對新時代企業(yè)檔案工作者使命與素養(yǎng)的思考

夏 靜

（中國空間技術(shù)研究院，北京 100094）

檔案工作正處于從實體管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的高速發(fā)展通道。作為檔案工作的直接參與者和推動者，檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)要求會發(fā)生怎樣的變化呢？筆者結(jié)合工作實踐談一談對新時代企業(yè)檔案工作者使命和素養(yǎng)的認(rèn)識。

1 新時代賦予新使命

以新發(fā)展理念引領(lǐng)經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展是十九大關(guān)于新時代中國特色社會主義經(jīng)濟建設(shè)的重要論斷。企業(yè)作為經(jīng)濟建設(shè)的主力軍，必須貫徹落實創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的新發(fā)展理念，由高速增長轉(zhuǎn)向高質(zhì)量發(fā)展。檔案工作作為企業(yè)工作的組成部分，存在檔案工作與企業(yè)發(fā)展需要不平衡、不充分、不兼容的矛盾。檔案工作者必須要有更高的站位，積極擁抱變化，才能有所作為。

1.1 管理重心傾斜：從規(guī)范化到數(shù)字化

檔案是企業(yè)發(fā)展不可或缺的信息資源和重要資產(chǎn)，檔案工作是企業(yè)經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)，是強化內(nèi)部控制、防范經(jīng)營風(fēng)險的重要基礎(chǔ)性工作。一直以來國家非常重視企業(yè)檔案工作。2012年12月17日，國家檔案局頒布了第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，對新形勢下企業(yè)文件材料的歸檔范圍和保管期限做了新的規(guī)定。2019年1月，國家檔案局印發(fā)《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》（檔發(fā)〔2019〕1號），就國有企業(yè)改革中加強檔案工作提出了重點任務(wù)，明確了工作要求。這一系列文件的出臺反映了過去對于企業(yè)檔案工作，國家關(guān)注的重點在于檔案工作的規(guī)范化管理。

然而，新時代是一個信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，一方面，隨著信息化的發(fā)展，檔案工作從管理的內(nèi)容到形式均發(fā)生很大變化，管理的內(nèi)容向知識化、信息化方向發(fā)展，管理的形式從紙質(zhì)向電子化方向發(fā)展，電子文件單套制歸檔問題以及智能制造帶來的三維電子文件管理問題迫切需要得到解決。另一方面，信息化、數(shù)字化最重要的特點就是萬物互聯(lián)，這讓檔案的形成、管理、利用，越來越分散，檔案工作面臨過去集中管理體制下不曾遇到的新問題。如何改變管理思路，建立適合信息化、數(shù)據(jù)化、知識化特點的企業(yè)檔案管理模式及適應(yīng)于該模式的檔案管理體系，成為企業(yè)檔案工作者迫切需要思考和解決的重要課題。因此，新時代是重塑檔案工作的時代，企業(yè)檔案工作重心應(yīng)從強調(diào)規(guī)范化管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。

1.2 作用發(fā)揮多元：從輔助管理到管理與文化功能兼?zhèn)?/h3>

檔案是企業(yè)在經(jīng)營管理、科研生產(chǎn)、改革發(fā)展各項活動中形成的原始記錄，對于筆者所在的宇航研發(fā)制造型企業(yè)來說，檔案作為科研生產(chǎn)活動的記錄和成果，更是航天產(chǎn)品研發(fā)和制造的必要條件和依據(jù)，是聯(lián)系研究、設(shè)計、生產(chǎn)等有關(guān)技術(shù)環(huán)節(jié)和各部門的紐帶。通過技術(shù)文件和檔案的傳遞和流通，科研生產(chǎn)才得以順利進行。因此，技術(shù)文件和檔案的質(zhì)量是航天產(chǎn)品的生命線。只有加強技術(shù)文件和檔案質(zhì)量的管理和控制，不斷完善管理環(huán)節(jié)，才能使檔案工作更好地服務(wù)科研生產(chǎn)，為減少產(chǎn)品質(zhì)量問題，實現(xiàn)宇航任務(wù)圓滿成功，以及高可靠、長壽命目標(biāo)保駕護航。另外，檔案工作在我院固定資產(chǎn)投資項目管理中也發(fā)揮著重要作用，“十一五”以來，國家對航天領(lǐng)域的投入顯著增加，項目檔案工作不但在項目建設(shè)、管理和使用運行中不可或缺，更是項目建設(shè)完成和竣工驗收的前提和保證，為宇航科研生產(chǎn)能力的提升作出重要貢獻。因此，檔案工作作為宇航技術(shù)基礎(chǔ)工作的輔助管理性質(zhì)是得到廣泛認(rèn)可的。

隨著時代的發(fā)展，企業(yè)不僅面臨轉(zhuǎn)型升級的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，還面臨著塑造企業(yè)文化、發(fā)揚企業(yè)精神、打造企業(yè)品牌的緊迫任務(wù)。企業(yè)的價值觀、企業(yè)精神、品牌形象等文化要素，伴隨企業(yè)發(fā)展而不斷積累，并大量以企業(yè)檔案的形式保存下來。因此，檔案是塑造企業(yè)文化的資源基礎(chǔ)，亦是傳揚企業(yè)文化的重要工具和物質(zhì)載體，在企業(yè)文化的建構(gòu)和傳揚中發(fā)揮了不可替代的作用。檔案編研工作通過將散存在檔案中、不系統(tǒng)的因素變成一個系統(tǒng)的有機整體來體現(xiàn)企業(yè)文化的全貌和精髓的復(fù)雜系統(tǒng)工程，從當(dāng)前的現(xiàn)實情況來看，仍不是特別理想，存在諸如選題新穎程度以及時效性不夠，研究性成果少而匯編類成果多等問題。因此，企業(yè)在檔案信息資源開發(fā)方面要向綜合檔案館看齊，充分挖掘企業(yè)特色和企業(yè)精神，為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)。

2 新使命呼喚新作為

新時代給企業(yè)檔案工作帶來新使命，新使命呼喚企業(yè)檔案工作要有新作為。

2.1 賦能：全面提升企業(yè)子文件歸檔和電子檔案管理能力

既然信息化、數(shù)字化已是大勢所趨，與其被動接受，不如主動迎戰(zhàn)，對于新時代檔案工作面對的諸多難點，檔案部門應(yīng)抓住主要矛盾，重點突破電子文件歸檔和電子檔案管理問題。

1）創(chuàng)新模式，改革電子檔案管理方式。在國家檔案局發(fā)布的《探索電子文件歸檔和電子檔案管理新模式研究報告》中指出，通過在中國（上海）自貿(mào)區(qū)的試點，已證明科學(xué)的電子文件歸檔和電子檔案管理方法能夠確?！皢翁字啤惫芾淼碾娮訖n案真實、完整、可用和安全。因此，對于企業(yè)來說，完全可以嘗試復(fù)制和借鑒自貿(mào)區(qū)的管理模式和管理經(jīng)驗，推動電子文件歸檔模式從“雙套制”向“單套制”過渡；電子檔案管理方式從“實體管理”向“信息管理”、“知識管理”過渡；檔案管理手段從“計算機輔助管理”向“系統(tǒng)控制”、“智能管理”轉(zhuǎn)變，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理模式的根本變革。

2）配套制度，規(guī)范電子文件歸檔和電子檔案管理業(yè)務(wù)。規(guī)范是整合和共享的前提，電子文件歸檔和電子檔案管理工作關(guān)鍵在于技術(shù)方案與管理制度配套互補。企業(yè)在探索檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，要首先著眼制度和標(biāo)準(zhǔn)，明確企業(yè)各部門的歸檔職責(zé)，在傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的基礎(chǔ)上結(jié)合電子文件歸檔和電子檔案管理的特點和要求進行修訂，研究確定電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，規(guī)范電子文件分類、整理、歸檔和電子檔案鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)需求，完善標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和制度，明確電子文件形成、電子文件歸檔和電子檔案管理各方責(zé)權(quán)，實現(xiàn)文檔制度和管理協(xié)同保障。

3）搭建系統(tǒng)，開發(fā)電子文檔集約管理平臺。自2010年國家全面推進數(shù)字檔案館（室）建設(shè)以來，截止2018年底，全國地市級以上綜合檔案館的數(shù)字檔案館建設(shè)已基本完成。然而，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)在企業(yè)還處于推進階段，任重而道遠。筆者認(rèn)為，數(shù)字檔案館建設(shè)的核心在于建設(shè)一套業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)先進、性能優(yōu)良、功能完善、界面友好、運行安全的電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)建設(shè)不僅是信息化部門與系統(tǒng)開發(fā)部門的事，檔案部門更要發(fā)揮牽引作用，要能從文檔管理系統(tǒng)流程和功能再造、電子文件歸檔質(zhì)量監(jiān)控、電子檔案“四性”保障等方面提出業(yè)務(wù)需求，使業(yè)務(wù)需求與技術(shù)方案無縫銜接。

2.2 拓展：檔案信息全方位立體式開發(fā)

對于企業(yè)來說，開展檔案編研屬于錦上添花的工作，一些成立了專門檔案館的企業(yè)才會重視檔案編研，但也只是匯編檔案在一定范圍內(nèi)加以公布。隨著企業(yè)文化建設(shè)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案編研成果難以滿足需要，檔案工作者應(yīng)該自覺地拓寬檔案編研工作的領(lǐng)域，豐富檔案編研工作的形式，使檔案編研工作充滿活力，提升層次，擴大影響。

1）深挖內(nèi)容，編纂與研究相結(jié)合。檔案工作者要在編纂檔案，對檔案信息進行淺層開發(fā)、初級開發(fā)的同時，研究檔案進行深層開發(fā)、高級開發(fā)。筆者所在單位就進行了一些研究性質(zhì)的探索。近年來，國家對航天事業(yè)發(fā)展非常重視，載人航天工程、北斗工程等國家重大工程都迎來關(guān)鍵節(jié)點，檔案部門積極投入到載人航天工程、北斗工程的修史工作中去，開展了工程發(fā)展史等編研工作。這說明檔案工作者要以歷史大視野來重新審視檔案編研工作，通過對檔案資料去粗取精，提煉加工，將一個個孤立的事件串聯(lián)成一幅能夠反映企業(yè)發(fā)展光輝歷程的歷史長卷。

2）豐富形式，書刊與其他形式相結(jié)合。紙質(zhì)印刷品作為檔案信息開發(fā)成果的主要展現(xiàn)形式還是有受眾范圍有限、生動性不足等短板，在企業(yè)高效率快節(jié)奏的氛圍下，短視頻、紀(jì)錄片、展覽等可聽可視、新穎活潑的展現(xiàn)形式更能為大眾所喜聞樂見。例如，筆者所在單位曾結(jié)合2019年國際檔案日宣傳主題“新中國的記憶”舉辦了“中國空間技術(shù)研究院的創(chuàng)立”檔案展，制作了《堅守航天夢》、《永遠的東方紅》等紀(jì)錄片，取得了較好的宣傳效果。因此，今后檔案信息開發(fā)成果展現(xiàn)方式要融媒體化。

3 新作為需要新素養(yǎng)

人是干事創(chuàng)業(yè)的主體，新時代下企業(yè)要把檔案工作做好，就必須吸納和培養(yǎng)高素質(zhì)檔案人才。除了做好檔案工作所必須具備的一般檔案專業(yè)知識和行業(yè)知識以外，還應(yīng)具備與當(dāng)下企業(yè)面臨的新使命和新作為相適應(yīng)的新素養(yǎng)。

3.1 企業(yè)檔案工作者要具備較強的信息素養(yǎng)

信息素養(yǎng)（Informatian Literacy）這一概念是信息產(chǎn)業(yè)協(xié)會主席保羅·澤考斯基于1974年提出的，包括文化素養(yǎng)、信息意識和信息技能三個層面，其本質(zhì)是全球信息化需要人們具備的一種基本能力，能夠判斷什么時候需要信息、并且懂得如何去獲取信息，如何去評價和有效利用所需的信息。在當(dāng)下企業(yè)檔案工作從關(guān)注紙質(zhì)文件歸檔管理向關(guān)注電子文件歸檔和電子檔案管理轉(zhuǎn)型的過程中，企業(yè)信息化技術(shù)發(fā)展以及企業(yè)檔案管理工作內(nèi)在渴求雙重因素的推動下，面對企業(yè)產(chǎn)生的各類電子文件、電子數(shù)據(jù)，如何確定歸檔時機，通過哪些途徑去獲取，又采取怎樣的機制去開發(fā)利用是目前及未來一段時期內(nèi)檔案工作者要具備的基本素養(yǎng)。

3.2 企業(yè)檔案工作者要具有較強的史學(xué)素養(yǎng)

國家檔案局原局長楊冬權(quán)曾在《檔案編研工作的新趨向和新出路》一文中提出檔案編研工作要從“小編研”向“大編研”轉(zhuǎn)變，即要對傳統(tǒng)檔案編研進行延伸和拓展，不能局限于原始文獻公布、文獻信息報道等一次、二次編研成果，要對檔案部門各種信息資源進行全方位、立體式開發(fā)。這與近年來企業(yè)文化建設(shè)和宣傳交流需求的發(fā)展所帶來的史學(xué)研究趨勢相契合。這就要求檔案工作者不僅僅要熟悉館藏和具備一定的文字能力，更為重要的是要有研究意識，要能夠在歷史視角下對檔案和資料進行考證、研究、分析、綜合、概括、加工，撰寫研究報告，進行文學(xué)創(chuàng)作。