探析燃氣企業(yè)工程檔案管理的實踐措施

陳連睿

（重慶燃氣集團股份有限公司，重慶 400020）

1 燃氣企業(yè)工程檔案管理現(xiàn)狀

1）工程技術(shù)人員檔案意識不強。隨著建設(shè)工程的全面鋪開，因工程標(biāo)段多，分布廣，涉及的參建單位多，工程技術(shù)人員往往強調(diào)工程的進度，各參建單位檔案管理的水平又參差不齊，從而導(dǎo)致檔案管理問題較多。我們常遇到，如設(shè)計與施工因變更而不同步，施工變更不向設(shè)計反饋意見，檔案原件缺失，施工記錄及驗收資料填寫不規(guī)范，簽署意見欄未簽意見，蓋章章體不符，簽字代簽等問題，所收集的文件材料缺乏真實性。

2）檔案人員隊伍參差不齊。檔案人員因兼職較多，更換頻繁，專業(yè)知識不熟，業(yè)務(wù)技能和管理水平普遍較低。因身兼數(shù)職，常無時間和精力來收集和整理檔案，發(fā)現(xiàn)問題又不能及時解決，最終導(dǎo)致檔案收集不齊全，編制不規(guī)范。

3）工程建設(shè)中的各個環(huán)節(jié)脫節(jié)。一是檔案員與工程技術(shù)人員、監(jiān)理人員脫節(jié)，造成管工程不管檔案，管檔案不懂工程；二是檔案資料與實際工程脫節(jié)，施工中有變動，未及時在原圖上標(biāo)注，造成檔案與實際工程不相符。

2 優(yōu)化燃氣企業(yè)工程檔案管理的措施

1）加強檔案知識宣傳工作。我們在檔案人員、工程技術(shù)人員各種培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)工作會上組織學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)文件，在公司《重慶燃氣》上不定期的刊登檔案工作有關(guān)文件，在“國際檔案日”期間制作檔案專題展板，加大宣傳力度，讓檔案意識深入人心，增強全員檔案意識。

2）建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度。公司先后制定了《檔案管理辦法》、《關(guān)于進一步做好檔案工作的實施意見》等規(guī)章制度29個，其中涉及工程檔案管理的制度7個，如《管線工程圖檔管理實施辦法》、《科技檔案操作指引》、《建設(shè)工程文件整理與歸檔指南》等。規(guī)章制度的建立健全保證了公司燃氣工程各類文件材料從形成到歸檔的程序化、規(guī)范化、制度化。

3）加強檔案隊伍建設(shè)，不斷提升業(yè)務(wù)能力。一是設(shè)置崗位條件，保持隊伍建設(shè)。公司根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要求，實行檔案人員上崗資格制度，要求新上崗檔案人員須取得上崗證，檔案人員應(yīng)具備大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷或同等學(xué)識水平，原則上三年內(nèi)不工作調(diào)動。二是抓好檔案培訓(xùn)，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)。公司從機制、資金、政策上鼓勵在職進修學(xué)習(xí)，鼓勵檔案人員申請評聘檔案專業(yè)技術(shù)職稱，使檔案人員立足崗位成才，不斷提高專業(yè)水平。每年公司積極組織檔案專兼職人員參加各級各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，還根據(jù)基層檔案工作的特性和工作實際，開展有針對性的內(nèi)訓(xùn)和實操培訓(xùn)。經(jīng)多年不懈努力，現(xiàn)公司102名專兼職檔案人員中，研究生3名，本科73人，其中檔案職稱的56人中，副高級11人，中級16人。

4）加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，規(guī)范操作標(biāo)準(zhǔn)。一是根據(jù)工程的性質(zhì)，編制了《科技檔案操作指引》、《建設(shè)工程文件整理與歸檔指南》，幫助檔案人員盡快掌握技術(shù)規(guī)范、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和工作流程。二是走進工程項目施工現(xiàn)場，將檔案工作從終端收集整理向檔案前端的形成推進，實地指導(dǎo)工程技術(shù)人員和檔案人員把關(guān)檔案資料質(zhì)量和完整性，保證了工程檔案質(zhì)量，并根據(jù)各單位的不同需求和問題，量身打造培訓(xùn)課件，為他們答疑解難。三是制作工程施工過程中檔案資料形成的各類型模板，形象、詳盡、直觀地展示了資料變身檔案的全過程，為工程技術(shù)人員、資料員解讀檔案各類文件、表格填寫、用印的標(biāo)準(zhǔn)模式，保證后期檔案的規(guī)范入庫。

5）跟進現(xiàn)代科技，有力推進檔案數(shù)字化。隨著公司的迅猛發(fā)展，檔案收集量成倍增長，如竣工資料由八十年代一個工程幾張紙到今天一個工程（一個標(biāo)段）就有幾十盒上百盒資料，數(shù)量不斷翻番，庫容的不斷膨脹，給檔案管理和手工歸檔、查檔帶來了空前的壓力。為保護紙質(zhì)檔案，實現(xiàn)檔案資源利用的最大化，公司分三次對公司總部庫內(nèi)1970-2017年的51482件，9727卷檔案進行了數(shù)化，共計數(shù)化756613頁，圖紙8346張，公司總部庫藏數(shù)字化率達到80%，大大地促進了檔案信息集中統(tǒng)一管理，也提升了檔案信息利用的效率。

6）細化基礎(chǔ)管理，扎實抓好收集歸檔工作。一是檔案管理工作納入考核項目，與經(jīng)濟效益與評先掛鉤。二是理順、疏通收集渠道。對管網(wǎng)、基建項目和設(shè)備方面的文件資料的收集，公司專門召開工程項目建設(shè)管理協(xié)調(diào)會，理順各部門的銜接關(guān)系，明確了責(zé)任部門和工作流程，即：由市場發(fā)展部在下工程計劃時統(tǒng)一給工程號，并通知檔案科；工程實施過程中，工程中心檔案員實行全程跟蹤，并隨時與檔案科保持聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決處理；在工程驗收前，先組織對檔案材料進行預(yù)驗收，完善各種手續(xù)后，方能進行正式工程驗收；檔案資料沒有按要求完成手續(xù)的，不能提取工程項目的尾款。

7）加強燃氣工程檔案的審核工作。（1）審核竣工圖的準(zhǔn)確性。竣工圖圖面要整潔，必須逐張加蓋竣工圖章，竣工圖章填寫要完整，簽字要齊全、清楚，手工書寫，不得代簽或蓋私章；竣工圖標(biāo)不能代替竣工圖章；竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處；利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖；竣工圖應(yīng)是新藍圖。（2）審核歸檔的工程文件材料應(yīng)是原件。原件歸檔是指蓋有印章和原始簽證的文件材料，它是重要的原始憑證。因此，工程技術(shù)人員和檔案員應(yīng)重點檢查，最大程度地杜絕復(fù)印件歸檔。因故無原件的情況，應(yīng)在具有憑證作用的復(fù)印件或抄件上加蓋公章，注明原件保存處。如建筑材料合格證應(yīng)為原件，當(dāng)使用復(fù)印件時，供貨單位應(yīng)在復(fù)印件上加蓋公章。（3）審核往來文件的閉合。因工程建設(shè)時間長，工程建設(shè)中各大部門的審批文件有缺失的現(xiàn)象，導(dǎo)致前期文件收集不齊全。（4）審核數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象。工程建設(shè)中的數(shù)據(jù)會因建設(shè)情況的變化而有所變更，往往工程技術(shù)人員對文件中數(shù)據(jù)進行更改時，會直接刮改，改動的數(shù)據(jù)未進行簽字和蓋章確認。（5）審核文件材料的簽名、蓋章是否完整。工程文件材料簽名、蓋章的完整，關(guān)系到工程文件的合法性和有效性。在工程建設(shè)中的前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、測試記錄、質(zhì)量檢測報告等，都應(yīng)如實填寫、簽字、蓋章，簽字一律本人手工書寫，字跡工整，利于辨認，除工商、銀行部門備案的專用私人印章外，不得使用本人私章代簽字；重要會議形成的各種記錄、紀(jì)要、意見、結(jié)論，參會責(zé)任單位代表應(yīng)簽字，整理單位應(yīng)在文件材料上加蓋公章和騎縫章，參會單位應(yīng)蓋章；凡表格上出現(xiàn)（公章）或（章）處，應(yīng)加蓋本單位公章，若單位法定代表人有明確的書面授權(quán)，可使用工程項目部章代替。絕不允許漏簽、漏蓋、代簽現(xiàn)象發(fā)生。（6）審核工程建設(shè)各階段文件材料內(nèi)容是否填寫完整。工程建設(shè)各階段文件材料內(nèi)容填寫不完整，無法真實、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動的全過程。如施工文件中有施工單位的申報意見，沒有監(jiān)理單位的審核意見；原材料試驗記錄中，只填寫了試驗性數(shù)據(jù)，沒有結(jié)論性意見；竣工文件中監(jiān)理單位未簽署意見等等。

綜上所述，燃氣工程檔案只有嚴格執(zhí)行各項規(guī)章制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理，才能保證燃氣工程檔案從形成到歸檔，井然有序，質(zhì)量得到保證，才能為企業(yè)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準(zhǔn)確的、最詳實的數(shù)據(jù)，才能更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。