新技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用研究

劉寧

摘 要：進(jìn)入新時(shí)以來，科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，新技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的主要推動(dòng)力量，特別是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，更是直接滲透到各行各業(yè)，成為行業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)保障。事業(yè)單位人事檔案管理工作對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用也在逐漸增多，可以說，新技術(shù)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用。本文從當(dāng)前的實(shí)際情況出發(fā)，分析了新技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理工作中的應(yīng)用情況。

關(guān)鍵詞：新技術(shù);事業(yè)單位;人事檔案管理;應(yīng)用

新時(shí)期下，時(shí)代在飛速地發(fā)展，社會(huì)在不斷地進(jìn)步，使得作為國(guó)家機(jī)構(gòu)重要組成部分的事業(yè)單位也得到了很好的發(fā)展。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，做好人事管理工作，不僅可以提升事業(yè)單位人才隊(duì)伍的質(zhì)量，還可以有效提高事業(yè)單位的整體管理水平，因此，單位管理人員也給予了這一工作一定的重視。所以，為了可以更好地提升人事檔案管理質(zhì)量，單位應(yīng)該積極解決管理中存在的問題，探索以及研究管理工作的新路徑，促進(jìn)事業(yè)單位良好發(fā)展。

1 人事檔案管理的定義及特點(diǎn)

在當(dāng)今時(shí)代，各種信息傳播速度較快，事業(yè)單位在進(jìn)行人員招聘時(shí)，如果不能對(duì)一些具體資料進(jìn)行詳細(xì)采集記錄，就會(huì)導(dǎo)致招聘信息延誤，而人事檔案信息化管理可以很好地解決這一項(xiàng)問題。人事檔案管理是一項(xiàng)具有服務(wù)特性的工作，涉及一些人事檔案收集、存放以及工作調(diào)配等多個(gè)方面內(nèi)容，在人力資源管理工作中具有重要地位。個(gè)人發(fā)展和單位發(fā)展都會(huì)受到人事檔案管理的影響，受管理對(duì)象、內(nèi)容和工作特點(diǎn)的影響，人事檔案管理具有以下幾個(gè)特點(diǎn)。1）精準(zhǔn)性和真實(shí)性。人事檔案扮演著信息承載體的角色，為事業(yè)單位的人員錄用提供了一個(gè)參考依據(jù)。因此，信息檔案所記載的內(nèi)容一定要確保真實(shí)合理、內(nèi)容全面，要求事業(yè)單位根據(jù)實(shí)際工作的要求，對(duì)員工的全部信息進(jìn)行一個(gè)初步了解，了解他們的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成長(zhǎng)經(jīng)歷和思想方面。2）全面性和流動(dòng)性。管理檔案的工作人員在很多時(shí)候，能夠根據(jù)事業(yè)單位發(fā)展的要求，產(chǎn)生一些職位變動(dòng)，所以相關(guān)人事檔案要隨著管理人員進(jìn)行流動(dòng)，必須要與檔案所有者保持同步。3）具備隱私機(jī)密性。人事檔案記錄較為全面，人員的個(gè)人信息都記錄在冊(cè)，其中，很大一部分內(nèi)容均屬于個(gè)人隱私機(jī)密，事業(yè)單位不應(yīng)該對(duì)外公開，所以，單位一定要防止信息泄露。從事人事檔案管理的工作人員要有高度責(zé)任感，盡最大努力確保檔案信息的安全性，不可泄露人事檔案的重要信息。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 專業(yè)性不強(qiáng)

新技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用范圍逐漸擴(kuò)大，但應(yīng)用專業(yè)性不強(qiáng)上面我們已經(jīng)提到，事業(yè)單位與一般的市場(chǎng)主體之間具有一定的差異性。事業(yè)單位的工作內(nèi)容以社會(huì)服務(wù)為主。在這樣的情況下，事業(yè)單位對(duì)人員檔案的管理要求更高，所以，新技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理工作中的應(yīng)用，是逐漸推進(jìn)的過程。從當(dāng)前的情況來看，事業(yè)單位人事檔案管理工作在范圍上在逐漸擴(kuò)大。經(jīng)過對(duì)技術(shù)的分析以及對(duì)工作內(nèi)容的調(diào)整，越來越多的工作內(nèi)容和工作環(huán)節(jié)中，引入了新技術(shù)。但同時(shí)我們也注意到，新技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理工作中的應(yīng)用范圍雖然在擴(kuò)大，但是很多新技術(shù)的應(yīng)用，都比較泛泛，新技術(shù)的應(yīng)用仍然比較表面化，很多新技術(shù)的優(yōu)勢(shì)在事業(yè)單位人事檔案管理中并沒有完全發(fā)揮出來。也就是說，事業(yè)單位人事檔案管理工作對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用，不夠?qū)I(yè)。因此，新技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用范圍逐漸擴(kuò)大，應(yīng)用專業(yè)性不強(qiáng)，這是目前新技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀。

2.2 人事檔案管理制度不規(guī)范、不健全

事業(yè)單位的人事檔案管理雖然經(jīng)過了多年的發(fā)展和變革，已經(jīng)得到了一定的改變和完善，然而，相對(duì)于現(xiàn)代化的檔案管理來說，事業(yè)單位的人事檔案管理系統(tǒng)依然還存在著許多缺陷，相對(duì)集中地表現(xiàn)在，在檔案管理方面缺乏關(guān)注度，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)不正規(guī)。在人事檔案收集和整體系統(tǒng)中，相關(guān)的檔案收集和整理的規(guī)則并不完善，沒有一個(gè)系統(tǒng)的檔案管理規(guī)章，這些根本制度的缺失將直接影響人事檔案工作的有效運(yùn)行。

3 事業(yè)單位人事檔案管理中應(yīng)用新技術(shù)的建議

3.1 提高新技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用專業(yè)性

提高新技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理工作中應(yīng)用的專業(yè)性，就是要充分分析新技術(shù)的具體特征，并結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理工作的實(shí)際情況，把新技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)用于開展和規(guī)范事業(yè)單位人事檔案管理工作。比如，現(xiàn)代信息存儲(chǔ)技術(shù)，其優(yōu)勢(shì)就在于大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和分析，該技術(shù)可以應(yīng)用于人事檔案管理工作中的電子信息存儲(chǔ)方面。總之，不同的技術(shù)，有不同的特征優(yōu)勢(shì)，要注重對(duì)技術(shù)的分析，這樣才能實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理工作對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用專業(yè)性

3.2 改善和優(yōu)化檔案管理機(jī)制

單位在實(shí)際的發(fā)展過程中，過于注重統(tǒng)籌城鄉(xiāng)就業(yè)職責(zé)，健全公共就業(yè)服務(wù)體系，建立城鄉(xiāng)勞動(dòng)者平等就業(yè)制度等職責(zé)問題。并沒有對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化和改善，導(dǎo)致其與大數(shù)據(jù)時(shí)代背景不相適應(yīng)，從而影響了工作的質(zhì)量和進(jìn)程。因此，在今后的發(fā)展過程中，單位應(yīng)該遵循全面發(fā)展的原則，在加強(qiáng)和完善自身職責(zé)的同時(shí)，還要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)和信息化技術(shù)的應(yīng)用，健全和完善檔案管理制度，以此實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新。首先，單位要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案錄入電腦中，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化和信息化，為檔案工作人員日后的工作和管理提供便利條件。其次，單位要積極響應(yīng)國(guó)家和市政府出臺(tái)的新政策，將傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改變，不僅能夠?yàn)楣ぷ魅藛T提供工作保障，還能夠?qū)ζ溥M(jìn)行管理和監(jiān)督，必要時(shí)，還要將相關(guān)的法律法規(guī)應(yīng)用其中。最后，將檔案管理制度健全完畢之后，還要讓管理人員反復(fù)學(xué)習(xí)和記憶，避免出現(xiàn)檔案丟失、泄露和轉(zhuǎn)賣給他人等情況，檔案工作人員要切實(shí)維護(hù)本單位的形象和利益。

3.3 保護(hù)紙質(zhì)載體

紙質(zhì)載體是人事檔案的原始記錄，現(xiàn)階段，在人事檔案查閱中，依然需要調(diào)閱紙質(zhì)檔案，獲取其中有價(jià)值的信息進(jìn)行復(fù)印。但是紙質(zhì)檔案在反復(fù)而長(zhǎng)期的使用中，不僅導(dǎo)致物力、人力以及財(cái)力資源的浪費(fèi)、降低工作效率，同時(shí)還為檔案丟失和損壞增添了隱患，影響人事檔案的真實(shí)性、可靠性以及參考性。因此，事業(yè)單位需要采取有效措施對(duì)紙質(zhì)載體科學(xué)的保護(hù)。利用信息技術(shù)能夠?qū)⒓堎|(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)，在檔案使用中，可以通過互聯(lián)網(wǎng)查閱和下載紙質(zhì)檔案，管理人員也能夠通過檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和搜索系統(tǒng)完成檔案查閱，減少紙質(zhì)載體的使用次數(shù)，防止其出現(xiàn)丟失和損壞的情況。

4 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前事業(yè)單位中的人事檔案管理過程中的一些問題和缺陷，如人事檔案管理的規(guī)章條例不健全、單位的管理人員對(duì)人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足、工作人員對(duì)人事檔案的關(guān)注程度低、人事檔案管理的信息化建設(shè)程度還不高，因而導(dǎo)致了人事檔案管理的工作效率低，浪費(fèi)了大量的時(shí)間。所以一定要對(duì)事業(yè)單位工作人員的人事檔案管理進(jìn)行有效的完善和更新。此外，還需要在單位加強(qiáng)宣傳和動(dòng)員，以便于增強(qiáng)單位的工作人員對(duì)人事檔案有一個(gè)深刻的人事，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展。

參考文獻(xiàn)

[1]王鶴鳴.新技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理工作中的應(yīng)用有關(guān)問題探討[J].黑龍江史志，2016（11）.

[2]吳云飛.事業(yè)單位人事檔案管理工作中的新技術(shù)應(yīng)用[J].現(xiàn)代營(yíng)銷，2017（03）.

[3]賀娟.新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新路徑探討[J].文化創(chuàng)新比較研究，2018，2（23）：160-161.

[4]劉迎迎.新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新路徑分析[J].城建檔案，2017（04）：62-63.