(重慶理工大學 重慶 401320)

一、導論

(一)引言

2015 年 9月，國務院頒布《國務院關于加快構建大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新支撐平臺的指導意見》中明確要求“允許將電子發(fā)票作為報銷憑證”，這保證了電子發(fā)票與紙質發(fā)票擁有相同的的應用效力；后續(xù)國家出臺了多個文件指導電子發(fā)票的流通。隨著電子發(fā)票的推廣，傳統(tǒng)紙質發(fā)票的會計核算辦法在處理電子發(fā)票時就出現(xiàn)了一些新的問題：在會計實際工作處理中難以保證其入賬的唯一性等?，F(xiàn)在國內各企事業(yè)單位針對電子發(fā)票重復報銷的問題還沒有研發(fā)出成熟的系統(tǒng)應用于實際，因而本文基于A公司現(xiàn)有的報銷情況，針對其電子發(fā)票報銷問題提出解決辦法，對實務工作中具有一定的借鑒意義。

(二)國內外文獻綜述

袁顯朋(2017)總結提出推行電子發(fā)票的優(yōu)點在于提高工作效率，降低發(fā)票運行成本，提高納稅遵從度，保護消費者權益，為國家決策提供數(shù)據(jù)支持；障礙在于安全問題，會計核算問題，信息檔案的管理問題幾個方面；并從電子發(fā)票的法律地位，建立電子發(fā)票服務平臺等方面提出了建議。于蔚、李倩(2018)在《內控與審計》中綜合對比建立 EXCEL電子發(fā)票報銷臺賬和建立電子發(fā)票報銷管理系統(tǒng)后，認為電子發(fā)票報銷管理系統(tǒng)更有利于高效便捷的處理電子發(fā)票重復報銷的問題。首都經濟貿易大學葛增林提出將電子發(fā)票系統(tǒng)與企業(yè) ERP 系統(tǒng)協(xié)同對接，并模擬設計了對接流程，建設性地針對可能發(fā)生的問題提出了自己的解決辦法。國內學者圍繞電子發(fā)票報銷的問題大多都提出了會計工作者核驗難的問題，以及通過設計相關的查驗系統(tǒng)的辦法。但是實際操作中大多仍停留于理論設計階段，因為適用于企業(yè)的系統(tǒng)開發(fā)困難，且存在跨區(qū)域數(shù)據(jù)對接核查、以及開票信息上傳及時性等諸多問題。

美國在電子發(fā)票應用上走到了國際前列。上世紀 60 年代末率先在航運業(yè)使用電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)(EDI)。EDI是一種在企業(yè)、銀行之間通過點對點或互聯(lián)網方式傳輸訂單、發(fā)貨和銀行結算等信息的無紙化貿易系統(tǒng)。2013 年初，美國在采購環(huán)節(jié)推廣電子發(fā)票，目前大約有80%的大公司應用電子發(fā)票系統(tǒng)。

二、內部控制和電子發(fā)票理論概述

(一)內部控制理論概述

企業(yè)內部控制是企業(yè)為達到特定的目標，由主體對客體發(fā)出的控制，存在于企業(yè)內部的各個方面，凡是具備約束、監(jiān)督、引導、權衡的因素，都可以認為是內部控制的一部分，發(fā)揮制約力。內部控制理論與會計、審計緊密相關，審計的研究為會計提供指導，會計工作又會推動內部審計的變革，兩者相互“纏繞”是為了形成內部控制結構，更好的服務于企業(yè)的生產經營活動。同時也保證了企業(yè)財務報告和會計信息的真實可靠性，確保企業(yè)內部人員遵循本企業(yè)的規(guī)章制度，使得企業(yè)經營活動正常運行。通常包括內部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監(jiān)督在內的一系列自我約束，自我調整，自我規(guī)劃，自我評價以及自我控制，貫穿于企業(yè)全部生產經營過程，可以在很大程度上降低企業(yè)在生產經營過程中所面臨的風險。其中控制活動是以控制環(huán)境和風險評估為基礎建立起來的所實施的控制程序；而本文主要是通過分析A公司現(xiàn)有的報銷制度從控制活動的角度發(fā)現(xiàn)相應的報銷控制程序存在的問題并提出改善方法。。

(二)電子發(fā)票理論概述

電子發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經營活動中，以電子數(shù)據(jù)為信息載體的用于開具、傳遞、存儲的收付款憑證。電子發(fā)票采用全國統(tǒng)一編碼，統(tǒng)一技術防偽，由各地區(qū)主管稅務局為發(fā)放主體提供給需求方使用，開具模式主要包括：通過電子發(fā)票服務平臺開具電子增值稅普通發(fā)票；通過增值稅發(fā)票升級版系統(tǒng)開具電子增值稅普通發(fā)票。

電子發(fā)票具有無紙化的特征，是增值稅普通發(fā)票的無紙化形式與電子影像，因而理論上可以減少森林砍伐與發(fā)票的印制、領用、繳銷等環(huán)節(jié)，但是實際工作仍舊需要打印紙質的報銷，并沒有避免森林的砍伐；信息化特征，其的推行實現(xiàn)了開票信息與稅務管理的互通，使得數(shù)據(jù)開具、傳輸、信息的傳遞更便捷，也更利于國家稅務機關對網絡交易的監(jiān)管；統(tǒng)一化特征，由國家稅務總局統(tǒng)一發(fā)放，其發(fā)票號碼進行全國統(tǒng)一編號，采取統(tǒng)一的防偽技術，且都有稅務局的電子簽名機制。

三、A公司及現(xiàn)有報銷制度分析

(一)A公司簡介

A公司是國有企業(yè)的全資子公司，物資貿易公司注冊資本1000萬，主要經營業(yè)務有鋼材、管件、電解銅等大宗物資、油料、有色金屬銷售等業(yè)務，采取以銷訂購的經營模式。

(二)公司報銷制度

公司大致的報銷流程是：報銷人粘貼報銷單據(jù)并填寫費用報銷單→部門領導審核簽字→分管領導簽字→董事長簽字→財務報銷人員審核制單→財務主管審核→出納付款。

各類報銷嚴格按照公司文件控制支出事項和金額，若有特殊情況，需要寫情況說明相關領導審批同意以后才能報銷。差旅費報銷中，嚴格控制出行標準，出差期間的費用票據(jù)日期只有與出差的期間相吻合的才可以根據(jù)文件規(guī)定在標準內報銷。食宿超出標準、不屬于出差期間正常活動范圍的不予報銷，鼓勵員工乘坐公共交通工具，盡量開取增值稅專用發(fā)票。

報銷的發(fā)票必須是三個月內的，否則不予報銷。此外電子發(fā)票需打印出來，報銷人和部門經理都必須要在上面簽字，以示對報銷票據(jù)負責。

(三)現(xiàn)行報銷制度執(zhí)行情況及問題所在

1.執(zhí)行情況

在制度執(zhí)行過程中基本遵守了報銷流程，報銷審批均是線下審批，不存在不遵守流程違規(guī)報銷的情況。但是以下幾種情況存在較大問題：

(1)只能報銷3個月內發(fā)票：由于報銷延遲、報銷單據(jù)填寫不合規(guī)、領導公差無法簽字等原因可能會導致超出票據(jù)超出報銷期限。

(2)員工對報銷新規(guī)執(zhí)行不到位：新規(guī)發(fā)布施行后，員工仍舊遵循舊規(guī)報銷，因此經常出現(xiàn)即便流程完備但是到了財務也不能完成報銷的情況。從而導致需要報銷的員工意見大，容易產生溝通上的摩擦的問題。

2.電子發(fā)票報銷存在的問題

(1)電子發(fā)票核查作量大且沒有效率

日常電子發(fā)票的報銷由于沒有相應的系統(tǒng)對接，只能由財務報銷人員去查驗發(fā)票的真?zhèn)我约笆欠裰貜蛨箐N。通過國家稅務總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺查驗，但需要輸入發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、開具金額(不含稅)、驗證碼多個信息。而全公司的報銷電子發(fā)票量大，加上查驗真?zhèn)魏臅r長，因此工作效率低。其次對于檢查電子發(fā)票是否重復打印報銷的問題就更加困難了。財務人員經手大量的的報銷，再者需要檢驗是否重復，在沒有系統(tǒng)的情況下，用EXCEL輸入統(tǒng)計篩查，工作量太大，因此難免疏漏

(2)電子發(fā)票延遲申請開具，開票日期不等于業(yè)務發(fā)生日期

這個問題在差旅費報銷中比較突出，因為現(xiàn)在滴滴打車、神州優(yōu)車等打車及車輛租賃很方便，出差時員工也經常使用。但是由于這些出行的發(fā)票都是要自行提申請開具發(fā)票的，工作人員由于出差工作的緣故經常會忘記當日出行后及時開票，就會導致發(fā)票日期不在出差期間，因而到財務審核時就會出現(xiàn)問題。這樣一來，不報銷的話員工得自行承擔損失，勢必不滿。但是如果類似的情況也予以報銷的話就會違反財務制度，會影響報銷制度在內部控制上的效力，個別員工可能會鉆空子乘機報銷無關費用。

(3)對于報銷的費用是否用于公務更加難以把控

開票只需要在活動發(fā)生時、提供公司稅號等信息便可以開票。比如汽車加油開票，給私家車加油也可以在網上提交公司稅務信息，開具公司抬頭的發(fā)票拿到公司報銷。類似的行為財務人員是無法分辨的。

以上所有存在的問題都會影響到公司對費用、資金使用的控制，會嚴重的影響公司的內部控制活動的實施，給公司造成損失。

四、從內部控制角度的針對性意見

(一)發(fā)票重復報銷問題

1.建立報銷票據(jù)Excel臺賬。報銷的電子發(fā)票員工先自行查驗后將相關信息登記在公司統(tǒng)一使用的電子發(fā)票臺賬中，以便核查。其中開票日期，報銷日期，活動內容必填，這樣也有助于員工自行檢查發(fā)票是否超出三個月的報銷期限。這個檢查可通過在臺賬中的開票日期輸入公式進行限制(開票日期與錄入臺賬的日期不得超過90天)，嚴格限制逾期發(fā)票報銷。如果是差旅的報銷也可以設置出差期間和票據(jù)期間的核查參數(shù)(若不一致則無法錄入)，因為差旅費信息中機票，火車等票據(jù)日期是活動實際發(fā)生的日期。這樣一來也有助于員工自查報銷單據(jù)填寫問題，而且也方便財務人員的核驗。

2.二級復核。員工在錄完電子發(fā)票信息后申請部門負責人簽字同意時，部門負責人就要對報銷發(fā)票進行復核(是否錄入臺賬、抽查重復情況)。最后到了財務審核制單報銷時，財務人員在進行一次搜索復核、查重。少數(shù)領導和部門負責人的電子發(fā)票由監(jiān)審處人員進行一級復核，財務進行二次復核。

3.制定并實施相應權責劃分明確的內控制度。出具文件明確說明相關人員(報銷人員、審批人員)對票據(jù)負擔的責任，如若重復報銷票據(jù)或者報銷非因公發(fā)生的票據(jù)要全額退還報銷金額并做出相應的處罰(罰款、通報批評等)。

(二)票據(jù)日期不等于實際業(yè)務發(fā)生日期問題

首先外部開票問題上希望相關部門可以就此問題提出解決方案，比如在客戶訂購相關貨物、服務時就針對發(fā)票開具提交相關信息，然后履約完成后平臺自動開具票據(jù)并根據(jù)客戶的聯(lián)系方進行傳送。

由于針對此問題外部環(huán)境不可控，本文關注的重點是公司內部控制角度的解決方案。內部控制上來說還是只能依靠制度的設置、施行來影響員工，讓員工注意及時開票報銷。當然，考慮員工難免會出現(xiàn)遺漏、忘記的情況。在制度推行初期還是要給員工一個適應期，比如在制度推行的前3個月，特別是差旅活動產生的電子發(fā)票可以寬限開票日期晚于實際活動發(fā)生的2日內且不超過重大金額標準(具體標準依據(jù)公司實際情況設定)的可以予以報銷，讓員工形成及時開票的意識。3個月過后，一律不報銷。

(三)報銷票據(jù)是否用于公務問題

針對此問題，目前企業(yè)實際工作中大多都只能依靠員工的自覺性來回避，但是今年由于經濟形勢略緊不少國企效益下降，福利待遇下降、工資低，可能會誘使員工通過報銷非因公開支費用損公肥私。公司也可以在報銷時對報銷單據(jù)作出要求在一定程度上規(guī)避此問題。例如報銷滴滴打車發(fā)票時提供相應的行程單，部門用車報銷特殊零星油票報銷時附用車單等。當然了這一列的措施都需要公司各相關部門的積極配合、銜接。

文章以上觀點，均來是結合實際工作情況做的分析，仍舊存在不足。但就針對電子發(fā)票的實際報銷問題有一定程度上的借鑒意義。