萬(wàn)彬　趙天成

未來(lái)企業(yè)的多樣化辦公需求

當(dāng)前，經(jīng)濟(jì)全球化已成為不可逆轉(zhuǎn)的時(shí)代潮流，國(guó)家持續(xù)推動(dòng)“一帶一路”建設(shè)，鼓勵(lì)企業(yè)“走出去”。中國(guó)企業(yè)憑借逐漸提高的實(shí)力，將成功的中國(guó)商業(yè)模式推向海外，加速全球化布局。然而，在出海的過(guò)程中，企業(yè)需要解決跨地域協(xié)作與溝通、如何應(yīng)對(duì)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、如何利用本地資源提高效率等問(wèn)題。

因此，企業(yè)用戶對(duì)現(xiàn)代化云辦公解決方案的需求變得越來(lái)越多樣化。本報(bào)告將對(duì)現(xiàn)代化云辦公解決方案的企業(yè)用戶，在現(xiàn)代辦公場(chǎng)景下使用軟件和應(yīng)用的需求展開分析。從市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果著手，深度解析企業(yè)用戶的使用習(xí)慣與需求，識(shí)別行業(yè)發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。本報(bào)告部分內(nèi)容及數(shù)據(jù)來(lái)源于《中國(guó)現(xiàn)代化云辦公解決方案使用情況調(diào)查問(wèn)卷》，該調(diào)研旨在了解現(xiàn)代化云辦公解決方案在中國(guó)市場(chǎng)上的使用情況，并解析現(xiàn)代云辦公應(yīng)用行業(yè)的現(xiàn)狀與趨勢(shì)。

研究與洞察一：安全第一

隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等前沿技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全受到了企業(yè)越來(lái)越高度的重視。數(shù)據(jù)已經(jīng)成為了企業(yè)的一項(xiàng)重要資產(chǎn)，數(shù)據(jù)的價(jià)值正在以前所未有的速激增，威脅也變得越來(lái)越復(fù)雜，而辦公軟件作為數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)應(yīng)用，承載著越來(lái)越多的企業(yè)數(shù)據(jù)。因此，提升辦公軟件的安全性將變得至關(guān)重要。通過(guò)調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)：

·90.47%的企業(yè)高層認(rèn)為安全將成為辦公軟件的核心訴求

·75.62%的調(diào)研對(duì)象認(rèn)為目前使用的辦公軟件未完全滿足以下安全需求：數(shù)據(jù)與信息防泄漏、敏感信息傳輸與存儲(chǔ)保護(hù)、身份認(rèn)證與訪問(wèn)管理和威脅防護(hù)四重需求。

研究與洞察二：協(xié)作辦公已成為現(xiàn)代工作主流趨勢(shì)

在迅速發(fā)展的商業(yè)環(huán)境下，如何打造一支高效團(tuán)隊(duì)，提高員工的工作效率，已成為每個(gè)企業(yè)十分關(guān)注的問(wèn)題。根據(jù)本次調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)有88.60%的企業(yè)員工幾乎需要每日與團(tuán)隊(duì)共同協(xié)作來(lái)完成任務(wù)，傳統(tǒng)的辦公方式已無(wú)法滿足現(xiàn)代企業(yè)高速發(fā)展的商業(yè)需求。

驅(qū)動(dòng)因素1：經(jīng)濟(jì)全球化

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的腳步加速邁進(jìn)，企業(yè)內(nèi)外環(huán)境變化日新月異。對(duì)內(nèi)，團(tuán)隊(duì)成員可能跨地區(qū)甚至跨時(shí)區(qū)，他們按照不同的班次和時(shí)間工作，甚至使用不同的語(yǔ)言;對(duì)外，企業(yè)愈加需要與來(lái)自世界各地的客戶、合作伙伴及供應(yīng)商溝通和分享信息。企業(yè)不得不開始思考如何克服障礙（如語(yǔ)言、距離、時(shí)差等），以便團(tuán)隊(duì)可以輕松地協(xié)同工作 。

驅(qū)動(dòng)因素2：千禧一代

根據(jù)研究發(fā)現(xiàn)，預(yù)計(jì)到2025年，全球75%的工作人員將由90后、00后組成。在人類歷史上，首次出現(xiàn)“五代同堂”的工作團(tuán)隊(duì)。每一代人都擁有著不同的工作方式，團(tuán)隊(duì)成員將越來(lái)越多樣化。在需要協(xié)作辦公的人群中，有67.37%的員工表示，他們目前使用的協(xié)作辦公工具無(wú)法完全滿足他們對(duì)協(xié)作辦公的需求。比如，團(tuán)隊(duì)成員無(wú)法多人同時(shí)在線編輯同一文檔，或者在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)會(huì)議時(shí)，無(wú)法輕松快捷地與對(duì)方共享屏幕并進(jìn)行文件投屏。而這些人群中，超過(guò)90%的人其實(shí)并不知曉現(xiàn)代化的協(xié)作辦公解決方案。

綜上所述，我們發(fā)現(xiàn)在面對(duì)大量協(xié)作需求的現(xiàn)代辦公環(huán)境中，大多數(shù)解決方案僅能解決員工部分協(xié)作需求，而員工急需一套安全、可靠、可擴(kuò)展且經(jīng)濟(jì)高效的協(xié)作解決方案。無(wú)論他們身處何地，都能滿足不同員工偏愛(ài)的工作方式。另外，研究發(fā)現(xiàn)，集成的解決方案可以直接影響企業(yè)的利潤(rùn)。與沒(méi)有采用統(tǒng)一通信系統(tǒng)的組織相比，成功采用統(tǒng)一通信系統(tǒng)的組織獲得了巨大的回報(bào)。

因此，企業(yè)比以往更需要一套集成式的協(xié)作解決方案，不僅能滿足員工靈活辦公的需求，提高企業(yè)生產(chǎn)力;同時(shí)，亦可以為公司帶來(lái)額外的營(yíng)業(yè)收入，一舉兩得。

研究與洞察三：企業(yè)用戶期待更高階的黑科技——AI技術(shù)擁有巨大應(yīng)用空間

在本報(bào)告中，AI指的是一套用途廣泛的技術(shù)，可以感知、學(xué)習(xí)、推理、協(xié)助決策，并采取行動(dòng)解決問(wèn)題。AI技術(shù)可以不斷從用戶交互和組織數(shù)據(jù)中學(xué)習(xí)，從而提供更好的洞察。這些技術(shù)可以解釋文本、語(yǔ)音和圖像數(shù)據(jù)的含義，識(shí)別趨勢(shì)，并根據(jù)不完整的數(shù)據(jù)集得出結(jié)論，最終協(xié)助決策。普華永道的一項(xiàng)調(diào)查表明，到2030年，企業(yè)采用人工智能的趨勢(shì)將使全球GDP增加14%，并為全球經(jīng)濟(jì)來(lái)帶來(lái)15.7萬(wàn)億美元（約106萬(wàn)億人民幣，按引用報(bào)告發(fā)布年份的全年人民幣平均匯率折算）的收益。人工智能（AI）正在改變個(gè)人和企業(yè)的工作方式。目前有78.11%的調(diào)研對(duì)象使用過(guò)辦公軟件中的AI功能。借助AI，他們可以對(duì)身邊的業(yè)務(wù)活動(dòng)更了解、對(duì)生產(chǎn)型任務(wù)更加專注、借助設(shè)計(jì)和寫作輔助技術(shù)提高創(chuàng)造力。

現(xiàn)在的辦公軟件中AI工具還是局限于普通功能上，份額占前三的功能分別為演示文檔的格式和設(shè)計(jì)建議（39.45%）、自動(dòng)檢測(cè)拼寫錯(cuò)誤（38.66%）以及圖片、視頻、音頻轉(zhuǎn)文本（38.40%）。雖然通過(guò)AI將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為洞察并不普遍，然而，高達(dá)92.14%的調(diào)研對(duì)象期待在辦公軟件中 使用更高階的AI功能，例如網(wǎng)絡(luò)會(huì)議背景模糊、商業(yè)智能數(shù)據(jù)分析、實(shí)時(shí)翻譯等功能。

如今，我們身處在一個(gè)多樣復(fù)雜的現(xiàn)代辦公環(huán)境中。我們相信，未來(lái)的AI技術(shù)將會(huì)有更大的發(fā)展空間，不止局限于目前已有的應(yīng)用場(chǎng)景，AI具有很大的發(fā)展?jié)摿?，可以幫助企業(yè)做出正確決策。

研究與洞察四：現(xiàn)代化辦公解決方案能夠更好地支持企業(yè)入華和出海

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的砥礪前行，各國(guó)之間的聯(lián)系從未像今天這樣緊密。

一方面，根據(jù)普華永道發(fā)布的《2019中國(guó)商業(yè)報(bào)告》中指出，盡管受到宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境的因素影響，仍有47.1%的企業(yè)計(jì)劃在2019年進(jìn)一步增加其在中國(guó)的投資，海外企業(yè)進(jìn)駐中國(guó)市場(chǎng)的需求仍占據(jù)主流地位;另一方面，全球化競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，有越來(lái)越多的中國(guó)企業(yè)正在走出國(guó)門，積極拓展海外市場(chǎng)，發(fā)掘更多商機(jī)。在本次調(diào)研中，41.42%的調(diào)研對(duì)象表示，其所在企業(yè)具有出海業(yè)務(wù)或近期會(huì)考慮出海。

在如此全球化浪潮的背景下，現(xiàn)代化云辦公解決方案的彈性和環(huán)境適應(yīng)能力對(duì)企業(yè)而言尤為重要。

研究與洞察五：一線員工的現(xiàn)代化辦公需求不容忽視

一線員工指的是通常承擔(dān)輪班工作的服務(wù)型和任務(wù)型的員工。例如，零售店的銷售助理或生產(chǎn)車間的工廠工人。

問(wèn)卷中，9.17%的被調(diào)查者屬于一線員工，他們?cè)谄髽I(yè)中的作用至關(guān)重要：

·他們定義了客戶體驗(yàn)——最先接觸客戶和合作伙伴;

·他們是組織的核心——最先呈現(xiàn)產(chǎn)品和服務(wù);

·他們是品牌的代言人——最先代表公司的品牌。

當(dāng)一線員工被最現(xiàn)代的辦公解決方案所武裝，那么在面對(duì)客戶時(shí)，他們將以最直接的方式提升服務(wù)質(zhì)量，更好地滿足客戶的需求，更有可能驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)的發(fā)展。福布斯研究表明，實(shí)現(xiàn)一線員工數(shù)字化的公司有三倍的可能成為高增長(zhǎng)的公司。83%的公司有更高程度的用戶滿意度;82%的公司有更好的員工滿意度;64%的公司的員工失誤更少。

一線員工的現(xiàn)代化辦公需求較容易被忽視，根據(jù)調(diào)研結(jié)果，一線員工所配備基于云的辦公應(yīng)用的概率和非一線員工相比，少將近10個(gè)百分點(diǎn)。這意味著一線員工更多只是在使用本地部署的傳統(tǒng)辦公軟件。然而，下面的4個(gè)例子可以說(shuō)明，現(xiàn)代化辦公軟件其實(shí)對(duì)他們非常有必要。

1.通過(guò)在線任務(wù)安排系統(tǒng)，零售崗位人員可以隨時(shí)了解自己的工作進(jìn)度，門店負(fù)責(zé)人也可以根據(jù)客流量（即員工的工作量）及時(shí)進(jìn)行任務(wù)調(diào)整。37.14%的受訪一線員工表示，他們期待使用在線的任務(wù)分發(fā)、工作進(jìn)度管理辦公解決方案，以保證分工均勻，并更透明地了解其在崗位的任務(wù)和職責(zé)。

2.當(dāng)客戶對(duì)服務(wù)不滿意時(shí)，酒店工作人員會(huì)通過(guò)在線信息收到客戶的反饋或系統(tǒng)的自動(dòng)提示，更及時(shí)地為客戶提供其最急需的服務(wù)。目前一線員工在工作中正在使用即時(shí)通信的辦公應(yīng)用的比例為在54.29%，相比于非一線員工的73.45%仍有較大的差距。而剩下的一線員工中，31.43%的人表示期待在工作中使用即時(shí)通信功能，這也說(shuō)明了一線員工對(duì)此功能具有較大的需求。

3.通過(guò)對(duì)一線員工的調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)60.00%一線員工非常期待使用協(xié)作辦公功能。對(duì)于駐扎現(xiàn)場(chǎng)的銷售團(tuán)隊(duì)，如果可以使用具有協(xié)作功能的辦公解決方案，將可以根據(jù)最新獲取的信息合作調(diào)整銷售方案，工作的效率將大大提高。

4.隨著科技的發(fā)展和自動(dòng)化進(jìn)程的加速，企業(yè)對(duì)員工技能的需求越來(lái)越高——他們必須要有能力學(xué)會(huì)去操作自動(dòng)化設(shè)備。

因此，有效的培訓(xùn)才能讓公司在未來(lái)市場(chǎng)中保持競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，高效的培訓(xùn)（如跨地區(qū)的遠(yuǎn)程視頻培訓(xùn)）也可以吸引進(jìn)更多的人才。

然而目前27.14%的一線員工甚至不了解網(wǎng)絡(luò)會(huì)議功能，未意識(shí)到這方面的需求，因此無(wú)法獲得高效領(lǐng)先的培訓(xùn)。

在現(xiàn)代企業(yè)中，企業(yè)員工、項(xiàng)目組成員分布在不同的時(shí)區(qū)和地點(diǎn)，不少企業(yè)也開始實(shí)行靈活辦公政策。根據(jù)調(diào)研結(jié)果，我們發(fā)現(xiàn)：

·81.13%企業(yè)員工在工作中需要在移動(dòng)設(shè)備上使用辦公軟件。

·100%的企業(yè)高管需要使用移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行辦公。

·24.51%的調(diào)研對(duì)象反映，他們每日工作中有超過(guò)30%的任務(wù)需使用移動(dòng)設(shè)備在非辦公場(chǎng)所完成（比如家中、咖啡廳、機(jī)場(chǎng)、火車上、酒店等場(chǎng)所）。

預(yù)計(jì)到2020年將有100億臺(tái)移動(dòng)設(shè)備投入使用，而移動(dòng)技術(shù)的普及正在從根本上改變?nèi)藗兊乃伎?、工作、行?dòng)和互動(dòng)方式。公司已廣泛接受自帶設(shè)備（BYOD）策略，允許或鼓勵(lì)員工使用其個(gè)人移動(dòng)設(shè)備（如手機(jī)、平板電腦和筆記本電腦）訪問(wèn)企業(yè)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)。

通過(guò)移動(dòng)辦公，可以實(shí)現(xiàn)：

·促進(jìn)同事間的頻繁互動(dòng)和反饋。

·幫助簡(jiǎn)化和自動(dòng)化日程安排、人工分配和常規(guī)公告等任務(wù)。

·打造一支更敬業(yè)、更靈活、更高效的員工隊(duì)伍。

云辦公解決方案未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)

現(xiàn)代化云辦公解決方案能夠提供每個(gè)用戶所需的核心業(yè)務(wù)應(yīng)用、培養(yǎng)新的工作方式、幫助客戶利用技術(shù)打破行業(yè)格局、保持安全與合規(guī)方面的領(lǐng)先、滿足不斷變化的員工期待。

趨勢(shì)一：定制個(gè)性化的辦公模式

優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)是企業(yè)成功的關(guān)鍵。未來(lái)企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)需求，遷移至一體化云辦公平臺(tái)，保證了工作的效率和質(zhì)量，企業(yè)更能尊重員工工作方式的選擇，滿足員工多樣化需求。

無(wú)論是喜歡在非正常工作時(shí)間高效率產(chǎn)出的夜貓子型員工，還是奔波于各地出差經(jīng)常困在機(jī)場(chǎng)、高鐵站工作的激進(jìn)型工作者，或是總在路途中的奮斗型員工，都可以根據(jù)需求靈活工作。通過(guò)云辦公平臺(tái)智能聊天工具，團(tuán)隊(duì)成員緊密聯(lián)系，及時(shí)無(wú)縫更新信息，改善遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)協(xié)作工作流。通過(guò)云辦公平臺(tái)智能協(xié)作平臺(tái)，員工能通過(guò)手機(jī)、平板電腦等移動(dòng)終端，隨時(shí)隨地訪問(wèn)工作所需文件和數(shù)據(jù)。在員工離職或項(xiàng)目完成時(shí)，IT團(tuán)隊(duì)可通過(guò)云辦公平臺(tái)運(yùn)維應(yīng)用，一鍵遠(yuǎn)程擦除設(shè)備，合理保護(hù)公司數(shù)據(jù)資產(chǎn)。

趨勢(shì)二：新興技術(shù)賦能，進(jìn)一步提升現(xiàn)代化云辦公解決方案

隨著科技的發(fā)展，不同新興技術(shù)不斷成熟。辦公軟件提供商應(yīng)不斷創(chuàng)新，融合新興技術(shù)，如物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能、第五代移動(dòng)通信技術(shù)等，升級(jí)辦公軟件和硬件的服務(wù)能力，為企業(yè)從內(nèi)部和外部帶來(lái)更好的資源，同時(shí)幫助企業(yè)更快地做出更明智和更準(zhǔn)確的決策。

趨勢(shì)三：打造跨國(guó)界綜合云辦公解決方案

目前現(xiàn)有的現(xiàn)在化云辦公解決方案主要針對(duì)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)和人員流通。在經(jīng)濟(jì)全球化的大趨勢(shì)下，未來(lái)云辦公解決方案不可避免地走向全球化部署，打通客戶渠道，打造更綜合的云辦公解決方案。目前，越來(lái)越多的中國(guó)企業(yè)出海，越來(lái)越多的海外企業(yè)入華，國(guó)內(nèi)外聯(lián)動(dòng)越來(lái)越密切。企業(yè)員工異地異國(guó)出差頻率急劇增多，公司需要全球化部署，才能解決員工同步企業(yè)信息、實(shí)時(shí)開會(huì)的效率問(wèn)題。云辦公服務(wù)提供商應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，在既保證全球通道質(zhì)量又保證運(yùn)營(yíng)成本合理化的基礎(chǔ)上，推進(jìn)云辦公解決方案全球化。另外，將云辦公解決方案運(yùn)用在企業(yè)與客戶的對(duì)接中，能夠有效提高信息共享能力，通過(guò)高效的信息流通快速推動(dòng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展。

展望：寫在最后的思考

18世紀(jì)中后葉，工業(yè)革命在歐洲興起，隨后的兩個(gè)世紀(jì)，工業(yè)技術(shù)迅速席卷全球。伴隨著大規(guī)模生產(chǎn)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，新型企業(yè)也開始探索協(xié)同工作的各種技巧與技術(shù)。從電報(bào)到電話、傳真，再到電子郵件，電磁技術(shù)的發(fā)展承載著人類的信息，以更快速、更便捷的方式從一端流向另一端，持續(xù)提高生產(chǎn)效率。上世紀(jì)末期，數(shù)字化技術(shù)推動(dòng)第四次工業(yè)革命。人們通過(guò)移動(dòng)設(shè)備，以前所未有的程度被連接著，巨大的存儲(chǔ)空間或許會(huì)變得更大，人工智能、云、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)似乎都走向無(wú)窮無(wú)盡。毋庸置疑的是，現(xiàn)代商業(yè)以及辦公方式正被極大程度的影響著。數(shù)字化背景下，消費(fèi)者行為模式發(fā)生改變，這要求企業(yè)對(duì)于需求的分析以及滿足需求的途徑都要以更敏捷的方式完成。因此，信息要以更透明更高效的方式在組織與成員間流通。敏捷和透明也是鼓勵(lì)創(chuàng)新的要素，而在瞬息萬(wàn)變的現(xiàn)代社會(huì)，唯有創(chuàng)新才能為企業(yè)帶來(lái)持續(xù)的利潤(rùn)。想要真正適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，就要從員工的辦公方式入手。一套好的辦公解決方案，應(yīng)具備良好的協(xié)作性、安全性，考慮企業(yè)一線員工的需求，同時(shí)又有人工智能技術(shù)輔助工作，辦公解決方案也應(yīng)緊跟企業(yè)用戶的腳步，以安全合規(guī)的姿態(tài)探索新的市場(chǎng)。

通過(guò)本次對(duì)企業(yè)用戶辦公需求進(jìn)行的調(diào)查和分析，我們看到了一個(gè)對(duì)現(xiàn)代化云辦公解決方案極有潛力的中國(guó)市場(chǎng)。我們認(rèn)為，未來(lái)辦公解決方案的功能性發(fā)展趨勢(shì)聚焦于團(tuán)隊(duì)協(xié)作、移動(dòng)性、安全性和人工智能等方面。同時(shí)，企業(yè)入華和出海時(shí)還需考慮數(shù)據(jù)跨境傳輸?shù)葢?yīng)用場(chǎng)景。在如今多變復(fù)雜的世界，把握萬(wàn)變之宗才能持續(xù)發(fā)展。正如蘇子言：“自其變者而觀之，則天地曾不能以一瞬;自其不變者而觀之，則物與我皆無(wú)盡也”。