趙媛媛

【摘?要】隨著我國計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)不斷進(jìn)步，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，各行各業(yè)都開始重視信息化技術(shù)的應(yīng)用。事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)當(dāng)加緊信息化和科學(xué)化的轉(zhuǎn)變，結(jié)合單位自身情況，加強(qiáng)信息化管理制度的構(gòu)建，對管理方法進(jìn)行革新和優(yōu)化，提高檔案管理水平，保證檔案管理的質(zhì)量和效率，提升檔案管理的科學(xué)化水平，為事業(yè)單位的發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)。本文就事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進(jìn)行研究，提出科學(xué)化的改進(jìn)策略，以供相關(guān)人員進(jìn)行借鑒和參考。

【關(guān)鍵詞】信息化;事業(yè)單位;檔案管理;科學(xué)化

一、信息化背景下事業(yè)單位提高檔案管理科學(xué)化的意義

信息化背景下加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化可以有效提高檔案管理的利用率，方便單位領(lǐng)導(dǎo)更好的進(jìn)行決策，提高檔案單位管理人員的工作效率和質(zhì)量，保證事業(yè)單位更加穩(wěn)定高效的發(fā)展。事業(yè)單位結(jié)合內(nèi)部實際情況進(jìn)行信息化檔案管理方案的制定，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)字化檔案，改變傳統(tǒng)的手動搜索模式，可以有效解決傳統(tǒng)檔案管理模式數(shù)量較大、保管條件較差、查找利用率低、工作人員工作量大等問題，為事業(yè)單位的發(fā)展起到更好的提供數(shù)據(jù)支持和借鑒參考等重要作用。

二、事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化存在的問題

（一）缺乏對檔案管理制度的重視

許多事業(yè)單位缺乏系統(tǒng)化的檔案管理制度和體系，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，在檔案管理工作上投入的精力較少，檔案管理工作在執(zhí)行過程中缺乏深度和廣度，監(jiān)管部門沒有起到應(yīng)有的作用，對檔案不能進(jìn)行及時的歸檔，檔案管理工作缺乏完善的考核機(jī)制，工作人員缺乏工作積極性。

（二）檔案管理水平落后

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的技術(shù)日趨完善，但是許多事業(yè)單位缺乏對檔案管理工作的總是，缺乏對檔案管理部門資金的投入，不能及時對設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行更新，檔案管理工作所需的儀器和電子設(shè)備無法滿足信息化管理的需求[1]。許多事業(yè)單位雖然引進(jìn)了設(shè)備，但是工作人員對設(shè)備的利用率較低，檔案管理工作仍停留在保管模式階段，缺乏明確的管理目標(biāo)和科學(xué)有效的檔案管理手段。

（三）檔案管理人員水平落后

當(dāng)前許多事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)水平落后，甚至沒有專門事業(yè)檔案管理專員，相關(guān)人員缺乏對檔案管理工作的精力投入，但是單位檔案管理水平低下，檔案管理缺乏系統(tǒng)性和完整性，存在交接不當(dāng)引發(fā)的檔案丟失現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案的使用率。許多管理人員沒有接受專業(yè)的系統(tǒng)化的檔案管理培訓(xùn)，缺乏對管理業(yè)務(wù)的熟悉，無法完成對檔案科學(xué)化的管理。

三、信息化背景下事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的策略

（一）加強(qiáng)制度的完善和落實

單位應(yīng)當(dāng)將檔案管理人員工作納入考核，進(jìn)行明確的獎懲制度，對檔案管理工作較好的單位和工作人員進(jìn)行表揚(yáng)，對較差的進(jìn)行懲罰。制定嚴(yán)格的檔案管理制度對實際的工作過程進(jìn)行規(guī)范，提高相關(guān)部門的執(zhí)行力度，監(jiān)督事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化程度，對檔案進(jìn)行及時的整理，保證檔案的按期歸檔，加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，實現(xiàn)信息化背景下檔案管理工作的科學(xué)化。

（二）加大檔案管理工作的投入

信息化背景下要想加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化，需要加大對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施和軟硬件設(shè)備的資金投入，建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案存儲空間，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，實現(xiàn)對檔案的信息化管理。管理人員要及時對檔案進(jìn)行分類和保存，對檔案的借出和查閱狀態(tài)進(jìn)行記錄，實現(xiàn)檔案管理的方便快捷，增加檔案管理的完整性和科學(xué)性。

（三）加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，保證檔案管理水平的提升，樹立檔案管理工作的正確認(rèn)識，掌握必備的專業(yè)技能，對信息化檔案管理的流程進(jìn)行熟練把控，完善內(nèi)部分工和具體工作機(jī)制，提高檔案管理工作的效率，使工作人員的職業(yè)技能滿足信息化背景下對檔案管理的需求[2]。

（四）大力推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程

事業(yè)單位加快啟動檔案管理的數(shù)字化工程，對單位內(nèi)存在的大量紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，對相關(guān)影響數(shù)據(jù)資料進(jìn)行存儲，對檔案托管人員的檔案原始信息進(jìn)行記錄。檔案管理人員將檔案進(jìn)行掃描上傳，將信息納入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化數(shù)字化管理。檔案管理人員要將檔案進(jìn)行分類整理，方便單位或者個人進(jìn)行電子檔案的查閱。

（五）完善事業(yè)單位檔案管理的技術(shù)手段

事業(yè)單位需要建立起完整的檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫，保證事業(yè)單位的內(nèi)部部門和檔案管理進(jìn)行有效連接，保證對檔案資料數(shù)據(jù)庫的完全控制和管理。對檔案資料的檢索手段進(jìn)行完善，提高檔案資料檢索的快捷性和有效性。保證檔案管理的安全性管理，對檔案資料數(shù)據(jù)庫的建立、保存和使用等方面進(jìn)行處理，減少資料遺失和泄露的發(fā)生概率。

四、結(jié)語

隨著信息化時代的來臨，事業(yè)單位要加強(qiáng)對檔案管理的重視，通過加強(qiáng)檔案管理制度，對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加快檔案管理信息化進(jìn)程，提高檔案安全性管理，完善檔案管理工作的科學(xué)性，為事業(yè)單位的長足發(fā)展打好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳興龍. 關(guān)于信息化背景下事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考[J]. 才智，2018（23）：223-223.

[2]云庭. 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考[J]. 卷宗，2019，009（006）：116.

（作者單位：圍場滿族蒙古族自治縣民族宗教事務(wù)局）