jìn)了工作的順利開展，確保了機(jī)構(gòu)檔案的實際運(yùn)用效果。此外，為了提高對主動服務(wù)的認(rèn)識，我們可以為檔案管理員提供適當(dāng)?shù)穆殬I(yè)道德教育，以提高檔案管理員的責(zé)任感和主動服務(wù)，并優(yōu)化檔案管理信息建設(shè)的有效性。

四、結(jié)束語

公共機(jī)構(gòu)需要在整個過程中實施監(jiān)督和評估機(jī)制，通過特定的審計部門對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和反饋，并將其應(yīng)用于下一年的預(yù)算編制工作。其次，公共機(jī)構(gòu)還需要建立有效的人員激勵機(jī)制，績效考核指標(biāo)的量化，對各部門和員工績效的公正評估，通過薪酬和懲罰計劃對員工的激勵，最后，該機(jī)構(gòu)定期宣布內(nèi)部資金的使用，接受外部社會媒體的監(jiān)督，與公共機(jī)構(gòu)進(jìn)行廉政建設(shè)。