如何推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化

孫秀艷

（煙臺市芝罘公路建設養(yǎng)護中心，山東 煙臺 264010）

在機關事業(yè)單位的各種工作中，檔案管理是重要的工作。檔案管理中有許多資源與單位的發(fā)展有關。由于缺乏科學的檔案管理系統(tǒng)，工作效率低，影響機關事業(yè)單位檔案管理質量。隨著網(wǎng)絡信息技術的飛速發(fā)展，事業(yè)單位也應普及網(wǎng)絡信息技術，積極探索通過網(wǎng)絡技術進行檔案管理的有效方法和途徑，但也必須以規(guī)范化、標準化建設作為改善檔案的前提。

1 檔案管理在機關事業(yè)單位中的重要性

加強機關事業(yè)單位的檔案管理能力，確保管理模式、操作程序和機制的標準化和完整性，是檔案管理的基本目標，也是提高機關事業(yè)單位的服務質量和管理能力的一項必要工作。改進機關事業(yè)單位檔案管理的標準化非常有用，尤其是嘗試使用各種管理方法。改革和優(yōu)化公共事業(yè)單位檔案管理的方法和機制，提高公共事業(yè)單位檔案管理的開放性是有益的。但是，長期以來，由于許多問題，檔案管理工作的效果與也受到限制，因此有必要加強檔案管理。

2 機關事業(yè)單位檔案管理問題

2.1 檔案管理人員的不合理分配

無論機關事業(yè)單位檔案管理員的技術水平和專業(yè)管理技能的掌握程度如何，標準化與規(guī)范化之間仍存在很大差異。但是現(xiàn)在，隨著信息技術的飛速發(fā)展，檔案管理的業(yè)務范圍開始涉及檔案材料的研究、使用和二次開發(fā)，呈現(xiàn)出多學科的發(fā)展趨勢。因此，在機關事業(yè)單位的檔案管理中仍然存在許多問題，進展緩慢，效率太低。這就要求檔案管理人員在計算機科學和統(tǒng)計分析方面具有一定的知識儲備和業(yè)務能力，檔案管理的標準化和現(xiàn)代化需要高層技術人員的支持。由于檔案管理專業(yè)性強，檔案管理人員的專業(yè)水平也與檔案管理的質量有關。當前，許多機關事業(yè)單位的檔案管理人員習慣于使用傳統(tǒng)的管理方法和思維模式，導致創(chuàng)新能力低，專業(yè)能力不足，專業(yè)性不足，使得檔案管理的標準化和計算機化緩慢且難以適應快速發(fā)展的社會需要。

2.2 管理工具和方法缺乏創(chuàng)新

隨著我國現(xiàn)代科學技術的進一步發(fā)展，我國機關事業(yè)單位的檔案管理面臨著越來越多的挑戰(zhàn)，同時也為發(fā)展創(chuàng)造了機遇。目前，許多機關事業(yè)單位在其檔案管理工作中繼續(xù)使用以前的管理方法，主要是紙質檔案管理，并將它們放置在特定的工作位置。如果需要這些文件，搜索信息需要花費大量時間，并且這種工作方式顯然無法滿足當前開發(fā)的需求。在機關事業(yè)單位檔案管理的實際工作中，沒有有效地引入現(xiàn)代管理技術，僅采用了人工管理方式。時間一長，將與大數(shù)據(jù)時代嚴重脫節(jié)，并且難以有效地組織和管理大量數(shù)據(jù)。在形勢嚴峻的情況下，管理將進一步導致管理工作混亂，甚至危害人民和國家的利益。單位應利用信息技術本身的功能來建立包括信息和辦公文件在內(nèi)的集成電子檔案，并使用計算機對檔案進行相關操作，這對檔案管理的技術和模型構成了挑戰(zhàn)。電子檔案雖然具有明顯的優(yōu)勢，但是由于病毒入侵的影響，會造成文件丟失。因此，當前的管理工作迫切需要解決文件的穩(wěn)定性和安全性問題。

3 促進機關事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的對策

3.1 增加資金投入，加強軟硬件建設

因為在檔案管理過程中，大量的先進設備以及軟件和硬件安裝，導入和推廣高級文檔管理信息基礎結構，分發(fā)計算機和應用程序軟件，并根據(jù)需要購買必要的硬件。系統(tǒng)的運行和維護所需的資金在未來的開發(fā)過程中也至關重要。另外，根據(jù)業(yè)務狀況和業(yè)務單位的實際情況，開發(fā)了專業(yè)的應用軟件來加強檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設，這對于后續(xù)文檔的查詢和使用非常有用。為了讓檔案管理工作能夠在規(guī)范化和標準化的條件下進行，需要各單位加大對資金的投入，推動機關事業(yè)單位方案管理工作的快速發(fā)展。

3.2 實施檔案管理方式的改革和升級

建立和完善工作檔案管理系統(tǒng)是完成檔案管理工作的關鍵，也是重要的環(huán)節(jié)。對不同類型的檔案進行分類和管理，以便在隨后的提供和使用檔案的過程中，可以快速找到必要的檔案。在機關事業(yè)單位的日常管理工作中，檔案管理也應分為重要的管理內(nèi)容，以促進檔案管理的各種問題，逐步促進檔案管理的標準化和規(guī)范化。該系統(tǒng)不僅明確了一線人員的工作職責，而且明確了事業(yè)單位管理人員檔案管理工作的內(nèi)容，使責任真正由個人分配，提高了管理水平。在管理檔案時，有必要按照標準程序進行細致的工作，并對違反規(guī)定的人進行制裁。創(chuàng)新的檔案管理系統(tǒng)清楚地提供了獎勵標準和制裁機制，從而明確區(qū)分了獎勵和制裁，從而提高了檔案管理的效率。有利于做好檔案管理。還需要有足夠的設備來確保良好地維護檔案管理設備，例如，在使用各種計算機設備時避免計算機病毒的入侵，及時檢查和清除病毒，正確備份重要的歸檔文件，保證檔案管理的安全性，實現(xiàn)標準化和規(guī)范化的檔案管理工作。

3.3 提高檔案管理人員的能力

為促進檔案管理的標準化和規(guī)范化，有必要加強檔案管理團隊的組成，提高檔案管理能力。定期進行檔案管理培訓活動，以專業(yè)的檔案管理技術和信息技術為主要培訓內(nèi)容，幫助檔案管理員提高管理意識，檔案管理的重要性和建立安全意識，不僅有助于提高企業(yè)的業(yè)務水平檔案管理器還有助于提高其安全管理能力。此外，該單位還必須為檔案的標準化和標準管理提供良好的人力資源保證。管理人員必須遵守適用的規(guī)章制度，對工作負責，首先解決工作的重點和難點，并指導檔案管理人員解決技術問題。

3.4 使用信息化的檔案管理方法

過去，檔案管理工作中使用的管理方法相對過時，完成歸檔工作需要很長時間，并且很難有效地執(zhí)行檔案管理工作。為此，事業(yè)單位管理人員必須及時進行實際工作，動員管理人員通過管理信息的數(shù)字化建設，有效利用互聯(lián)網(wǎng)，以達到提高檔案管理效率和文件資源利用率的目的。確保數(shù)據(jù)安全性，也方便文件檢查、分析和整理。在檔案管理過程中，機關事業(yè)單位可以適當?shù)剡\用信息技術來構建科學的檔案管理信息系統(tǒng)，并在系統(tǒng)中執(zhí)行各種管理任務，以有效地提高檔案管理的有效性，促進信息化檔案管理建設。

4 結論

總而言之，在當前深化改革的背景下，有必要重視對機關事業(yè)單位檔案的管理。檔案管理是促進各種任務的創(chuàng)新和有序發(fā)展的基礎，是機關事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分。有必要實現(xiàn)管理的標準化和規(guī)范化，采取信息化管理的模式，并以全新的思想和觀念提出針對性的解決方案。不僅可以提高檔案管理的效率，而且可以延長檔案的保管期限，同時保證檔案的安全性，為工作發(fā)展和社會發(fā)展提供幫助和服務，并最大限度地提高檔案管理的價值。