淺談做好企業(yè)辦公室工作的幾點(diǎn)思考

常云 紅塔煙草（集團(tuán)）有限責(zé)任公司

一、對(duì)企業(yè)辦公室職能職責(zé)的認(rèn)識(shí)

企業(yè)辦公室作為企業(yè)的綜合管理部門(mén)，主要職責(zé)為對(duì)外服務(wù)客戶、聯(lián)系主管部門(mén)，對(duì)內(nèi)組織管理，建立良好的企業(yè)文化。這些工作都會(huì)對(duì)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展起到積極的作用。辦公室應(yīng)當(dāng)明確基本的職能定位，在“協(xié)調(diào)、服務(wù)、管控、參謀”的基礎(chǔ)上參與政務(wù)，做好事務(wù)。在日常辦公室的工作中，涉及的工作比較繁雜，接觸內(nèi)容和領(lǐng)域也較多，但工作之間有必然的聯(lián)系，可按照一定的章程，遵循其自身的工作原則，首先，企業(yè)辦公室要有清晰的職能定位，它的基本職能是要聽(tīng)從領(lǐng)導(dǎo)安排，為企業(yè)服務(wù)，做企業(yè)的堅(jiān)強(qiáng)支柱。其次，堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，聽(tīng)黨指揮，所貫徹執(zhí)行的任務(wù)都具有強(qiáng)烈的政治性。最后，企業(yè)辦公室的工作大多比較煩瑣、細(xì)致入微，接打電話、收發(fā)文件、安排會(huì)議、組織出行等等事宜，并且這些事情都具有臨時(shí)性，需要比較強(qiáng)的應(yīng)變能力，才可保證企業(yè)工作的穩(wěn)定運(yùn)行。

二、做好企業(yè)辦公室的幾項(xiàng)關(guān)鍵工作

（一）辦文要簡(jiǎn)實(shí)

按照中央“八項(xiàng)規(guī)定”要求，辦理的文件、提供的文稿內(nèi)容一定要簡(jiǎn)潔、樸實(shí)、管用，少一些空話、套話。講話材料、工作報(bào)告一定要干凈利落，不拖泥帶水，要看起來(lái)清清爽爽，一句廢話、一個(gè)多余的字也沒(méi)有。同時(shí)企業(yè)要建立公文運(yùn)轉(zhuǎn)流程、質(zhì)量控制體系，加大公文審核把關(guān)力度，嚴(yán)格落實(shí)精簡(jiǎn)公文要求，運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提高公文處理效率。日常工作中，辦公室要優(yōu)質(zhì)高效起草各種公文材料，及時(shí)準(zhǔn)確做好公文處理。

（二）辦會(huì)要規(guī)范

嚴(yán)格遵守物盡其用、簡(jiǎn)明高效的原則，明確會(huì)議主旨思想，減小會(huì)議規(guī)模，提高會(huì)議時(shí)效性，盡其所能的使會(huì)議準(zhǔn)確無(wú)誤的進(jìn)行，確保遵守會(huì)議程序，梳理企業(yè)重大事項(xiàng)決策的議事規(guī)則，高質(zhì)量組織企業(yè)黨委會(huì)、辦公會(huì)、董事會(huì)的召開(kāi)。規(guī)范召開(kāi)各類會(huì)議，做好會(huì)議資料、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)、會(huì)議食宿管理，規(guī)范會(huì)議紀(jì)要管理。

（三）參謀要到位

作為企業(yè)的“中樞”的辦公室，也可稱為企業(yè)的“參謀部”。辦公室的員工要提高思想境界，做到“身在兵位，胸為帥謀”。辦公室要堅(jiān)持企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的核心地位，貼近領(lǐng)導(dǎo)思路，加強(qiáng)基層調(diào)查研究，形成有效的、持續(xù)性的開(kāi)展基層調(diào)查研究的方式方法及有效配合領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查研究的工作機(jī)制，把問(wèn)題抓得更準(zhǔn)，把情況摸得更透，把措施提得更加切實(shí)有效，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有益參考。實(shí)際工作中首先要與領(lǐng)導(dǎo)站在一條戰(zhàn)線上，與領(lǐng)導(dǎo)思想產(chǎn)生共鳴，平日里多觀察，多站到領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難；其次行動(dòng)要迅速，將危害企業(yè)發(fā)展的因素消滅在萌芽狀態(tài)，利用以往經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免一些危險(xiǎn)事情再次發(fā)生；最后是要多給領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，多提寶貴思路，輔助領(lǐng)導(dǎo)做出正確決定，為企業(yè)發(fā)展作貢獻(xiàn)。

（四）管理要規(guī)范精細(xì)化

近幾年，在企業(yè)職能監(jiān)督、規(guī)范監(jiān)督、審計(jì)監(jiān)督、紀(jì)檢監(jiān)督問(wèn)責(zé)、巡視巡察監(jiān)督的大背景下，要求企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)不斷規(guī)范化、精細(xì)化。在國(guó)家、行業(yè)近幾年的專項(xiàng)治理中，對(duì)辦公室業(yè)務(wù)規(guī)范做出了一系列的要求。企業(yè)應(yīng)在完善制度建設(shè)的基礎(chǔ)上，完善企業(yè)法人治理體系建設(shè)，規(guī)范企業(yè)重大事項(xiàng)決策程序，實(shí)現(xiàn)企業(yè)治理體系和治理能力現(xiàn)代化。日常工作中，需要完善辦公室規(guī)范化、精細(xì)化管理工作體系，及時(shí)制定會(huì)議、接待、保密、印章、信訪、外事、車輛、政務(wù)督察、請(qǐng)示、報(bào)告、通訊、辦公區(qū)域現(xiàn)場(chǎng)管理等管理制度，規(guī)范行政管理工作。完善企業(yè)“四會(huì)管理”（董事會(huì)、黨委會(huì)、辦公會(huì)、辦公擴(kuò)大會(huì)）議事規(guī)則并強(qiáng)化執(zhí)行，使企業(yè)會(huì)議決策更加高效規(guī)范。及時(shí)開(kāi)展辦公室業(yè)務(wù)的自糾自查，開(kāi)展崗位隱患流程梳理及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識(shí)別，深入查找各項(xiàng)管理存在不足，規(guī)范行政管理流程，在過(guò)程管控中不斷驅(qū)動(dòng)辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)自我糾偏能力的提升。同時(shí)推進(jìn)企業(yè)行政管理“精細(xì)化”建設(shè)，制定“精細(xì)化”管理方案，優(yōu)化工作流程，對(duì)崗位的工作標(biāo)準(zhǔn)加以明確，不斷提升工作的滿意度，將“精細(xì)化”管理模式的運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)加以總結(jié)提升，讓工作落細(xì)、小，提升效率，夯實(shí)基礎(chǔ)管理。

三、辦公室人員應(yīng)具備的幾點(diǎn)素質(zhì)建議

（一）應(yīng)提高學(xué)習(xí)能力

隨著社會(huì)生活不斷發(fā)展變化，辦公室日常工作所涉及的內(nèi)容很寬很廣，工作的難度也較大，這就需要企業(yè)辦公室人員不斷提高學(xué)習(xí)能力，用知識(shí)武裝自己頭腦，緊跟時(shí)代潮流，不斷創(chuàng)新，勇于面對(duì)新事物，時(shí)刻保持清醒的頭腦，樹(shù)立終生學(xué)習(xí)的目標(biāo)。要學(xué)習(xí)黨的大政方針、政治理論、企業(yè)管理知識(shí)、公文寫(xiě)作、心理學(xué)、接待禮儀等知識(shí)。通過(guò)學(xué)習(xí)，不僅對(duì)企業(yè)的主要生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)流程、工藝流程要了然于胸，還要對(duì)企業(yè)內(nèi)外部門(mén)的協(xié)作關(guān)系，工作聯(lián)系對(duì)接、工作流程、辦事流程熟悉了解。通過(guò)學(xué)習(xí)，對(duì)單位的基本情況了如指掌、耳熟能詳，才能較好地勝任辦公室工作。

（二）應(yīng)提高文字功夫

撰寫(xiě)文字能力是企業(yè)辦公室人員的一項(xiàng)基本技能。言簡(jiǎn)意賅的發(fā)言總結(jié)，生動(dòng)形象的人物描寫(xiě)，準(zhǔn)確無(wú)誤的事件陳述，這些都是辦公室人員必須要錘煉的能力。凝練的文字可以提高辦事效率，激昂的文字可以激發(fā)員工們的斗志，深刻的文字可以展示深層次的思想，領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)文字材料來(lái)獲得信息、安排工作、組織交流和發(fā)布決定。文字撰寫(xiě)和其他工作不同，需要提升內(nèi)在修為，需要不斷吸取知識(shí)，豐富自己的思路，并且經(jīng)過(guò)深入思考，最后準(zhǔn)確無(wú)誤的表達(dá)。要在企業(yè)辦公室中提高工作能力，就應(yīng)該平日里多在文字功夫上努力提高，歸納總結(jié)，使得文字功夫更上一層樓。

（三）應(yīng)提高創(chuàng)新能力

一是意識(shí)創(chuàng)新。工作創(chuàng)新的先決條件是意識(shí)創(chuàng)新，意識(shí)是思維方式的改變，對(duì)新鮮事物有一種敏感的思維，工作中不能總是循規(guī)蹈矩，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，隨著工作環(huán)境和工作特點(diǎn)的變化，及時(shí)調(diào)整工作思路。工作創(chuàng)新好比發(fā)明創(chuàng)作，對(duì)于一閃而過(guò)的觀點(diǎn)想法，要及時(shí)進(jìn)行捕捉并進(jìn)行深入思考，理清邏輯關(guān)系，對(duì)于新方法能夠做到快速引進(jìn)、快速應(yīng)用。二是思路創(chuàng)新，思路創(chuàng)新就是對(duì)于工作中碰到的類似問(wèn)題能夠做到觸類旁通，想出一條快速解決問(wèn)題的途徑，理解清楚領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，竭盡所能的通過(guò)自己的方法干凈利索的完成領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)。

（四）應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)

企業(yè)辦公室對(duì)外溝通協(xié)調(diào)，對(duì)內(nèi)組織管理，在保證企業(yè)能夠平穩(wěn)高效運(yùn)轉(zhuǎn)方面起到重要的作用，同時(shí)也擔(dān)負(fù)著較大的責(zé)任。協(xié)調(diào)能力也是辦公室人員不可或缺的能力，對(duì)下級(jí)工作協(xié)調(diào)在于做好任務(wù)布置、定期檢查和任務(wù)完成情況的考核，同時(shí)也要講原則、講分寸；對(duì)于同級(jí)的工作協(xié)調(diào)，要做到說(shuō)話謙虛謹(jǐn)慎，考慮周全，獲得理解和支持，保證工作順利開(kāi)展；對(duì)于上級(jí)的溝通，要遵守一定規(guī)則，遇事應(yīng)當(dāng)逐級(jí)向上級(jí)匯報(bào)，力求工作一次性完成，避免領(lǐng)導(dǎo)間的誤會(huì)而反復(fù)修改。凡事多向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，獲得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可行動(dòng)，避免越權(quán)做出決定，對(duì)遇到重大事件，要敢于承擔(dān)責(zé)任，敢于協(xié)調(diào)，讓事件影響降低到最小，公司損失減小到最低；對(duì)于經(jīng)常需要協(xié)調(diào)的事情，要制定相應(yīng)的制度，按照制度執(zhí)行即可；對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交代的事情要考慮細(xì)致、全面，多從領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難。

（五）應(yīng)善于表達(dá)

在企業(yè)中，辦公室是企業(yè)的“協(xié)調(diào)潤(rùn)滑劑”，需要注重工作的方式方法，為各部門(mén)的溝通做好基礎(chǔ)。平日工作里，語(yǔ)言搭建人與人溝通的橋梁，清晰的表達(dá)能夠提高工作效率，也是一個(gè)人邏輯思維的具體反映。面對(duì)的環(huán)境不同，面對(duì)的人群不同，就要有不同的說(shuō)話方式，達(dá)到最好的說(shuō)話效果。匯報(bào)工作時(shí)，要準(zhǔn)確說(shuō)明事件情況，把握好說(shuō)話關(guān)鍵點(diǎn)。什么情況下說(shuō)什么話，無(wú)論是對(duì)上領(lǐng)導(dǎo)、還是對(duì)下的群眾，說(shuō)話時(shí)都要實(shí)在，不要花言巧語(yǔ)；要簡(jiǎn)明，不要模糊不清；要謙虛，不要“擺架子”，這樣才能達(dá)到說(shuō)話的目的，把你要表達(dá)的事情表述清楚，讓聽(tīng)的人感到舒服，這樣才能使工作順利的開(kāi)展。

（六）應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

辦公室人員要從思想層面建立服務(wù)意識(shí)，對(duì)上服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，做到盡善盡美，對(duì)下服務(wù)好員工，做好后勤保障工作。服務(wù)意識(shí)是做好其他工作的前提，工作盡可能做到高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，做到有求必應(yīng)；第一時(shí)間處理好手上的工作，在正常情況下做到今日事，今日畢。服務(wù)過(guò)程中，保持一種良好的服務(wù)態(tài)度；服務(wù)意識(shí)的加強(qiáng)，還體現(xiàn)在由被動(dòng)的接受領(lǐng)導(dǎo)安排工作到主動(dòng)承擔(dān)一些事物，工作要提前準(zhǔn)備，留足富余量，做到全方位的提高服務(wù)意識(shí)。

四、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)辦公室在新形勢(shì)下面臨更多的壓力，同時(shí)也迎來(lái)改革創(chuàng)新的新契機(jī)，在這樣的時(shí)代背景下，辦公室工作應(yīng)使用新技術(shù)、新方法，提高辦公效率。辦公室工作人員應(yīng)迎難而上，努力提高自身文字能力、語(yǔ)言表達(dá)能力和協(xié)調(diào)能力，在實(shí)踐中不斷鍛煉和提升。保持終身學(xué)習(xí)的習(xí)慣，開(kāi)拓創(chuàng)新，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)；多思考，勤動(dòng)手，努力奮發(fā)工作，切實(shí)提高企業(yè)辦公室工作效率，為企業(yè)的發(fā)展奉獻(xiàn)一份力量。