事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法分析

霍紅丹

（黑龍江省大慶市杜爾伯特鎮(zhèn)人民政府綜合便民服務(wù)中心，黑龍江 大慶 166200）

在事業(yè)單位中，有效的加強(qiáng)檔案管理工作提高了事業(yè)單位發(fā)展水平。作為檔案工作人員，在科學(xué)的進(jìn)行檔案歸檔文件整理過程要結(jié)合工作實(shí)際，明確歸檔文件整理原則，從而有效的制定更加完善的整理模式，以進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，下面具體分析。

1 事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的內(nèi)涵

按照目前事業(yè)單位的發(fā)展形勢(shì)，事業(yè)單位的重要文件逐步增多，各單位之間依托重要的文件進(jìn)行信息的交互，方便進(jìn)行業(yè)務(wù)的指導(dǎo)。按照目前文檔的使用方向，可以將以往的文檔使用狀態(tài)按照歷史機(jī)制進(jìn)行分類，并利用重點(diǎn)詞匯進(jìn)行標(biāo)注，方便進(jìn)行文檔的調(diào)出和使用。

參考目前檔案歸檔管理的眾多細(xì)則和環(huán)節(jié)，歸檔文件是要將復(fù)雜的文件以有序的形式進(jìn)行分類，然后歸檔，其目的是方便進(jìn)行使用和查閱。不同的文件在整理過程中按照文件的類型進(jìn)行適當(dāng)分類以后，按歸檔文件的整理標(biāo)準(zhǔn)和方案進(jìn)行更詳細(xì)的劃分，從而提高檔案處理的工作效率，也可以確保后續(xù)工作人員能夠借鑒更多的檔案管理方法，保證檔案的完整性。

事業(yè)單位進(jìn)行文件整理過程中需要參考以下文件整理細(xì)則：綜合類文件、組織人事類文件以及業(yè)務(wù)類文件。綜合類文件涵蓋了各單位之間進(jìn)行公事往來的文件內(nèi)容，其中涵蓋了事業(yè)單位上下級(jí)的內(nèi)容通知，或是對(duì)于工作內(nèi)容有指導(dǎo)意義的文件內(nèi)容，還有關(guān)于節(jié)假日放假通知等內(nèi)容。組織人事的文件是按照上級(jí)要求對(duì)人員的工作調(diào)度以及罷免、辭職等文件進(jìn)行記錄，方便事業(yè)單位進(jìn)行崗位人員的分配和任命。業(yè)務(wù)文件主要涵蓋了不同崗位之間的工作細(xì)則以及業(yè)務(wù)流程，按照崗位要求承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，提高工作效率。業(yè)務(wù)文件更多與群眾實(shí)際辦理的業(yè)務(wù)流程有關(guān)，事業(yè)單位要依靠這些文件開展相應(yīng)的業(yè)務(wù)辦理流程，并可以對(duì)應(yīng)的進(jìn)行相關(guān)資料的存檔，為前來辦理業(yè)務(wù)的人提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2 事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的原則

事業(yè)單位再對(duì)不同的文檔進(jìn)行分類處理的過程中，一定要遵循整體原則，具體內(nèi)容有以下幾點(diǎn)：第一，完整性原則。事業(yè)單位所記錄的檔案資料對(duì)于以后的業(yè)務(wù)辦理流程和業(yè)務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)有積極的輔助作用，所以在進(jìn)行檔案文件整理和分類的過程中，一定要保證所記錄文件內(nèi)容的詳細(xì)性和準(zhǔn)確性，并且確保事業(yè)單位記錄的文件具有更高的參考價(jià)值和實(shí)用價(jià)值，切實(shí)履行完整性原則，降低因數(shù)據(jù)內(nèi)容不準(zhǔn)確和數(shù)據(jù)內(nèi)容不完整對(duì)事業(yè)單位發(fā)展造成的影響。第二，系統(tǒng)性原則。事業(yè)單位可以參考以往的檔案文件整理方法和規(guī)則，通過不斷完善的方式建立系統(tǒng)性檔案處理規(guī)則，使檔案在記錄的同時(shí)上下之間具有較高的連貫性，確保被歸檔以后的文件可以在系統(tǒng)性規(guī)則的約束下獲得更完整的信息內(nèi)容。第三，科學(xué)性原則。隨著我國(guó)科技環(huán)境的日益發(fā)展，歸檔文件的數(shù)量正呈逐步增加的趨勢(shì)，為了提高管理人員的工作效率，降低實(shí)際的工作壓力，按照科學(xué)性原則進(jìn)行文檔歸類，能夠獲得更優(yōu)質(zhì)的整體環(huán)境和空間，提高工作效率的同時(shí)使文檔整理流程不斷優(yōu)化，確保在最短時(shí)間內(nèi)完成更詳細(xì)的文檔資料存儲(chǔ)流程。第四，安全性原則。作為事業(yè)單位存儲(chǔ)的文檔信息，相關(guān)檔案文件具有更高的使用價(jià)值，所以其安全性不容忽視。文件歸檔整理過程中要嚴(yán)格遵守安全性原則，提高對(duì)文檔內(nèi)容的保護(hù)意識(shí)。

3 事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的主要方法

3.1 文件資料整理的方法

事業(yè)單位文件整理遵循以下方法：第一，按文件價(jià)值進(jìn)行區(qū)分。不同的文件在被收入以后，可以根據(jù)檔案管理規(guī)定，對(duì)文件的價(jià)值進(jìn)行判定，按照文件保管的期限和保管類型進(jìn)行劃分，能夠更有效的進(jìn)行文件價(jià)值的判斷。第二，內(nèi)部黨委文件和其他行政文件的區(qū)分。按照文件類型進(jìn)行區(qū)分，通過對(duì)文件使用類別和方向進(jìn)行判定，遵循黨委文件和其他行政文件的記錄標(biāo)準(zhǔn)和類別，分門別類的進(jìn)行信息填充，從而獲得更完整的立卷歸檔信息。第三，按年份進(jìn)行文件劃分。不同年度的文獻(xiàn)要分類存儲(chǔ)，降低無價(jià)值文件的存儲(chǔ)壓力。第四，按文件是否需要加密進(jìn)行劃分。某些重要文件具有一定的保密性，為了降低風(fēng)險(xiǎn)，減少對(duì)國(guó)家和單位造成的損失，一定要將秘密性文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)。第五，按閱讀方式進(jìn)行劃分。不同的文檔按照文字、圖文等特定的類型進(jìn)行歸檔，提高文件的使用效率。

3.2 檔案的歸檔方法

事業(yè)單位歸檔方法涵蓋以下幾個(gè)步驟，具體的方法如下：第一，檔案的整理。根據(jù)接收檔案的信息有順序地進(jìn)行檔案內(nèi)容的分類，再按照檔案內(nèi)容進(jìn)行分類存儲(chǔ)，以方便進(jìn)行查閱和使用。比如，涵蓋請(qǐng)示內(nèi)容的文件、含有重要信息的文檔、征求意見稿、討論稿等等。第二，檔案的編目。復(fù)雜的檔案需要編寫完整的目錄進(jìn)行區(qū)分，這些檔案在按照要求進(jìn)行整理以后，可以根據(jù)目錄要求進(jìn)行封面的設(shè)定，目錄的編制可以參考文件的型號(hào)、題號(hào)、責(zé)任者、頁數(shù)、日期等進(jìn)行劃分。同時(shí)文件要涵蓋完整的卷宗號(hào)、類目、卷合號(hào)或案卷號(hào)，以及相應(yīng)的保管期限等。第三，檔案的分類。參考目前使用的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和要求，不同的檔案可以根據(jù)獲取的時(shí)間、內(nèi)容、來源形式等進(jìn)行區(qū)分，檔案之間在區(qū)分的過程中會(huì)建立相應(yīng)的體系，方便進(jìn)行保管和排列存放，不同內(nèi)容要分層管理，按照要求進(jìn)行類別劃分以后，可以獲得相應(yīng)的實(shí)體分類。不同檔案在按照實(shí)體類別進(jìn)行劃分以后，可以劃分相應(yīng)的層級(jí)進(jìn)行存儲(chǔ)，第一層級(jí)涵蓋了檔案的相關(guān)內(nèi)容，這些信息涵蓋了具有歷史屬性、地域?qū)傩曰驅(qū)I(yè)屬性等內(nèi)容，相對(duì)完整和真實(shí)。第二層分類方法是按照檔案的科室內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分。第三則是根據(jù)全宗內(nèi)檔案進(jìn)行分類，這類的內(nèi)容會(huì)根據(jù)文件信息標(biāo)注詳細(xì)的文件來源、時(shí)間、主題以及相應(yīng)的分檔標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)按照系統(tǒng)化要求進(jìn)行內(nèi)容的填充，建立合適的起案卷。

3.3 信息化的檔案歸檔文件整理

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案歸檔文件整理的過程中，更多的運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)。之所以采取電子計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，是由于電子計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠及時(shí)對(duì)不同的電子文檔請(qǐng)求，同時(shí)可以詳細(xì)記錄文件接收的時(shí)間部門以及來源從而自動(dòng)完成檔案類別的存儲(chǔ)。利用信息化科技手段能夠 大大的縮短檔案存儲(chǔ)時(shí)間，并避免占用實(shí)際的文檔存儲(chǔ)空間，使更有價(jià)值的文檔不斷更新，提高工作效率。

4 結(jié)束語

按照我國(guó)目前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)和社會(huì)建設(shè)的發(fā)展需求，事業(yè)單位的整體發(fā)展趨勢(shì)占據(jù)重要的地位。事業(yè)單位檔案管理文件作為重要的數(shù)據(jù)信息源，它能夠保證事業(yè)單位擁有更完整的管理體系，并且可以遵從不同的細(xì)則進(jìn)行相關(guān)的任務(wù)調(diào)整，從而提高實(shí)際的管理價(jià)值和意義。