煤礦基本建設項目檔案收集歸檔和整理

呂思慧

摘 要：在煤礦建設工程中，不單單需要注意工程建設實踐本身，還要將煤礦建設工程從開始到結束，整個過程的相關信息以檔案形式保留下來，它能夠表現(xiàn)工程建設的相關情況，為以后建設參考需要或者質量問題追究提供依據。隨著煤礦行業(yè)的興起與發(fā)展，煤礦企業(yè)也需要迎合社會格局變化，接受新的挑戰(zhàn)，使煤礦企業(yè)更具優(yōu)勢，擴大市場。所以，煤礦基本建設項目檔案收集存檔和整理變得非常有必要。但是，目前煤礦基本建設項目的檔案管理還存在不少不足之處，有待改進，本文將敘述關于煤礦企業(yè)基本建設檔案管理的一些問題和解決方法。

關鍵詞：煤礦;檔案管理;基本建設項目

對檔案進行收集和整理是檔案管理部門要處理的基本事務，主要是將企業(yè)的相關材料進行接收、搜集、統(tǒng)一起來，而檔案的保存是否完好以及整理結果的好壞都可以通過收集工作展現(xiàn)出來。煤礦企業(yè)的檔案管理人員必須明確檔案收集工作的要求和標準，應該遵從國家有關規(guī)定，規(guī)范管理工作，通過實際有效的方法將煤礦企業(yè)有儲存和使用價值的相關材料集中到企業(yè)檔案管理部門，有利于統(tǒng)一管理，便于日后需要時查找和使用。

1 煤礦基本建設項目檔案收集工作中的問題

1.1 檔案收集不到位

煤礦基本建設項目檔案的收集整理工作應該是要和工程建設在同一頻道，一起進行，這樣才能確保工程建設項目檔案內容的全面，防止出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象，同時檔案內容真實可靠。但是很多工程建設都是快結束的時候，建設部門才想起檔案驗收工作，更嚴重的是，有些建設部門都不知道有檔案驗收的環(huán)節(jié)，然后匆忙收集材料以及整理一些重要的根據，不過因為時間緊迫，致使大部分工程建設材料遺漏，不全面。為了完成表面工作、通過工程建設檔案驗收環(huán)節(jié)、獲得質量保證金而敷衍了事，弄虛作假，大都不是原件，真實性不高，實際工程建設與檔案材料內容不符。

1.2 竣工交接材料收集不全

煤礦基本建設項目檔案的收集工作影響著煤礦工作人員對檔案的提取和使用，所以對于煤礦基本建設項目的有關資料都應該經過整理歸納，保留在檔案袋內，便于以后查找使用，節(jié)省時間，盡快達到目的。煤礦基本建設項目的收集包含了對紙質檔材料、電子檔材料和新型載體材料的收集，比如工程圖紙、有關文件、磁碟等等。以工程圖為例，工程圖是進行工程建設的參照，能直觀地展示整個工程項目建設，自然也是檔案收集工作的重要項目，但是煤礦基本建設項目檔案管理標準不嚴格，沒有全面系統(tǒng)的管理制度，負責檔案管理的工作人員和技術人員之間對要收集的檔案材料認識不到位，理解不一致，技術人員不是專業(yè)的檔案收集人員，對工程建設項目的材料收集內容不確定，對收集到的材料也不知道到底有沒有用，一律交給負責檔案管理的工作人員，重要材料缺乏，導致收集工作沒有意義，效率低下，材料也沒有使用價值，存檔困難。還有工程建設部門并沒有按照竣工實際情況更改工程圖，造成交接材料與實際情況不匹配、交接材料不全面的現(xiàn)象。除此之外，煤礦檔案管理人員也有一定責任，因為沒有加入檔案收集工作中，沒有起到督促和引導的作用，導致檔案收集過程不順，相關材料缺失，存檔困難。

2 煤礦基本建設項目檔案收集工作中問題出現(xiàn)的原因

2.1 檔案收集意識不強

煤礦企業(yè)相關管理層對煤礦基本建設項目檔案的收集和整理工作不重視，一心抓工程建設進度和質量，對檔案管理不了解，接觸少，思想上對檔案管理存在偏見，忽略了檔案管理工作在煤礦建設項目中重大意義。檔案收集工作應該要由專業(yè)的工作人員進行，但是一般情況下，為了省事，有些工程建設部門都是招聘兼職，讓兼職人員來收集檔案材料，或者直接找其他部門的工作人員接替此工作，不論是工程建設管理人，還是基層工作人員都自動忽略檔案收集工作，這就導致了檔案收集工作中各種問題層出不窮。

2.2 檔案管理制度不規(guī)范

確保檔案收集工作是進行檔案管理的先決因素，收集的材料也是檔案管理的主要內容，所以，檔案管理制度的規(guī)范性直接關系到檔案收集工作。很多煤礦企業(yè)在進行煤礦工程建設時，往往注重于工程施展進度，工程建設質量以及項目資金流動，不重視檔案管理制度的優(yōu)化，缺少完善的管理制度束縛，檔案收集工作存在感不高，使得工程建設結束以后不能按時轉交材料，不利于與檔案管理部門順利完成交接工作。質量保證金得不到返還，不利于煤礦企業(yè)持續(xù)運作。檔案收集工作進行有難度，不利于提升檔案收集工作效率，進而影響檔案

驗收。

2.3 煤礦檔案管理部門督促不力

煤礦基本建設項目檔案收集不單單是工程建設部門的工作，同時也是煤礦檔案管理部門的工作，煤礦檔案管理部門要起到督促、引導收集材料的工作人員的作用，避免其走彎路，收錯材料，進而提升工作效率，保障工作質量，完成基本任務要求。要根據煤礦基本建設行業(yè)本身特性，與各部門多多溝通，默契配合，相互照應，積極開展檔案收集工作。但是實際檔案管理部門工作人員職業(yè)修養(yǎng)高度不夠，沒有發(fā)揮其督促、引導作用，使得檔案收集不順利，存檔困難，不利于進行檔案管理工作。

3 煤礦基本建設項目檔案收集工作中問題的解決方法

3.1 增強檔案收集意識

在煤礦基本建設項目工作啟動前，檔案管理部門就應該要與工程建設部門管理人員協(xié)商，討論檔案收集工作的進行，根據實際工程建設安排合適的檔案收集工作的方案，有計劃有條理地落實收集工作，提供檔案收集需要的具體材料內容，保證檔案收集工作人員的工作效率以及保障收集材料的價值。同時，工程建設管理人員還應該對工程建設部門所有工作人員強調檔案收集的必要性，增強工作人員的檔案收集意識，保證日后收集檔案材料時工作人員能積極配合，提供相關資料，提醒管理部門落實檔案收集工作。

3.2 完善且規(guī)范檔案管理制度

工程建設部門管理人員必須要完善以及規(guī)范檔案管理制度，要明確各個工作崗位上的主要負責人，將責任切切實實地落實到個人，出了問題一查便知道是誰負責的，進行相應的懲罰，當然，做得好也可以給予獎勵，賞罰分明。在煤礦基本建設項目檔案收集方面，主要負責人要加強對檔案的管理，讓工程竣工材料能按時完好地轉交給檔案管理部門，順利存檔，有利于日后工作需要而提取，發(fā)揮其最大價值。從工程建設啟動開始，直到工程建設結束，負責人工作進度都應該與工程建設進度保持一致，全程記錄，將有關的檔案材料安排妥善，完成與檔案管理部門的交接工作，有利于通過檔案驗收環(huán)節(jié)。

4 結語

煤礦工程建設的質量不僅關系到煤礦企業(yè)的名譽，還關系到煤礦生產的安全性，所以煤礦企業(yè)非常重視。但是，煤礦基本建設項目檔案的收集與管理工作同樣也很重要。在注重工程建設質量的同時，還要注重煤礦基本建設項目檔案的收集與管理工作，明確檔案收集材料內容，提升材料收集的效率，便于通過煤礦基本建設項目檔案驗收。

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