檔案安全保障管理機制的構(gòu)建研究

耿真真

（定州市環(huán)境執(zhí)法大隊，河北 定州 073000）

檔案指的是人們在各種社會活動中產(chǎn)生的具有保存價值的記錄性文件，它的形式多種多樣，從過去的紙質(zhì)文檔到現(xiàn)在的電子文檔，都屬于檔案的一種，檔案對于單位、對于國家而言都有著極為重要的作用，一旦檔案信息遺失或泄露，必然會帶來嚴(yán)重的信息安全風(fēng)險，因此盡快構(gòu)建檔案安全保障管理機制就顯得格外重要。具體來說，就是要通過健全完善組織機制、健全完善風(fēng)險機制、健全完善制度機制等方式，保證檔案安全管理效果。

1 健全完善組織機制

檔案信息在單位乃至是國家發(fā)展中扮演著不可替代的重要角色，然而根據(jù)實際檔案管理工作經(jīng)驗來看，目前絕大多數(shù)單位都未能做好檔案信息的安全性保障，存在安全保障管理機制不健全的問題。而盡快健全完善組織機制，則是解決這一問題的必要手段，具體來說，在確定組織機制的過程中，單位方面應(yīng)組織深入細化分析，以提升檔案管理綜合效益為原則開展工作。舉個例子來說，在招聘檔案管理人員的時候，應(yīng)該給予人事工作人員以更大的自主權(quán)，在保證應(yīng)聘人員符合基礎(chǔ)招聘條件的情況下，允許人事工作人員進行適當(dāng)調(diào)整和考核，從而保證入職的新員工都能具有較高的綜合素質(zhì)，從根本上提升檔案管理團隊的工作能力，為解決檔案安全保障方面的問題打下堅實的基礎(chǔ)。同時，單位方面還應(yīng)對同類型單位的檔案管理組織機制進行學(xué)習(xí)和借鑒，取人之長補己之短，結(jié)合自身檔案工作的具體情況，重新架構(gòu)組織機制，提升檔案安全管理有效性。

2 健全完善風(fēng)險機制

檔案安全保障管理機制的建設(shè)有一定難度，而其中最困難的一個步驟就是構(gòu)建風(fēng)險機制，能否保證風(fēng)險機制與實際情況相符、能否保證風(fēng)險識別及應(yīng)對的有效性，都挑戰(zhàn)著檔案管理人員的能力和綜合素養(yǎng)。實際上，沒有任何一種制度或機制能完全不存在任何風(fēng)險，風(fēng)險始終客觀存在著，如果不能找到行之有效的應(yīng)對策略，則檔案安全風(fēng)險就無法得到有效控制，檔案管理將會失去應(yīng)有作用。因此，在架構(gòu)檔案安全保障管理機制的過程中，工作人員應(yīng)著重考慮本單位情況，對檔案保存、方案調(diào)用、檔案加密等方面存在的風(fēng)險因素進行統(tǒng)一識別。在此基礎(chǔ)上，利用有針對性的風(fēng)險應(yīng)對措施規(guī)避或有效處理安全風(fēng)險因素，結(jié)合單位檔案安全管理的現(xiàn)行措施、根據(jù)單位檔案主要形式等，確定行之有效的風(fēng)險應(yīng)對機制，避免檔案安全風(fēng)險進一步演變成安全問題。同時，還需要考慮不同檔案資料的重要性，對其進行等級劃分，并根據(jù)重要性等級采取對應(yīng)的安全風(fēng)險應(yīng)對策略。

3 健全完善制度機制

檔案安全保障管理機制包含多個方面的內(nèi)容，而盡快健全完善制度機制，是完善安全保障機制的必經(jīng)之路。在傳統(tǒng)管理機制框架下，部分單位的檔案資料并未出現(xiàn)安全問題，但這并不意味著過去的管理制度在今天仍然有可行之處。在時代發(fā)展、社會進步的情況下，信息化技術(shù)正在檔案資料管理當(dāng)中發(fā)揮越來越大的作用，過去的管理制度、管理理念的落后性逐漸凸顯出來，很可能給檔案安全管理帶來不可挽回的負(fù)面影響。因此，在今后的工作中，檔案管理人員務(wù)必須要以保證檔案安全為根本性原則，對過去的管理制度進行分析，明確舊制度與新形勢的沖突點，找出傳統(tǒng)管理制度的不足之處，并以針對性措施完善檔案管理制度，加強檔案信息全過程管理工作。另外，為了切實提升檔案安全性，應(yīng)在檔案成型后期加強審查，對檔案內(nèi)容進行反復(fù)核對，避免檔案信息失真等一系列問題。同時，要盡可能提升檔案資料保存管理水平，對紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境進行嚴(yán)格把控，避免紙質(zhì)檔案破損、受潮等，對電子檔案進行層層加密、利用身份密鑰避免檔案信息泄露。一旦出現(xiàn)檔案資料安全問題，應(yīng)第一時間向上申報并進行處理，不能為了推脫責(zé)任就掩蓋問題，以免造成更加嚴(yán)重的檔案信息安全事故。

4 結(jié)語

在檔案事業(yè)得到越來越多關(guān)注的今天，很多單位的檔案管理工作已經(jīng)初步取得了成效，在檔案信息化建設(shè)等方面有了長足進步，但是這并不意味著檔案管理已經(jīng)完善。比如說，檔案信息的安全性時至今日也沒有得到妥善保障，檔案信息丟失、檔案信息錄入錯誤、檔案信息部分遺漏等問題比比皆是，這對于檔案管理而言無疑是一個重大漏洞。為解決上述問題，可采取措施構(gòu)建檔案安全保障管理機制，確保檔案信息安全性，使之在應(yīng)用中發(fā)揮更大作用。