◎王曉輝 祝華武

高職院校教學(xué)檔案是真實完整記錄學(xué)校教育教學(xué)全過程的重要資料，是高職院校檔案資料的重要組成部分，是衡量高職院校教育教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志，為教學(xué)改革提供依據(jù)和借鑒。因此高職院校應(yīng)當(dāng)明確教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限，做好基礎(chǔ)性工作。同時隨著教學(xué)檔案形式多樣化的變化特點，創(chuàng)新教學(xué)檔案管理的方式方法，不斷提升教學(xué)檔案管理的水平，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的利用價值，提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平等任務(wù)也越來越被擺在了重要地位。本文將主要從當(dāng)前高職院校教學(xué)檔案的內(nèi)容形式，教學(xué)檔案管理中存在的問題及解決策略等幾個方面加以詳細(xì)論述，旨在為高職院校檔案管理的規(guī)范化建設(shè)提出切實可行的優(yōu)化策略。

一、高職院校教學(xué)檔案的內(nèi)容及特點

高職院校教學(xué)檔案是教學(xué)管理過程中形成的信息資料，體現(xiàn)了教學(xué)管理活動的方方面面，大體上包括：1.學(xué)生的學(xué)籍檔案資料：包括學(xué)生的錄取底冊、班級花名冊、在校期間的成績單等等；2.專業(yè)建設(shè)類資料，包括：專業(yè)建設(shè)方案、人才培養(yǎng)目標(biāo)、教學(xué)規(guī)劃、課程設(shè)置和發(fā)展規(guī)劃綱要等；3.教學(xué)實踐類檔案資料，包括：課程建設(shè)、教學(xué)質(zhì)量考核和評估材料、學(xué)生的實習(xí)實踐教學(xué)、學(xué)年考核及總結(jié)等方方面面的重要內(nèi)容。

以上這些只是羅列了高職院校教學(xué)檔案的重要內(nèi)容，由此我們不難看出高職院校教學(xué)檔案的首要特點就是數(shù)量多，教學(xué)檔案涉及多項內(nèi)容，囊括了教學(xué)過程的一切信息和數(shù)據(jù)，因此對于檔案管理人員來說工作量也是非常大的；其次教學(xué)檔案的第二大特點就是完整性和跨越性，因為高職院校的學(xué)生一般為三年制，教育教學(xué)活動按學(xué)期、學(xué)年開展，所以形成的檔案資料在時間上具有一定的跨越性，同時教學(xué)檔案管理貫穿學(xué)生在校期間教育教學(xué)管理的全過程，反映了學(xué)生從入學(xué)、專業(yè)學(xué)習(xí)、實習(xí)實訓(xùn)、畢業(yè)實踐環(huán)節(jié)等各個階段，所以這些教學(xué)檔案資料還具有鮮明的完整性，對于檔案工作者來說認(rèn)識到教育教學(xué)工作的性質(zhì)，將其與教學(xué)檔案的管理利用相融合，才能真正保證其完整性。最后，教學(xué)檔案呈現(xiàn)出多元化的特征，不同類型的檔案載體也日益豐富，所以對于文字檔案、圖表檔案、音像檔案、數(shù)字化檔案的管理要不斷朝規(guī)范化和專業(yè)化方向發(fā)展，同時教學(xué)方案內(nèi)容繁雜瑣碎，制定明確可行的歸檔范圍是體現(xiàn)其系統(tǒng)性的重要手段。

二、高職院校教學(xué)檔案管理存在的問題

1.對教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識上尚有欠缺，管理制度不健全。高職院校重視自身發(fā)展，將主要精力放在了專業(yè)建設(shè)、教學(xué)改革、教學(xué)質(zhì)量、實踐教學(xué)等環(huán)節(jié)上，但對在此過程中形成的檔案資料的重視程度不足，沒有將教學(xué)檔案進(jìn)行日常化、規(guī)范化的管理，在日常繁忙的教學(xué)活動中形成的檔案資料繁雜瑣碎，教師缺乏歸檔意識，所以經(jīng)常導(dǎo)致檔案資料不完整，特別是為應(yīng)付教學(xué)檢查，各教學(xué)部門還會突擊進(jìn)行大量教學(xué)資料歸檔，造成了歸檔資料質(zhì)量低、價值低、內(nèi)容混亂。同時，大多數(shù)高職院校對教學(xué)檔案的管理缺乏細(xì)致明確的規(guī)定，檔案工作者對繁雜的檔案資料無法明確其保管期限等內(nèi)容，影響了工作效率，同時也會造成有價值的檔案資料損失。

2.教學(xué)檔案管理人員檔案意識不強。目前，高職院校一般由各系教學(xué)秘書兼任檔案工作人員，他們通常都沒有較強的檔案意識，對檔案的價值也沒有清晰的認(rèn)識，只是按年度整理歸檔資料，移交學(xué)校檔案管理部門，或為應(yīng)付上級檢查或?qū)I(yè)評估被動進(jìn)行資料的整理，導(dǎo)致不能嚴(yán)格按照歸檔范圍和整理規(guī)則對教學(xué)檔案進(jìn)行收集整理歸檔，出現(xiàn)了一些應(yīng)歸未歸的檔案資料，這些缺乏直接影響了教學(xué)檔案資料的質(zhì)量，難以保證檔案的真實性和完整性。

3.教學(xué)檔案信息化建設(shè)水平亟待提高。教學(xué)檔案管理的信息化水平相對來說也取決于資金和設(shè)備的投入，特別是一些檔案管理軟件的使用是教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的基本條件。當(dāng)前大多數(shù)高職院校對教學(xué)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識不夠，相關(guān)資金和設(shè)備的投入不到位，使教學(xué)檔案管理的效率無法得到保障，更有些院校的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境還未達(dá)到高速運輸?shù)乃?，根本無法進(jìn)行教學(xué)檔案的信息化建設(shè)，很大程度上限制了教學(xué)檔案信息化建設(shè)的效率。

三、高職院校教學(xué)檔案管理中存在問題的解決策略

1.制定教學(xué)檔案管理制度，規(guī)范教學(xué)檔案管理。首先各高職院校應(yīng)制定一套符合自身的教學(xué)檔案管理制度，做好有法可依、有章可循，借此轉(zhuǎn)變和提升教學(xué)檔案管理人員的檔案意識。特別指出的是，制度中應(yīng)明確教學(xué)資料的歸檔范圍和保管期限，歸檔的時間、方式、并且明確教學(xué)檔案的存放地點、存放要求等。在借閱制度中也應(yīng)明確如何辦理借閱、歸還手續(xù)及在使用中的注意事項。此外還應(yīng)制定教學(xué)檔案歸檔工作的監(jiān)督考核制度，確保教學(xué)檔案管理系統(tǒng)化。高職院校要把教學(xué)檔案管理放在更加重點和突出的位置上，使教學(xué)檔案管理更加日?；鸵?guī)范化。

2.加強教學(xué)檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高其專業(yè)素養(yǎng)。高職院校要成立和組建專業(yè)化的教學(xué)檔案管理人員隊伍，加強對教學(xué)檔案管理各項工作的關(guān)注和重視。根據(jù)教學(xué)檔案管理工作的特點選拔具有檔案管理工作經(jīng)驗和熟悉教學(xué)工作業(yè)務(wù)的優(yōu)秀人才，負(fù)責(zé)各教學(xué)部門和學(xué)校整體的教學(xué)檔案管理工作。同時應(yīng)明確每位工作人員的工作職責(zé)，要求每位教學(xué)檔案管理人員在了解學(xué)校檔案管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，全面提升個人素養(yǎng)，參加涉及檔案管理知識、計算機操作、檔案資源的開發(fā)和利用等培訓(xùn)，培養(yǎng)積極認(rèn)真、熱情服務(wù)的工作態(tài)度，定期開展自我對照檢查工作，即使發(fā)現(xiàn)問題和不足，不斷改進(jìn)教學(xué)檔案管理的方式方法，為教學(xué)檔案工作水平的提升奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.推進(jìn)高職院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)。在教學(xué)檔案管理工作中，數(shù)量大，種類繁雜，高職院校應(yīng)該加大檔案管理信息化設(shè)備的投入，積極關(guān)注新技術(shù)，補足短板，提升教學(xué)檔案在收集、整理、保管、編研、檢索等環(huán)節(jié)的信息化水平。同時還應(yīng)加強數(shù)字檔案的安全管理工作，確保檔案資料的完整。

4.加強高職院校教學(xué)檔案的開發(fā)和利用。高職院校教學(xué)檔案管理工作人員應(yīng)該打破固有的僵局，做好教學(xué)檔案資源的開發(fā)和利用，充分發(fā)現(xiàn)和挖掘檔案資源的價值，開闊視野和思路，拓寬服務(wù)渠道，打造教學(xué)檔案管理特色和亮點，充分利用教學(xué)檔案信息化建設(shè)的成果，提升教學(xué)檔案服務(wù)的知名度。

四、結(jié)語

綜上所述，在高等職業(yè)教育發(fā)展的新視域下，加強教學(xué)檔案管理已經(jīng)成了各高校檔案管理的重中之重，高職院校除了需要加強對教學(xué)檔案管理的重視程度，還需要加強教學(xué)檔案資源的開發(fā)和利用，確保教學(xué)檔案管理水平的提高。同時不斷強化檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，為高職院校教學(xué)檔案管理實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、規(guī)范化奠定基礎(chǔ)。