基層檔案規(guī)范化管理探討

司鳳梅

（山東省菏澤市定陶區(qū)黃店鎮(zhèn)人民政府，山東 菏澤 274100）

基于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和環(huán)境的改變，檔案管理工作務(wù)必根據(jù)新形勢(shì)下的實(shí)際需求，明確工作要求、社會(huì)需要、工作現(xiàn)狀等問(wèn)題，探究檔案規(guī)范化管理的一系列環(huán)節(jié)，實(shí)施有效的檔案管理措施，從而實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理水平的提升，保障更加有效地體現(xiàn)檔案的價(jià)值。

1 制約基層檔案規(guī)范化管理的因素

1.1 檔案規(guī)范化管理的認(rèn)知缺乏

基層單位的管理層或領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案規(guī)范管理的意義，往往面臨認(rèn)知誤區(qū)，將檔案管理視作檔案保管，認(rèn)為只要在某個(gè)地方放置檔案就萬(wàn)事大吉了；不重視檔案事業(yè)的發(fā)展，未曾在基層單位的議事日程中納入檔案工作；忽視檔案管理工作崗，設(shè)置的檔案管理工作崗缺少充足的人員配置，人員配置大多為兼職[1]，且人員缺少較高的素質(zhì)和能力；并非根據(jù)檔案專業(yè)人員的指標(biāo)安排相關(guān)工作者；不重視檔案管理的技術(shù)性和專業(yè)性，導(dǎo)致在工作實(shí)際中不重視、不支持、不了解檔案管理工作。并且難以有效地完善檔案管理的硬件條件，從而不利于檔案管理工作的良好開(kāi)展。

1.2 檔案人員的綜合素質(zhì)和能力較低

因?yàn)榛鶎訂挝缓鲆暀n案管理工作，所以檔案管理人員素質(zhì)和能力較低的情況廣泛存在。具體表現(xiàn)在：檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)水平較低，人員的綜合素質(zhì)不高，缺少創(chuàng)新觀念；檔案團(tuán)隊(duì)的組成缺少穩(wěn)定性，檔案人才團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)工作被忽視，檔案管理人員的年齡較大、知識(shí)更新速度慢、工作模式滯后等[2]；檔案管理人員對(duì)自身的要求較低，造成檔案服務(wù)水平和管理能力不高。

2 基層檔案規(guī)范化管理的措施

2.1 轉(zhuǎn)變思想意識(shí)，提高認(rèn)知程度

根據(jù)基層單位建設(shè)和發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)工作的大局，基層單位應(yīng)提高“檔案管理工作也屬于業(yè)務(wù)工作，也可以提升工作效率和質(zhì)量以及形成社會(huì)效益”的意識(shí)。在基層單位的重要工作中納入檔案規(guī)范化管理，引導(dǎo)檔案人員掌握《檔案法》及其有關(guān)法律法規(guī)，以使基層檔案人員進(jìn)一步明確檔案管理的意義。建設(shè)基層單位領(lǐng)導(dǎo)帶頭的檔案管理小組，并且配備責(zé)任心強(qiáng)烈、思想政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)水平強(qiáng)的專職檔案人員[3]。真正做到管理有領(lǐng)導(dǎo)、管理有制度、落實(shí)有人員。檔案管理思想觀念的轉(zhuǎn)變上由一般意義向法律高度提升，正確、綜合地認(rèn)知基層檔案工作責(zé)任。并且，由重視局部轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾曊w，以整合檔案資源；由重視管理實(shí)體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾暪芾硇畔n案，有效地管理電子文件；由重視基層單位內(nèi)部檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾暪芾硐聦俨块T(mén)或單位的檔案，促進(jìn)基層單位檔案管理向縱深方向發(fā)展；由重視保管檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾曢_(kāi)發(fā)以及應(yīng)用檔案，以使檔案的應(yīng)用水平和綜合化服務(wù)能力提升。

2.2 搞好對(duì)接， 完善檔案共同管理機(jī)制

一是有效地對(duì)接基層檔案部門(mén)與一系列基層單位。檔案管理部門(mén)應(yīng)真正履行檔案法規(guī)賦予的責(zé)任，以檔案工作的強(qiáng)化為主要任務(wù)，引導(dǎo)各單位在關(guān)鍵工作日程中納入，強(qiáng)化部署分析以及指導(dǎo)監(jiān)督工作，在檔案部門(mén)收入跟收集標(biāo)準(zhǔn)相符合的檔案。并且創(chuàng)建檔案管理聯(lián)系制度，注重交流溝通，保障在檔案中及時(shí)收入一系列基層單位的信息。二是從橫向上有效地對(duì)接一系列基層單位內(nèi)部。根據(jù)“收集、辦理、整合相統(tǒng)一”的原則引導(dǎo)一系列單位開(kāi)展檔案管理工作，創(chuàng)建和完善檔案的每日一整理、每月一匯總制度[4]，確保信息可以實(shí)時(shí)入檔，確保完善檔案管理的漏洞，以及確保檔案不存在缺失的現(xiàn)象。三是有效對(duì)接電子檔案和紙質(zhì)檔案。在計(jì)算機(jī)檔案管理信息系統(tǒng)中錄入收集的一系列紙質(zhì)檔案，這樣能夠以兩種形式（電子檔案和紙質(zhì)檔案）表現(xiàn)檔案內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)用方式的豐富和應(yīng)用效率的提升。

2.3 搞好檔案材料的收集、整理、存放工作，提高檔案管理的科學(xué)化

一是嚴(yán)格控制材料收集工作。檔案工作的源頭是收集，如果做不好收集工作，那么將難以開(kāi)展后續(xù)的檔案管理工作。在收集檔案時(shí)需根據(jù)檔案的相關(guān)法規(guī)體系進(jìn)行，針對(duì)跟收集指標(biāo)不符合的檔案，根據(jù)相關(guān)要求予以處置，在具體的檔案人員中落實(shí)一系列檔案（人物檔案、電子檔案、業(yè)務(wù)檔案、文書(shū)檔案、實(shí)物檔案等）的收集工作。二是嚴(yán)格控制整理材料工作。整理檔案指的是確保凌亂的檔案條理化或系統(tǒng)化，要開(kāi)展具體的檔案分類、編號(hào)、排列、組合等工作，以使有序的檔案體系形成。整理檔案應(yīng)遵循文件材料的特點(diǎn)和規(guī)律，確保有效地聯(lián)系文件材料；對(duì)文件材料的價(jià)值進(jìn)行區(qū)分，以及對(duì)檔案的保管周期進(jìn)行確定；還應(yīng)確保檔案應(yīng)用和保管的便捷性。總之，應(yīng)執(zhí)行一致的檔案整理指標(biāo)，檔案人員認(rèn)真分析和鑒定，仔細(xì)審核材料的真?zhèn)?，保障檔案材料具備完善的手續(xù)和齊全的資料。三是嚴(yán)格存放檔案工作。需在檔案庫(kù)房放置全部的檔案，為了更加規(guī)范與科學(xué)地防止檔案，應(yīng)用具備統(tǒng)一制式的標(biāo)簽、目錄紙、檔案盒等。并且，在檔案盒的側(cè)面標(biāo)記具備特殊內(nèi)容的檔案，像是各自以不同的字母標(biāo)注聲像檔案和文書(shū)檔案，以及以特殊的圖案標(biāo)注具備單位行色內(nèi)容的檔案。如此一來(lái)，能夠以檔案盒外觀清晰、完整地體現(xiàn)一系列單位的基本情況。

2.4 注重檔案應(yīng)用，提高檔案規(guī)范化管理的效用

一是搞好檢索以便于查閱檔案?；鶎訂挝恍韪髯跃幹茩n案檢索工具的索引（文號(hào)目錄、全引目錄、案卷目錄、專題目錄等），且匯編全部的檔案資料，以及重新組合收集的檔案信息，編制為匯編資料（基礎(chǔ)數(shù)字、人事任免、組織機(jī)構(gòu)沿革、全宗指南等），為后續(xù)開(kāi)展工作帶來(lái)數(shù)據(jù)支持，以使匯編檔案的質(zhì)量提升。二是體現(xiàn)檔案價(jià)值以及節(jié)省成本。注重組織檔案應(yīng)用工作，開(kāi)展問(wèn)檔案要效益的互動(dòng)，轉(zhuǎn)變固有的“死檔案”為“活檔案”。將動(dòng)態(tài)監(jiān)管檔案設(shè)置在一系列基層單位，實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)，將電子檔案和紙質(zhì)檔案充當(dāng)一系列基層單位固定的記錄檔案的載體形式，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)讓檔案人員可以對(duì)檔案的搜集和整理情況進(jìn)行跟蹤，讓查閱人員迅速結(jié)合檔案記錄把握相關(guān)的基本情況，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)成本和時(shí)間的節(jié)省。尤其是一系列基層單位業(yè)務(wù)以及管理工作存在較多的缺陷，并且檔案人員因?yàn)楣ぷ鲘忣l繁變動(dòng)的情況下，檔案的規(guī)范化管理顯得越來(lái)越重要。

3 結(jié)論

綜上所述，基層單位檔案的規(guī)范化管理應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展現(xiàn)狀，明確檔案規(guī)劃化管理的制約因素和存在的不足，然后實(shí)施有效的應(yīng)對(duì)措施，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理效率和質(zhì)量，確保高效、快速地應(yīng)用檔案信息，從而推動(dòng)基層單位檔案事業(yè)的穩(wěn)定與健康發(fā)展。