以對(duì)標(biāo)管理為導(dǎo)向的企業(yè)檔案治理體系構(gòu)建研究

丁國(guó)勇

（航空工業(yè)沈飛，遼寧 沈陽 110034）

1 引言

我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要中提出要加快完善檔案治理體系、提升檔案治理能力。完善的檔案治理體系不僅是檔案治理能力現(xiàn)代化的體現(xiàn)，也是檔案治理法治化的主要標(biāo)志，更直接反映檔案工作的管理水平和管理效果。如何完善檔案治理體系是當(dāng)前國(guó)內(nèi)檔案工作各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者的思考主題，也是全體檔案工作者面臨的主要任務(wù)。

對(duì)標(biāo)管理（Benchmarking management），由國(guó)外施樂公司于1979年首創(chuàng)，主要是指企業(yè)以行業(yè)內(nèi)或行業(yè)外的一流企業(yè)作為標(biāo)桿，從各個(gè)方面與標(biāo)桿企業(yè)進(jìn)行比較、分析、判斷，通過學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)來改善自身的不足，從而趕超標(biāo)桿企業(yè)，不斷追求優(yōu)秀業(yè)績(jī)的良性循環(huán)過程。它被視為現(xiàn)代企業(yè)管理活動(dòng)中支持企業(yè)不斷改進(jìn)和獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的最重要的管理方式之一。

對(duì)標(biāo)管理這一先進(jìn)的企業(yè)管理理念和管理工具，同樣適用于檔案領(lǐng)域和檔案管理工作，特別是企業(yè)檔案管理。企業(yè)檔案管理開展對(duì)標(biāo)管理，不僅能夠大大提升企業(yè)檔案工作水平，更大發(fā)揮企業(yè)檔案資源的價(jià)值與作用，更是對(duì)構(gòu)建、完善企業(yè)檔案治理體系，為企業(yè)檔案工作營(yíng)造積極向上環(huán)境，推動(dòng)檔案工作制度化、法制化、規(guī)范化、科學(xué)化，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案治理能力現(xiàn)代化具有積極重要的意義。

2 企業(yè)檔案治理體系構(gòu)建必要性分析

2.1 構(gòu)建企業(yè)檔案治理體系是推進(jìn)國(guó)家治理體系現(xiàn)代化的任務(wù)要求

企業(yè)檔案治理體系是國(guó)家治理體系的重要組成部分，企業(yè)檔案治理的目標(biāo)是服務(wù)和促進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)，這就要求我們要轉(zhuǎn)變理念：要從傳統(tǒng)的“管理”理念向現(xiàn)代的“治理”理念轉(zhuǎn)變，要有新思想、新方法和新思路。其目的是改變當(dāng)前社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案部門執(zhí)法不力、檔案服務(wù)跟不上時(shí)代發(fā)展的節(jié)拍、檔案事業(yè)發(fā)展滯后的局面，從而對(duì)照國(guó)家法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定，形成與檔案治理相適應(yīng)的企業(yè)制度和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系，保證檔案服務(wù)優(yōu)質(zhì)高效、檔案事業(yè)全面發(fā)展。

2.2 企業(yè)檔案治理體系建設(shè)是企業(yè)依法治企、合規(guī)管理的工作要求

隨著我國(guó)法治化的不斷完善，依法治企是企業(yè)管理的最基本要求，很多企業(yè)都注重加強(qiáng)企業(yè)合規(guī)管理體系建設(shè)。檔案管理是企業(yè)的基礎(chǔ)管理之一，同樣需要依法合規(guī)。因此，推進(jìn)合規(guī)管理工作要求企業(yè)檔案工作也要開展合規(guī)管理，開展企業(yè)檔案治理體系建設(shè)，梳理公司檔案管理制度的完善性，審視公司檔案工作流程的嚴(yán)謹(jǐn)性，要對(duì)標(biāo)管理的最根本要求，即對(duì)照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章、程序?qū)Ρ?，來提出問題，抓管理細(xì)節(jié)，糾正偏差，確保檔案工作依法合規(guī)。

2.3 檔案現(xiàn)實(shí)問題也要求重新健全檔案治理體系

檔案管理對(duì)維護(hù)公司歷史記憶和服務(wù)公司創(chuàng)新發(fā)展具有重大意義。檔案部門不僅承擔(dān)著公司檔案集中保存管理職能，還承擔(dān)著公司技術(shù)文件、管理文件的接收、整理、發(fā)放、傳閱等管理工作。檔案工作質(zhì)量的好壞直接影響公司經(jīng)營(yíng)效率，直接反映公司整體管理水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。目前檔案工作基本上圍繞著一個(gè)點(diǎn)或一條線來開展，如固定資產(chǎn)檔案管理、型號(hào)檔案管理、檔案信息化建設(shè)等，缺少全局觀和大局意識(shí)，標(biāo)準(zhǔn)化、體系化和規(guī)范化水平不高，同時(shí)現(xiàn)實(shí)中檔案員、資料員職責(zé)不清、責(zé)權(quán)不對(duì)等、管理關(guān)系不順暢問題較突出，實(shí)際創(chuàng)新效果不穩(wěn)定和持久，一會(huì)好一會(huì)壞，這些現(xiàn)實(shí)問題促使我們必須從體系制度入手重新健全企業(yè)檔案治理體系。

3 以對(duì)標(biāo)管理為導(dǎo)向的企業(yè)檔案治理體系構(gòu)建實(shí)施路徑

3.1 以流程管理工具為基礎(chǔ)梳理企業(yè)檔案職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍，明確檔案管理責(zé)任和檔案治理范圍

以流程管理工具為理論基礎(chǔ)，組織開展檔案業(yè)務(wù)流程梳理工作。依據(jù)原有檔案部門職責(zé)范圍，認(rèn)真梳理檔案部門職責(zé)、 理清對(duì)內(nèi)對(duì)外業(yè)務(wù)關(guān)系，明確檔案業(yè)務(wù)工作具體范圍和其他部門工作界面，明晰企業(yè)檔案管理、文件資料流轉(zhuǎn)渠道，并遵照流程管理體系標(biāo)準(zhǔn)，通過流程清單梳理和流程地圖的建立，將檔案館全部業(yè)務(wù)職責(zé)進(jìn)行了集中匯總和顯性化展示，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案部門職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍的顯性化和規(guī)范化，明確檔案部門承擔(dān)的具體檔案責(zé)任，明確企業(yè)檔案治理范圍和治理體系邊界，為檔案治理體系構(gòu)建和檔案歸位盡責(zé)奠定基礎(chǔ)。

3.2 構(gòu)建企業(yè)檔案治理體系組織架構(gòu)，健全檔案治理工作網(wǎng)

組織建設(shè)是企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)和前提，更是檔案治理體系建立和有效運(yùn)行的基礎(chǔ)和前提，直接決定著企業(yè)檔案治理體系和治理能力的高低，因此要借鑒公司治理和企業(yè)架構(gòu)管理理論，重新構(gòu)建企業(yè)檔案治理體系架構(gòu)，完善公司檔案治理組織管理體系，理清企業(yè)檔案部門機(jī)構(gòu)設(shè)置、各單位資料室、檔案分室設(shè)置及業(yè)務(wù)管理關(guān)系，建立健全企業(yè)檔案工作組織管理機(jī)構(gòu)，明確企業(yè)檔案治理組織架構(gòu)。

3.3 重建公司檔案業(yè)務(wù)架構(gòu)，建立檔案業(yè)務(wù)流程清單明確檔案治理工作重點(diǎn)

企業(yè)應(yīng)從檔案業(yè)務(wù)職能發(fā)展方向出發(fā)，以IT架構(gòu)建立為契機(jī)，認(rèn)真梳理企業(yè)檔案業(yè)務(wù)，從流程組、流程維度對(duì)企業(yè)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行了合理劃分、排序和系統(tǒng)歸納整理，重新構(gòu)建企業(yè)檔案業(yè)務(wù)架構(gòu)，將企業(yè)檔案業(yè)務(wù)按檔案管理、文控管理和文印服務(wù)等業(yè)務(wù)職能進(jìn)行劃分，進(jìn)一步建立并完善檔案管理業(yè)務(wù)流程清單，進(jìn)一步明晰檔案治理業(yè)務(wù)領(lǐng)域和治理工作重點(diǎn)。

3.4 固化對(duì)標(biāo)管理成果，完善企業(yè)管理制度，夯實(shí)企業(yè)檔案治理體系

一個(gè)企業(yè)檔案治理體系和治理能力的直接體現(xiàn)就是企業(yè)檔案管理制度和制度執(zhí)行能力。因此企業(yè)檔案治理體系和治理能力建設(shè)的核心就是企業(yè)檔案管理制度建設(shè)，企業(yè)要以對(duì)標(biāo)管理為導(dǎo)向，對(duì)企業(yè)檔案治理體系，特別檔案管理制度要全面進(jìn)行修訂，包括企業(yè)級(jí)檔案管理制度、部門級(jí)管理制度、各崗位員工崗位說明書、崗位標(biāo)準(zhǔn)等，使企業(yè)檔案治理體系更加合理、精準(zhǔn)及全面。通過固化對(duì)標(biāo)管理成果，完善企業(yè)檔案管理制度，可以有效地夯實(shí)檔案治理業(yè)務(wù)，固化檔案治理模式，有效地推進(jìn)企業(yè)檔案治理體系化和規(guī)范化。

4 以對(duì)標(biāo)管理為導(dǎo)向的企業(yè)檔案治理體系構(gòu)建的現(xiàn)實(shí)意義

4.1 實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)顯性化

遵循流程管理體系標(biāo)準(zhǔn)，通過開展流程清單梳理，可以系統(tǒng)梳理企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作界面，并以流程用語進(jìn)行規(guī)范，建立流程地圖，實(shí)現(xiàn)在一張表格上將檔案部門全部業(yè)務(wù)進(jìn)行集中匯總和顯性化展示，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的顯性化、規(guī)范化，明確了檔案管理責(zé)任和企業(yè)檔案治理范圍。

4.2 健全企業(yè)檔案治理工作組織，落實(shí)檔案治理責(zé)任

企業(yè)通過借鑒架構(gòu)管理理論，開展企業(yè)治理體系構(gòu)建，可以重新構(gòu)建企業(yè)檔案治理工作組織架構(gòu)，完善企業(yè)檔案治理工作組織管理體系，健全企業(yè)檔案治理工作組織，明確企業(yè)檔案治理組織網(wǎng)絡(luò)，建立覆蓋全單位、全崗位的企業(yè)檔案治理責(zé)任體系，有效地落實(shí)企業(yè)檔案治理責(zé)任。

4.3 提高企業(yè)檔案治理水平，推進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程

開展對(duì)標(biāo)管理的檔案業(yè)務(wù)架構(gòu)和治理體系構(gòu)建，會(huì)營(yíng)造良好的檔案治理和創(chuàng)新氛圍，提升企業(yè)檔案業(yè)務(wù)治理水平，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程化、顯性化和規(guī)范化，提高檔案治理體系的科學(xué)性、實(shí)踐性和實(shí)效性，提高公司檔案治理水平。特別是對(duì)標(biāo)管理成果的應(yīng)用，會(huì)大大推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程，促進(jìn)各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作水平和工作質(zhì)量顯著提升。