田佳妤
摘 要:重大突發(fā)事件檔案是在處理重大突發(fā)事件過程中直接形成的文字、聲像、實(shí)物等不同載體的具有保存價值的原始記錄,它作為重大突發(fā)事件處理過程的產(chǎn)物,對社會的應(yīng)急管理有著不可替代的價值。高等院校作為特殊的群體,在每次重大突發(fā)事件的管理過程中,形成了大量的相關(guān)文件、聲像、實(shí)物等不同載體的具有保存價值的原始材料,是高校應(yīng)對重大突發(fā)事件的寶貴經(jīng)驗(yàn)記錄。本文通過對加強(qiáng)高校重大突發(fā)事件專題檔案管理機(jī)制必要性分析,提出重大突發(fā)事件檔案立檔工作中存在的問題及解決方案,以切實(shí)履行檔案部門職能,為高校各項(xiàng)工作提供服務(wù)保障。
關(guān)鍵詞:重大突發(fā)事件;檔案;研究
根據(jù)我國2007年施行的《中華人民共和國突發(fā)事件應(yīng)對法》的規(guī)定,突發(fā)事件是指突然發(fā)生,造成或者可能造成嚴(yán)重社會危害,需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件。重大突發(fā)事件檔案是在處理重大突發(fā)事件過程中直接形成的文字、聲像、實(shí)物等不同載體的具有保存價值的原始記錄,它作為重大突發(fā)事件處理過程的產(chǎn)物,對社會的應(yīng)急管理有著不可替代的價值。高等院校作為特殊的群體,在每次重大突發(fā)事件的管理過程中,形成了大量的相關(guān)文件、聲像、實(shí)物等不同載體的具有保存價值的原始材料,是高校應(yīng)對重大突發(fā)事件的寶貴經(jīng)驗(yàn)記錄。因此,做好重大突發(fā)事件檔案管理與研究勢在必行。在新冠疫情下,高校如何結(jié)合自身特點(diǎn),做好重大突發(fā)事件專題檔案建設(shè),是高校檔案管理部門亟待研究和解決的問題。
一、建立健全高校重大突發(fā)事件專題檔案管理機(jī)制,完善檔案管理的必要性
1、有利于高校各職能部門重大突發(fā)事件專題檔案材料的整合。
隨著社會的發(fā)展和城市進(jìn)程的加快以及自然環(huán)境的變化,公共安全問題日漸顯露,引起社會的普遍關(guān)注,適時開展重大突發(fā)事件檔案工作,順應(yīng)社會需要,是檔案管理部門履職盡責(zé)的必然要求。新冠疫情發(fā)生以來,高校作為特殊的群體,各相關(guān)部門肩負(fù)著抗擊疫情的重任,作為高校的檔案管理部門,理應(yīng)自覺地承擔(dān)起自己的神圣職責(zé),把高校新冠疫情以來形成、積累、管理和利用重大突發(fā)事件檔案作為一項(xiàng)工作任務(wù)切實(shí)開展起來,整合抗疫過程中所有的文字、圖像材料,形成具有保存價值、具有參考價值的專題檔案,是高校檔案管理部門亟須解決并完成的任務(wù)。
2、有利于高校檔案管理部門豐富館藏的實(shí)踐要求
完善重大突發(fā)事件檔案管理,是高校檔案部門豐富檔案館藏、改善館藏結(jié)構(gòu)、開發(fā)利用檔案信息資源、進(jìn)而服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)工作、服務(wù)師生的必然要求。
3、有利于為高校決策重大突發(fā)事件提供有力依據(jù)
作為專題檔案,重大突發(fā)事件檔案真實(shí)記錄了高校在突發(fā)事件中預(yù)防、應(yīng)對、抗御及善后處理的全過程,是高校應(yīng)對重大突發(fā)事件的真實(shí)寫照,對于后人回顧重大突發(fā)事件全貌、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),探尋應(yīng)急過程中的成果,為將來應(yīng)對重大突發(fā)事件提供有力技術(shù)依據(jù)和經(jīng)驗(yàn)借鑒。
二、目前重大突發(fā)事件檔案立檔工作中存在的問題
1、重視程度不足。檔案管理部門在政府應(yīng)急管理中總是作為輔助,影響力微乎其微,影響重大突發(fā)事件檔案收集職能的發(fā)揮。
2、主動提供意識不強(qiáng)。檔案部門主動提供利用的意識不到位,加之相關(guān)部門不重視,導(dǎo)致重要檔案信息無法被政府決策層采納和利用。
3、對于重大突發(fā)事件檔案的歸檔整理尚需規(guī)范,業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度尚需加強(qiáng)。
三、完善重大突發(fā)事件專題檔案工作機(jī)制
1、建立健全抗擊疫情專題檔案工作機(jī)制
高校檔案管理部門,按照上級要求,結(jié)合學(xué)校自身實(shí)際情況,要第一時間發(fā)布“抗擊新冠疫情重大突發(fā)事件專題檔案收集歸檔通知”,明確各相關(guān)部門收集歸檔責(zé)任,落實(shí)到位,明確工作內(nèi)容,合理調(diào)配、整合工作進(jìn)度,確保檔案收集、征集工作有序開展。
2、加強(qiáng)宣傳,增強(qiáng)師生對于抗擊疫情專題檔案歸檔重要性的意識
加強(qiáng)抗擊新冠疫情檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。結(jié)合抗擊疫情實(shí)際情況,建立跨機(jī)構(gòu)跨部門檔案聯(lián)合收集機(jī)制。高校檔案管理部門應(yīng)結(jié)合師生對于重大突發(fā)事件極易造成災(zāi)難后果的敏感性和重視心里,及時加強(qiáng)宣傳,增強(qiáng)師生對于抗擊疫情專題檔案歸檔重要性的意識引導(dǎo),爭取各方面的重視和支持。
3、及時收集、界定,應(yīng)收盡收抗擊疫情專題檔案
受新冠肺炎疫情防控工作啟發(fā),新《檔案法》增加了突發(fā)事件應(yīng)對活動相關(guān)檔案收集、整理、保護(hù)、利用工作機(jī)制。高校在重大突發(fā)事件發(fā)生時,檔案管理部門應(yīng)主動介入學(xué)校管理過程中,從相關(guān)記錄材料形成的源頭抓起,打破正常的收集范圍,確保原始記錄的齊全、完整、真實(shí)、可靠,能夠較為全面地反映重大突出事件的原貌。收集檔案可考慮先進(jìn)館再鑒定的工作方法,本著“寧濫勿缺”的原則,盡可能全的把疫情期間形成的文件材料及時歸檔,確??箵粢咔檫^程的完整性和歷史性。要注重收集的階段性,根據(jù)其發(fā)生的不同階段跟蹤收集和確定范圍,拓寬收集的覆蓋面,同時收集重大突發(fā)事件的網(wǎng)絡(luò)輿情,建立高效的工作網(wǎng)絡(luò),形成穩(wěn)定的收集工作網(wǎng)絡(luò)。要注重整理的合理性,由于重大突發(fā)事件檔案載體多樣,應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要,制定和規(guī)范重大突發(fā)事件檔案的整理歸檔規(guī)則。
高校疫情防控歸檔范圍為:上級單位關(guān)于處理重大突發(fā)事件工作的重大決策、部署、規(guī)定等文件材料;上級單位、領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)學(xué)校重大突發(fā)事件處理過程中形成的文件材料;學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于重大突發(fā)事件工作的重要指示、批示和講話等文件材料;學(xué)校關(guān)于重大突發(fā)事件防控工作的部署、規(guī)定、辦法、方案、意見、措施等文件材料;學(xué)校建立重大突發(fā)事件防控工作機(jī)構(gòu)、協(xié)調(diào)機(jī)制等形成的文件材料;學(xué)校召開重大突發(fā)事件防控工作會議等形成的會議記錄、紀(jì)要等會議材料;學(xué)校在重大突發(fā)事件防控過程中形成的檢測方案、統(tǒng)計(jì)報表、動態(tài)數(shù)據(jù)、總結(jié)報告、大事記等文件材料;學(xué)校開展重大突發(fā)事件防控宣傳工作中形成的相關(guān)文件材料;學(xué)校對重大突發(fā)事件防控工作中先進(jìn)事跡、人物的表彰文件材料;學(xué)校對防控工作開展不利等單位及人員的處分材料;學(xué)校各單位、各學(xué)院在重大突發(fā)事件防控工作中形成的有關(guān)文字材料;學(xué)校各單位、各學(xué)院在重大突發(fā)事件防控工作中形成的影音、實(shí)物等材料;其他與重大突發(fā)事件防控相關(guān)的文件材料。
4、重視編研利用,充分發(fā)揮疫情防控專題檔案價值
要注重檔案的匯編和利用,重大突發(fā)事件檔案由于其自身特點(diǎn),檔案管理部門應(yīng)及時將收集來的檔案進(jìn)行歸檔,同時,形成專題匯編,為今后查閱借鑒及利用提供有力保障。要不斷完善抗擊疫情專題檔案內(nèi)容,加大開發(fā)編研力度,拓寬開發(fā)利用渠道,使抗擊疫情專題檔案發(fā)揮其應(yīng)有價值,通過互聯(lián)網(wǎng)等有效渠道,使專題檔案成為學(xué)校面對突發(fā)事件的有力借鑒和宣傳學(xué)校工作的重要渠道。
5、構(gòu)建跨部門聯(lián)合收集機(jī)制
重大突發(fā)事件往往引起多個高校多個部門多個社會團(tuán)體響應(yīng),部分地區(qū)采取建立聯(lián)合應(yīng)急機(jī)制,大大提升重大突發(fā)事件應(yīng)對能力。檔案收集工作也應(yīng)借鑒這種工作方式,以補(bǔ)充檔案管理部門各種征集檔案的困境。在重大突發(fā)事件專題檔案的收集上,應(yīng)建立面向全校師生、面向校友、面向社會的重大突發(fā)事件的檔案工作應(yīng)急聯(lián)動機(jī)制,有效構(gòu)建高校內(nèi)部各機(jī)構(gòu)之間、各層級之間、檔案部門與社會部門之間的協(xié)同網(wǎng)絡(luò),通過組織整合、資源整合、信息整合和行動整合,形成合力,有效開展重大突發(fā)事件檔案的收集管理和服務(wù)工作。
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遼寧省檔案局項(xiàng)目:新冠疫情下高校重大突發(fā)事件專題檔案建設(shè)研究與實(shí)踐,項(xiàng)目編號:2020-R-30
(沈陽建筑大學(xué))