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      事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法

      2020-02-26 06:14:01賴(lài)慶梅
      卷宗 2020年34期
      關(guān)鍵詞:文檔整理分類(lèi)

      賴(lài)慶梅

      (黑龍江省大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣婦女兒童工作委員會(huì)辦公室,黑龍江 大慶 166200)

      新時(shí)期,為了全面加強(qiáng)事業(yè)單位檔案歸檔文件整理水平,作為檔案管理工作人員,要重視結(jié)合檔案管理工作實(shí)際,科學(xué)的制定更加完善的檔案管理模式,從而進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作能力,以更好地為檔案管理工作開(kāi)展提供有效保證。下面結(jié)合具體工作實(shí)際,科學(xué)的對(duì)事業(yè)單位檔案歸檔文件整理工作進(jìn)行實(shí)踐研究。

      1 事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的必要性

      伴隨我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的持續(xù)發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)成為幫助各行各業(yè)發(fā)展的重要媒介,對(duì)事業(yè)單位而言,加強(qiáng)信息化的檔案管理工作勢(shì)在必行,其信息化的檔案管理成效與其工作質(zhì)量有著直接的關(guān)聯(lián),針對(duì)信息文件檔案整理的方法,主要有以下價(jià)值:首先,針對(duì)我國(guó)的基本國(guó)情實(shí)際情況來(lái)看,事業(yè)單位的發(fā)展大環(huán)境非常樂(lè)觀,伴隨我國(guó)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)的持續(xù)發(fā)展,事業(yè)單位的各種文件起到了關(guān)鍵性的作用,事業(yè)單位為了更好實(shí)現(xiàn)發(fā)展和進(jìn)步,歷史資料的搜尋是必不可少的重要步驟,通過(guò)對(duì)文檔的信息化整理,能夠快速、及時(shí)地保證資料搜尋,并且最大程度上確保資料的安全、穩(wěn)定存儲(chǔ)。其次,事業(yè)單位的文件整理工作,是其檔案管理部門(mén)平日最為主要的工作內(nèi)容之一,與其整個(gè)部門(mén)的協(xié)同發(fā)展存在密切的聯(lián)系,做好高效率的文檔整理工作,能夠帶動(dòng)其后續(xù)的產(chǎn)業(yè)或工作持續(xù)發(fā)展。

      2 事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法

      2.1 科學(xué)的進(jìn)行文件裝訂

      在我國(guó)信息化的時(shí)代發(fā)展訴求下,檔案文件是事業(yè)單位最為主要的資源內(nèi)容之一,歸檔文件工作也是檔案管理部門(mén)的核心任務(wù),能夠確保相關(guān)工作資料的完整性同時(shí),歸檔文件最為重要的一項(xiàng)舉措,即為形成系統(tǒng)性、覆蓋整個(gè)單位的材料特點(diǎn),確保不同材料之間保持其相應(yīng)的特征同時(shí),還能夠分別進(jìn)行區(qū)分和使用,對(duì)此相應(yīng)技術(shù)人員就需要做好文件裝訂的工作,主要分為如下幾個(gè)步驟:首先,在進(jìn)行文件管理工作的時(shí)候,預(yù)先就需要明確文件的類(lèi)別為歸檔或不歸檔兩類(lèi),并且根據(jù)其范圍,確定文件的重要性。其次,在文檔入冊(cè)裝訂之前,需要對(duì)不同的文檔做好篩選和分析的工作,將已經(jīng)破損、殘缺的文件進(jìn)行修復(fù),多加保護(hù)已經(jīng)形變的文件,針對(duì)超長(zhǎng)文件可采用適度折疊的方式,并且去除文檔中易腐蝕的金屬物。再次,任何文件在進(jìn)行裝訂的時(shí)候,都需要保證文件的完整性,選擇每一個(gè)文件相互配套的保護(hù)文件夾。最后,在進(jìn)行文件統(tǒng)一裝訂的時(shí)候,也要以“件”為最小統(tǒng)計(jì)單位,確保相同類(lèi)別的文件能夠被統(tǒng)一處理,從而保證最為高效有序的裝訂順序。

      2.2 加強(qiáng)文件分類(lèi)管理

      文件分類(lèi)也是當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理部門(mén)對(duì)文件處理的重要步驟,對(duì)文件而言?xún)H僅做好保存是不夠的,為了便于后續(xù)的使用就需要在其整理的過(guò)程中做好分類(lèi),幫助在使用的時(shí)候節(jié)省尋找資料的時(shí)間。所謂的文件分類(lèi),顧名思義就是對(duì)所有的文件進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的特征篩選,并根據(jù)其特點(diǎn)做好分類(lèi),目前主要的歸檔文件分類(lèi)方式為:為了進(jìn)一步分析當(dāng)下事業(yè)單位的文件分類(lèi)方法或分類(lèi)依據(jù),就需要從事業(yè)單位的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容做入手,對(duì)其平日的作業(yè)內(nèi)容有一個(gè)良好的分析基礎(chǔ)上,再進(jìn)行分類(lèi)。當(dāng)前事業(yè)單位中主要應(yīng)用的歸檔文件分類(lèi)方法有年度分類(lèi)法、機(jī)構(gòu)分類(lèi)法、問(wèn)題分類(lèi)法和年度-機(jī)構(gòu)-保管期限分類(lèi)法,合適的分類(lèi)方法將大大的提升事業(yè)單位檔案的管理效果;其次,為了更好加強(qiáng)分類(lèi)的效果以及后續(xù)使用、尋找的便利程度,檔案管理部門(mén)就需要定向分析進(jìn)行檔案類(lèi)別的甄別,選擇最為契合的分類(lèi)方式,并將分類(lèi)的方法告知給檔案管理部門(mén)的職能人員,使得文件的安放與處置都契合相應(yīng)的規(guī)律,真正意義上實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理的模式。最后,檔案管理的工作并非一成不變的,相關(guān)的職能人員要積極主動(dòng)地迎合事業(yè)單位的工作轉(zhuǎn)變和優(yōu)化,對(duì)檔案管理的方式方法進(jìn)行調(diào)整和完善,力求達(dá)到最佳的檔案使用效果。

      2.3 明確文件保管期限

      針對(duì)事業(yè)單位平日的實(shí)際情況來(lái)看,針對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、分析和匯總的基礎(chǔ)上,還需要結(jié)合其內(nèi)容以及對(duì)平日工作的價(jià)值和意義出發(fā),對(duì)其使用的期限有一個(gè)明確的排查,結(jié)合過(guò)往的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看,保管的期限主要由如下決定:首先,事業(yè)單位要結(jié)合檔案本身的性質(zhì)出發(fā),根據(jù)平日的工作方法,制定專(zhuān)門(mén)的檔案保管手冊(cè),并根據(jù)檔案的重要性及其內(nèi)容的設(shè)置,確定其最終的保管期限。其次,事業(yè)單位目前已有的檔案經(jīng)驗(yàn)來(lái)看,主要被劃分為永久與定期兩類(lèi),永久型的文件大多是對(duì)事業(yè)單位的平日發(fā)展和歷史面貌做出闡述。而這些文件的價(jià)值在于,能夠?qū)κ聵I(yè)單位本身,乃至國(guó)家和社會(huì)的研究有著極大的深度價(jià)值,隸屬于事業(yè)單位最為核心的文件之一,必須深度保障文獻(xiàn)的安全。而定期保管的文件其時(shí)間大多為10年或30年。文件的內(nèi)容也大多以平日事業(yè)單位的常規(guī)工作進(jìn)行分析,有一定的可利用價(jià)值。在現(xiàn)代化的文件處理分類(lèi)上,也要參考文件的保管期限進(jìn)行考慮,選擇合理的保存方式。

      2.4 重視文件編號(hào)及存放

      針對(duì)事業(yè)單位的實(shí)際使用情況來(lái)看,為了更為高效率地使用不同的文件,還需要加強(qiáng)一定的編號(hào)工作,并根據(jù)編號(hào)來(lái)確定文件的性質(zhì)和類(lèi)別,為其高效使用奠定基礎(chǔ)。首先,對(duì)事業(yè)單位檔案歸檔文件進(jìn)行編號(hào),應(yīng)該以“件”為基本單位,根據(jù)歸檔文件的不同類(lèi)別,在歸檔文件系統(tǒng)中建立代表性的符號(hào)標(biāo)識(shí),并將該標(biāo)識(shí)在歸檔文件上進(jìn)行注明,使歸檔文件在歸檔文件系統(tǒng)中的位置得以明確;其次,為了在原有的基礎(chǔ)上切實(shí)進(jìn)一步推動(dòng)文件使用的效果和效率,在文件編號(hào)的時(shí)候也要遵循歸類(lèi)的方案進(jìn)行,統(tǒng)一明確保管期限內(nèi)文件的分類(lèi)方法和守則,流水行編號(hào)大多是常見(jiàn)的事業(yè)單位手法,能夠幫助文件標(biāo)號(hào)的效率進(jìn)一步提升。最后,在歸類(lèi)的文檔編號(hào)確定后,再進(jìn)行有規(guī)律地分類(lèi)存放在合理位置,達(dá)到最佳的使用成效。

      3 結(jié)束語(yǔ)

      綜上所述,事業(yè)單位進(jìn)行檔案文件整理過(guò)程中要遵循相應(yīng)的原則,不同的檔案管理過(guò)程要依據(jù)特定的原則進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ),同時(shí),管理人員也需要不斷完善存儲(chǔ)方法和流程,增強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)能力,做到與時(shí)俱進(jìn)的同時(shí),按照目前的時(shí)代發(fā)展形勢(shì)和趨勢(shì),完善檔案管理模式和方法,使事業(yè)單位的檔案歸檔文件整理流程更加完善,并逐步形成科學(xué)化、系統(tǒng)化的檔案歸檔文件整理體系。

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