大數(shù)據(jù)用于物資招標(biāo)采購管理中的探究

■李曉文

（廣東省電信規(guī)劃設(shè)計(jì)院有限公司北京分院）

隨著國內(nèi)信息技術(shù)不斷完善成熟，在采購行業(yè)中也得到了廣泛的應(yīng)用，特別是在招標(biāo)采購中，極大地降低了社會(huì)平均成本，電子招投標(biāo)已經(jīng)是大勢(shì)所趨，傳統(tǒng)的線下招標(biāo)方式正在被取代。一方面是大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用和發(fā)展前景，得到了企業(yè)的認(rèn)可。另一方面是國家政策的大力扶持，國家發(fā)展和改革委員會(huì)聯(lián)合六部委發(fā)布的《互聯(lián)網(wǎng)+招標(biāo)采購行動(dòng)方案2019的通知》要求交易平臺(tái)市場(chǎng)化，完善其體系，強(qiáng)化信息拓展應(yīng)用，促進(jìn)招標(biāo)采購與互聯(lián)網(wǎng)的深度融合。從以上兩個(gè)方面可以看出，物資招標(biāo)采購需要結(jié)合新時(shí)代的大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行變革，而企業(yè)發(fā)展也需要應(yīng)用大數(shù)據(jù)的技術(shù)支持，因此，本文主要分析大數(shù)據(jù)在物資采購中的應(yīng)用，幫助采購方提升采購效率和采購質(zhì)量。

1 物資招標(biāo)采購管理

物資招標(biāo)采購管理一般包括為四個(gè)方面，主要包括采購決策管理、采購過程管理、價(jià)格監(jiān)督管理、質(zhì)量檢驗(yàn)監(jiān)督管理，各管理體系有機(jī)銜接并涵蓋物資采購整個(gè)過程，各管理體系主要內(nèi)容如下：

1.1 采購決策管理

物資招標(biāo)采購決策主要是以采購需求為基礎(chǔ)，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展實(shí)際需求，提出多種符合采購要求的可行性采購方案，并針對(duì)采購方案做出科學(xué)評(píng)價(jià)和對(duì)比分析，遵循滿意性原則，對(duì)可執(zhí)行方案進(jìn)行判斷和決策，并加以實(shí)施。采購決策是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要組成部分，其決策管理核心是如何制定合理、較優(yōu)的采購方案，這就需要針對(duì)采購標(biāo)的數(shù)量、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)要求等采購需求進(jìn)行進(jìn)一步的精細(xì)化管理。

1.2 采購過程管理

采購過程管理主要是為防止采購工作實(shí)際開展過程中出現(xiàn)信息不對(duì)等或成本超出預(yù)算的情況，另外還要注意物資招標(biāo)過程中出現(xiàn)招標(biāo)文件技術(shù)要求描述不明確或超出實(shí)際需求的情況。所以，在進(jìn)行采購過程中需要有配套的管理制度和監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行嚴(yán)格的把控，包括供應(yīng)商管理、專家評(píng)價(jià)管理等，從而實(shí)現(xiàn)采購過程的有效管理。

1.3 價(jià)格監(jiān)督管理

采購價(jià)格監(jiān)督管理是物資采購當(dāng)中的一項(xiàng)較為重要的核心工作，直接關(guān)系到采購的質(zhì)量和成本的有效控制。尤其在現(xiàn)代激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中，各供應(yīng)商為追逐經(jīng)濟(jì)效益最大化，常常在價(jià)格上做文章，也只有合適的定價(jià)才能夠以最小的成本獲得最大的利潤(rùn)。而采購方在進(jìn)行采購時(shí)由于受到預(yù)算的限制，必須要充分考慮價(jià)格合理性，尤其要對(duì)市場(chǎng)同類物資的價(jià)格分布情況要做到全面的掌握，如此才能夠發(fā)揮出價(jià)格監(jiān)督管理的作用。

1.4 質(zhì)量檢驗(yàn)監(jiān)督管理

物資的質(zhì)量直接影響著物資的實(shí)際使用效果，在進(jìn)行物資采購時(shí)，必須要重點(diǎn)針對(duì)物資質(zhì)量的檢驗(yàn)進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督管理。尤其當(dāng)前很多企業(yè)在進(jìn)行物資采購過程中，常常出現(xiàn)不規(guī)范的行為，甚至缺乏相應(yīng)的質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制，在采購環(huán)節(jié)以次充好，嚴(yán)重的浪費(fèi)了采購資金，同時(shí)物資的使用體驗(yàn)也會(huì)受到影響。對(duì)于所采購的物資也要做好嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗(yàn)工作，要確保供應(yīng)商供貨物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不低于投標(biāo)承諾的物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，防止以次充好的情形。

2 大數(shù)據(jù)在物資采購管理中應(yīng)用的思路

2.1 建立物資材料采購價(jià)格數(shù)據(jù)庫

單位建立統(tǒng)一的物資價(jià)格數(shù)據(jù)庫，增加各類物資價(jià)格透明度，使采購部門準(zhǔn)確掌握各類物資的最新信息和動(dòng)態(tài)，為采購團(tuán)隊(duì)提供必要的價(jià)格決策依據(jù)，合理制定采購物資的預(yù)算價(jià)格及采購控制價(jià)，最大限度的降低企業(yè)物資采購成本。

2.2 建立合格物資采購供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫

健全供應(yīng)商管理制度，建立合格物資供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新合格供應(yīng)商基礎(chǔ)信息。建立供應(yīng)商負(fù)面行為公示制度，針對(duì)不誠信、重大違約供應(yīng)商的負(fù)面行為定時(shí)進(jìn)行通報(bào)，對(duì)于嚴(yán)重違反合同約定的行為，給單位造成損失的應(yīng)堅(jiān)決予以限制合作或終止合作；實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的最新物資價(jià)格、交易記錄、信譽(yù)等級(jí)、售后服務(wù)水平的實(shí)時(shí)查詢，以便相關(guān)單位做出相應(yīng)決策，避免因信息掌握不及時(shí)，不全面，致使單位利益受損[1]。

2.3 采購信息記錄數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)計(jì)與分析

定期匯總當(dāng)月各類物資進(jìn)、銷、存明細(xì)及使用情況，由采購部門根據(jù)匯總數(shù)據(jù)及供應(yīng)商最新動(dòng)態(tài)，對(duì)當(dāng)月采購信息數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和統(tǒng)計(jì)分析，按照物資材料的采購價(jià)格、維護(hù)成本、售后服務(wù)等屬性進(jìn)行分類，生成物資采購匯總數(shù)據(jù)庫，以便單位實(shí)時(shí)掌握各類采購材料庫存、價(jià)格、實(shí)際成本、售后支持等變化態(tài)勢(shì)，為各部門提供決策依據(jù)，使單位實(shí)現(xiàn)了材料核算、成本分析、材料管理和財(cái)務(wù)管理的一體化，助力“陽光采購”平穩(wěn)運(yùn)行。綜合考慮各類物資全壽命周期成本，為物資采購提供完善的成本預(yù)測(cè)依據(jù)，客觀體現(xiàn)各類物資的實(shí)際綜合成本。

2.4 建立物資采購招標(biāo)及采購信息管理的監(jiān)督體系

為保證采購信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、有效性，采購過程的合法合規(guī)性，單位審計(jì)部門應(yīng)加大監(jiān)督力度。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建立物資采購招標(biāo)及采購信息管理監(jiān)督體系，通過平臺(tái)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)信息的匯總、國家相關(guān)部門公開信息對(duì)比，確保信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，并以常規(guī)審計(jì)為主，以大數(shù)據(jù)技術(shù)的抽樣審計(jì)為輔，開展物資采購項(xiàng)目的審計(jì)工作，保證了采購數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、有效。降低了單位經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。為采購工作的合法合規(guī)保駕護(hù)航。

3 大數(shù)據(jù)用于物資招標(biāo)采購管理中存在的問題

當(dāng)前的物資招標(biāo)采購管理對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用主要的問題在于：

其一，由于物資招標(biāo)采購管理程序較多，其信息化建設(shè)水平不足，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用中的契合度不高，并且由于需要層層申報(bào)、審批導(dǎo)致整體效率不高。

其二，物資招標(biāo)采購管理過程的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用以及管理缺乏嚴(yán)格和緊密的監(jiān)督，其所采用的評(píng)價(jià)方法也過于陳舊。在大數(shù)據(jù)技術(shù)中關(guān)于評(píng)價(jià)軟件的應(yīng)用和信息數(shù)據(jù)的對(duì)比分析方面的監(jiān)管力度不強(qiáng)，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用作用無法充分發(fā)揮。

其三，嚴(yán)重缺乏專業(yè)的大數(shù)據(jù)技術(shù)人員。目前隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，在人才培養(yǎng)方面無法跟上技術(shù)發(fā)展的速度。這也導(dǎo)致了在物資招標(biāo)采購管理方面嚴(yán)重缺乏具有專業(yè)水平的大數(shù)據(jù)技術(shù)人員，影響了大數(shù)據(jù)技術(shù)功能和優(yōu)勢(shì)上的利用效果。

4 大數(shù)據(jù)用于物資招標(biāo)采購管理的措施建議

企業(yè)需要完善大數(shù)據(jù)在物資招標(biāo)采購管理中的應(yīng)用保障，才能有效的促進(jìn)物資招標(biāo)采購管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。首先企業(yè)需要建立健全的制度和機(jī)制，依照企業(yè)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、管理現(xiàn)狀和戰(zhàn)略發(fā)展方向，建立機(jī)遇數(shù)據(jù)分析的長(zhǎng)效機(jī)制，建立有實(shí)際意義的績(jī)效管理機(jī)制、權(quán)責(zé)一致的崗位制度以及獎(jiǎng)罰分明的激勵(lì)措施，提高大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)管理和物資招標(biāo)采購管理中的應(yīng)用。其次，企業(yè)需要重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，優(yōu)化數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)加工，依托可視化大數(shù)據(jù)技術(shù)的方式，建立出標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)管理體系，促進(jìn)企業(yè)信息數(shù)據(jù)的深度分析和挖掘，進(jìn)而為企業(yè)的物資決策提供數(shù)據(jù)支持和分析[2]。此外還需要在招標(biāo)采購管理過程中全程予以監(jiān)督和管控，保障在招標(biāo)采購過程中，做到信息的透明。除了做到招標(biāo)采購過程中的信息透明化，還要提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量，保障業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，真實(shí)性和有效性，才能促進(jìn)企業(yè)發(fā)展和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。最后企業(yè)需要加快人才隊(duì)伍建設(shè)，不僅要加大現(xiàn)有人員的培訓(xùn)力度，還需要不定期的對(duì)員工進(jìn)行知識(shí)鞏固培訓(xùn)，提高員工的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)能力，還可從社會(huì)中不斷吸收高技術(shù)、高能力的數(shù)據(jù)分析應(yīng)用人才，完善管理大數(shù)據(jù)分析和運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)，打造出屬于企業(yè)自己的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，進(jìn)而提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

4.1 物資招標(biāo)采購工作中信息分析系統(tǒng)的完善

樹立物資招標(biāo)采購信息分析的重要意識(shí)，為確保采購工作能夠如預(yù)期順利完成，達(dá)到采購目的，必要條件便是擁有一個(gè)成熟、科學(xué)、與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代化企業(yè)管理制度。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，規(guī)模逐漸擴(kuò)大，需有更強(qiáng)的綜合實(shí)力來應(yīng)對(duì)激烈競(jìng)爭(zhēng)的外部環(huán)境，其中信息分析系統(tǒng)建設(shè)尤為重要，單位想要建立起完善的信息分析系統(tǒng)，必須對(duì)企業(yè)的所有相關(guān)項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行收錄、整理、對(duì)比、分析、總結(jié)，涉及到的數(shù)據(jù)信息量相當(dāng)?shù)凝嫶篑g雜。依據(jù)完善的信息分析系統(tǒng)，制定的采購方案與實(shí)際需求契合度更高、適應(yīng)市場(chǎng)變化的能力更強(qiáng)、后期執(zhí)行更順暢，高效提升企業(yè)的采購效益。

4.2 運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)物資招標(biāo)采購的全程實(shí)時(shí)監(jiān)控

企業(yè)在實(shí)施物資采購管理工作的時(shí)候，需要對(duì)采購過程重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的把控，加強(qiáng)監(jiān)督和管理。例如：加強(qiáng)招標(biāo)投標(biāo)線上交易系統(tǒng)的應(yīng)用場(chǎng)景，以線上采購為主，線下采購為輔，全流程務(wù)必在系統(tǒng)留痕，實(shí)現(xiàn)永久追溯，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，以“在線核查”與“線下核查”相結(jié)合的核查方式為切入點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)督和管理，“在線核查”為常態(tài)核查手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)于不誠信、不按照合同履約的供應(yīng)商予以適時(shí)的警示；對(duì)于擬采購物資的價(jià)格與實(shí)際綜合成本予以及時(shí)呈現(xiàn)；對(duì)于不合法、不合規(guī)的流程及時(shí)予以糾正或限期整改。進(jìn)行多形式的監(jiān)督管理，確保全流程處于可控范圍內(nèi)。在物資招標(biāo)采購的過程中，通過監(jiān)督的管理方式，不僅有效保證采購流程的合法合規(guī)性，還能保證采購物資的質(zhì)量，更能促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的良性發(fā)展。

4.3 通過標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量和準(zhǔn)確性

通過標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量，此外，還需優(yōu)化信息管理體系來達(dá)到質(zhì)量的提升。信息化時(shí)代的到來，讓大數(shù)據(jù)分析與企業(yè)現(xiàn)代信息化管理越來越密切。大數(shù)據(jù)應(yīng)用已經(jīng)成為了企業(yè)運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)與信息支撐。企業(yè)的效益提升需要依賴于完善的信息管理體系。企業(yè)管理者依靠數(shù)據(jù)分析體系來實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的信息交換與數(shù)據(jù)收集，并在交換與收集的流程中，深度發(fā)掘總結(jié)，以便于高效的做出更有利于企業(yè)的策略與決定。

數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)組成，而高效的大數(shù)據(jù)分析則離不開高質(zhì)量的數(shù)據(jù)信息。因此，想要提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量，需建立一套標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)管理體系，在數(shù)據(jù)管理體系下的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理過程中，首先需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分層的提取，逐一分析，再利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的分析統(tǒng)計(jì)，最后使用可視的方式將數(shù)據(jù)展現(xiàn)出來，并做好相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)歸納，保障業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的高質(zhì)量和準(zhǔn)確性。

4.4 加強(qiáng)大數(shù)據(jù)專業(yè)人才的培養(yǎng)

企業(yè)發(fā)展離不開各類專業(yè)人才，大數(shù)據(jù)體系的運(yùn)作，同樣需要專業(yè)的大數(shù)據(jù)人才支撐。招標(biāo)采購的管理工作要達(dá)到一個(gè)較為理想的預(yù)期目標(biāo)，人才隊(duì)伍的建設(shè)是一點(diǎn)也不能松懈，需要對(duì)大數(shù)據(jù)專業(yè)人員水平提出更高的要求，加強(qiáng)特殊專業(yè)人員的引進(jìn)與培養(yǎng)，逐步提升企業(yè)的整體業(yè)務(wù)水平與能力，不僅從根本上解決了企業(yè)工作人員業(yè)務(wù)水平不夠的問題，還加強(qiáng)了員工對(duì)企業(yè)的歸屬感。管理層必須要高度重視員工的培養(yǎng)，在工作中需要提高對(duì)優(yōu)秀人才的注重力度，科學(xué)規(guī)劃培養(yǎng)計(jì)劃與實(shí)施步驟，定期組織對(duì)相關(guān)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)與對(duì)外交流，不斷總結(jié)與優(yōu)化，保證培訓(xùn)工作的實(shí)際效果，全力打造一支高見識(shí)、高素質(zhì)、高效率、高能力，綜合素質(zhì)過硬的技能型人才隊(duì)伍。尤其要注重對(duì)技術(shù)型、綜合型人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，注重大數(shù)據(jù)技術(shù)專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技術(shù)人才的培訓(xùn)，加強(qiáng)與高職院校的緊密聯(lián)系，吸引高質(zhì)量大數(shù)據(jù)技術(shù)人才，為物資招標(biāo)采購管理對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用提供充足的人才保障。

5 結(jié) 語

在中國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展中，大數(shù)據(jù)技術(shù)與信息的應(yīng)用占據(jù)了重要的地位，無論是從社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展來看，還是從產(chǎn)業(yè)潛能的擴(kuò)大，都離不開大數(shù)據(jù)信息分析統(tǒng)計(jì)處理。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在物資招標(biāo)采購管理中也越來越成熟，大數(shù)據(jù)技術(shù)的實(shí)際運(yùn)用對(duì)社會(huì)各行各業(yè)的貢獻(xiàn)有目共睹，物資招標(biāo)采購發(fā)展中也不可缺少大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持?？v觀全球市場(chǎng)，大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，作為新時(shí)代的新興技術(shù)，如此廣泛的應(yīng)用和相當(dāng)客觀的發(fā)展前景，可以預(yù)見大數(shù)據(jù)技術(shù)，將在未來推動(dòng)產(chǎn)業(yè)革命和重塑產(chǎn)業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力有著十分重要的影響。隨著國家信息化建設(shè)的不斷發(fā)展和推進(jìn)，物資招標(biāo)采購管理借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，將不斷提升管理水平和質(zhì)量。此外，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用過程中，企業(yè)要結(jié)合自身的實(shí)際情況，有計(jì)劃、有目的的實(shí)施相應(yīng)的應(yīng)用點(diǎn)，才能充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，從而促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升和促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。