事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新改革的有效措施

闞澤微

（大慶市疾病預(yù)防控制中心，黑龍江 大慶 163000）

我國事業(yè)單位正處在深化改革的關(guān)鍵期，當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展過程中還面臨一系列的新老矛盾。加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理體系，在新形勢(shì)下發(fā)揮檔案的實(shí)用價(jià)值，可以更好的推動(dòng)事業(yè)單位加快改革。本文圍繞著事業(yè)單位檔案管理存在的問題，提出提高檔案管理工作質(zhì)量的有效措施，著力構(gòu)建完善的事業(yè)單位檔案管理體系，更好的發(fā)揮事業(yè)單位檔案的價(jià)值，滿足社會(huì)公益事業(yè)的需要。

1 事業(yè)單位檔案管理工作中暴露的問題

1）檔案管理重視低。事業(yè)單位普遍的沒能把檔案管理放在重要地位，事業(yè)單位重大事項(xiàng)決策與主要業(yè)務(wù)工作也未能充分的發(fā)揮檔案資源的服務(wù)價(jià)值。很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)與員工未能正確認(rèn)識(shí)到檔案的重要意義，未能形成良好的檔案管理工作氛圍，因檔案資源的使用不足，挖掘不到位，影響了檔案管理工作進(jìn)步的速度。只有形成良好的檔案管理工作氛圍，才能更好的發(fā)揮檔案資源的實(shí)用價(jià)值。

2）數(shù)字化檔案建設(shè)慢。目前，數(shù)字化已經(jīng)是檔案管理建設(shè)的主流趨勢(shì)，信息技術(shù)能否與檔案管理結(jié)合，大數(shù)據(jù)與云存儲(chǔ)的普及程度標(biāo)志著檔案是否具有更高的實(shí)用價(jià)值。事業(yè)單位由于缺乏必要的技術(shù)設(shè)備與人才支持，因此在檔案信息化建設(shè)時(shí)的速度較慢，檔案管理的專業(yè)性不強(qiáng)，難以符合新時(shí)代檔案共享的需要。由于檔案管理信息化水平不強(qiáng)，缺乏科學(xué)的運(yùn)轉(zhuǎn)模式，因此影響檔案發(fā)揮實(shí)用價(jià)值。

3）檔案管理規(guī)范性低。事業(yè)單位還缺乏規(guī)范的檔案管理工作制度，檔案管理的隨意性較大，檔案管理沒能形成完善的管控體系，不少檔案存在隨意存儲(chǔ)的現(xiàn)象，紙質(zhì)檔案管理的制度未能向信息化檔案管理制度方向進(jìn)行優(yōu)化改革，由于管理制度不規(guī)范，檔案管理隨意性較大，因此嚴(yán)重的影響檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量，不利于發(fā)揮檔案的實(shí)用價(jià)值。因管理制度不到位增加了信息時(shí)代檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的風(fēng)險(xiǎn)。

4）檔案員專業(yè)能力低。目前事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理員，檔案員需要進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，由于事業(yè)單位人員編制有限，專職檔案員的數(shù)量不足，兼職檔案員的能力不強(qiáng)，現(xiàn)有的檔案管理員隊(duì)伍難以適應(yīng)信息化檔案管理工作的需要。事業(yè)單位還缺乏有效的檔案員培養(yǎng)渠道，不能通過一系列規(guī)模化、系統(tǒng)化、持續(xù)性的培訓(xùn)提高檔案員的技能，檔案員的能力素質(zhì)有限，迫切需要加強(qiáng)檔案員的 專業(yè)素養(yǎng)。不少檔案員已經(jīng)不適應(yīng)信息化的檔案管理需要，嚴(yán)重的影響了事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。

2 提升事業(yè)單位檔案管理水平的措施

1）強(qiáng)化檔案管理的地位。新時(shí)期需要提高檔案管理的整體水平，明確檔案管理的重要意義，積極的形成高度重視檔案管理的工作氛圍。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度的重視檔案管理，完善檔案管理工作的監(jiān)管機(jī)制，事業(yè)單位相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)積極的配合檔案管理部門，形成一個(gè)專兼職明確的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。其次，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要給予檔案管理必要的指導(dǎo)，根據(jù)檔案管理事業(yè)的發(fā)展需要為其配置必要的設(shè)備設(shè)施，著力加強(qiáng)技術(shù)設(shè)備的更新，保證檔案管理向著信息化的方向穩(wěn)步發(fā)展。第三，事業(yè)單位檔案管理還要進(jìn)行廣泛的宣傳展示，積極的發(fā)揮檔案資源在事業(yè)單位重大決策、重大項(xiàng)目中的輔助作用，形成優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作體系，從而達(dá)到提高事業(yè)單位檔案管理有效性的目標(biāo)。檔案管理需要不斷提高工作效率，注重在良好的工作氛圍下促進(jìn)檔案管理工作任務(wù)的有效落實(shí)，形成統(tǒng)一科學(xué)化的檔案運(yùn)轉(zhuǎn)體系，達(dá)到全面提高檔案管理工作質(zhì)量的目標(biāo)。

2）建立數(shù)字化管理模式。檔案管理應(yīng)當(dāng)具有數(shù)字化的基本特征，這樣才能符合時(shí)代的發(fā)展需要，數(shù)字檔案管理模式應(yīng)當(dāng)成為事業(yè)單位檔案管理的基本模式。首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)工作，倡導(dǎo)把辦公數(shù)字化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行深度融合，建立自動(dòng)化、智能化、信息化的檔案管理工作體系。其次，發(fā)揮大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)的重要價(jià)值，不斷開發(fā)數(shù)字化檔案，借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)信息的廣泛存儲(chǔ)，進(jìn)一步在保存電子文檔的基礎(chǔ)上加強(qiáng)視頻檔案、圖片檔案等多類型檔案的管理能力。第三，加快提高紙質(zhì)檔案信息化的水平，在專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的輔助下形成事業(yè)單位的特色檔案體系，推動(dòng)數(shù)十年來紙質(zhì)檔案的電子化，尤其重視保證紙質(zhì)檔案信息的完整性。第四，建設(shè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提高檔案智能化服務(wù)工作的水平，在全面共享事業(yè)單位檔案的理念下建立檔案查詢系統(tǒng)、檔案交流系統(tǒng)，提高檔案管理的效率。

3）完善檔案管理的制度。規(guī)范化是當(dāng)前對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的基本要求，建立更加科學(xué)的檔案管理工作運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，提高具體檔案的處理水平，才能滿足新時(shí)代建設(shè)信息化、共享化、專業(yè)化檔案管理工作體系的需要。首先，應(yīng)當(dāng)梳理事業(yè)單位檔案管理工作的基本流程，圍繞著信息化檔案管理建設(shè)的需要指出現(xiàn)有檔案管理制度的問題。其次，進(jìn)一步建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作制度，針對(duì)性的提出完善檔案管理工作體系的方法，尤其圍繞著檔案管理設(shè)備更新、人員管理、技術(shù)培訓(xùn)、安全防控提出具體的管理制度。第三，加大力度分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)中存在的風(fēng)險(xiǎn)，由專職部門進(jìn)行檔案管理現(xiàn)狀的分析，從而為修訂檔案管理工作制度打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)上，大檔案管理信息化運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中不斷完善管理制度，形成切實(shí)可行的檔案管理指導(dǎo)體系。

4）提高檔案員專業(yè)素養(yǎng)。建立專職的檔案管理工作隊(duì)伍，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，促進(jìn)專兼職檔案員的緊密配合，才能更好的滿足新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的需要。在信息化、智能化、共享服務(wù)的檔案管理新形勢(shì)下，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員掌握信息化的檔案運(yùn)轉(zhuǎn)方式。具體可以采用業(yè)務(wù)培訓(xùn)、問題研討、專業(yè)技能線上培訓(xùn)的形式進(jìn)行教學(xué)，推動(dòng)檔案員根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)工作的需要主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。在標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理流程的指引下明確專兼職檔案員的考核依據(jù)，在此基礎(chǔ)上推動(dòng)檔案員主動(dòng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，并且圍繞近期事業(yè)單位檔案管理工作的核心任務(wù)進(jìn)行業(yè)務(wù)交流研討，推動(dòng)檔案管理員主動(dòng)的學(xué)習(xí)和提高檔案管理業(yè)務(wù)技能。還可以在承接事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的輔助下引進(jìn)檔案管理技術(shù)人員，配合事業(yè)單位檔案管理員做好具體的檔案管理工作，并且進(jìn)行技術(shù)上的充分交流，輔助事業(yè)單位提高檔案管理質(zhì)量。新時(shí)代應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)更新意識(shí)，形成專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)培養(yǎng)計(jì)劃，推動(dòng)檔案管理技術(shù)人才能力創(chuàng)新，滿足新時(shí)代檔案管理需要。

3 結(jié)論

事業(yè)單位正處在深化改革的攻堅(jiān)時(shí)期，加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作，構(gòu)建科學(xué)化的事業(yè)單位檔案管理工作體系，才能有效把握正確的改革方向，提高事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量，不斷提高事業(yè)單位發(fā)展的科學(xué)化水平。當(dāng)前，還要建立一支專職的檔案管理工作隊(duì)伍，大力的普及信息化、專業(yè)化、智能化的檔案管理工作方式，形成積極配合的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，從而提高檔案數(shù)據(jù)信息的共享效率，加快檔案管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，保證檔案更好的發(fā)揮實(shí)用價(jià)值。