疾病預防控制機構檔案管理現(xiàn)狀分析

劉義美

（山東省濟南市疾病預防控制中心，山東 濟南 250021）

疾病預防控制機構檔案管理工作是指在國家醫(yī)療建設改革發(fā)展過程中，疾病控制機構對衛(wèi)生監(jiān)測、健康教育、公共衛(wèi)生服務、疾病預防等項目進行研究，并對研究結果進行原始記載的總稱，是疾病預防控制工作的重要信息來源，對我國醫(yī)療防控事業(yè)的發(fā)展起著重要的推動作用，對不同種類、不同科室的疾病預防提供輔助。

1 疾病預防控制機構檔案管理的特殊性

疾病預防控制機構檔案管理工作是在特殊環(huán)境、特殊時間、特殊情況下所建立的，一般來講，疾病的確立是按照“發(fā)病——就診——觀察并檢測——確診——備案歸檔”的流程進行的，當患者在意識到自身可能有潛在疾病時，其實疾病已經(jīng)發(fā)生了，從這一方面來講，疾病檢測和防控本身就具有滯后性，再經(jīng)過現(xiàn)場觀察和記錄，形成疾病防控檔案，是一個非常漫長的階段。同時，疾病的種類多樣，病理 反應也各不相同，對檔案信息的整理工作帶來不小的難度，不容易整理和歸檔，其次，檔案管理工作涉及的范圍廣泛，不僅與醫(yī)療人員合和檔案管理人員有關，還涉及患者和群眾，一些疾病信息只有在患者配合的條件下才能保證記錄的完整性。疾病預防控制工作的特殊性直接決定了檔案管理工作的復雜性，當前，我國疾病預防檔案管理工作仍然存在一些不足，值得我們重點關注。

2 疾病預防控制機構檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1）檔案管理意識薄弱，管理觀念不正確。當前很多疾病防控檔案管理的工作人員思想意識不高，不能正確看待檔案管理工作，認為這只是一個“閑職”，只需要自己保管好資料，對各個部門呈交上來的資料信息進行收集和存放就是工作的全部內容，這樣的管理態(tài)度顯然是不對的，檔案管理工作的重點不在“保管”，而是“管理”[1]。管理不是為了應付上級領導的檢查，而是在保證檔案外調、相關查檔的基礎上進行疾病防控的工作完善，從而提高檔案的利用率，這樣才能發(fā)揮疾病防控檔案資料的作用。其次，還有一部分管理人員，管理觀念不正確，不能擺正自己的工作位置，為了研究課題，利用職務之便將資料放在自己手中，更有甚者直接將資料據(jù)為己有，這種“本位”思想直接造成了醫(yī)學防控檔案管理的分散化，因此，要提高疾病防控檔案管理人員的思想意識，樹立正確的管理觀念。

2）檔案管理不完善，利用率不高。由于檔案管理工作人員的思想意識松懈，不能重視管理工作，再加上行政機關和部門在長期工作中形成了“重人事檔案，輕醫(yī)療數(shù)據(jù)信息”的習慣，很容易忽視衛(wèi)生、防疫、疾病控制、安全檢測等環(huán)節(jié)的資料信息保管工作，因此容易引發(fā)檔案缺失、檔案丟失的情況，其次，在防控機構收集檔案的過程中，大部分都是以公文形式進行備檔，沒有對相關的聲像資料及時整合歸納，再將其作為輔助材料添加到檔案中，隨著科學技術的不斷發(fā)展和完善，文書檔案、相關論文、醫(yī)學研究報告越來越多，而一手的病歷資料卻少之又少，原稿的缺失對疾病防控工作帶來了不小的麻煩，一些經(jīng)過處理和篩選的檔案記錄不詳細，沒有太大的參考價值和應用價值，這些檔案信息不完善、歸檔不齊、查閱不便的現(xiàn)象，最終導致防控管理檔案的利用率不高。

3）檔案管理體系不完善。疾病的預防和控制工作本來就是一項復合型的工作，尤其是疾病防控機構的管理，需要多個部門的相互配合，比如傳染病、婦幼保健、免疫檢測規(guī)劃等[2]。但是在實際工作中，這些機構本就是由衛(wèi)生防疫站演化而來，作為衛(wèi)生機構的分支之一，本來就有一個單獨的建檔部門，疾病預防控制機構在進行檔案建立時不可避免地與前期工作交叉和重復，一定程度上造成了疾病預防和控制機構的檔案管理定位不清晰、體系不完善、制度不健全等情況，從而造成了檔案分類不明晰、保管期限不明確、歸檔范圍不合理，這樣的管理模式缺乏科學性和高效性，不便于后續(xù)資料的查找和翻閱，降低了檔案的利用價值和疾病防控的工作效率。

4）管理方法落后，信息化設備不充足。網(wǎng)絡科技的飛速發(fā)展給各行各業(yè)帶來了便利，檔案管理工作也是如此，但是當前的防控機構管理方法落后，不能適應新時期條件下的檔案業(yè)務管理發(fā)展要求[3]。很多疾病防控人員還是習慣于翻閱紙質資料，一旦遇到數(shù)據(jù)殘缺，檔案破損的情況就難以查到所需數(shù)據(jù)和信息，實用性不強，其次，信息化設備引進力度不夠，一些機構雖然使用了信息化系統(tǒng)，但是系統(tǒng)更新慢，不能及時有效地升級，檢索和查找功能不能完全體現(xiàn)，再加之，一些機構不能對相關系統(tǒng)和設備進行講解和使用介紹，直接導致信息化設備的使用率不高，員工的管理效率低下。

3 疾病預防控制機構檔案的管理對策

1）加強檔案管理人才隊伍建設。要想提高疾病防控機構檔案管理質量，首先要提高管理人員的綜合素質，管理人員要加強學習，提高對檔案管理工作的重視程度，對檔案管理有一個正確的認識，提高其工作崗位的責任感和認同感，提升檔案服務意識，讓其以“服務者”為工作的出發(fā)點，而不是以檔案“擁有者”身份來隨意調動和保管信息資料，從而保證檔案管理的完整性。其次，疾病防控機構還應該組織檔案管理人員定期培訓，對檔案管理進行普及和宣傳，轉變管理態(tài)度，讓員工對檔案管理工作“思想上可認同”，才能實現(xiàn)“行動上可參與”。

2）完善檔案管理制度。疾病防控機構要建立健全檔案管理體系，嚴格制定檔案管理規(guī)章制度，明確各個部門職責，實現(xiàn)機構之間、部門之間的信息互通、資源互通，避免建檔的重復性，其次，還要將具體的檔案管理工作具體落實到人，對于檔案整理、歸納、借調、補充等工作嚴格規(guī)范，制定嚴密的工作流程，統(tǒng)一標準，嚴格歸檔，確保疾控檔案的完整性，提高檔案管理水平。對于檔案管理工作怠工、倦工、失職等行為，實施必要的獎懲機制，對管理人員的違規(guī)操作行為進行懲治，同時，對工作嚴謹，能夠實現(xiàn)信息化管理的員工給予獎勵，充分調動檔案管理人員工作積極性，從而實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的利用價值，增加其使用率。

3）利用信息化手段，實現(xiàn)檔案管理動態(tài)化管理。針對管理方法落后問題，疾病預防和控制機構應該創(chuàng)新管理機制，利用互聯(lián)網(wǎng)的應用便利，加大對檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)力度，根據(jù)每種疾病預防特點，分類整理，建立檔案，統(tǒng)籌優(yōu)化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)各部門、各機構之間的信息資源共享，再通過專業(yè)疾控技術人員對所呈報的信息進行分析，以紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行建檔，充分保留原始數(shù)據(jù)，對新建立的檔案全程信息化處理，這樣一來，不僅彌補了紙質檔案不易保存的缺陷，還能提升員工操作效率，通過網(wǎng)絡操作，從信息收集、整合、歸類、建檔、備案階段的全流程動態(tài)化管理，提升管理效率，促進疾病預防控制機構的檔案管理科學化、技術化、高效化、便捷化。

4 結束語

檔案管理工作是疾病預防控制工作中的重要環(huán)節(jié)，也是相關部門進行信息查閱的重要應用手段，針對目前出現(xiàn)的管理意識薄弱、人員素質不高、管理意識不強、檔案利用率低下等問題，要及時創(chuàng)新管理制度，運用信息化手段，完善管理體系，從而實現(xiàn)檔案管理工作的科學化。