高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化建議

楊 陽 孟 濤 車 丹

（山西大學(xué)檔案館，山西 太原 030000）

1 學(xué)生檔案的重要性

自2008年9月1日起，由教育部聯(lián)合國家檔案局制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》正式施行。該辦法第十五條第三點對學(xué)生檔案的內(nèi)容有明確規(guī)定，學(xué)生檔案主要包括：高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

學(xué)生檔案對個人來說，其真實性、可靠性和唯一性是其他任何材料都無法替代的[1]。在學(xué)生擇業(yè)、落戶、干部人事檔案審核、辦理社保以及退休等事項時，均以原始檔案材料為準(zhǔn)[2]。由此可以看出學(xué)生檔案對任何人來說都是非常重要的，在整個人生經(jīng)歷中都離不開檔案。

學(xué)生檔案管理指對學(xué)生檔案的收集、整理、保管、鑒定、歸檔、宣傳、利用、轉(zhuǎn)遞等一切與學(xué)生檔案有關(guān)的工作[3]。高校作為培養(yǎng)人才、輸出人才的機構(gòu)，學(xué)生檔案管理尤為重要，該工作作為高校重要的基礎(chǔ)性工作，能夠真實地反映出高校的管理水平。

2 高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)存問題

2.1 學(xué)生檔案意識淡薄

部分學(xué)生入學(xué)時檔案不完整，核查檔案發(fā)現(xiàn)問題后不及時補齊，直到畢業(yè)后參加工作在轉(zhuǎn)正定級、職稱評審等重要時刻才進行補辦，但可能由于時間過長無法補辦或不能完全補齊，影響到自己的評級晉升。

檔案填寫不認(rèn)真。在查閱學(xué)生檔案的過程中發(fā)現(xiàn)，檔案中不乏有涂改、日期不一致、表格空白、缺公章等情況。這些都反映出學(xué)生對檔案的重要性沒有明確認(rèn)知。

部分返回生源地或檔案托管的學(xué)生不跟蹤檔案去向，暫存學(xué)校的檔案也不及時辦理轉(zhuǎn)遞，目前存放在學(xué)生檔案室無人認(rèn)領(lǐng)的檔案最長已達(dá)40年。隨著國家對檔案越來越重視，一部分人開始返回學(xué)校查找補辦檔案，但年代久遠(yuǎn)，導(dǎo)致工作量加大，費時費力。

2.2 學(xué)校重視程度不夠，各部門溝通交流不及時

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條中規(guī)定高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。

目前高校的重點工作主要集中在教學(xué)和科研方面，對學(xué)生檔案管理的重視程度不夠，相關(guān)制度不完善[4]。高校檔案館對學(xué)生檔案相關(guān)知識介紹和宣傳力度不夠，導(dǎo)致很多學(xué)生不清楚檔案的價值和作用。

學(xué)生在校期間形成的檔案來自高校的不同部門，如：教務(wù)處、學(xué)工部、研究生院、學(xué)院等等。這就需要各部門在形成紙質(zhì)或電子檔案后及時與檔案館移交，以免遺漏。

2.3 信息化進程緩慢

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)使人能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺獲取自身所需信息，解決了遠(yuǎn)程辦理業(yè)務(wù)難的問題，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案必然會被現(xiàn)代信息化技術(shù)所取代，這是高校檔案管理在信息化時代發(fā)展的必然趨勢。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)生檔案查閱耗時耗力、不易保存，在轉(zhuǎn)遞的各個環(huán)節(jié)易丟失損毀。但由于學(xué)生檔案數(shù)量龐大，在校停留時間有限，技術(shù)人員缺乏等現(xiàn)實原因，大部分高校的信息化工作才剛剛開展，沒有將信息化技術(shù)完全應(yīng)用在學(xué)生檔案的管理工作中，建立學(xué)籍管理智能化系統(tǒng)。

2.4 人手不足

本校學(xué)生檔案室除管理全校在校本科生、研究生的檔案外，還有往年的遺留檔案，共計40000余份。平時工作包括：各學(xué)院學(xué)生檔案查詢、用人單位政治審查、學(xué)生學(xué)籍異動登記、成績單復(fù)印等等。在每年七月畢業(yè)季學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞時，需要在兩周內(nèi)完成8000余份檔案的轉(zhuǎn)遞，并且還要保證不能出錯，工作壓力非常大。

3 高校學(xué)生檔案管理優(yōu)化建議

3.1 通過多種渠道向師生普及檔案知識，將學(xué)生檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中，進一步完善校長領(lǐng)導(dǎo)制

可通過舉辦知識競賽、宣講教育、公眾號推送、在校園內(nèi)布置展板、將檔案遺失的案例編輯成冊等方式介紹檔案的相關(guān)知識，讓全校師生對檔案內(nèi)容、檔案轉(zhuǎn)遞、檔案追溯等相關(guān)事宜有進一步的了解，加強對檔案重要性的認(rèn)識。

3.2 生成學(xué)生檔案的相關(guān)部門加強合作

教務(wù)處生成學(xué)生成績單，校團委負(fù)責(zé)管理團員相關(guān)事宜，組織部負(fù)責(zé)學(xué)生黨員的培養(yǎng)發(fā)展工作，所有這些工作都會生成相關(guān)的學(xué)生檔案，由檔案管理部門進行匯總，全方面了解學(xué)生特點。只有各部門加強合作，及時交流溝通，才能更好的管理學(xué)生檔案。

3.3 加快信息化建設(shè)進程

在信息化時代，高校檔案管理急需高素質(zhì)人才。各高校首先要對檔案管理的相關(guān)工作人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，優(yōu)化其知識結(jié)構(gòu)，使其能夠熟練應(yīng)用檔案管理軟件，對傳統(tǒng)檔案管理工作進行優(yōu)化，使檔案的查詢、移交、轉(zhuǎn)遞等能夠通過信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化加以實現(xiàn)，降低辦理業(yè)務(wù)的成本，解決高校學(xué)生檔案服務(wù)遠(yuǎn)程服務(wù)困難等問題。

4 結(jié)語

高等教育是大學(xué)生走向社會的必經(jīng)之路，其學(xué)籍檔案是學(xué)生時期最重要的檔案，也是工作后干部人事檔案的前身。在新時期的高校學(xué)生檔案管理工作中，仍然存在一系列問題亟待改進。尤其在大數(shù)據(jù)飛速發(fā)展的今天，學(xué)生檔案管理部門更應(yīng)具備綜合業(yè)務(wù)能力過硬的工作人員，樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，高效完成學(xué)生檔案工作，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。